10 مرحله برای پیاده سازی موفقیت آمیز شیرپوینت

شیرپوینت

1-کسب حمایت مدیر:
پیاده سازی راهکاری همانند شیرپوینت به معنای بهبود بهره وری کلی سازمان است. در پایان روز موفقیت شما در پیاده سازی شیرپوینت به تطابق با بخش ها و تیم هایی که با آن کارخواهند کرد بستگی دارد. بنابراین به منظور توانایی توجیه این پروژه ، بهتر است ابتدا آن را برای مدیران و در جلسه هیئت مدیره ارائه کنید . این عمل موجب تطابق بیشتر خواهد شد و در راه رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده یاری می دهد.

2-تعیین اهداف:
شیرپوینت برای شرکت شما موهبتی است که با آن می توانید بهبود روال کاری را عینا مشاهده کنید. اما هدف شما از راه اندازی شیرپوینت چیست؟ ساده سازی فرآیندهای مدیریت اطلاعات؟ کاهش هزینه های مالکیت؟ تعیین و بهبود استانداردها؟ یا هر چیز دیگری؟
مهم نیست مقصودتان چیست، اما لازم است هدفی مشخص تعیین کنید. در غیراینصورت چگونه می توانید پروژه خود را انجام شده به شمار آورید؟ مناسب ترین زمان جهت پیاده سازی شیرپوینت وقتی است که درگیر آن هستید.
باید تعیین کنید شیرپوینت در سازمان شما به چه دردی می خورد و چگونه باید از آن استفاده کرد.پیشنهاد می کنیم قوانین زیر را پیاده سازی کنید، درغیر اینصورت قطعا پشیمان خواهید شد.

3-داشتن یک تیم ماهر:
به خاطر داشته باشید نامگذاری تیم A دلیل مناسبی داشته و می توانست B یا F  یا U نامگذاری شود. موفقیت در هر شغل و هر زمینه ای نیازمند تلاش است. امروزه همه افر��د در زمینه کاری خود متخصص می شوند. پس در صورت نیاز به استفاده از شیرپوینت در محل سازمان، فقط توسعه دهنده کافی نیست. به تحلیل گر، سرپرست، معمار ، مدیر پروژه نیاز خواهید داشت.

4-تعیین یک استراتژی آموزشی:
نکته مهم این است که شما نیاز فوری به یک تیم شیرپوینت قابل اطمینان دارید. این قسمت فنی آموزش است. اما تمام افراد سازمان شما نیازی به حضور در برنامه شیرپوینت ندارند و اگر به همه آموزش کامل دهید:
•    مغز آن ها را خسته کرده اید.
•    امیدتان را از کسانی که از شیرپوینت استفاده می کنند بریده اید.
بنابراین افراد مناسب را برای آموزش کارمندانتان بیابید.

5-تعریف خدمات:
برای نضمین آن که در انتها شیرپوینت برای سازمان شما مفید خواهد بود، باید اجازه دهید همه چیز به آرامی طی شود. خدمات در شیرپوینت چند وجهی است که شامل برنامه ریزی برای خودسازگاری شیرپوینت (الگوها، مدل های مرخصی و...)، ساختن قوانین آگاهی دهنده برای اطرافیان، بایگانی کردن آن ها ، دانستن سرویس مورد نظر و مدل آن و غیره.... می شود. بعد از تمامی این گفته ها می توان گفت شیرپوینت در موقعیت های بسیاری کاربرد دارد و به شما کمک می کند دید وسیعی نسبت به چگونگی پاسخ شیرپوینت به اهداف پروژه پیدا کنید.

6-تعیین ساختار اطلاعات:
به یک معمار نیز در تیم خود نیاز خواهید داشت. حال زمان دست به کار شدن آنهاست. ساختار اطلاعاتی شما همان platform شیرپوینت است . با آنالیز دقیق و ژرف شروع می کند و تمام ساختار پروژه تان را پوشش خواهد داد. تصور کنید که می خواهید یک ساختمان بسازید، به یک برنامه کار نیاز دارید تا پیشرفت خوبی داشته باشید.

7-تعریف استانداردها و سیاست ها :
شیرپوینت قوانینی دارد که برای کارکردن با آن باید از آن ها اطلاع داشته باشید. از ارائه درخواست مکان جدید تا تنظیمات صدور مجوز، برای همه موارد دستوراتی وجود دارد. استاناردها و قوانین  اساس برنامه مدیریت شیرپوینت هستند، بنابراین قطعا نباید آسوده گرفته شوند.

8-بهترین روند راه اندازی را دنبال کنید:
شیرپوینت نیز همانند تمام پروژه های تکنولوژی قبل تولید شدن مراحل بسیاری را می گذراند. پس از تعیین هدف در محیط توسعه پیشرفت کرده و اشکال گیری می شود. سپس کیفیت و درصد اطمینان آن در محیطی اختصاصی بررسی می شود. به طور کلی تمام استانداردها و نیازمندی ها را یکبار می گذراند، و نهایتا در مرحله تولید قرار خواهد گرفت. دلایل کاملی برای وجود این چند مرحله در آرایش شیرپوینت شما وجود دارد، پس چیزی را دستکاری نکنید و طبق برنامه دنبال کنید.

9-آموزش پرسنل و قبول اختیارات آن ها:
همانطور که قبلا گفته شد، موفقیت پروژه شما همراه با گسترش وسیع اختیارات خواهد بود. جهت اطمینان از اینکه شیرپوینت به خوبی مورد قبول کاربران واقع شده است باید با آنان ارتباط برقرار کنید. با یاد داشته باشید که گوش دادن به بازخوردها و اهمیت  به آ ن ها کلید موفقیت است.

10-آن را ساده نگهدارید:
این نکته را راجع به تمام پروژه ها در ذهن خود نگهدارید. در بیشتر موارد میتوان گفت سادگی بهترین گزینه است. اهداف و دیدگاه هایتان را در ذهن خود نگهدارید و اطمینان حاصل کنید که از دید کاربران سرویس شما خوب و قابل قبول است. با این حال می توان گفت درک ارزش شیرپوینت برای کاربران معمولی بسیار سخت است.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS