وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

چرا بهتر است شیرپوینت را ارتقا ندهیم!

​مشتریان اغلب به من می گویند که می خواهند "شیرپوینت خود را ارتقاء دهند" بدون اینکه بدانند چه چیزی درخواست می کنند. "ارتقاء" باعث می شود این فرآیند بسیار ساده تر از آنچه که واقعا هست به نظر برسد. 

هنگامیکه مایکروسافت آفیس را ارتقاء می دهید می توانید بعد از یک نصب ساده تمامی اسناد قدیمی خود را در نسخه ی جدید باز کنید. اگر نسخه ی قبلی آفیس واقعا قدیمی باشد، ممکن است نرم افزار شما را وادار به باز کردن هر سند به منظور تبدیل آن به آخرین نسخه کند. (یک کار یک باره که بطور خودکار اجرا می شود.) 

برخی از افراد فکر می کنند که "ارتقاء " شیرپوینت به آسانی نصب آخرین نسخه از شیرپوینت بر روی سرور است و پس از آن محتوا و اسناد بطور خودکار جابجا می شود. اما حقیقت بیش از این است.

م�� هنگام صحبت کردن با مشتریان در مورد حرکت به نسخه ی بعدی شیرپوینت هیچگاه از واژه ی "ارتقاء" استفاده نمی کنم. "انتقال" واژه ی مناسب تری است. به نظر من بهتر است یک نصب تمیز بر روی یک سرور جدید انجام دهیم و پس از آن محتوا را بصورت انتخابی انتقال دهیم، یا دست کم قبل از انتقال داده ها به نسخه ی جدیدتر، آنها را در پیاده سازی های موجود تمیز کنیم. ممکن است این فقط معناشناسی باشد اما تغییر آن کلمه از ارتقاء به انتقال می تواند یک معنای کاملا جدید به این کار بدهد و همچنین طبق آن انتظارات مردم را تنظیم کند.

بدانید وارد چه محیطی می شوید
قبل از انجام هر گونه پروژه ی انتقال باید محیط فعلی را مورد بررسی قرار دهید تا بدانید با چه چیزی کار می کنید. برخی از سوالاتی که باید بپرسید عبارتند از :

1.پایگاه داده های محتوا چه اندازه بزرگ هستند؟مهاجرت شیرپوینت
اگر چه این مقدار می تواند بسیار بزرگتر باشد، مایکروسافت توصیه می کند که پایگاه داده های محتوا بزرگتر از 200GB نباشد ، در غیر اینصورت با مشکلات عملکردی مواجه می شوید. من بر اساس یک تجربه ی دست اول این مطلب را اضافه می کنم که انتقال یک پایگاه داده ی محتوای بسیار بزرگ به یک سرور جدید در زمان کوتاه بسیار دشوار است، بخصوص که اگر یک پرش دوگانه از شیرپوینت 2007 به 2013 داشته باشید باید حتما این موضوع را مد نظر داشته باشید.

2. سایت ها چگونه ساخته می شوند؟
آیا یک مجموعه سایت بزرگ با چندین زیرسایت وجود دارد؟ ممکن است این یک فرصت برای بازسازی زیرسایت ها به مجموعه سایت هایی برای حفظ پایگاه داده های محتوا در یک اندازه ی قابل کنترل باشد. مجموعه سایت های جداگانه می توانند در پایگاه داده های محتوای متفاوتی قرار گیرند، با این حال شما نمی توانید یک مجموعه سایت تک را به پایگاه داده های متعدد تقسیم کنید.

3. آیا بهترین شیوه های معماری اطلاعات را استفاده می کنید؟
به عبارت دیگر، آیا اسناد شما از قسمت اشتراک گذاری فایل تنها به شیرپوینت منتقل شده؟ اگر چنین است، این زمان بسیار خوبی برای ایجاد استراتژی ابر داده قبل از انتقال به یک نسخه ی جدیدتر از شیرپوینت است.

انجام پاکسازی
انتقال به یک نسخه ی جدید از شیرپوینت بهترین فرصت برای پاکسازی مطالب خود است. من هنوز هم مجبورم با شرکت هایی که برای اولین بار شیرپوینت را بطور کامل اجرا کرده اند برخورد کنم. این امر می تواند دلایل مختلفی داشته باشد، از جمله بکار نبردن بهترین شیوه ها برای برای نصب شیرپوینت، بکار گرفتن افرادی که نمی دانستند چه کار می کردند، و یا نبود مدیریت که می تواند منجر به "بی نظمی سایت" و مسائل دیگر شود.

این امر همچنین می تواند به دلیل ناآگاهی از اینکه در اولین مرتبه از نصب چه می خواهید، اتفاق بیفتد. گفته می شود که تا زمانیکه برای بار دوم یا سوم یک خانه را نسازید، بطور کامل از آن راضی نیستید. این به این دلیل است که در مرتبه ی اول به تمام جزئیات فکر نمی کنید. اما اگر دوباره خانه ای بسازید، تمام ویژگی ها را در طول مسیر یاد می گیرید و آنها را در خانه ی بعدی اجرا می کنید.

بطور مشابه، هنگامیکه شروع به کار کردن با شیرپوینت می کنید، تمام چیزهایی که می توانید با آن انجام دهید و قبلا هرگز به آن فکر نکرده اید را کشف می کنید. شما می خواهید مطمئن شوید که دفعه ی بعد بجای چاره اندیشی بعد از اجرا، آن ویژگی ها را بطور صحیح و با یک برنامه ریزی مناسب از قبل اجرا کنید.

کلام آخر این است که اگر این بی نظمی موجود را ادمه دهید، همچنان این بی نظمی را دارید. بجز این، بی نظمی یک رابط کاملا متفاوتی دارد که آن را به چیزی بسیار خسته کننده برای کاربران تبدیل می کند. بنابراین سعی کنید قبل از انتقال، مطالب خود را پاکسازی کنید.

گام هایی کوچک بردارید 
اگر پیاده سازی شیرپوینت شما بسیار بزرگ است که انتقال آن به یکباره عملی نیست، می توانید گام های کوچکتری بردارید و هر دفعه محتوای کمی را انتقال دهید. زمانی هم برای اولویت بندی برنامه ریزی استراتژی بگذارید. اینکه اول کدام سایت را جابجا کنید به چندین معیار بستگی دارید. بعنوان مثال، ممکن است بخش هایی داشته باشید که نیازهای کاری فشرده ای داشته باشند و بخواهند از ویژگی های جدید در آخرین نسخه استفاده کنند. اگر اول سایت های کوچکتر را انتقال دهید، یک تست خوب از این فرآیند به منظور افزایش راحتی خود قبل از پرداختن به یک سایت بزرگتر یا دارای مشخصات بالاتر انجام داده اید.

جنبه ی منفی این روش تکرار شونده این است که ممکن است کاربر برای مدتی نیاز به آشنایی با هر دو رابط های مختلف داشته باشد، اما این امر موقتی است تا زمانیکه تمام محتوا انتقال یابد. همچنین ممکن است بخواهید گام هایی در جهت یکپارچه سازی جهت یابی در سراسر سیستم عامل بردارید تا تمام کاربران بتوانند براحتی مطالب خود را پیدا کنند (با فرض اینکه بطور کامل ساختار جهت یابی را تغییر نمی دهید).

ارتقاء را رها کنید.
"ارتقاء" یک شیرپوینت چیزی فراتر از نصب یک نرم افزار بر روی سرور است. دفعه ی بعد که شنیدید کسی می خواهد شیرپوینت خود را ارتقاء دهد، مطمئن شوید هر چیزی را که این ارتقاء شامل می شود درک کرده است و می داند که خیلی بیشتر از یک ارتقاء ساده است. انتقال کلمه ی بهتری برای استفاده است.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS