مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت دوم

در قسمت اول​ این مطلب در خصوص مشکلات پیش روی مدیریت اطلاعات و شیوه هایی برای اصلاح انها صحبت کردیم. در اینجا مطلب را ادامه می دهیم.

رژیم و ورزش
در سطوح بالا، راه دست یابی به مدیریت اطلاعات قوی تر و کارآمد تر برای تمامی سازمان ها یکسان است. مشابه مسیر یک زندگی سالم، فعال و طولانی که همان رژیم و ورزش است. اما مشکل در اینجا است که روش گنجاندن رژیم و ورزش در زندگی روزمره  پدر یا مادری خانه دار که در دهه سوم زندگی خود با سه فرزند دریک کلان شهر به سر میبرد با روش یک متصدّی مجرد که در دهه چهارم زندگی خود به سر می برد و هر هفته چهار مرتبه رفت و آمد درون شهری دارد بسیار متفاوت خواهد بود.
 
 مثال فوق برای مدیریت اطلاعات در شرکت ها نیز صادق است. گستردگی نیروی انسانی، فضای فیزیکی برای فعالیت نفرات، سخت کوشی، فرهنگ و سابقه مدیریتی بعلاوه قدرت و ضعف بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه در مجموع گامی مشخص را در جهت اعتلای مدیریت اطلاعات تشکیل می دهند که برای هر سازمان متفاوت است. با این حال، هر یک از این مسیرهای مجزا می تواند در قالب پیشنهادهای عمومی " رژیم و ورزش " که تمامی سازمان ها برای پیشرفت نیازمند به کارگیری آن هستند خلاصه شود.
. دست یابی به نظم سازمانی
 تا زمانی که رؤسا ا��ن حقیقت را درک وقبول نکنند که مدیریت اطلاعات باید یک اولویت راه بردی باشد چیز زیادی در راستای پیشرفت مدیریت اطلاعات نمی تواند رخ دهد. شما نیازمند آن هستید تا هر اقدامی را که در جهت افزایش آگاهی و اشاعه آن در میان مدیران اجرایی و مدیران ارشد نیاز است انجام دهید.

. ایجاد نهادی موقت به منظور طراحی نگرش شرکت به مدیریت اطلاعات
اشتباهی متداول، در نظر گرفتن شخصی خاص برای در دست گرفت مدیریت اطلاعات و قبول طراحی برنامه توسط او، پیش از استخدام سایر مشارکت کنندگان در پروژه است. و مادامی که این اندیشه همگان را اغوا می کند ( اگر از کمیته ناظر جان سالم به در برد، به سرعت نظر جمع را جلب کرد و مجالی برای صحبت کردن شما در برابر جمع را داد) ریسک بزرگی متحمل می شوید  که نظر سایر نهادهای شرکت ( از بخش IT گرفته تا حقوقی و سایر نهادهای مرتبط) را دخیل نمی کنید. بهتر آن است که از ابتدا تیمی متشکل از بخش های مختلف را به منظور حل مشکل تعیین کنید. ممکن است زمان بر باشد اما نتیجه حاصله بهتر خواهد بود.

. بستر نرم افزاری در دسترس و قوی را انتخاب کنید، از انجام کارهای دشوار اجتناب کنید و یکباره آن ها را حل و فصل کنید.
درحالی که به دنبال برنامه ای کوتاه مدت برای اجرای توسعه مدیریت اطلاعات نیستید    نمی خواهید که مشکل، در طول 6 تا 12 ماهی که مشغول طراحی برنامه ای بلند مدت برای مدیریت اطلاعات هستید بزرگ تر شود. برای مثال اگر در ماه آینده خواهان انتقال 6 میلیون سند قدیمی به یک سامانه مدیریت اسناد جدید هستید باید اطمینان حاصل کنید که نیازهای مدیریت اسناد نیز در این نقل و انتقال منظور شده اند.
اعمال مدیریت اطلاعات بر روی محتوای انتقال یافته، بعد از پایان انتظار برای انتقال اطلاعات، باعث اتلاف وقت و انرژی و بالا رفتن هزینه و ریسک جا به جایی  خواهد شد.
تا زمانی که مراقب این سه عامل باشید، نهادی برای مدیریت اطلاعات خواهید داشت که  ابتدا با تعریف کردن ماهیت و مدل عملکرد خود و سپس با ترسیم  نقشه راه  و اقدام علیه مشکل آماده پیشرفت است. ساختار دقیق آن از سازمانی به سازمان دیگر تا حدودی متفاوت است اما به طور معمول شامل مواردی از قبیل سیاست توسعه ، مدیریت اسناد پروژه، آموزش، افزایش سطح آگاهی و فعالیت های آموزشی می باشد. در ضمن، تفکر راه بردی در خصوص چگونگی کمک رسانی حوزه مدیریت اطلاعات برای دست یابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت شرکت، می تواند یکی دیگر از موارد اشتراک باشد.
 
کلام آخر
آگاهی از چالش های نرم افزار SharePoint  در دنیا کم نیست  و اغلب مدیریت بهتر آن به عنوان یک راه حل پیشنهاد می شود. در حالی که من با  اعمال مدیریت بهتر بر SharePoint به عنوان یک راه کار مخالف نیستم، خوشبختانه توانستم شما را متقاعد کنم که مشکلات مدیریت اسناد در این نرم افزار ریشه هایی عمیق تر و بسیار بنیادی تر دارد که تنها نیازمند مدیریت بهتر آن نیست. مادامی که دست یابی به مدیریت اطلاعات در سازمان شما، مشکلات SharePoint شما را به طرز جادویی حل نمی کند، می تواند تنها تلاشی به منظور رفع آن مشکلات محسوب گردد.    

 

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS