مهاجرت از سیستم های سنتی به شیرپوینت - برنامه ریزی

​لازم نیست مهاجرت‌های شیرپوینت طولانی و پیچیده باشند. برای مثال، در یک پروژه مهاجرت‌ از یک سیستم سنتی با سه میلیون تصویر از جمله سخت افزار اختصاصی OSAR در سه هفته تکمیل شده است. کلید مهاجرت موفقیت آمیز به شیرپوینت : برنامه ریزی و تحلیل. از آنجایی که حتی دو مهاجرت به هم شباهت ندارند، مسیری که انتخاب می‌کنید اهمیتی ندارد بلکه پرداختن به پرسش‌های برنامه ریزی کلیدی زیر حیاتی است.
پرسش‌های برنامه ریزی کلیدی

  • حجم اسنادی که قرار است مهاجرت داده شوند چه میزان است؟
  • چه سیاست‌های حفاظتی را در محل اجرا می‌کنید؟
  • چه نوع اسنادی در سیستم فعلی شما ذخیره می‌شوند؟
  • این اسناد در کجا ذخیره می‌شوند؟
  • اسناد در حال حاضر چگونه به سیستم شما اضافه می‌شوند؟ تعیین این روش می‌تواند به شناسایی انواع فایل و دیگر ملزومات مورد نیاز برای  سیستم جدید کمک کند. برای مثال، شاید علاوه بر اسکن به پشتیبانی از فاکس یا ابزار چند کاره نیاز داشته باشید.
  • آیا سیستم فعلی از فولدرسازی استفاده می‌کند؟
  • چگونه اسناد را جستجو می‌کنید؟
  • امنیت را چگونه کنترل می‌کنید؟
  • آیا نسخه های متعدد از یک سند وجود دارد؟ آیا هنگام مهاجرت برای انتقال همۀ نسخه ها برنامه‌ریزی می‌کنید؟
  • آیا از حاشیه نویسی استفاده می‌کنید؟ حاشیه نویسی‌ها چگونه به اسناد اعمال می‌شوند؟ آیا به طور جداگانه جاسازی یا ذخیره می‌شوند؟
  • آیا از سندهای مرکب استفاده می‌کنید؟ برای مثال، ممکن است یک سند ورد (Word) داشته باشید که داخل آن، لینکی به یک سند اکسل (Excel) وجود داشته باشد.
  • آیا از جای‌گذاشت (overlay) استفاده می‌کنید؟
  • آیا از فرآیندهای جریان کاری (Workflow) مرتبط با اسناد برخوردارید؟


وقتی افراد به مهاجرت فکر می‌کنند اکثراً به محتوا می‌اندیشند. در واقعیت، محتوا تنها نیمی از این کارزار است. موارد دیگری نیز وجود دارند که طی مرحلۀ تحقیق و جستجو باید بررسی و ارزیابی شوند. مثلاً، آیا از برنامه های نرم افزاری پشتیبانی شود؟ سیستم فعلی شما با کدام برنامه ها ادغام می‌شود و چگونه آن‌ها را جایگزین می‌کنید؟ آیا شیرپوینت می‌تواند از نیازهای برنامه پشتیبانی کند؟ دربارۀ کاربران نهایی چه فکری می‌کنید؟
خیلی اوقات کاربرانی را می‌بینیم که حتی از سیستم مدیریت محتوای شرکتی سنتی فعلی مستقر خود استفاده نمی‌کنند. مهم است که بررسی کنیم چه فرآیند تغییر یا بهبودی برای انگیزش آن‌ها در جهت استفاده از سیستمی جدید به منظور پیشرفت مورد نیاز است. شما چگونه این پروژه را از شکست باز می‌دارید؟ پاسخ برنامه ریزی و تحلیل است. تعیین کنید که چه قدر به شیرپوینت متعهد هستید، سازمانتان چه قدر به شیرپوینت متعهد است و آیا نرخ برگشت سرمایۀ واقعی در مهاجرت وجود دارد یا خیر.
 

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS