بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

نسخه های اول از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی صرفا برای مدیریت مکاتبات اداری ساخته شدند و پرسنل دبیرخانه ها تنها کاربران این سیستم ها بودند. اما با ارزان شدن کامپیوتر و نفوذ بیشتر آن در جامعه سیستم های اتوماسیون اداری توسعه داده شدند و کارتابل الکترونیکی نیز به آن اضافه شد اما ماهیت کاری آن تغییر داده نشد. و تلاش شد هر آنچه در ساختار و روش کاغذی وجود دارد به صورت الکترونیکی مجددا پیاده سازی شود. مثلا حتی عکس امضا پایین نامه ها قرار گیرد. کم و بیش این سیستم ها در سازمان ها مورد استفاده قرار گرفتند ولی عمده کاربران همچنان ترجیح می دادند که از کاغذ استفاده کنند. و البته هنوز هم چنین است. از این دوران به بعد تعریف اتوماسیون اداری دستخوش تغییر شد و ابزارهای جانبی به آن افزوده شدند. بعضی شرکت ها سیستم آرشیو الکترونیکی را به آن اضافه کردند بعضی دیگر فرم های اداری را به آن اضافه کردند و همین طور ابزار پشت ابزار بود که به این تعریف اضافه می شد. در حال حاضر وقتی که صحبت از اتوماسیون اداری است ممکن است منظور یک سیستم مکاتبات اداری باشد. یا حتی یک ERP کامل !

نرم افزار اتوماسیون اداری
در کشور های توسعه یافته و یا حتی در حال توسعه مدت هاست که روش مکاتبات تغییر کرده است. و سیستم های ایمیل جایگزین روش کاغذی شده است. و از آن مهتر اینکه سیستم های ایمیل بر مبنای نگاه جدید از مکاتبات توسعه داده شده اند نه صرفا الکترونیکی کردن روش های دستی. در جلسات متعددی که برای پرزنت اتوماسیون شرکت کرده ام . خوشبختانه سازمان هایی را دیده ام که از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست کشیده اند و از Outlook و اکسچنج به عنوان یکی از محبوب ترین سرویس های ایمیل سازمانی استفاده می کنند و آن را جایگزین اتوماسیون های سنتی کرده اند.

شرکت پرنیان پردازش پارس با تولید اولین سیستم مدیریت مکاتبات بر مبنای سرویس ایمیل (outlook و اکسچنج) در تلاش است بنای تحلیلی این روش قدیمی را با کمک مشتریان عزیز پرنیان اصلاح نماید و یک ساختار نوین و سبک را جایگزین روش های سنتی و دست و پا گیر نماید.

نظرات (2) -

  • احدا

    07/18/1394 01:04:04 ب.ظ | پاسخ به این نظر

    نقص ایمیل در مدیریت مکاتبات عدم امکان پیگیری یک نامه است.بعید می دانم در کشور های توسعه یافته مکاتبات اداری و سازمانی که نیاز به پیگیری و رهگیری دارد را از طریق ایمیل انجام دهند.
    ادعای گزافی است. خود شما هم برای برطرف کردن بخشی از این نقیصه دست به کد شده اید.

    • مهدی

      07/18/1394 02:31:48 ب.ظ | پاسخ به این نظر

      اتفاقا مساله همین جاست که به جای حل کردن یک مساله از ریشه فقط با استفاده از ابزار می خواهیم آن را ساده تر کنیم. یعنی فرض می کنیم که وقتی نامه یا کار به فردی ارجاع می شود حتما باید از او پی گیری کرد و اگر پی گیری نشود کار انجام نمی شود.
      در صورتی که صحیح تر آن است که خود موضوع پی گیری را از بین ببریم. یعنی ساختار سازمان به گونه ای طراحی شده باشد که هر فرد خود را متعهد به پاسخگویی به نامه ها و کارهایی بداند که به وی ارجاع شده است.
      درهر حال ما در پرنیان قصد نداریم که موضوع پی گیری را منتفی کنیم.  زیرا که در فرهنگ کاری کشور ما نهادینه شده است. بلکه تلاش کرده ایم با حفظ سادگی وسهولت استفاده از بستر ایمیل با اضافه کردن امکاناتی جوابگوی انتظارات مشتریان عزیز باشیم.

Loading