بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

شركتهاي استفاده كننده از راهكار مبتني بر شيرپوينت

در اين مطلب سعی بر اين بوده که توانايی ها و قایلبت های شیرپوینت را بری مديريت داده ها در حجم وسيع اطلاعات مورد بررسی قرار دهيم . اين مستند حاوی چند Case study مربوط به Microsoft می باشد ، که در رابطه با چند شرکت بزرگ دنيا که برای مديريت و ارتباط بين پروژه ها و کارمندان و مشتريان از SharePoint استفاده نموده اند ، اين بررسی را انجام داده است . راهکارهايی که Sharepoint برای اين شرکتها در زمينه های مختلف مديريتی و ارتباطی و همچنين سيستم فروش ارائه نموده ، موجب بالا رفتن کا رايی و بهره وری و دسترسی پذيری سريع به اطلاعات شده است .

شرکت HP

اين شرکت در سال 1939 توسط Hewlett Packard تاسيس شد.HP فعاليت خود را بر روي کامپيوتر هاي نوت بوک و ديسک هاي ذخيره سازي و از همه مهمتر چاپگر ها شروع کرد. شعبه مرکزي اين شرکت در شهر پالو آتو کاليفرنيا واقع مي باشد. امروزه HP راهکارهايي را در زمينه تکنولوژي به مشتريان و سازمان ها در سر تا سر جهان عرضه مي نمايد. HP در سال 2002 با شرکت کامپيوتري Compaq ادغام گرديده ويک تيم قدرتمند با 140000 کارمند را در 178کشور تشکيل داد، و 72 ميليون دلار درآمد در آن سال بدست اورد. شرکت HP با بکارگيري Microsoft Office Sherpoint Portal Server 2003 ،Windows Sharepoint Service در جهت ايجاد يک محيط همکاري و دسترسي پذيري اطلاعات باعث افزايش بهره وري گرديد.
در حال حاضر از 140000کارمند اين شرکت ،حدود 35000 نفر در حال استفاده از Sharepoint مي باشند (5000 سايت گروهي)، و HP در نظر دارد طي 12ماه آينده اين رقم را بصورت قابل توجهي افزايش دهد(1000-500 سايت گروهي در ماه).
HP همچنين انتظار داشت که Sharepoint بتواند هزينه هاي عملياتي اضافي اين شرکت را تا ميليونها دلار کاهش دهد. به اشتراک گذاري صحيح و مؤثر اطلاعات باعث کاهش کارهاي اضافي و کم شدن زمان صرف شده در پردازش هاي تجاري مي شد، به همين دليل HP نياز به يک راه حل ساده و کم هزينه براي توسعه سيستم ارتباطي و همکاري بين تمامي مراکزش را داشت.

راهکار(Solution)
شرکت HP با استفاده از Sharepoint يک پرتال قابل اطمينان را براي افزايش همکاري هاي گروهي ويکي کردن منابع اطلاعاتي مختلف ايجاد نمود. اين پرتال يک محيط کاري مناسب را براي کاربران اطلاعات فراهم مي کرد و آنها قادر به ايجاد سايت هاي مختلف و ارئه سرويس به کارکنان شرکت و سهامداران و مشتريان را با تعيين سطوح مختلف دسترسي براي آنها فراهم مي کرد.

نتايج سودمند حاصله(Benefits)
- بالا رفتن سطح همکاري افراد با يکديگر و دسترسي سريع و آسان به اطلاعات اشتراک گذارده شده.
- کاهش هزينه هاي اضافي (150000دلار در ماه ) و پس انداز ميليوني شرکت HP به علت راحتي استفاده و انعطاف پذيري پرتال ايجاد شده .
- ارائه امکانات ديگري از قبيل نسخه بندي اسناد، گردش کارها، همکاري هاي آسان بر روي پروژه ها و اسناد ،
- ايجاد وظايف براي کاربران و امکان شخصي سازي محتويات سايت توسط افراد از ديگر امکاناتي بود که توسط اين پرتال در اختيار HP قرار مي گرفت.


شرکت نفتي Chevron

Jeffc hagler رئيس نرم افزاري شرکت Chevron Chevron مي گويد: Chevron در نظر داشت تا از سيستم Microsoft office 2007 جهت پشتيباني و مديريت اطلاعاتشان استفاده نمايند، وآن را براي مديريت مؤثر، در حجم زيادي از اطلاعات که توليد شده بود به کار گيرند. و همچنين بتوانند اين اطلاعات را به صورت روزانه در تمامي مراکز اين شرکت به اشتراک بگذارند .

موقعيت (Situations)
شرکت Chevron پنجمين شرکت بزرگ تجاري در زمينه نفت و گاز در دنيا ميباشد.اين شرکت در حال حاضر با 53000 کارمند در 180کشوردر حال فعاليت مي باشد. امروزه چگونه امکان مديريت يک حجم وسيع از اطلاعات (در حدود 180ترابايت) که در حال توليد ، ذخيره و يا بازيابي مي باشد وجود دارد.بيش از 53000 کارمند و کارگر به طور زنجير وار در حال فعاليت در سرتاسر مراکز نفت و گاز مربوط به اين شرکت در زمينه هايي از قبيل پژوهش و اکتشاف تا توليد ،تصفيه نفت، حمل و نقل و بازاريابي مي باشد.با توجه به فعاليت مذکور روزانه حجم بزرگي از اطلاعات در مراکز اين شرکت در حال توليد مي باشد و اين شرکت براي باقي ماندن در عرصه رقابت و بازاريابي نياز به مديريت و اشتراک اين داده ها دارد.
اغلب کارمندان اين شرکت اطلاعات مهم وضروري را بر روي فايل هايي روي Desktop کامپيوترشان و يا درEmail هايشان نگهداري مي کردند و اين اطلاعات قابل دسترس براي ديگر افراد نبوده و نسخه هاي مختلفي از اسناد مدام در حال منتشر شدن بودند. بعلاوه يک محل مرکزي مناسب که داده ها در طول زمان بتوانند درآن نگهداري شوند وجود نداشت.
به علت مشکلات مذکور، شرکت Chevron مي خواست براي بهبود بخشيدن به مديريت دادها و کاستن مقاديرe-mail ها جهت نگهداري اسناد حجيم و بهبود بخشيدن به توان عملياتي کارمندان و بهتر شدن سياست نگهداري اطلاعاتي مؤثر و کارآمد تهيه نمايد.

راهکار(Solution)
Chevron درصدد بر آمد تا يک سيستم مديريت در سطح وسيع داده ها محيط همکاري مناسب بر اساس Microsoft office 2007 وSharepoint 2007 وMicrosoft office Groove 2007 ايجاد نمايد.
اين شرکت سيستم خود را با يک پرتال متمرکز در Sharepoint 2007 که در واقع مخزن مرکزي را براي اسنادشان فراهم مي کرد ايجاد مي نمود و اين امکان را به آنها مي داد تا بتوانند تمامي اطلاعاتشان را در آن نگهداري نموده و يک مديريت کلي بر روي آنها داشته باشند.
Chevron در نظر داشت تا از قابليت Sharepoint 2007 براي ديدن فايل ها در زمان متصل نبودن به اينترنت جهت اطلاعات نفتي خود که در حدود 500 ترابايت بود استفاده نمايند و همچنين بتوانند مدلي را ظاهر سازي نمايند که اطلاعات هميشه در دسترس کارمندان باشد، حتي زمانيکه در حال کار کردن در يک مکان دور از دسترس و شبکه محدود قرار داشتند ، مثل آنگولا. Chevron همچنين در نظر داشت تا Office Groove2007 وMicrosoft OfficeOneNote 2007 را به زير ساخت نرم افزاري خودش اضافه نمايد.

نتايج سودمند حاصله (Benefits)
- بهبود يافتن کيفيت تصميمات در جهت تعيين محل وبازيابي داده هاي مربوطه
- کم شدن هزينه ها بوسيله مديريت مؤثر داده ها در يک ساختار مديريت پيوسته
- بالا رفتن سطح اگاهي و بهره وري کارکنان با استفاده از ابزارهايي که براي گرد آوري، سازماندهي واشتراک گذاري داده ها و اطلاعات وجود داشت.
- کارکردن با يکديگر به صورت پويا در هر جا و در هر زمان.


شرکت بيمه Pacific Life

اين شرکت در سال 1868در شهر Newport Beach واقع در ايالات کاليفرنيا پايه گذاري شد. شرکت فوق در زمينه بيمه براي محصولات و افراد و شرکت هاي تجاري ودادن سرويس به آنها و همچنين طرح هاي مربوطه به حقوق باز نشستگي افراد فعاليت مي نمايد. در چند صده گذشته اين شرکت با بکار گرفتن حدود 3000 نفر از افراد به عنوان يک مجموعه مؤثر و کار آمد در اين مسير به فعاليت خود ادامه داده و امروزه تقريبا نيمي از شرکت هاي بزرگ آمريکا جزء مشتري هاي اين شرکت مي باشند.
يکي از مشخصه هاي موفقيت اين شرکت کنترل و ارزيابي روش کاري کارکنان و ابزارها و تکنولوژي هايي بود که از آنها استفاده مي کردند و اين کار در پيشرفت کاري آنها تاثير زيادي داشت . طولي نکشيد که تيم IT اين شرکت نياز به روش و راه حلي براي کارکردن با يک ميليون سند (در حدود يک ترابايت داده ) که از نظر تجاري نيز برايشان حياتي بود ، پيدا کرد.
آقاي کامرون کاسگرو رئيس اطلاعات شرکت بيمه مي گويد: دسترسي به اطلاعات يک شخص که در ميان هزاران سند ديگر ذخيره شده بود، باعث شده بود کارمندان زمان زيادي را صرف پيدا کردن آن نمايند،که اين موضوع مشکلات زيادي را در حوزه کاري آنها بوجود مي آورد. اين شرکت به علت نداشتن سيستم کارآمد و توانا در زمينه همکاري و اطلاع رساني ، مشکلاتي را در رقابت و تجارت با ديگر شرکت ها در پي داشت.

راهکار(Solution)
براي رسيدگي به اين مشکلات مسئولان اجرايي IT اين شرکت تصميم گرفتند که در حدود 1400نفر از کاربران خود را از سيستم عامل Windows XP به سيستم عامل Windows Vista انتقال داده و همچنين يک پرتال دسترسي سريع و آسان به اطلاعات اشتراک گذارده شده توسط کارمندان و سهامداران و مشتريان، امکان سرمايه گذاري بيشتر وسرويس دهي مؤثرتر به کاربران را فراهم کرده بود. کاربران امروزه مي توانند با ورود به اين پرتال از برنامه هاي تجاري و مديريتي پروژه ها آگاهي داشته و همچنين از برنامه هاي وابسته به Office Microsoft نيز در اين سيستم استفاده نمايند . کاربردي وسيعي را بر اساس Sharepoint 2007 براي کارکنانش در قسمت IT و بازاريابي فراهم نمايد، و همچنين يک سيستم اطلاع رساني را بر اساس Microsoft Office Server 2007 ايجاد نمايند .
براي رسيدن به اين برنامه ها، پرتال مطرح شده بايد توانايي ايجاد يک محيط مرکزي مناسب جهت همکاري و مکاني را براي نگهداري اسناد آنها فراهم مي کرد و همچنين شامل قالب هاي استاندارد بر اساس Microsoft Office Word 2007 را برايشان فراهم مي نمود .
اين پروژه در دو مرحله ايجاد شد ، مرحله اول شامل توسعه ويندوز Vista براي 100 کاربر تجاري و توسعه Sharepoint 2007 به عنوان يک پرتال براي کاربران IT بود . مرحله دوم نيز شامل توسعه ويندوز Vista براي مابقي کاربران و توسعه Microsoft Office 2007 براي تمامي کاربران و توسعه Sharepoint 2007 به عنوان يک پرتال براي کاربران بازارياب بود . و همچنين ايجاد يک ابزار بر اساس Exchange server 2007 براي کارهاي اطلاع رساني هم از جمله کارهايي بود که در اين مرحله انجام مي شد .


شرکت DELL

شرکت Dell به عنوان يکي از شرکت هاي بزرگ سخت افزاري دنيا مي باشد . اين شرکت در زمينه پشتيباني از کامپيوترهاي سرور و دستگاههاي ذخيره سازي اطلاعات و سوئيچ هاي شبکه و ديگر تکنولوژي ها مشغول خدمات رساني به مشتريان مي باشد . در حال حاضر Dell با بيش از 78700 کارمند در سرتاسر دنيا مشغول فعاليت مي باشد . آقاي توماس اسپارکس مدير ITشرکت DELL مي گويد :تمام ارتباطات و همکاريهاي اين شرکت بر اساس e-mail ها و فولدرهاي عمومي و فايلهايي که بر روي سرور قرار داشت انجام مي گرفت . به همين دليل مشکلاتي در جستجو و دسترسي به اطلاعات و کارهاي مديريتي براي اين شرکت وجود داشت .

راهکار (Solution)
شرکت DELL براي رسيدگي به اين مشکلات و جهت ايجاد زمينه اي براي همکاري هاي گروهي و اشتراک منابع اطلاعاتي تصميم به استفاده از Sharepoint جهت ايجاد يک پايگاه مرکزي مناسب گرفت . اجراي اين پروژه براي تمامي کارکنان شرکت DELL نتيجه بخش بود و باعث ايجاد يک فضاي قابل انعطاف براي کارهاي مديريتي و ارتباطي بين افراد شده بود .
آقاي مارکوس مدير اجرايي اين پروژه مي گويد : ما در گذشته يک پايگاه گسترده براي همکاري بخش هاي مختلف تجاري نداشتيم و با استفاده از سيستم ايجاد شده توسط Sharepoint 2007 ، انتظار زيادي براي ارائه بهتر همکاريهاي تيمي وجود داشت
پرتال ايجاد شده توسط Sharepoint باعث بوجود آمدن ارتباط آسان و سريع بين گروههاي کاري Dell و سهامداران با مشتريان گرديد .
آقاي آنو مهتا يکي از مديران اين پروژه مي گويد : اين توانايي توسط شرکت Dell بوجود آمد ، تا بتوانند سايت هايي را براي همکاري بين پروژه ها ايجاد نمايند، و از طريق آن امکان به اشتراک گذاري اسناد و زمانبندي پروژه ها و گزارش گيري از وضعيت پروژه ها داشته باشند .
از طرفي ديگر Dell براي پشتيباني از Sharepoint و بالا بردن توانايي آن جهت رشد و توسعه ، تصميم به اجراي اين پرتال روي سرورهاي Power Edge 2950 گرفت . همچنين بخش IT اين شرکت براي پشتيباني از اطلاعات و جهت دسترسي پذيري به داده هايشان در اين پرتال تصميم به راه اندازي SQL Server 2005 بر روي سرورهاي Power Edge 2950 گرفتند .
آقاي اسپارکس مي گويد : ما در ابتدا در نظر داشتيم از 16 نمونه SQL Server براي اطلاعات استفاده نمائيم، که اين تعداد در آينده مي تواند قابل توسعه باشد .
آنها همچنين از SQL Server براي انجام عمل mirroring از اطلاعاتشان را داشتند که باعث بالا رفتن سرعت دسترسي پذيري و کاهش خطر از بين رفتن داده ها مي گرديد .
شرکت DELL براي پشتيباني داده هاي اين سيستم از دستگاه SAN با ظرفيت 35 ترابايت استفاده نمودند. آنها همچنين در مورد استفاده يک SAN ثانويه جهت پشتيباني از داده هاي مربوط به سايتشان در Sharepoint تحقيق و بررسي نمودند .

نتايج سودمند حاصله (Benefits)
- بالا رفتن سطح همکاري ميان کارمندان و ايجاد محيطي براي به ا شتراک گذاري اسناد
- بالا رفتن سرعت دسترسي پذيري
- کاهش هزينه ها و بالا رفتن سطح امنيت و نظم در کارها


شرکت توسعه نرم افزاري و اطلاعاتي OCI

آقاي جان هالز ، رئيس عملياتي شرکت OCIمي گويد : امروزه کاربران خيلي راضي و خوشحال هستند از اينکه خدمات رساني به آنها سريعتر از گذشته انجام مي شود. همچنين ما نسبت به رشد و توسعه وضعيت تجاري شرکت به صورت کار آمد و مؤثر اميدوار مي باشيم.

موقعيت (Situation)
شرکت OCI، يک شرکت توسعه نرم افزاري و اطلاعاتي است که در حال خدمات رساني به کاربرانش در سرتاسر دنيا مي باشد. اين شرکت در اکتبر سال 2002 توسط چهار سرمايه گذار ، که هر کدام بيش از 30 سال تجربه در زمينه هاي شبکه و مديريت بانک هاي اطلاعاتي و توسعه نرم افزاري داشتند، تاسيس شد.
اين شرکت داراي نيروهاي متخصص کاري بود که براي کارهاي مختلف دنيا در حال مسافرت بودند.OCI پايه گذاري شده بود در شهرهاي لادراديل وفلوريدا بدون اينکه يک سيستم مرکزي براي همکاري دفاترش داشته باشد.
در اين شرکت بيشتر کارهاي مديريتي پروژه ها و اسناد از طريق e-mail انجام مي گرفت . و در همين راستا مشکلاتي از قبيل امکان ايجاد تغييرات بر روي اسناد يا قابل استفاده نبودن آنها و همچنين ايجاد انبوهي از نسخه هاي مختلف اسناد وجود داشت که کار خدمات دهي به مشتريان را برايشان غير ممکن کرده بود.
از آنجا که اين شرکت داراي صدها گيگابايت اطلاعات توليد شده بود که بر روي سيستم هاي کاري و سايت هايشان نگهداري مي شد، بنابراين آنها نياز به يک امنيت بالا و گرفتن نسخه پشتيبان از اطلاعاتشان را داشتند.

راهکار(Solution)
OCI براي ادامه رشد تجاري و اقتصادي نياز به همکاري و اشتراک گذاري بيشتر اطلاعات و مديريت قوي پروژه ها و بالا بردن امنيت داده ها داشت . به همين منظور پس از بررسي گزينه هاي مختلف ، تصميم به استفاده Windows
Sharepoint Service که يک تکنولوژي جديد جهت ايجاد محيطي براي همکاري و به اشتراک گذاري اطلاعات مي باشد، گرفت و شروع به انتقال اطلاعاتش به SQL Server به عنوان يک مرکز نگهداري داده ها نمود.
Sharepoint به کاربران امکان ايجاد Website هاي مختلف را مي داد که باعث بالا رفتن بهره وري افراد و گروههاي کاري مي شد .همچنين محلي براي اشتراک گذاري اطلاعات و اسناد فراهم شده بود .
اين شرکت در حدود 500 گيگابايت از داده هايش را با استفاده از امکان drag and drop که يکي از برتري هاي sharepoint مي باشد، اقدام به انتقال پوشه هاي حاوي داده ها بدون اينکه نياز به ايجاد دوباره پوشه ها و آپلود نمودن
محتويات داشته باشند، انجام دادند.
با سيستم ايجاد شده توسط Sharepoint ، سهامداران اين شرکت مي توانستند در هر زماني که مي خواستند، با ورود به سايت تيمي مربوطه از اطلاعات موجود آگاهي حاصل نمايند. و در مواقع لازم کنترل و مديريت بر روي کارها را داشته باشند.
همچنين در اين سيستم اين امکان وجود دارد که در صورت اضافه شدن سند جديد و يا تغيير در اسناد و اطلاعات به مديران و يا کاربران مربوطه اطلاع رساني گردد.
آقاي جان هالز مي گويد: همه ما ( سهامداران و پيمانکاران) امروز خيلي خوشحال هستيم از اينکه مي توانيم به راحتي به همه چيز و در هر زمان دسترسي داشته باشيم ، بويژه زمانيکه در جاده هستيم به مشتري ها سرويس دهي نماييم.

نتايج سودمند حاصله (Benefits )
پس از پياده سازي Windows Sharepoint Service شرکت OCI، سود زيادي را در زمينه تجارت کسب نمود . Sharepoint باعث شده بود سهامداران بزرگ اين شرکت بتوانند در مديريت قراردادهاي کاري مؤثر واقع شوند و همچنين يک زمينه تجاري جديدي را براي کار کردن بر روي پروژه هايشان فراهم ساخته بود.
بدينصورت همکاري بيشتر گروه هاي کاري منجر به بهتر شدن مديريت اسناد و بالا رفتن امنيت داده ها گرديده و موجب افزايش بهره وري شرکت از 25 درصد تا 40 درصد شد.
از ديگر نتايج سودمند حاصله کاهش اطلاعات و e-mail هاي اضافي ، دسترسي سريع پيمانکاران به منابع مورد نياز در کوتاهترين زمان ، کاهش زمان صرف شده براي مديريت اطلاعات تا 75 درصد نسبت به گذشته، کاهش تعداد جلسات و ملاقات ها براي حل مشکلات و افزايش بهره وري شرکت را مي توان نام برد.


شرکت نفتي (STATOIL)

Statoil يکي از بزرگترين شرکت هاي توليد کننده نفت خام و گاز طبيعي در بازار جهاني اروپا به حساب مي آيد. اين شرکت 26000 کارمند وهزاران مشتري و سهامدار در بيشتر کشورها مشغول به فعا ليت مي با شد. Statoil در هر ماه به طور ميا نگين 150000سند توليد مي نمايد، يک وضعيت بحراني را در زمينه داخلي براي موفقيت هاي تجاري ايجاد مي نمايد.
رئيس بخش مهندسي IT اين شرکت مي گويد : تجارتي را که ما در حال کار کردن در آن هستيم يک روحيه همکاري گروهي بالا و يک تصميم گيري سريع در هر سطح از تجارت را از ما طلب مي کند. ما يک تکنولوژي جديد را که مي توانست در پردازش هاي کاري ما و روش کاري افراد مؤثر واقع شود را ، مورد بررسي قرار داديم .
شرکت فوق در حال بررسي توانا يي ها و پتانسيل Sharepoint بودند، زيرا آنها در حال حاضر از نسخه قديمي اين تکنولوژي براي پشتيباني حجم وسيعي از داده ها و گردش کار پروژه ها يشان استفاده مي کردند.

راهکار(Solution)
در اوايل 2006 ميلادي، مايکرو سافت از شرکت Statoil دعوت کرد تا براي توسعه سيستم خود از Microsoft Office 2007 استفاده نمايد. پيرو اين مذاکرات Statoil تصميم به نصب نسخه 2007 به صورت آزمايشي گرفت، تا بتواند توانايي آن را در بالا بردن کارآيي ها و سود دهي تجاري مورد بررسي قرار دهد . Statoil با پياده سازي چندين سرورکه به سرويس هاي مايکرو سافت متصل بودند، اين پروژه را هدايت نمود. نرم افزارهاي بکار گرفته شده در اين پروژه به همراه توانايي هاي هر کدام براي Statoil در زير آورده شده است:
Sharepoint 2007: ايجاد محيطي مناسب براي گردش کارها و بکار گيري مجموعه Microsoft Office بر روي سرور و کلاينت ها و همچنين ايجاد محيطي براي کار کردن افراد بر روي پروژه ها بدون نياز اتصال به اينترنت.
Microsoft Office Outlook: جهت برقراري ارتباط بين Outlook ووظايف کاري گروه ها.
Microsoft Office Groove 2007: ايجاد ارتباط بين نرم افزار ها و بر اساس تکنو لوژي نظير به نظير که بدون اتصال به اينترنت قابل پياده سازي مي باشد.
Microsoft Office Infopath: ايجاد فرم هاي قابل اجرا بر روي صفحات وب.

نتايج سود مند حاصله (Benefits)
- دسترسي کارمندان به اطلاعات اسناد
- افزايش ارتباط ميان مشتريان و سهامداران شرکت
- گسترده تر شدن روابط ميان مديران و کارمندان
- ايجاد يک محيط که در آن کارمندان مي توانستند يکديگر را ملاقات کرده و به بحث وتبادل نظر داشته باشند.
- ايجاد يک روش آسان براي تهيه برنامه هاي کاربردي جدي
Loading