بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

معرفی کامل طرح سامان

معرفی سامان
طرح سـامـان (سـرویس آموزش، مـشاوره، استقرار و نـگهداري نرم افزار) با هدف حذف مشکلات روزمره‌اي که تقريباً همه سازمان‌هاي دولتي و بخش خصوصي در حوزه دريافت مشاوره صحيح مبتني بر نرم‌افزار و استفاده و شناخت قابليت‌هاي کاربردي سيستم تهيه شده(خريداري شده، سفارشي شده) و رفع ايرادات (اجتناب ناپذير در همه سيستم‌ها) و در نهايت نگهداري بلند مدت آن درگير هستند، ارائه شده است که بر اساس تجربيات موفق دو شرکت در حوزه کارهاي سازماني بتواند در کنار سايرخدمات با ارائه راهکار صحيح مشاوره (که مبتني بر شناخت صحيح و قابلیت‌هاي شناخته شده و در برخي موارد ناشناخته نرم‌افزار است)، همراهي سازمان در روال استقرار کاربردي سيستم در سازمان و مرتفع ساختن تناقض‌هاي احتمالي در اين فاز و در نهايت در حوزه نگهداري سيستم و همگامي با سازمان در برنامه ريزي مناسب براي استفاده بهينه و کاربرد تمام امکانات سيستم تهيه شده است و در طول پياده سازي در طرح سامان در کنار و همراه سازمان خواهيم بود.
طرح سامان در سه فاز کلي زير براي سازمان پياده سازي مي‌شود:

1.    ارزیابی:
این فاز به عنوان اولین گام پس از نهایی شدن و تکميل پروسه خريد آغاز می‌شود، و پيش از ورود نرم‌افزار به سازمان کار اين فاز تقريباً خاتمه يابد. این فاز شامل فعالیت های ذیل می باشد:
 
ارزیابی سامان
 •    رویه‌ها
به منظور آماده سازی بهتر تیم استقرار سامان لازم است تا شناخت مناسبی از روال ها، فرآیندها، فرمها، افراد و ... مرتبط با حوزه نرم افزاری خریداری شده توسط مشاور سامان صورت گیرد. با انجام این فعالیت سندی مشتمل بر روال های جاری سازمان در حوزه نرم افزار خریداری شده و در صورت نیاز پیشنهادهای اصلاح آن‌ها به منظور بهره برداری بهینه از نرم افزار ارایه می شود.

•    پیکربندی
نرم افزارهای شرکت پرنیان پردازش پارس انعطاف پذیری بالایی دارند و دارای گزینه های متعدد تنظیمات می باشند. از این رو لازم است تا مشاور سامان شرایط سازمان را ارزیابی کند و بر اساس آن، سندی ارایه نماید که در آن مشخص شده است چه پیکربندی برای نرم افزار باید صورت گیرد تا با نیازها و خواسته های سازمان انطباق بیشتری داشته باشد.

•    سند نیازهای آموزش عمومی
یکی از موانع نهادینه شدن یک نرم‌افزار در سازمان گاهی عدم تسلط کافی کاربران برای استفاده از آن است. البته برای استفاده از یک نرم افزار صرفا دریافت آموزش مربوط به خود آن نرم افزار کافی نیست. زیرا اکثر نرم افزارها خروجی های مختلفی تولید می کنند و بعضا چند رابط کاربری مختلف برای کار به صورت آنلاین و آفلاین دارند و یا با دیگر نرم افزارهای موجود یکپارچه شده و قابلیت های جدیدی را فراهم می آورند. از این رو لازم است تا مشاور سامان ضمن مصاحبه با ذینفعان نرم افزار خریداری شده در سازمان، سندی تهیه نماید که در آن مشخص می شود چه آموزش های علاوه بر آموزش نرم افزار باید توسط کاربران سیستم گذرانده شود.

•    ورودی *
توضیح: علامت ستاره در کنار نام این خدمت بدین معنی است که حداقل خدماتی که برای فاز استقرار شامل ورودی خواهد بود.
 
2.    استقرار:
در اين فاز که در طي مسير پس از روال مشاوره به آن خواهيم رسيد، به دنبال حمايت، همکاري و همياري سازمان در روند استقرار نرم‌افزار خواهيم بود، در طول اين فاز به خدمات مختلفي براي سازمان خواهيم پرداخت که به صورت کلي در قالب موارد زير ارائه مي‌شود.
 
استقرار سامان
 
•    آموزش نرم افزار
يکي از موضوعات مهم در موفقيت يک نرم افزار سازماني شيوه آموزش نرم افزار به پرسنل سازمان است. پس از نصب نرم افزار در سازمان مشتري لازم است تا شيوه استفاده و نگهداري نرم افزار به پرسنل مشتري آموزش داده شود. بديهي است ميزان بهره وري يک نرم افزار ارتباط مستقيم با ميزان استفاده صحيح از آن توسط پرسنل دارد که اين اهم بدون آموزش مناسب ممکن نيست. در طرح سامان با توجه به اهميت آموزش چندسطحي و تمايز سطح مخاطبين در نحوه ارائه آموزش، آموزش در سطوح ز ير برگزار پيشنهاد مي‌شود:
1.    آموزش به کاربران مستقيم نرم افزار
منظور از کاربران مستقيم نرم افزار، پرسنلي هستند که استفاده کننده اصلي نرم افزار به شمار مي آيند و به صورت متداول از نرم افزار استفاده مي کنند. اين کاربران بيشترين ميزان آموزش را لازم دارند و بايستي با همه ويژگي هاي نرم افزار آشنا شوند. براي اين دسته کاربران علاوه بر ارايه جزوات خلاصه و دسترسي به راهنماي آنلاين نرم افزار، آموزش هاي حضوري طي چند جلسه بسته به نوع نرم افزار ارايه مي شود.
2.    آموزش به مديران
از نظر پرنيان همواره مديران ارشد سازمان به نوعي استفاده کننده از نرم افزار مي باشند. زيرا که هر نرم افزاري وظيفه مديريت بخشي از اطلاعات سازمان را بر عهده دارد که نهايتا منافع آن براي مديران نيز مي باشد. اما علت جداسازي آموزش مديران از آموزش ساير ذينفعان، ميزان مشغله مديران مي باشد که لازمه آن ارايه جلسه اي کوتاه و کاربردي است.
3.    آموزش به راهبران نرم افزار
هر نرم افزاري نياز به راهبري دارد و نرم افزارهاي پرنيان از اين قاعده مستثني نيستند. آموزش هاي لازم براي تيم راهبري نرم افزار جنس متفاوتي دارند و بيشتر به جنبه هاي نگهداري نرم افزار تمرکز دارد تا روش استفاده از قابليتهاي کاربردي نرم افزار. از اين رو آموزش هاي متفاوتي براي اين گروه از کاربران در نظر گرفته شده است.
4.    آموزش به ساير ذينفعان
مي توان گفت که هر نرم افزاري تعدادي ذينفع پنهان دارد. اين دسته از کاربران معمولا به طور مستقيم از نرم افزار استفاده نمي کنند بلکه از خروجي هاي نرم افزار در قالب گزارشات و ... بهره مند مي شوند. آموزش قابليتهاي کلي نرم افزار براي ساير ذينفعان در بهينه کردن انتظارات ار کاربران مستقيم و از خروجي هاي نرم افزار بسيار مفيد مي باشد.
 
•    ممیزی ماهانه و آموزش‌های تکمیلی نرم‌افزار
ممیزی در فاز استقرار فعالیتی است کلیدی که باعث می شود شرکت پرنیان به عنوان ارایه کننده نرم افزار و خدمات پس از فروش قادر باشد میزان استفاده از نرم افزار در سطوح مختلف سازمانی را بررسی نماید. و طی گزارشاتی موانع انسانی، زیرساختی و احیانا نرم افزاری را به مدیریت سازمان گزارش نماید و به کمک سازمان برای رفع مسائل و مشکلات و نهادینه کردن نرم افزار چاره اندیشی کند. همچنین با برگزاری جلسات منظم ايرادات و ابهامات کاربران را در استفاده از نرم افزار رفع نموده و با یادآوری مکرر دانش کاربران را در این حوزه تکمیل نماید.

  •    سند Alternative
سند جایگزین (Alternative) برای مواردی که به هر دلیل نرم افزار خارج از سرویس دهی باشد، تهیه می شود. به این ترتیب به هر دلیلی که دسترسی به سیستم امکان پذیر نباشد خللی در روال کاری روزمره سازمان بروز نکرده و تنها با یک سیستم دستی جایگزین مناسب اقدام به ادامه فعالیت سازمان می‌شود.

•    سند Recovery
ارائه راهکار Recover نرم افزار تا در صورت بروز هرگونه مشکل بتوان با کمترین اثرات جانبی به بازگرداندن سیستم به وضعیت پایدار اقدام کرد. در صورت تایید کارفرما بر حسب نیاز می‌توان طرح بازیابی نرم افزار به صورت جزیی از مستند کامل‌تر مدیریت ریسک براساس متدولوژی‌های NIST800 و یا ISO 27005 اقدام کرد.

•    سند ISMS Plan
ارایه راهکارها و رویه های امنیت اطلاعات در حوزه نرم افزار خریداری شده بر اساس استاندارد ISO27001

•    نگه‌داری در مدت استقرار*
خدمات پشتیبانی از نرم افزار در مدت استقرار نیز لازم است. در این فعالیت مجموعه خدمات پورتال مشتریان، پشتیبانی تلفنی، مراجعه حضوری، دسترسی به راهنمای آنلاین نرم افزار و نصب مجدد نرم افزار ارایه می شود.
 
توضیح: علامت ستاره در کنار نام این خدمت بدین معنی است که حداقل خدماتی که برای فاز استقرار شامل نگه داری در مدت استقرار خواهد بود.
 
3.    نگهداري:
در اين فاز پس از راه‌اندازي نرم‌افزار در سازمان کارآيي، کاربرد و مشکلات اين سيستم را در محيط کاري سازمان بررسي، ارزيابي و مورد مطالعه قرار داده و به صورت گزارش مستند و کاربردي با ارائه راهکار عملي در اختيار فرد يا گروه تصميم گير قرار دارد. این فاز شامل فعالیت های ذیل می باشد:
 
نگهداری سامان
 
•    پورتال مشتریان *
پورتال مشتريان پرنيان درگاه ارايه خدمات پشتيباني از طريق اينترنت مي باشد. در پورتال مشتريان پرنيان سعي شده خدمات اينترنتي قابل ارايه به مشتري به صورت يکپارچه گرد هم آيد. در اين سرويس که بر پايه پورتال پرنيان و شيرپوينت طراحي شده است قابليت هاي ذيل فراهم آمده است:
•    ارسال درخواست و دريافت پاسخ (Ticketing)
•    مشاهده گفت و شنيد ها روي درخواست هاي ارسال شده (Conversation)
•    پايان دادن به درخواست هاي تکميل شده
•    دسترسي به راهنماي آنلاين محصولات پرنيان
 
تمام مشترياني که خدمات نگهداري پرنيان را خريداري مي کنند به پورتال مشتريان پرنيان دسترسي خواهند داشت. و از طريق اين پورتال سوالات، مشکلات و درخواست هاي خود را مطرح مي کنند. تيکت هاي مشتريان عزيز بين 24 تا 72 ساعت بررسي و پاسخ داده مي شوند.
 
توضیح: علامت ستاره در کنار نام این خدمت بدین معنی است که حداقل خدماتی که برای فاز نگهداری شامل پورتال مشتریان خواهد بود.
 
•    پشتیبانی تلفنی
در صورتي که مشتري عزيز پرنيان خدمت پشتيباني تلفني از فاز نگهداري سامان را خريداري کرده باشد، مي تواند براي بيان مشکلات با تيم پشتيباني سامان تماس گرفته و موارد مورد نظر را اعلام نمايد. همکاران تيم پشتيباني تلاش مي کنند در سريعترين زمان ممکن مشکل را بررسي کرده و پاسخ دهند.
 
•    پشتیبانی 24*7
ممکن است نرم افزار در خارج از وقت اداري دچار مشکل شود و لازم باشد فورا مورد بررسي قرار گرفته و به سرعت نيز حل شود. در اين صورت شما مشتري عزيز مي توانيد در هفت روز هفته و در 24 ساعت شبانه روز با شماره همراه سامان تماس بگیرید و مشکل را اطلاع دهيد. همکاران تيم بحران سامان مورد را بررسي کرده و تلاش خواهند کرد مساله را به سرعت تحت کنترل قرار دهند.

•    رفع مشکل از راه دور
ما برای محصولات راهنمای مناسبی تهیه کرده ایم که آنرا به صورت آنلاین و همراه با تغییرات سیستم به روز می کنیم. در صورتی که مشکلی برای مشتری ایجاد شود و از طریق راهنمای آنلاین و یا توضیحات تلفنی تیم سامان قادر به حل آن نشود. از طریق ریموت و با مجوزهایی که در اختیار تیم سامان قرار داده شده است اقدام به رفع مشکل می نماییم.
 
•    مراجعه حضوری
قوانين برخي از مشتريان حکم مي کند که براي بررسي و رفع اشکالات به صورت حضوري مراجعه شود و از طريق ريموت نمي توان به سرورها دسترسي پيدا کرد. شرايطي نيز وجود دارد که فقط از طريق مراجعه حضوري مي توان موارد را بررسي نمود. در چنين مواقعي بعد از انجام هماهنگي همکاران پشتيباني سامان در محل مشتري حضور خواهند داشت.

•    دریافت رایگان نسخه‌های جدید نرم افزار
تيم فني اتوماسيون اداري پرنيان به صورت مداوم در حال توسعه قابليتهاي اتوماسيون اداري پرنيان مي باشند. در صورتي که خدمت نسخه هاي جديد از فاز نگهداري سامان خريداري کرده باشيد، نسخه هاي جديد اتوماسيون اداري پرنيان در طول مدت نگهداري به صورت رايگان براي شما ارسال مي شود.

•    یک مرتبه آموزش مجدد نرم افزار
يکي از اصلي ترين اهداف طرح سامان حداکثر سازي استفاده بهينه و کاربردي از نرم افزار خريداري شده است. از اين رو خدمتي تحت عنوان آموزش مجدد در فاز نگهداري سامان در نظر گرفته شده است. اتفاقاتي نظير جابه جايي پرسنل، استخدام نيروهاي جديد، تغيير و رشد سازمان و.... عواملي هستند که نياز به آموزش مجدد را بوجود مي آورند تا ميزان کارايي نرم افزار در سطح مطلوبي حفظ شود.

•    دسترسی به راهنمای آنلاین نرم افزار
يکي از فعاليتهاي پرنيان به روز رساني دوره اي راهنماي آنلاين محصولات به تناسب تغييرات و توسعه هايي است که در نرم افزارها ايجاد مي شود. مشتريان عزيز اتوماسيون اداري پرنيان نيز مي توانند پاسخ بسياري از سوالات خود را از طريق راهنماي آنلاين اتوماسيون اداري به دست آورند.

•    نصب مجدد نرم افزار
در طول مدت نگهداري به دلايل مختلفي از قبيل خرابي سخت افزار، جابه جايي سرورها و ... نياز به نصب مجدد اتوماسيون اداري پرنيان مي شود. در اين خدمت اتوماسيون اداري پرنيان مجددا نصب مي شود و اطلاعات آن از روي نسخه هاي پشتيبان بازيابي مي گردد.

•    ممیزی سه ماهانه
بديهي است که شما مشتري عزيز نرم افزار را به قصد استفاده و بهره برداري خريداري مي کنيد و بهتر آن است که تعداد بيشتري از پرسنل سازمان در حوزه نرم افزار مورد نظر از آن به شکل مناسب استفاده نمايند و رضايت نيز داشته باشند. خدمت مميزي سه ماهانه با همين هدف برنامه ريزي شده است. طي اين خدمت همکاران تيم سامان پرنيان در بازه هاي سه ماهه ذينفعان، اطلاعات، نحوه استفاده ، ميزان رضايت و... را ارزيابي مي کنند و درگزارشاتي به مديران ارشد سازمان شرايط و راهکارهاي بهبود را ارايه مي نمايند.
Loading