شیرپوینت به عنوان پورتال سازمانی

شیرپوینت به عنوان پورتال سازمانی

تا کنون در مورد شیرپوینت مطالب زیادی منتشر شده است همه آنها در مورد مزایای شیرپوینت نوشته‌اند و اینکه شیرپوینت از چه سرویسهایی تشکیل شده است و هر کدام از این سرویسها چه کارهایی را انجام می دهد. و این مثل این است که بگوییم در کارگاه نجاری چه ابزارهایی وجود دارد و هر کدام چه استفاده ای دارند. آیا با دانستن این اطلاعات و داشتن همه این ابزارها و چوبها می توانیم یک اتاقک چوبی یا یک تخت خواب زیبا بسازیم؟ پاسخ قطعا منفی است. هنر استاد نجار عامل اصلی برای ایجاد یک تخت زیباست. قطعا لوازم خوب و کارآمد نیز کمک مناسبی برای استاد نجار می باشد.
در این مطلب سعی شده است تا به جنبه‌هایی از هنرها و توانایی‌های لازم برای تولید یک پورتال سازمانی خوب با شیرپوینت بپردازیم. فرض من بر اين است که شما خواننده عزیز قبلا در خصوص شیرپوینت، سرویس‌ها و وب پارت‌های آن اطلاعات کافی دارید. البته می توانید با مطالعه سایر مطالب همین بلاگ اطلاعات خود را در این زمینه افزایش دهید.

پورتال سازمانی چیست؟
سوال کلیشه ای با تعداد بیشماری پاسخ که با یک جستجوی ساده به زیان فارسی یا انگلیسی در اینترنت به آن خواهیم رسید. اما در اینجا از زاویه ای دیگر به این مساله می پردازیم. طبیعتا ما به عنوان یک طراح پورتال و یا مدیر IT ابتدا باید بدانیم که از پورتال سازمانی چه می‌خواهیم و انتظار داریم بعد از مستقر شدن پورتال درون سازمان چه نتایجی حاصل شود.
سازمان و یا شرکت شما از هر نوعی که باشد چه تولیدی، چه خدماتی، چه خصوصی و چه دولتی فرقی نمی‌کند در هر صورت مجموعه ای از نیازها وجود دارند که در پی ایجاد یک سازمان شکل می گیرند. نیازهایی مانند:
اطلاع رسانی : طبیعی است که هر سازمانی نیاز دارد تا به اعضای خود مواردی را اطلاع دهد. این موارد می تواند در قالب اخبار سازمان، تابلوی اعلانات، پیام های شخصی به گروه مشخصی از اعضای سازمان و موارد دیگر شکل داده شود. البته برخی اطلاع رسانی ها فراتر از موارد مرتبط با فعالیت سازمان است و صرفا جنبه اطلاع رسانی دارد، مواردي مانند: پیش بینی وضعیت آب و هوا، نرخ طلا و ارز، اوقات شرعی، اخبار خبرگزاری‌ها، روزنامه‌ها و ...
مدیریت اسناد: برای ثبت هر چیزی در یک سازمان معمولا از کاغذ و یا فایل کامپیوتری استفاده می شود. البته گاهي اوقات نرم افزار مشخصی برای مدیریت داده های یک حوزه خاص تهیه شده است. اما گذشته از آن همیشه انبوهی از فایلها وجود دارند که بر روی کامپیوترها، تبلت‌ها و گوشی‌های هوشمند اعضا پخش می باشند. و کاغذهایی که در بایگانی‌های رو به رشد انبار می‌شوند.
تعاملات: اعضای سازمان برای پیشبرد امور روزمره خود نیاز به تعامل با یکدیگر دارند. تهیه یک طرح یا گزارش که نیاز به مشارکت چندین نفر دارد، یک جلسه برای تصمیم گیری پیرامون موضوعی مشخص، نهایی شدن یک درخواست که نیاز به چند مرحله تایید دارد. نمونه هایی از نیازهای تعاملی پرسنل سازمان می باشد.
دسترسی به اطلاعات مجاز: در تمام سازمان ها اطلاعات طبقه بندی شده هستند و همه افراد به تمام اطلاعات دسترسی ندارند. البته این مساله نباید باعث سختی پرسنل در دسترسی به اطلاعاتی شود که اجازه به دسترسی به آنها را دارند. نیازهای اطلاعاتی پرسنل نسبتا زیاد است و به دو شکل ممکن است برای دسترسی به اطلاعات دچار مشکل شوند. برخی از این اطلاعات توسط نرم افزارهای اختصاصی آن حوزه مانند سیستم مالی مدیریت می‌شوند و طبیعی است که برای همه کاربران نمی‌توان به آن نرم افزار دسترسی داد. برخی دیگر از اطلاعات تحت کنترل نبوده و مثلا در فایلهای اکسل نگهداری می شوند که برای این دسته از اطلاعات از بیم دسترسی غیرمجاز، معمولا به سختی می‌توان به اطلاعات مناسب دسترسی پیدا کرد.

پورتال سازمانی، محیطی است که نیازهای مطرح شده را به نحو مطلوبی تحت پوشش قرار می دهد.

آیا شیرپوینت کامل است؟
حال سوال اینجا است که آیا شیرپوینت به عنوان یک بستر با سرویس های متعدد کارگاهی کامل برای ساخت یک پورتال سازمانی به دست یک طراح خبره می باشد؟
پاسخ من به این سوال منفی است. از دیدگاه من اصلا مایکروسافت قصد نداشته که یک کارگاه با تمام اجزا را ایجاد و ارایه نماید. بلکه هدف اصلی ایجاد یک بنای محکم با ابزارهای اصلی است و فراهم کردن شرایط برای سایر تولیدکنندگان که ابزارهای متناسب را بسازند و به کارگاه اضافه کنند. لذا شما در شیرپوینت به طور مثال وب پارت طلا و ارز نمی‌بینید.
نگران نباشید. شرکت پرنیان پردازش پارس فروشگاه شیرپوینت را به آدرس http://www.sharepointstore.ir برای تکمیل کارگاه شیرپوینت تان فراهم آورده است. در این فروشگاه می توانید وب‌پارت‌هایی را که بر اساس تجارب متعدد پیاده‌سازی پورتال توسط پرنیان و خواسته‌های مشتریان مطرح شده‌اند، مشاهده و استفاده نمایید.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS