بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

پورتال شيرپوينت چيست؟

پورتال شيرپوينت چيست؟
IT دوران کنوني با فشار بسيار زياد در راستاي برآورده سازي خواسته هايي همچون کاهش هزينه ها وتاًمين حداکثر سرويسهاي ممکن براي ارائه به مشتري در حداقل زمان مواجه هستند.
در اين راستا پورتالهاي سازماني با استفاده از تکنولوژي هايي همانند XML و Webservices مي توانند بسيار مفيد واقع شوند .
پورتالها عمومآ به عنوان يک منبع محوري و اساسي مبتني بر وب در اين زمينه براي کاربران داخلي و خارجي در نظر گرفته مي شوند و مي کوشند تا در برآورده سازي اين اهداف به شيوه اي نه تنها جذاب بلکه الهام بخش عمل کنند .
پورتال در واقع به منزلهء در وازه ايست ، که مانند داستان دروازه معروف قصه هاي هزارو يک شب با عبارت بازشوسسمی بر روي همگان گشوده است و در جهت گسترش همه جانبه تجارت الکترونيک استفاده مي شود .
رابطه ما بين پورتال سازماني و تجارت الکترونيک در سطوح زيادو از ديدگاههاي گوناگون مورد بررسي قرار گيرد .
بنا به تعريف پورتال سازماني بايستي شامل استراتژيهاي سازمان بود . در واقع به عنوان يک واسط به وب و يا حداقل يک شبکه خصوصي مبتني بر تکنولوژي وب عمل می کند که براي هر دو رده کاربران داخلي و خارجي مورد استفاده قرار مي گيرد .
به صورت ساده مي توان پورتال سازماني را به صورت زير تعريف کرد:
پورتال سازماني يک مرکز تماسهاي مبتني بر وب با شبيه سازي کاملاً خودکار و بسيار کار آمد با ساماندهي درست است.
پورتالهاي سازماني را با نامهای ديگري همچون پورتالهاي خود سرويس ده (Self-Service) و يا مرکزتماسهاي اينترنتي نيز مي شناسند .
هدف نهايي در پورتالهاي سازماني رسيدن به اين هدف است که هر شخصي که سازمان براي آن به نوعي جذابيت دارد چه مشتري باشد يا تامين کنندگان، سرمايه گذاران، تحليل گران، شرکاء تجاري و کارمندان و حتي افراد گوناگون با اهداف مثبت بتوانند به صورت24/7 به تمامي اطلاعات و سرويسهاي مورد نياز خود دسترسي داشته باشند .
XML و Webservices تکنولوژيهايي هستند که باعث گسترش اهداف پورتال سازماني شده اند تا آنجا که حوزه کاري پورتال سازماني را تا حد برقراري تعاملات با برنامه هاي کاربردي که بر روي کامپيوترهاي خارج از سازمان به صورت کاملاً خودکار فراهم مي کنند.
پورتال سازماني به حذف سربارهاي مديريتي بي ارزش در طول چرخه تراکنشهاي سازماني مي پردازد و با اين کار تراکنشهاي تجاري را سرعت مي بخشد .
از ديدگاهي ديگر پورتال سازماني يک نقطه کانوني براي دسترسي به گستره وسيعي از اطلاعات سازماني ، سرويسها ، برنامه هاي کاربردي و تجارب سازمان است.که به ارائه سرويس و خدمات به هر دو دسته کاربران داخلي و خارجي مي پردازد.
علت استفاده از پورتال سازماني چيست ؟
در پاسخ به اين سؤال بايد به بيان قابليت حذف بي چون و چراي هزينه هاي عملياتي با استفاده از يک پورتال سازماني مناسب با طراحي درست پرداخت .
  1. تعريف پورتال واژه پورتال از ديدگاه كلمه شناسي داراي معاني و كاربرد هاي متنوع است. اين كلمه براي افراد مختلف دربرگيرنده مفاهيم متفاوت است. در حوزه IT ، پورتال عبارت است از فناوري رو به گسترشي كه در بستر شبكه هاي كامپيوتري امكان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنين انجام و دريافت سرويس هاي متنوع، مربوط به منابع جداگانه، كه به نوعي در ارتباط با يكديگر هستند را از طريق كانالي انحصاري فراهم مي آورد.
    كلمه پورتال به مجموعه متنوعي از وب‌سايتها اطلاق مي‌شود كه شامل وب‌سايت‌هاي كوچك داخلي براي همكاري‌هاي درون سازماني تا سايت‌هاي اينترنتي براي ارتباط با مشتريان مي‌شود.
    به صورت كلي پورتال وب‌سايتي است كه اطلاعات، سيستم‌ها و خدمات مرتبط را يكپارچه مي‌كند. پورتال پيچيدگي خدمات و اطلاعات را با ارائه يك رابط واحد براي كاربر تسهيل مي‌كند.
  2. انواع پورتال
    Enterprise Information Portals (EIP)
    اين نوع پورتال در شبكه هاي درون سازماني (Intranet) با هدف بهبود عمليات دسترسي و پردازشي همچنين اشتراك اطلاعات، گردش كار و يكپارچگي درمجموعه سازمان ايجاد مي گردد.
    Extended Enterprise Portals
    اين نوع پورتال در كاربرد هاي شبكه برون سازماني (Extranet) و براي برقراري ارتباط مراجعان با سازمان، و يا حتي مابين چند سازمان ايجاد مي شود. هدف از ايجاد اين درگاه ها گسترش فعاليت هاي داخل سازمان به بيرون از آن، جهت بالا بردن ميزان كارآمدي سيستم و جلب رضايت مراجعان است.
    ايجاد امكاناتي چون انجام برخي امور مراجعان توسط خودشان، دريافت فرم هاي الكترونيكي و اعلام اخبار و بيانيه هاي سازماني و مواردي از اين قبيل سبب بهبود كارايي و جلب رضايت مراجعان سيستم خواهد بود، بدون آنكه بخش هائي از سازمان را درگير پاسخگويي حجم انبوهي از مراجعات حضوري نمايد.
    اين نوع درگاه ها مي توانند امكاناتي را پشتيباني كنند تا مراجعين در مواردي با كمترين امكانات و با استفاده از سيستم هاي خودكار به برآورد نياز هاي اطلاعاتي / خدماتي خود بپردازند.
    Public Portal
    با گسترش سيستمهاي مربوط به سازمانهاي مختلف دولتي نياز به درگاه واحدي است كه همه شهروندان داخل استان و خارج از استان بتوانند از طريق آن به سرويس و خدمات ادارات و سازمانهاي داخل استان به صورت يكپارچه دسترسي داشته باشند. چنين سيستمهايي اصطلاحاً پورتال عمومي ناميده مي شوند. اين پورتال در سطوح مختلف همانند سطوح استاني و كشوري مي توانند عمل كنند.
    Personal WAP Portals
    اين نوع پورتال ها در دستگاه هائي مانند تلفن همراه، فراخوان (Pager) و PDAو ... كار گذاشته شده و در انجام فعاليت ها و برنامه ريزي هاي روزانه شخصي كه به نوعي در ارتباط با اطلاعات سازمان ها يا اشخاص ديگر (مانند بانك ها، مراكز كنترل ترافيك، هواشناسي و ...) است سهولت ايجاد مي كنند.
  3. تعريف وب پارت
    وب پارت تکه کد يا برنامه کوچکي است که در تكنولوژي دات نت (ASP.NET ) با زبانC# پياده سازي مي شود. و حاصل اجراي آن اطلاعاتي با فرمت HTML مي باشد.
    درواقع وب پارت برنامه اي از قبل نوشته شده و اجرا شده مي باشد كه براي مقاصد مختلفي طراحي شده است. نكته قابل توجه اين است كه با وجود وب پارت هيچ نيازي نيست كه كاربر اطلاعي در زمينه كد نويسي داشته باشد. تنها كاري كه كاربر بايد انجام دهد اين است كه وب پارت مورد نظر خود را انتخاب كرده و آن را در محل مورد نظر خود قرار دهد.
    معادل وب پارت در تكنولوژي هاي ديگر به نامهاي iView, Gadget Web Services, provider, Port let هم شناخته مي شود.
پورتال سرور شيرپوينت(SharePoint Portal Server)
  1. پورتال سرور
    يک سيستم نرم افزاري است که اطلاعات لازم براي نمايش در مرورگرهاي کاربران را توليد مي کند سرور پورتال وب پارتهاي مختلف را باهم ترکيب کرده و با طرح بندي مناسبي در يک صفحه وب جداگانه به مرور گر کاربر ارسال مي کند همچنين واسط مناسبي براي مديريت، پيکر بندي و تنظيمات مربوطه در اختيار مدير سيستم قرار مي دهد.پورتال سرور امكانات ديگري مانند مديريت جستجو وSSO و...هم فراهم مي كند.
  2. آشنايي با سرور پورتال شير پوينت
    راه حل پيشنهادي مايکروسافتبراي سيستم پورتال، همانند بيشتر راه حلهاي ارائه شده يک پورتال سازماني را تصور مي کند و بيشتر امکاناتي که فراهم کرده است براي اجرا در يک پورتال سازماني مي باشد که هدف اصلي آن مديريت و تعامل کارکنان سازمان مي باشد و هدف ثانويه آن برقراري ارتباط مناسب با مشتريان سازمان مي باشد. هدف اصلي اين طرح برقراري تعامل بين شهروندان و دولت(به نوعي همان ارتباط بين يک سازمان يا شرکت با مشتريانش) مي باشد. يکي از مزاياي اين راه حل، گسترده بودن محصولات مايکروسافت و وجود متخصصان مختلف در هر يک از زمينه هاي آن در کشور و استان مي باشد. همچنين با توجه به نقش تعيين کننده مايکروسافتدر بازار نرم افزار، به نظر مي رسد که در آينده هم ويرايشهاي جديد اين محصول با قابليتها و کارايي هاي بيشتر ارائه بشود. همراه اين راه حل چندين سرويس بنيادي پورتال به صورت آماده ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر و موارد نياز بعدي را مي توان در محيط Visual Studio .Net توليد کرد. البته مايکروسافت ابزراها و قالبهاي پيش ساخته مناسبي هم ارائه مي کند. سرويسهاي عمومي اين راه حل توسط مکانيسم Shared Services ارائه و توزيع مي شود. سرويسهاي بنيادي Shared Services عبارتند از :
    شاخص گذاري، جستجو و بارگذاري
    سلف سرويس، اطلاع رساني
    بارگذاري و ايجاد محتوا
    توليد و مديريت پروفيل کاربران
    Single sign on
    توجه : با توجه به اين که همه نرم افزار هاي مايکروسافتاز شناسايي کاربران اکتيو دايرکتوري پشتيباني مي کنند، مايکروسافتدر سيستم پورتال خود از امکانات اکتيو دايرکتوري براي مديريت و شناسايي کاربران پورتال استفاده مي کند و بدين دليل نيازي به استفاده از نرم افزار و تکنولوژي هاي ديگر براي Single sign on نمي باشد.
  3. معماري سرور پورتال شيرپوينت
    ساختار پورتال مايکروسافت مي تواند در يک محل متمرکز مجتمع باشد و يا اينکه شامل مجموعه اي از پورتالهايي باشد که در مکانهاي مختلفي توزيع شده اند.
    sharepoint-portal
    عمده ترين راه حل مايکروسافت براي پورتال استفاده از سرويسهاي اشتراکي يا Shared Services مي باشد. راه حل پيشنهادي مايکروسافت براي راه اندازي يک پورتال استفاده از مجموعه زير مي باشد :
    Shared Services
    Microsoft Windows® Server 2003
    Microsoft SQL Server™ 2000/2005
    Windows SharePoint Services
    SharePoint Portal Server 2007 and Microsoft Office
    نحوه تعامل اين اجزا با همديگر در شکل زير نشان داده شده است
  4. مفهوم سرويسهاي اشتراکي ( Shared Services)
    براي درک مناسب از نحوه توزيع و استفاده از سرويسهاي مشترک در SharePoint Portal Server 2007 ، بايد فهم مناسبي از ساختار سلسله مراتبي SharePoint Portal Server 2007 و نحوه طراحي و پيکربندي سرويسها داشته باشيم.
    SharePoint Portal Server 2007 يک زيرساخت قابل گسترش است که مي تواند شهروندان و مراکز و گروههاي مختلف را به همديگر مرتبط بکند. سرويسهاي بنيادي SharePoint Portal Server 2007 عبارتند از :
    شاخص گذاري، جستجو و بارگذاري
    سلف سرويس، اطلاع رساني
    بارگذاري و ايجاد محتوا
    توليد و مديريت پروفيل کاربران
    Single sign on
    براي اينکه بفهميم هر يک از اين سرويسها چگونه کار مي کنند بايد از نحوه گسترش SharePoint Portal Server 2007هاي مختلف در يک سازمان يا در يک اينترانت گسترده آگاه شويم
  5. ساختار گسترش پورتال سرور شيرپوينت 2007
    در ويرايشهاي قبلي اين محصول هر سرور مي توانست سايتهاي پورتال محدودي داشته باشد و همچنين هر سرور از کاربران محدودي پشتيباني مي کرد. در حالي که در ويرايش 2007 از اين محصول اين محدوديتها برطرف يا کاسته شده اند.
    SharePoint Portal Server 2007 داراي کارايي و قابليت گسترش و کارايي خوبي است که بر اساس پيشرفتهاي مبتني بر ويندوز 2003 و .Net Framework مي باشد. خصوصا اينکه SharePoint Portal Server 2007 را مي توان با يک سرور تنها نصب و مورد استفاده قرار داد و در صورت لزوم سرورهاي جديدي به آن افزود و انجام قسمتي از کارها را بر عهده سرور جديد محول کرد. يک Data center با سرورهاي مناسب در اين راه حل مي تواند بيش از يک ميليون کاربر و ميليونها مستند را مديريت بکند.
    Farm scale Characteristics
    Small Server Farm One Web server running the front-end component, index component, and search component. The Web server also functions as the job server. One server running SQL Server 2000.
    Medium Server Farm Two or more front-end Web servers with the search component enabled. One index management and job server.
    One or more computers running SQL Server 2000.
    Large Server Farm Two or more front-end Web servers. Two to no more than four search servers.
    One or more index management servers and normally no more than 4 index servers; one of which is the job server.
    One or more computers running SQL Server 200
    حداکثر تعداد پورتالهايي که توسط يک شبکه از سرورها مي تواند پشتيباني شود به تعداد و نوع سرورها و نحوه پيکربندي سرورها براي استفاده از سرويسهاي مشترک بستگي دارد. اگر يک سرور جزئي از محيط سرويسهاي مشترک نباشد. اين سرور مي تواند حداکثر 15 سايت پورتال را پشتيباني کند و در صورتي که از سرويسهاي مشترک پشتيباني بکند مي تواند تا 100 پورتال را هم پشتيباني بکند. شبکه سرورهاي SharePoint Portal Server 2007 به صورتهاي مختلفي مي تواند باشد. که هريک از آنها داراي کارآيي و قابليت گسترش و ايستايي متفاوتي مي باشد. با توجه به مستندات اين محصول شبکه سرورهاي اين محصول مي تواند به صورتهاي زیر باشد.
    Server type RAM Hard Disk Capacity CPU
    Web server 1 GB 50 GB 1 GHz for every 10 pages per second (or for every 10,000 named users)
    SQL Server computer 4 GB 200 percent of total document storage requirements 25 percent total GHz of all Web servers
    Search server 4 GB 50 percent of total indexed document space 1 GHz for every 20 pages per second
    Index server 2 GB 25 percent of total indexed document space 1 GHz for every 1 million indexed objects
    حداقل نيازمندي براي ايجاد يک پورتال مناسب با قابليت دسترسي بالا
    حداقل نيازمندي براي ايجاد يک پورتال مناسب با قابليت دسترسي بالا، کوچکترين شبکه از سرورها مي باشد که بتواند در صورت بروز يک ايراد به فعاليت خود ادامه بدهد. براي اين منظور نياز به موارد زير مي باشد :
    Server type RAM Hard Disk CPU (Dual Processor)
    Web and search servers (2) 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
    SQL Server computers (2) 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
    Index server 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
  6. با اين تجهيزات مي توان کارايي و قابليت دسترسي زير را به دست آورد :
    پردازش 80 صفحه وب در ثانيه که شامل 10 پرس و جو براي جستجو هم مي باشد.
    شاخص گذاري 10 سند در ثانيه. ذخيره سازي يک مليون سند.
    داشتن بيش از 5 مليون شاخص.
    هاستينگ 25 سايت پورتال. هاستينگ بيش از 50000 سايت شخصي
  7. امکان گسترش
    گسترش قابليتهاي اين راه حل به راحتي امکان پذير است که با افزودن سرورهايي به صورت زير مي توان در هر زمينه گسترش داد:
    افزودن CPU به سرورها
    افزودن سرورو جديد به هر يک از سرورها
    اضافه کردن سرورهاي اختصاصي براي :
    سايتهاي پورتال و تيمها
    سرويسهاي مشترک مرکزي
    سايتهاي کاربران
    سرويسهاي مشترک Share point portal
    هر سايت پورتال در يک شبکه از سرورها، به طور پيش فرض خودش را به صورتي تنظيم مي کند که داراي سرويسهاي جستجو، اطلاعيه ها، قرارهاي ملاقات و پروفايل کاربران باشد. در يک شبکه از سرورها، سرويسهاي پيش فرض به وسيله سايت پورتال مرکزي به سايتهاي پورتال فرزندان ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر را هم مي توان با افزودن به سايت پورتال مرکزي براي ديگر سايتهاي فرزند فراهم کرد. سرويسهاي اصلي و پيش فرض که در همه سايتهاي پورتال قابل دسترسي هستند عبارتند از :
    Search: شامل سرويسهاي انديس گذاري و جستجو مي باشد. سايت پورتال مرکزي سرويس جستجو را براي سايتهاي پورتال فرزند فراهم مي کند.
    Notification: اين سرويس به کاربران کمک مي کند تا از تغيير محتواي مطالب روزمره و مورد علاقه خود آگاه شوند. کاربران مي توانند اين سرويس را براي خود به گونه اي تنظيم کنند که در صورت تغيير در هر يک از موارد : پرس و جو هاي جستجو، نواحي پورتال، فايلها، ليستها، کتابخانه اسناد و پروفيل کاربران ديگر، به صورت مناسب به آنها آگاهي داده شود. نحوه آگاهي ها و دلايل آگاهي دادن مي تواند توسط کاربر تنظيم شود.
    Audience targeting: يک Audience گروه خاصي از کاربران است که محتويات خاصي را مي توانند مشاهده بکنند. مدير سايت پورتال مرکزي اين محتويات و حق دسترسي به آنها را براي آن گروه از کاربران تعريف مي کند و کاربران مي توانند نحوه نمايش آن محتويات را به دلخواه خود تعريف بکنند.
    User profiles: مشخصات هر يک از کاربران در User profiles ثبت مي شود. در SharePoint Portal Server 2007 مي توان اطلاعات کاربران در اکتيو دايرکتوري را وارد کرد و نياز به تعريف مجدد کاربران نيست. پروفيل کاربران داراي 3 ديد مي باشد : ديد شخصي که فقط صاحبان کاربر آن را مي بينند. يک ديد ويرايشي براي مديران که بتوانند اجزاي مورد نياز کاربران را به روز رساني کنند و يک ديد عمومي که همه بتوانند آن را مشاهده بکنند.
    Single sign-on service: يک روش شناسايي که با استفاده از آن يک نفر مي تواند پس از ورود و شناسايي شدن توسط پورتال از همه سرويسها و اطلاعات مختلف استفاده بکند بدون آنکه نيازي به شناسايي مجدد براي هر يک از سرويها و اطلاعات باشد.
    My Site personal sites: با استفاده از اين قابليت هر يک از کاربران مي توانند ظاهر پورتال و محتويات پورتال را به دلخواه خود تنظيم کنند و پس از آن در هر بار ورود به پورتال، فقط اطلاعات و آيتمهاي انتخابي خود را و به همان شکل مورد نظر خود ببينند
  8. دلايل انتخاب پورتال سرور مايکروسافت شير پوينت
    تكنولوژي هاي مختلف براي پورتال در دنيا عبارتند از :
    Sybase Portal
    Oracle Application Server
    JetSpeed
    LifeRay
    WebSphere
    Web Logic
    Sharepoint
    از بين پورتال هاي فوق اگر بخواهيم سمت J2EE برويم بهترين انتخاب WebSphere بوده ولي بدليل قيمت نجومي و عدم دادن ليسانس اين نرم افزار به ايران و نداشتن متخصص نرم افزار نويس براي اين نرم افزار در ايران و همجنين عدم سازگاري سيستم هاي سخت افزاري موجود در سازمان ها با پورتال ذكر شده، خود بخود اين نرم افزار را نفي مي كند. لازم به ذكر است پورتال مذكور Open Source نيست.
    Application Server هاي موجود كه پشتيبان تكنولوژي J2EE باشند به دو دسته تقسيم مي شوند:
    1) Open Source Application Servers مانند Tomcat و Jakarta و ... كه بسيار ساده و ابتدايي مي باشند و امكانات بسيار كمي دارند حتي بسياري از امكانات اساسي J2EE مانندEJB ها توسط آنها پشتيباني نمي شود.
    2) ‍Commercial Application Servers ��انند IBM WebSphare و BEA WebLogic كه داراي امكانات مناسبي مي باشند ولي قيمت آنها بسيار گران و نجومي است و احتمال به خاطر تحريم هم قابل خريداري براي ايران نباشند.
    بيش از 95% سيستم عاملهاي نصب شده بر روي كامپيوترها و نرم افزارهاي مورد استفاده در ايران و استان بر اساس تكنولو‍ژي ميكروسافت مي باشند كه اين سيستم عاملها و نرم افزارها، هيچ نوع قابليت تعامل با تكنولوژي J2EE ندارند و يا اينكه تعاملشان بسيار كم و ناقص است.
    .Net زبانهاي مختلف و زيادي را پشتيباني مي كند در حالي كه برنامه نويسي در J2EE فقط با زبان جاوا امكانپذير است. زبان #C يكي از زبانهاي مشهور براي برنامه نويس .Net مي باشد كه در مقايسه با جاوا برتري هاي بسيار زيادي دارد. از نظر كلمات كليدي اين زبان وضوح بالاتري دارد و اصول مهندسي نرم افزار را بيشتر رعايت مي كند و مفاهيم اصلي مهندسي نرم افزار با استفاده از #‍C راحت تر و كاراتر پياده سازي مي شود1 مقايسه اين دو زبان تنها از نظر مفهوم و كلمات كليدي در زير ارائه مي شود ولي توصيه مي كنيم منبع ذكر شده را كامل تر مطالعه فرمائيد.
    اگر بخواهيم سمت پورتال هاي Open Source مانند Life Ray و يا JetSpeed و ... بريم اين پورتال ها از Application server هايي مانند Tomcat و Jakarta و ... كه بسيار ساده و ابتدايي مي باشند و امكانات بسيار كمي دارند حتي بسياري از امكانات اساسي J2EE مانندEJB ها توسط آنها پشتيباني نمي كنند.
    با اين توضيحات راه حل پيشنهادي ما براي تكنولوژي پورتال SharePoint مي باشد، يکي از محسنات اين راه حل گسترده بودن محصولات مايکروسافتو وجود متخصصان مختلف در هر يک از زمينه هاي آن در کشور مي باشد. همچنين با توجه به نقش تعيين کننده مايکروسافتدر بازار نرم افزار، به نظر مي رسد که در آينده هم ويرايشهاي جديد اين محصول با قابليتها و کارايي هاي بيشتر هم ارائه بشود. اين محصول سازگاري با ديگر مجموعه Office را داراست. همراه اين راه حل چندين سرويس بنيادي پورتال به صورت آماده ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر و مورد نياز بعدي را مي توان در محيط Visual Studio .Net توليد کرد.
    توانائي هاي پورتال
    - تعيين هويت كاربر
    - شخصي‌سازي (User Authentication)
    - يكپارچگي و تجميع سيستم‌ها (Integration)
    - جستجو
    - كار گروهي (Collaboration)
    - مديريت محتواي وب
    - گردش كار (Workflow)
    -اضافه كردن وب پارت
    تعيين هويت
    بنا به تعريف پورتال‌ها اطلاعات و توانايي‌ها را بر اساس مشخصات كاربر ارائه مي‌كنند. به اين ترتيب قدم اول شناسايي كاربر است. در محيط‌هاي اينترنتي اين شناسايي ممكن است از طريق مكانيزم‌هاي ضعيفي نظير نگهداري Cookie صورت گيرد اما در انواع ديگر پورتال نظير پورتال‌هاي داخلي معمولا مكانيزم‌هاي قوي‌تري لازم است.
    اگر هر سيستم در پورتال مكانيزم تعيين هويت جداگانه‌اي با كلمات عبور مجزا داشته باشد، مكانيزم تعيين هويت مشكل‌ساز خواهد شد. نكته اصلي در توسعه يك پورتال كارا فراهم آوردن امكاني است كه كاربر بتواند با يكبار تعيين هويت از تمامي قسمت‌ها و اطلاعات مناسب بهره‌مند شود. اين امر به single sign-on مشهور است.
    شخصي سازي
    شخصي سازي اصطلاحي است كه به فرآيند نمايش محتوا به كاربران بر اساس نوع‌كاربري، موقعيت و يا تاريخچه استفاده آنها اطلاق مي‌شود. پورتال‌ها مي‌توانند به روش‌هاي زير شخصي شوند:
    از طريق نمايش اطلاعات: كاربراني مي‌توانند بخش‌هاي خاصي از رابط كاربر نظير انتخاب نوع و محل نمايش اطلاعات، انتخاب نحوه و فرمت نمايشي، و انتخاب خدمات مورد نظر را سفارشي كنند.
    از طريق محتوي و امكانات: در اين روش محتوايي كه كاربر مشاهده مي‌كند به سلايق او و همچنين انتخاب‌هايي كه سيستم بصورت خودكار انجام مي‌دهد بستگي پيدا مي‌كند. انتخاب‌هاي سيستم بر اساس منطق كسب و كار شكل مي‌گيرد براي مثال بر اساس مشخصات كاربر و يا تاريخچه خريدهاي قبلي وي.
    يكپارچگي و مجتمع سازي (Integration)
    تجميع سيستم‌هاي كاربردي در واقع اتصال سيستم‌هاي مجزا از طريق اشتراك داده‌ها و عمليات خودكار است. براي مثال ممكن است سيستم پرسنلي، دستمزد و حسابداري به شكل يكپارچه ديده شوند اگرچه اين سيستم‌ها به شكلي مجزا عمل مي‌كنند اما از طريق اشتراك داده‌ها و برخي عمليات ممكن است با سيستم پورتال به صورت يكپارچه در رابط واحدي مشاهده شوند
    مجتمع سازي محتوي (Content Integration)
    تجميع محتوي كمك مي‌كند ت محتواي مورد نظر يكبار توليد شده و در موارد متعدد مورد استفاده قرار گيرد. در تجميع محتوا اطلاعات از منابع متعددي اخذ شده و در يك رابط واحد (پورتال) ارائه مي‌شود. به اين ترتيب پورتال مي‌تواند محتواي توليد شده توسط منابع مجزا را به صورتي يكپارچه نمايش دهد. براي مثال سايت يك موسسه مي‌تواند اطلاعات شركاي خود را مستقيما از پورتال اكسترانتي مختص شركا تامين كند.
    جستجو
    جستجو يكي از امكانات كليدي پورتال‌ها است كه از طريق آن كاربران مي‌توانند به اطلاعات مورد نظر خود فارغ از روشي كه در پورتال براي طبقه‌بندي اطلاعات مورد توجه بوده است دسترسي پيدا كنند.
    مديريت محتواي وب (Content Managers)
    مديريت محتوا در واقع فرآيند ذخيره‌سازي، مديريت و ايجاد ارتباط بين مستندات متنوع است. به اين ترتيب مديريت محتوا يكي از بخش‌هاي اساسي سيستم‌هاي پورتال است. مديريت محتواي وب به امكان توليد، ذخيره‌سازي و انتشار مستندات در محيط وب مي‌پردازد.
    اين بخش از امكانات پورتال‌ها بيشتر به ارتباط بين پورتال‌داخلي و يا Extranet با وب سايت سازمان مي‌پردازد. براي مثال ممكن است اخبار توليد شده در پورتال داخلي پتانسيل انتشار بر روي وب سايت شركت را داشته باشند.
    گردش كار (Work Flow)
    از نقطه‌نظر سيستم‌هاي پورتال "گردش‌كار" فرآيند توليد، تاييد و انتشار محتوا است. اين امكان براي كاربران شرايطي را فراهم مي‌كند كه به شكل كنترل شده‌اي به توليد محتوا و انتشار آن بپردازند. گردش كار هاي پيشرفته تر امكاناتي نظير اعلان هاي مناسب و امكانات پيچيده تعريف و تعيين دقيق مراحل كاري را فراهم مي كنند. گردش كار همچنين مي تواند نقش مهمي در فرايند هاي كار گروهي داشته باشد.
    بصورت كلي گردش كار بايستي براي استفاده كننده بسيار ساده باشد و در عين حال امكانات پيشرفته اي براي انجام تنظيم هاي مختلف توسط افراد فني را ارائه كند.
    ايجاد و انجام تعاملات(Collaboration)
    امكانات مختص به كار گروهي از ديگر نيازمنديهاي پورتال محسوب مي شود. امكاناتي نظير سايت پروژه ها، اشتراك مستندات، فضاي بحث گروهي، اخبار داخلي به همراه سيستم هاي اعلان و هشدار قابل تنظيم به كاربران اين امكان راه مي دهد كه اطلاعات خود را به اشتراك گذاشته و به شكل موثرتري كار خود را به انجام رسانند. اين امكانات كمك مي كند كه كارمندان بصورت همزمان و غير همزمان با يكديگر همكاري داشته باشند.
    در اينجا هم وابستگي اين امكانات با ساير امكانات پورتال مشخص است. بعنوان مثال محيط كار گروهي با سيستم هاي عملياتي و امكانات جستجو كمك مي كند كه كاربران نه تنها اطلاعات مورد نياز خود را با سهولت بيابند بلكه بتوانند نتايج كار خود را مستند كرده و در اختيار سايرين قرار دهند.
Loading