بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

نرم افزار مدیریت مستندات - افزونه کدگذاری برای شیرپوینت 2013

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

یکی از نیازهای اصلی در نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو به خصوص زمانی که برای کاربردهای مدیریت مستندات ایزو استفاده می شوند. قابلیت کدگذاری مستندات بر اساس یک فرمول قابل تعریف می باشد. افزونه کدگذاری پرنیان برای پوشش این نیاز طراحی شده است. با استفاده از این افزونه شما می توانید بر اساس مشخصات و اطلاعات تکمیلی و متا دیتای مربوط به هر سند کدی منحصر به فرد برای آن سند تعریف کنید. این کد می تواند در سطح یک کتابخانه اسناد شیرپوینت، یا یک سایت در شیرپوینت و یا کل مجموعه سایت (Site Collection) منحصر به فرد باشد.

کاربردها

درست است که افزونه کدگذاری پرنیان در اصل برای کدگذاری اسناد در نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو پرنیان طراحی شده است . ولی امکانات و قابلیت های آن به گونه ای طراحی شده اند که کاربردهای متنوع تری می توان از آن دریافت کرد:

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

1- کدگذاری مستندات: اصلی ترین کاربرد و هدف اول از طراحی این افزونه کدگذاری مستنداتی است که در نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو پرنیان بارگذاری می شوند. زمانی که شما فرمول کدگذاری را تعریف می کنید می توانید از ویژگی های مختلف هر سند مانند کاربر ایجاد کننده آن، تاریخ ایجاد، عنوان سند، سال، واحد ایجاد کننده و ... در تعریف فرمول کدگذاری استفاده نمایید. بدین ترتیب هر سند جدیدی که بارگذاری می شود و پس از تکمیل فیلدهای آن توسط کاربر بارگذاری کننده به صورت خودکار و بر اساس فرمول تعریف شده برای آن کد می گیرد. این کد در دامنه ای که برای فرمول مربوطه در نظر گرفته شده است منحصر به فرد می باشد.

2- شماره اندیکاتور نامه ها: قطعا شما می دانید که نگاه و سیاست پرنیان برای مدیریت مکاتبات اداری استفاده از اوتلوک و اکسچنج است و بر همین اساس نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Outlook و Exchange طراحی شده است. اما همچنان برخی مشتریان و همکاران اصرار دارند که از شیرپوینت به عنوان سیستم مدیریت مکاتبات استفاده نمایند. در این صورت افزونه کدگذاری مستندات بسیار کاربردی می باشد. زیرا می توان به نامه هایی که ثبت می شوند بر اساس مشخصات نامه مثل فرستنده، گیرنده، سال ثبت و ... کد اندیکاتور منحصر به فرد اختصاص داد.

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

3- کدگذاری محصولات: در صورتی که شما از شیرپوینت برای ایجاد یک فروشگاه محصولات استفاده کرده باشید. نیاز به یک سیستم کدگذاری برای دسته بندی محصولات قطعی است در اینجا نیز می توانید از افزونه کدگذاری پرنیان استفاده نمایید. استفاده های خلاقانه دیگر از افزونه کدگذاری پرنیان را به شما واگذار می کنم.

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

ویژگی ها

افزونه کدگذاری پرنیان دارای ویژگی های زیر است.

  • امکان تعریف فرمول کدگذاری به تفکیک کتابخانه اسناد
  • امکان تعریف فرمول برروی تمامی کتابخانه های یک سایت یا تمامی سایت ها
  • اعتبار سنجی فرمول قبل از درج شدن در لیست فرمول ها
  • امکان استفاده از سال در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از شماره ماه در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از عدد روز در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از شمارنده خودکار در تعریف فرمول و با طول قابل تعیین
  • امکان استفاده از نام کاربر به صورت کامل یا خلاصه شده در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از نام پوشه ای که سند در آن قرار می گیرد به صورت کامل یا خلاصه شده در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از دیگر فیلدهای اطلاعاتی سند در تعریف فرمول
  • امکان استفاده از ستونهای Lookup در تعریف فرمول
  • جدا سازی مقدار بخش های فرمول به تعداد کاراکتر تعیین شده
Loading