دلایل استفاده از شیرپوینت بجای one drive چیست؟

one-drive
برخی کارمندان در سازمان هایی که از شیرپوینت و one drive به طور همزمان استفاده می کنند به سوالاتی از قبیل "چرا باید از شیرپوینت و one drive به طور همزمان استفاده شود ؟" بر می خورند. این نوع از سوالات نشان دهنده این هستند که کاربران درباره اینکه کی و چگونه می توان از شیرپوینت به جای one drive استفاده کرد سردرگم شده اند. در این مقاله به چند دلیل مهم در این مورد که چرا گاهی استفاده از شیرپوینت ضروری است اشاره میکنیم.
راهنمای کلی در پاسخ به این سوال چیزی مانند این به نظر می رسد: اگر شما کاری انجام می دهید که شخصی است و صاحب سند یک شخص (شما) است ، آن را در one drive ذخیره کنید. اما اگر مالک سند یک تیم است حتما آن را در شیرپوینت قرار دهید. ( یا در جای مناسبی در گروه office 365 )

مادامی که مزایا و دلایل استفاده از هرکدام برای کاربران مشخص نشده است، این موضوع به آن ها در درک اینکه مالکیت نقش مهمی ایفا می کند کمک می کند. اما شاید هنوز درک نکنند که چرا ذخیره کردن یک سند در شیرپوینت ارزشمند تر از ذخیره کردن آن در one drive است.

چند مورد از مزایای کلیدی شیرپوینت:
اگر سازمان شما شیرپوینت و one drive را به طور همزمان به کار گرفته است، بنابراین فهم و درک مزایای ارائه شیرپوینت باید برایتان حائز اهمیت باشد. ��ر اینجا لیستی از مهم ترین مزایایی که مورد استفاده کارمندان ، مدیران و... قرار می گیرد ارائه شده است.
1.    امنیت و سهولت دسترسی ها: شیرپوینت به نسبت امنیت بالاتری دارد. برای برخی کاربران مدیریت one drive می تواند با چالش های بسیاری همراه شود. حال با استفاده از سایت شیرپوینت به اشتراک گذاشته شده از مزایای دسترسی سایت، گروه ها و عضویت بهره مند می شوند تا از دردسرهای اضافی در one drive جلوگیری کنند.
2.    Work flows ممکن شده اند: شیرپوینت از work flow هایی مانند جریان کار approve که به بهبود گردش سند کمک می کند پشتیبانی کرده و حتی می تواند به کارمندان یادآوری کند که هنوز باید بازخورد داشته باشند.
3.    مدیریت پیشرفته اطلاعات: شیرپوینت انواع محتوا و metadata را به فرم ستون هایی که می توانند به عنوان اهرم به کار گرفته شوند تا اسناد به راحتی پیدا شوند را فراهم می کند.
4.    مدیریت shared metadata : قابلیت مدیریت پیشرفته اطلاعات اغلب در سایت شیرپوینت به اشتراک گذاشته شده اند. بنابراین شاید کاربران بتوانند از مالکیت مجموعه های مدیریت metadata  اجتناب کنند اما باید به این نکته توجه داشت که این یک مسئولیت مشترک است.
5.    Version و انتشار: در بسیاری موارد Version در دیگر سایت ها فعالسازی شده و حتی روش های انتشار میتوانند به عنوان اهرم به کار گرفته شوند (Version های کوچکتر در مقابل Version های بزرگتر).  با اینکه این امکان در  one drive وجود دارد اما اغلب کاربران این تنظیمات را نمی یابند.
6.    سازمان دهنده محتوا و ID های اسناد: برای برخی سازمان ها که نیاز به مدیریت اسناد پیشرفته دارند ،ممکن است توانایی upload را در یک موقعیت مکانی داشته باشید و بر اساس  metadata که شما فراهم کردید به صورت خودکار در مکان مناسب جای گذاری شود. بعلاوه ، این تجربه  یافتن مکان اسنادی که باید به اشتراک گذاشته شده یا ذخیره شده باشند را ساده تر می کند. همچنین داشتن ID برای اسناد ( با پیشرفت هایی که در شیرپوینت ایجاد می شود) رجوع به اسناد را ساده تر کرده و دیگر سناریو های مدیریت پیشرفته را اجرا می کند.
7.    مجموعه های اسناد: مجموعه های اسناد می تواند روش خوبی برای ساخت document collections  بر پایه پیش نویس ها ( اسناد پیش فرض) باشند. برای مثال اگر شما برای مواردی مانند قراردادها از پیش نویس های استانداردی که از قبل تهیه کرده اید استفاده می کنید ، یا اگر برای موارد خاص از پیش نویس های branded استفاده می کنید ، زمانی که مجموعه اسناد را پیکربندی می کنید می توانید این پیش نویس ها را upload کنید. اکنون کلیه مجموعه اسناد جدید محتوی این اسناد خواهند بود. همچنین در هنگام کار با document collections می تواند به جریان کارها کمک کند یا metadata همگام شده را در تمام اسناد یک مجموعه به اشتراک گذارد.
8.    نماهای به اشتراک گذاشته شده: شیرپوینت نه تنها metadata را تامین می کند ، بلکه نماهای چندگانه از  document collections که بر پایه فیلتر ها و فرمان های ارجح را ارائه می کند. این نماهای چندگانه تا حد زیادی navigation در document collections را بهبود می بخشد.
9.    فرم داده شده و سفارشی سازی شده: از قابلیت های برجسته شیرپوینت می توان به این مورد اشاره کرد که شیرپوینت می تواند تغییر ظاهر داده شده و سفارشی سازی شود ( اگر شما بخواهید) تا تجربیات کاربران متفاوت در زمینه پشتیبانی مدیریت اسناد را فراهم آورد.
10.    لیست های متصل و مرتبط شده: شیرپوینت می تواند لیست هایی متصل یا گره خورده به document metadata، یا جایگزینی که برای صفحه excel به کار می رود را فراهم سازد. نکته مهم دیگر این است که محتوای OneDrive به حساب کاربر گره خورده است. بنابراین در صورتی که کاربر عزیمت کند ، انتقال فایل ها از OneDrive به مکانی دیگر ، جهت ارجاعات آینده امری ضروری است.

one-drive

مثال های محتوا: اغلب کاربران جهت درک بیشتر درخواست مثال هایی کاربردی می دهند. اگر مثال هایی کاربردی بزنید و یا خودتان درمورد تجربیات استفاده تان از OneDrive و شیرپوینت مثال هایی بزنید و کاربر را با مثال راهنمایی کنید کمک بسیاری  به کاربر کرده اید. در اینجا لیست کوتاهی از مثال اسنادی که در OneDrive ذخیره شده اند را را مشاهده می نمایید:
•    اسناد پیش نویس که هنوز برای مالک تیم آماده نیست.
•    یادداشت های من.
•    ارائه های من.
و در ذیل نیز  مثال هایی که در تیم بر پایه محیط هایی مانند شیرپوینت ذخیره شده اند را مشاهده می کنید:
•    سیاست ها ، رویه ها و سوابق.
•    قراردادها و طرح های پیشنهادی.
•    طرح های پروژه و گزارشات وضعیت
•    مالی، فروش ، بازاریابی ، مشتری و اسناد تکنیکی

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS