مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت اول

​اگر این روزها  کار با نرم افزار SharePoint را به عنوان بستری برای مدیریت اسناد تجربه کرده باشید، مطلع هستید که بیشتر سازمانها تلاش می کنند تا به نحوی موثر از آن استفاده کنند. همچنین به نظر می رسد که باید با آثار منفی استفاده ناکارآمد از آن نیز آشنا باشید. ازدیاد سایتها که معمولاً به علت گسترش نسخه های  SharePoint ایجاد می شود، عدم وجود استانداردی معلوم جهت مشخص کردن مدارکی که باید ذخیره شوند و همچنین محل و شیوه ذخیره آن ها و نبود راهنمایی مشخص به منظور پی بردن کاربران از چگونگی دسته بندی مدارک، نبود و یا کمبود ظرفیت به منظور ارتقاءِ  مدیریتِ  دوره ی عمرِ  اطلاعات مفید، اختیار عملِ کاربران در مدیریت و نظارت بر روی مواردی مانند ساختار سایت و مخزن اسناد و اعمال نظر در امنیت و تنظیمات دسترسی یا سلامت مدرک و ده ها، صدها و شاید هزاران صفحات بلا استفاده که در مجموع نمایانگر محلی برای دفن زباله های دیجیتال در ابعاد بسیار بزرگ هستند، همه و همه از جمله‌ی این آثار منفی است.

 شیرپوینت
 
علت آن که بسیاری از مؤسسات از بیشتر ( چه بسا همه ی) این عملکردهای  SharePoint  رنج می برند تا حدودی مربوط به کاربری آسان  SharePoint است. گسترش نرم افزار و رصد کردن سایت ها از طریق آن ساده، کاربری گزینشی برای مصرف‌کننده نهایی و اعمال نظارت برروی آن آسان و پیکربندی(Configuration) و دریافت اطلاعات به وسیله کاربر نهایی امری سهل است.
 
اما تمام این سهولت در استفاده، و آزادی نیازمند نظام سازمانی فوق العاده ای است تا نتیجه ای مطلوب حاصل شده و از کاربری غلط جلوگیری به عمل آید. ولی متاسفانه بیشتر سازمان ها به گونه ای تاریخی نظم مورد نیاز  جهت بهره برداری از توانایی های   SharePoint  را دارا نبوده اند.  
 
مشکلات بیشتر
زمانی که شروع به بررسی بیشتر کرده و می پرسید که چرا سازمان ها  فاقد نظام مورد نیاز جهت استفاده موثر از SharePoint بوده اند به سرعت درخواهید یافت، اشکالاتی از این نرم افزار که من در این جا ترسیم کرده ام  تنها  بخشی  از  کوه عظیم  مشکلات آن است. آن ها   تنها علائم مشکلی به مراتب بزرگتر و مشقت بار تر در این سازمان ها هستند که آن نبود و یا ضعف مدیریت اطلاعات در سطح امور سرمایه ��ذاری است.
اگر این مشکل حل نشده رها شود، بهره مندی از فناوری مدیریت اسناد را، چه با استفاده از SharePoint  که در میان سه سامانه بزرگِ (همگام با  IBM, EMC, OpenText) مدیریت محتوای سازمانی قرار دارد و چه با اتخاذ راه حلی متمرکز به منظور برطرف کردن شیوه تجارت عمودی (به عنوان مثال در مدیریت قرارداد، مدیریت طراحی مهندسی، مدیریت چرخه‌ ی عمر محصول، و غیره) ، بسیار دشوار می کند.
 
آزمون جهان شمول
اکنون کاری خواهم کرد که در میان مشاوران متعارف نیست یعنی با جمله نامفهوم "به این بستگی دارد که..." به اینکه مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است پاسخ نخواهم داد. در عوض به طور قاطع اعلام خواهم کرد که مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است. !

اگر هریک از گزاره های زیر برای سازمان شما صادق است، دارای مشکلات مدیریت اطلاعات هستید. همین و بس. هرچه تعداد بیشتری از این گزاره‌ها درمورد شما صادق باشد‌‌ مشکلات مدیریت اطلاعات شما وخیم تر است :

  • هیچ نهاد سازمانی مدیریت اطلاعات را در دست ندارد.
  • حق مدیریت اطلاعات در انحصار گروهی خاص است ( برای مثال گروه فناوری اطلاعات (IT)  یا گروه حقوقی).
  • اعطای مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات به افراد متفرقه، تعدّد مدیر عاملان اجرایی را زیاد کرده است. ( به عبارت دیگر، مقام ارشد، با حق مالکیت مدیریت اطلاعات، مدیران زیر دست مدیر عامل اجرایی نیستند).
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسته عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات به آن ها تعلّق ندارد و هردو یا یکی از دو نهاد دیگر آن را بهتر مدیریت می کنند.
  • هر یک از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه (شاید هر سه) عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات مختص آن ها بوده و هیچ یک از دو نهاد دیگر نباید آن را تصاحب کنند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفتن نیازهای حوزه مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار نباشد.

 
حاضرم شرط ببندم که اگر سازمان شما از مشکلات مرتبط با SharePoint رنج می برد برخی از گزاره های فوق (چه بسا همه‌ی آن ها) در مورد سازمان شما صادق است. و حقیقت تلخ آن است که اگر شما با این مشکلات پایه‌ در حوزه مدیریت اطلاعات  مقابله نکنید  هیچ گاه قادر نخواهید بود تا به طور صحیح مشکلات سخت تر،  بارز تر و پیش رویSharePoint  را حل کنید.
 
 
توضیح واضحات
یک روش برای تصور اینکه مدیریت اطلاعات قوی و موثر چگونه است قبول مشکلات مطروحه فوق توسط اینجانب و اصلاح آنها از طریق شیوه های زیر است:

  • یک نهاد سازمانی معیّن مدیریت اطلاعات را در دست بگیرد.
  • مالکیت مدیریت اطلاعات نیازمند تعامل  و مشارکت بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای مرتبط با سازمان است.
  • مدیران ارشد اجرایی مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات را برعهده بگیرند.
  • بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان شرکت، مالکیت مدیریت اطلاعات را مسئولیتی مشترک تلقّی کنند.
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان، مدیریت مؤثر اطلاعات را در گرو همکاری دو گروه دیگر بداند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفته شدن نیازهای مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار باشد و دنبال شود.

 
در طول 15 سال حضور من در فضای مدیریت اطلاعات، ارگان هایی که به گونه ای مؤثر از دارایی های اطلاعاتی خود محافظت کرده اند آنهایی هستند که خصایص فوق را از خود نشان می دهند.
هرچقدر بیشتر از این خصایص بهره ببرند به همان نسبت نیز در مدیریت اطلاعات موفق خواهند بود و هرچه کمتر نا موفق تر.

ادامه دارد....

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS