وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

چه کنیم تا نرم افزار اتوماسیون اداری با موفقیت مستقر شود؟

how-to-have-success-oa-deployment

اگر می خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری  جدید بخرید و یا آنرا تعویض کنید پیشنهاد می کنم ابتدا مطالب "قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید" و "آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون ادار�� وجود دارد؟" را مطالعه کنید. و اگر نرم افزار اتوماسیون اداری را به تازگی خریداری کرده اید یا در استقرار آن مشکل دارید، خواندن این مطلب می تواند کمک کننده باشد.

 موانع استقرار موفق اتوماسیون اداری

برای اینکه بتوانیم راهکاری برای استقرار موفق نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید ابتدا موانعی که بر سر راه هست را بشناسیم و سپس تلاش کنیم این موانع را مرتفع سازیم تا اتوماسیون اداری با موفقیت در سازمان ما مستقر شود.

فراهم نبودن زیرساخت های سخت افزاری

همانطور که قبلا در مطلب "آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟" توضیح دادم یکی از سوالاتی که قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن پاسخ مناسب داده شود. زیرساخت سخت افزاری است. برخی مشتریان بدون آنکه سخت افزاری و نرم افزار و شبکه ارتباطی خود را در نظر بگیرند اقدام به خرید نرم افزاری می گیرند که قابل نصب و استفاده نیست. لذا استقرار سیستم متوقف می شود تا زیرساخت سخت افزاری و ارتباطی فراهم شود. که این توقف در ابتدای راه اندازی پروژه باعث می شود میزان زیادی از اشتیاق لازم برای پیشبرد سیستم از بین برود و احتمال شکست پروژه را زیاد می کند.

مقاومت کارکنان

اکثر ما در برابر تغییر مقاومت نشان می دهیم. و استقرار یک نرم افزار اتوماسیون اداری جدید که تقریبا همه پرسنل سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد قطعا با مقاومت کارکنان مواجه می شود. این مقاومت اجتناب ناپذیر است . اما وقتی تبدیل به مانعی برای استقرار موفق نرم افزار می شود که تیم مستقر کننده نرم افزار از قدرت کافی برای مواجه با این مقاومت ها برخوردار نباشد. بنابر این باید پیش از شروع به استقرار نرم افزار حتما حمایت مدیران ارشد سازمان را جلب کرد تا استقرار سیستم با موفقیت انجام شود.

برای استفاده آزمایشی از متفاوت ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ، تنها کافی است درخواست دمو خود را ثبت نمایید.

عدم وجود مدیر استقرار

مدیر استقرار، مدیر پروژه، نماینده کارفرما یا هر عنوان دیگری که ممکن است به ایشان اطلاق شود. شخصی است در سازمان کارفرما که مسئولیت استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را بر عهده دارد. اگر چنین جایگاهی تعریف نشود و یا یکی از کارشناسان جزء برای این کار در نظر گرفته شود. فروشنده نرم افزار نمی تواند با موفقیت نرم افزار را مستقر کند. زیرا در این صورت هر شخصی درخواستی دارد و فروشنده نمی تواند و نباید با کارشناسان سازمان بر سر اینکه چه چیزی درست است و چه جیزی غلط و چه کاری باید انجام شود یا نه وارد بحث شود. 

شفاف نبودن روال ها

یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار اتوماسیون اداری مشخص نبودن روال های سازمانی است. قالب های نامه، قواعد شماره گذاری نامه ها، چارت سازمانی، دسترسی ها و اینکه نامه چگونه ایجاد و گردش می کند. مواردی است که قبل از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری بایستی مشخص شده باشد. زیرا وجود عقاید مختلف در این حوزه ها باعث می شود برخی از کاربران نرم افزار را مانعی بر سر راه خود ببینند تا یک ابزار کمک کننده

ایده آل گرایی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای ثبت و گردش نامه ها و دبیرخانه طراحی شده است و نباید سعی کنیم همه مشکلات نرم افزاری سازمان را با همین نرم افزار حل و فصل کنیم. ایده آل گرایی یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار موفق اتوماسیون اداری است. زیرا برخی کاربران تفکر همه یا هیچ را دارند. یعنی یا ابزاری را می خواهند که همه نیازهای آنها را پوشش دهد و یا همان روال سنتی را ترجیح می دهند. این مشکل در شرایطی پیش می آید که قبل از خرید نرم افزار خواسته های واحدها دریافت نشده است و با آنها بر سر نیازهای اصلی توافق نشده است.

 

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

 

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری را با موفقیت مستقر کنیم؟

برای داشتن یک استقرار موفق برای نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر غلبه بر موانعی که عنوان شد. بایستی نکاتی را نیز در نظر بگیریم تا به بهره برداری مناسب برسیم.

آموزش چند مرحله ای

اگر قرارداد شما با فروشنده نرم افزار اجازه می دهد سعی کنید آموزش پرسنل را در چند مرحله انجام دهید. ابتدا گروهی از کارکنان را که علاقه بیشتری دارند آموزش دهید تا با انگیزه و به سرعت شروع به استفاده از نرم افزار کنند و فیدبک های لازم را ارایه کنند. در آخر نیز مقاوم ترین و بی علاقه ترین کارکنان را وارد چرخه استفاده از سیستم کنید. این کاربران بیشتر از آنکه تلاش کنند تا از سیستم استفاده کنند به دنبال بهانه تراشی هستند. بهتر آن است این گروه در انتها وارد بازی شوند تا دیگرانرا نیز ناامید نکنند.

انتخاب راهبران سیستم

بسته به اندازه سازمان یک یا چند نفر از پرسنل سازمان را به عنوان راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش دهید. مسئولیت این گروه پاسخ به سوالات کاربران داخلی و انتقال مشکلات نرم افزار به تیم پشتیبانی فروشنده است. اگر راهبران وجود نداشته باشند و هر یک از کارکنان مستقلا با تیم پشتیبانی فروشنده در ارتباط باشند، مطمئن باشید خیلی زود باید سیستم را جمع کنید.

تست آزمایشگاهی

قبل از شروع آموزش سیستم، بهتر است ابتدا به صورت آزمایشگاهی و در حد چند کاربر ترجیحا IT، نرم افزار تست شود و تنظیمات و پیکربندی آن با انتظارات سازمان هماهنگ شود. این فاز کمک می کند تا اولین گروه کاربران که شروع به استفاده از سیستم می کنند با مشکلات ابتدایی مانند دسترسی ها، یا مشخص نبودن اطلاعات پایه مواجه نشوند. و در کار با سیستم سرخورده نشوند. 

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. به طور کلی سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

 

 

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS