وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

ساز و کار تعامل نظام پيشنهادها و مدیریت دانش(قسمت اول)


چکیده
نظام پیشنهادها یکی از زیرسیستم های نظام مدیریت مشارکتی است که با کمک آن می توان از دانش و اندیشه کارکنان برای مساله یابی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست . در این نظام کلیه کارکنان از عالی ترین رده سازمانی تا پائین ترین سطح آن می توانند تفکر و دانش خود را در قالب پیشنهاد ها، ایده ها ، ابتکارات و نظرات، جهت رفع نارسایی های موجود در روند کاری و بهبود روش های انجام کار و افزایش کیفیت تولید و . . . ارائه دهند . بنابراین نظام پیشنهادها که از آنبه طرح بسیج اندیشه ها یا کازین فردی نیز یاد می شود ، می تواند به عنوان بستری مناسب جهت بکارگیری دانش کاربردی افراد در چهار حوزه دانش چه چیزی ( Know What ) ، دانش چرایی ( Know why ) ، دانش چگونگی ( Know How ) ، دانش چه کسی ( Know who ) در راستایاهداف سازمان و حل مشکلات و بهبود فرآیندها و روابط کاری در یک شرکت ایفای نقش نماید .
در مقاله پیش رو سعی بر تبیین مفاهیم کاربردی سیستم های نظام پیشنهادها و مدیریت دانش و همچنن تشریح چگونگی برقراری ارتباط میان آن دو در راستای اهداف یک سازمان می باشد .
این مقاله در نگاهی اجمالی پتانسیل های موجود در نظام پیشنهادها جهت بررسی هر چه بهتر و آسانتر و بکارگیری هرچه روان تر دانش مجموعه کارکنان یک شرکت برای تعریف و حل مسائل سازمانی، در قالب ساختاری سازمان یافته و هدفمند توام با در نظر گرفتن مسائل انگیزشی می پردازد . بررسی این پتانسیل ها ، نقاط ارتباطی میان نظام پیشنهادها و مدیریت دانش را به صورت شفاف تر و قابل برنامه ریزی ، جهت تعامل هدفمند میان این دو سیستم ، مشخص خواهد نمود .
مقدمه
در این مقاله سعی داریم بر مبنای نگرش سیستمی به موضوعات ، به جای اعمال تفکر و اگرا در خصوص نظام پیشنهاد ها و مدیریت دانش، تفکری همگرا را در این خصوص به کار بندیم. برای این منظور نخست تاریخچه ومفاهیم اساسی مرتبط با بحث های مدیریت مشارکتی و بالتبع آن نظام پیشنهاد ها و همچنین مدیریت دانش را مطرح نموده و سپس با طرح ایده هسته های پیشنهادی سعی در تشریح ساز و کار تعامل نظام پیشنهادها و مدیریت دانش خواهیم داشت . در صورت اجرایی شدن این ایده در یک سازمان علاوه ب آنکه امکان مشارکت تعداد بیشتری از کارکنان جهت استقرار سیستم مدیریت دانش فراهم می آید ، استقرار آن با سرعت بیشتر و هزینه کمتری امکان تحقق می یابد که ماحصل آن بهره وری بالاتر در این حوزه کاری خواهد بود .
تعریف مشارکت
( آلپرت 1945 ) مشارکت را « من فعال » تعریف می کند، برخی نیز مشارکت را تا سطح تفویض اختیار گسترش می دهند ( لوین 1986 ، ساکشین و موریس ، 1984 ؛ اشتراس و روزنشتین ، 1970 ؛ تاننبوم ، 1962 ؛ ) .
اما یک تعریف از مشارکت بر مبنای دیدگاه نظام مدیریت مشارکتی را که اختصار گویایی را توامان در برداشته باشد ، می توان چنین تعریف نمود :
« تعاون فکری افراد در راستای کسب موفقیت گروهی »
این همفکری افراد را تشویق می کند تا اهداف سازمان را اهداف خود دانسته ، مسوولیت دستیابی به عهده آنها را بر عهده گرفته و در اجرای موثر فعالیت ها سهیم باشند . به بیان دیگر مشارکت به معنای شرکت داوطلبانه و ارادی افراد در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادهای مفید و انجام و پیشبرد کارها در قالب فعالیت های گروهی در سازمان است .
مفهوم نظام مدیریت مشارکتی
یکی از نظام های مدیریتی پویا که نقشی بسیار مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه در فرآیند توسعه کلی يک سازمان دارد نظام مدیریت مشارکتی است . این نظام ، نظام همکاری فکری و عملی کارکنان يک مجموعه کاری با سطوح مختلف سازمانی است . در نظام مدیریت مشارکتی کلیه افراد سازمان درباره روش های حل مسایل و ارتقای بهره وری سازمان ، فعالانه اندیشیده و حاصل آن را در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند . بدین طریق یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان به وجود می آید که به واسطه آن مدیریت سازمان ا گنجینه غنی دانش، تجارب، طرح ها، اندیشه ها و راه حل های ارائه شده توسط کارکنان برخودار و برای نیل به اهداف سازمانی از آنها بهره می جوید .
همچنین در این نظام برای خلاقیت های کلیه اعضای سازمان شایسته قائل شده و در تصمیم گیری ها از آنها استفاده می شود. دستاوردهای حاصل از استقرار نظام مدیریت مشارکتی از یک طرف می تواند موجب افزایش بهره وری در سازمان شود و از طرف دیگر سبب افزایش انگیزه ، افزایش تعلق خاطر کارکنان به سازمان ، افزایش خلاقیت، افزایش سطح دانش و آموزش افراد در قالبی خودجوش و مستمر شود .
از نظام پیشنهادها بعنوان ساده ترین ، رایج ترین و گسترده ترین ابزار مدیریت مشارکتی یاد می شود.اکنون مفهوم مدیریت مشارکتی به اختصار چنین ارائه می شود :
« مدیریت مشارکتی عبارتست از وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان و پیمانکاران يک سازمان روند تصمیم سازی ، تصمیم گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند .
همان گونه که از تعریف فوق بر می آید تاکيد اصلی این نوع مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان و مشتريان و پيمانکاران است و می خواهد از ایده ها ، پیشنهادها ، ابتکارات ، خلاقیت ها و توان فنی و تخصصی آنها در حل مسایل و مشکلات سازمان استفاده نماید .
تاریخچه نظام پیشنهاد ها
 موضوع مشارکت مردم در امور مختلف و تلاش برای حل مسائل و مشکلات گوناگون جوامع بشری از طریق همکاری و همفکری دسته جمعی افراد ، سابقه ای دیرینه دارد و به آغاز خلقت بشر بر می گردد زیرا تردیدی نیست که با پیدایش و تشکیل نخستین خانواده ها بر روی کره زمین ، افراد هر خانواده ناگزیر بوده اند مسائل و مشارکت و همکاری با یکدیگر برطرف نمایند .
با گذر زمان وگسترش جوامع بشری نیاز افراد به مشارکت در اشکال گوناگون افزایش یافت واستفاده از این موضوع در سازمان ها نیز ضرورت پیدا کرد . اما مساله مشارکت کارکنان در امور کارخانه ها از اواخر قرن نوزدهم ، به عنوان یک ایده مطرح شد و در سالهای بعد از جنگ جهانی اول به طور به طور جدی مورد توجه قرار گرفت . آغاز به کارگیری نظام پیشنهادها در قالب نظام مند فعلی به سال 1880 در ایالت متحده آمریکا بر می گردد . هنگامی که یال و تون کارخانه تولیدی خود را افتتاح نمودند و برای اولین بار طرح پیشنهادها را ثبت رساندند .
در ابتدای نظام پیشنهادها به عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارآی و سود سازمان در ایالات متحده با نگاه ويژه به اثرات مالی پیشنهادها مرسوم گردید. بعد از جنگ جهانی دوم ، ژاپنی ها با این سیستم در صنایع آمریکا آشنا شدند وکم کم آن را در صنایع خود تزویج دادند با این تفاوت که در ژاپن بیشتر بر جنبه های مشارکتی نظام پیشنهاد ها با هدف افزایش روحیه کارکنان تاکید داشتند . پس ازآن بود که به تدریج سایر کشورها نیز با نظام پیشنهادها و مزایای آن بیشتر آشنا شدند و سعی در برقراری آن در سازمان ها و شرکت ها نمودند .
در ایران نیز برای نخستین بار نظام پیشنهاد ها در سال 1366 در شرکت رادیاتور سازی ایران استقرار یافت . همچنین به دنبال بازدید تعدادی از صنعتگران کشورمان از شرکت های ژاپنیدر اواسط دهه 1360 ، تصمیم گرفته شد این سیستم به صورت آزمایشی در چند شرکت استفاده شود . با توجه به نتایج مثبت حاصل از اجرای آن نهایتاً در سال 1379 شورای عالی اداری ، کلیه سازمان ها ، وزراتخانه ها ، بانک ها ، بیمه ها و شرکت های دولتی را موظف نمود تا پایان سال 82 نسبت به استقرار نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها اقدام نمایند.
مفهوم نظام پیشنهادها
Suggest در لغت به معنی اظهار عقیده و پیشنهاد کردن آمده است و suggestions System به معنی نظام پیشنهاد ها در مباحث مدیریت مشارکتی به کار رفته است .
نظام پیشنهاد ها ، تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه سزمایه انسانی جهت حل مسائل موجود ، ایجاد سولات جدید و راه حل های بهینه در راستای فرهنگ بهبود مستمر سازمان دست یافت .
نظام پیشنهاد ها یا طرح بسیج اندیشه ها ، یکی از روشهای موثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت کارکنان می باشد . نظام پیشنهاد ها یا کازین فردی ، نقش استمرار نوآوری و بهبود در سازمان ، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايين تر سطح سازمان، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايین ترین سطح سازمان با بالاترین سطح آن را ایفا می کند و معمولاً تمام کارکنان سازمان را شامل می شود .
فلسفه بنیادی نظام پیشنهاد ها بر این اساس استوار است که هر کاری بوسیله انسان انجام میشود هرگز کاملترین و بهترین شکل خود را ندارد بلکه همیشه این امکان وجود دارد که آن را با کارآیی و اثر بخشی بیشتری انجام شود . در بیان فلسفه به کارگیری نظام پیشنهادها به موارد زیر اشاره شده است :
سازمان رفتار کاری روابط بهبود جمعی همکاری مشارکتی فرهنگ اشاعه
لازم به ذکر است که محدوده عمل کارکنان در ارائه پیشنهاد موضوعات متنوعی نظیر موارد مندرج در ذیل می تواند باشد :
  • بهبود روش های انجام کار v بهبود ایمنی کار
در این قسمت به اختصار برخی دیدگاه ها و مبانی نظری مرتبط با بحث نظام مشارکت / نظام پیشنهاد ها ارائه می شود :
  • لی پرستون و جیمز پست بر این باور بودند که سه انقلاب در تاریخ مدیریت روی داده است :
    انقلاب اول با سلسه مراتب سازمانی
    انقلاب دوم در ارتباط با جدایی مالکیت از مدیریت
    و در حال حاضر ، مشارکت به عنوان سومین و مهمترین انقلاب در مدیریت
  • کورت لوین دانشمند برجسته آلمانی در پژوهش های خود متوجه شد ، هرگاه مردم در کارها مشارکت داده شوند ، اندازه مقاومت و ایستادگی آنان در برابر تغییر ، تحول ، نوسازی و نوآفرینی کاهش یافته و راه سازگاری در پیش می گیرند .
  • نظام پیشنهاد ها سیستمی است که بتواند زمینه لازم را برای حضور و مشارکت فعال تمامی کارکنان از مرحله آموزش و دریافت فرمهای پیشنهاد تا اعلام نتایج نهایی و اجرای پیشنهادها ، بدون پدید آمدن هیچمانع بازدارنده ای فرآهم آورد . ( غلامرضا خاکی )
  • کلارک ، فتچل و راترنر ( 1927 ) ، واکر ( 1974 ) و الیوت ( 1978 ) : مشارکت را یک فرآیند مورد توافق می دانند که از طریق آن کارکنان قادرند بر تصمیمات مدیریتی اثر بگذارند . رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری : رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری در ��مودار زیر نشان داده شده است .
از جمله این مزایا عبارتند از :
  1. کارکنان را ترغیب می کند تا از دانش و تجربه خود در زمینه بهره وری در محیط کار استفاده کنند و آن را از قوه به فعل درآورند.
  2. موجب رشد و شکوفایی خلاقيت کارکنان و توانایی آنها در پرداختن به مسائل مختلف سازمانی خواهد شد .
  3. دانسته های مجموعه مدیریت سازمان را در مورد کار و تمایلات کارکنان افزایش می دهد .
  4. مدیریت به قابلیتهای افراد پی می برد و آنهایی که از توانایی بالا برخورد دارند شناسایی می کند .
  5. باعث ایجاد همدلی بین کارکنان و رده های مختلف سرپرستی و مدیریت می شود .
  6. بهبود کیفیت امور .
  7. سریع تر انجام شدن کارها
  8. کاهش هزینه ها و صرفه جویی اقتصادی . . .

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS