نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

با چشم باز انتخاب کنید ولی تخفیف نگیرید!

یک از پرسشهایی که اکثر افراد در زمان پیگیری و تماس از ما درخواست می کنند، ارائه تخفیف است، آیا واقعا دیدگاه درستی است، یا بهتر بگوییم درخواست تخفیف در صنعت نرم افزار از فروشنده منطقی است؟

قاعدتا در دورانی به سر می بریم که با رشد تکنولوژی اصصلاحا "قدرت چانه زنی تامین کنندگان" به شدت در حال کاهش است، به این معنی که شرکت تامین کننده به دلیل وجود رقبای متعدد امکان ارائه محصول با قیمت خارج از عرف را عملا نخواهد داشت، به طور مثال آیا در بازاری که قیمت عرف سیستم فرآیند ساز (bpms) بین 1000 تا 4000 دلار است منطقی است شرکتی با همان سطح خدمات و بدون هیچ مزیت رقابتی محصول خود را به قیمت 20.000دلار عرضه کند، قطعا خیر! پس تمامی شرکتها سعی در ارائه خدمات مناسب تر با سطح قیمت منطقی و متناسب با نیاز خریدار دارند.

بیشتر...

 

مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت دوم

در قسمت اول​ این مطلب در خصوص مشکلات پیش روی مدیریت اطلاعات و شیوه هایی برای اصلاح انها صحبت کردیم. در اینجا مطلب را ادامه می دهیم.

رژیم و ورزش
در سطوح بالا، راه دست یابی به مدیریت اطلاعات قوی تر و کارآمد تر برای تمامی سازمان ها یکسان است. مشابه مسیر یک زندگی سالم، فعال و طولانی که همان رژیم و ورزش است. اما مشکل در اینجا است که روش گنجاندن رژیم و ورزش در زندگی روزمره  پدر یا مادری خانه دار که در دهه سوم زندگی خود با سه فرزند دریک کلان شهر به سر میبرد با روش یک متصدّی مجرد که در دهه چهارم زندگی خود به سر می برد و هر هفته چهار مرتبه رفت و آمد درون شهری دارد بسیار متفاوت خواهد بود.
 
 مثال فوق برای مدیریت اطلاعات در شرکت ها نیز صادق است. گستردگی نیروی انسانی، فضای فیزیکی برای فعالیت نفرات، سخت کوشی، فرهنگ و سابقه مدیریتی بعلاوه قدرت و ضعف بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه در مجموع گامی مشخص را در جهت اعتلای مدیریت اطلاعات تشکیل می دهند که برای هر سازمان متفاوت است. با این حال، هر یک از این مسیرهای مجزا می تواند در قالب پیشنهادهای عمومی " رژیم و ورزش " که تمامی سازمان ها برای پیشرفت نیازمند به کارگیری آن هستند خلاصه شود.
 

نرم افزار مدیریت مستندات - افزونه کدگذاری برای شیرپوینت 2013

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

یکی از نیازهای اصلی در نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو به خصوص زمانی که برای کاربردهای مدیریت مستندات ایزو استفاده می شوند. قابلیت کدگذاری مستندات بر اساس یک فرمول قابل تعریف می باشد. افزونه کدگذاری پرنیان برای پوشش این نیاز طراحی شده است. با استفاده از این افزونه شما می توانید بر اساس مشخصات و اطلاعات تکمیلی و متا دیتای مربوط به هر سند کدی منحصر به فرد برای آن سند تعریف کنید. این کد می تواند در سطح یک کتابخانه اسناد شیرپوینت، یا یک سایت در شیرپوینت و یا کل مجموعه سایت (Site Collection) منحصر به فرد باشد.
بیشتر...

 

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

در این مطلب مروری خواهیم داشت بر تغییرات و بهبودهایی که در محصولات پرنیان اتفاق افتاده است. سعی می شود این مطلب به گونه ای نوشته شود که با یک مرور بتوانید مسیر توسعه محصولات پرنیان را دنبال کنید و با خط مشی پرنیان در شیوه توسعه محصولات و خدماتش آشنا شوید.
شرکت پرنیان پردازش پارس به عنوان ارایه دهنده راهکارهای مایکروسافت و با شعار "رفع نیاز شما، تجارت ماست" در حال حاضر سه محصول اصلی و دو سرویس اینترنتی دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان، نرم افزار CRM پرنیان، پورتال سازمانی پرنیان سه محصول پرنیان می باشند که برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هر کدام با کلیک روی نام آنها به صفحه مربوطه در سایت پرنیان پورتال هدایت می شوید.

بیشتر...

 

مهاجرت از سیستم های سنتی به شیرپوینت - برنامه ریزی

​لازم نیست مهاجرت‌های شیرپوینت طولانی و پیچیده باشند. برای مثال، در یک پروژه مهاجرت‌ از یک سیستم سنتی با سه میلیون تصویر از جمله سخت افزار اختصاصی OSAR در سه هفته تکمیل شده است. کلید مهاجرت موفقیت آمیز به شیرپوینت : برنامه ریزی و تحلیل. از آنجایی که حتی دو مهاجرت به هم شباهت ندارند، مسیری که انتخاب می‌کنید اهمیتی ندارد بلکه پرداختن به پرسش‌های برنامه ریزی کلیدی زیر حیاتی است.
پرسش‌های برنامه ریزی کلیدی

  • حجم اسنادی که قرار است مهاجرت داده شوند چه میزان است؟
  • چه سیاست‌های حفاظتی را در محل اجرا می‌کنید؟
  • چه نوع اسنادی در سیستم فعلی شما ذخیره می‌شوند؟
  • این اسناد در کجا ذخیره می‌شوند؟
  • اسناد در حال حاضر چگونه به سیستم شما اضافه می‌شوند؟ تعیین این روش می‌تواند به شناسایی انواع فایل و دیگر ملزومات مورد نیاز برای  سیستم جدید کمک کند. برای مثال، شاید علاوه بر اسکن به پشتیبانی از فاکس یا ابزار چند کاره نیاز داشته باشید.
  • آیا سیستم فعلی از فولدرسازی استفاده می‌کند؟
  • چگونه اسناد را جستجو می‌کنید؟
  • امنیت را چگونه کنترل می‌کنید؟
  • آیا نسخه های متعدد از یک سند وجود دارد؟ آیا هنگام مهاجرت برای انتقال همۀ نسخه ها برنامه‌ریزی می‌کنید؟
  • آیا از حاشیه نویسی استفاده می‌کنید؟ حاشیه نویسی‌ها چگونه به اسناد اعمال می‌شوند؟ آیا به طور جداگانه جاسازی یا ذخیره می‌شوند؟
  • آیا از سندهای مرکب استفاده می‌کنید؟ برای مثال، ممکن است یک سند ورد (Word) داشته باشید که داخل آن، لینکی ��ه یک سند اکسل (Excel) وجود داشته باشد.
  • آیا از جای‌گذاشت (overlay) استفاده می‌کنید؟
  • آیا از فرآیندهای جریان کاری (Workflow) مرتبط با اسناد برخوردارید؟

 

مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت اول

​اگر این روزها  کار با نرم افزار SharePoint را به عنوان بستری برای مدیریت اسناد تجربه کرده باشید، مطلع هستید که بیشتر سازمانها تلاش می کنند تا به نحوی موثر از آن استفاده کنند. همچنین به نظر می رسد که باید با آثار منفی استفاده ناکارآمد از آن نیز آشنا باشید. ازدیاد سایتها که معمولاً به علت گسترش نسخه های  SharePoint ایجاد می شود، عدم وجود استانداردی معلوم جهت مشخص کردن مدارکی که باید ذخیره شوند و همچنین محل و شیوه ذخیره آن ها و نبود راهنمایی مشخص به منظور پی بردن کاربران از چگونگی دسته بندی مدارک، نبود و یا کمبود ظرفیت به منظور ارتقاءِ  مدیریتِ  دوره ی عمرِ  اطلاعات مفید، اختیار عملِ کاربران در مدیریت و نظارت بر روی مواردی مانند ساختار سایت و مخزن اسناد و اعمال نظر در امنیت و تنظیمات دسترسی یا سلامت مدرک و ده ها، صدها و شاید هزاران صفحات بلا استفاده که در مجموع نمایانگر محلی برای دفن زباله های دیجیتال در ابعاد بسیار بزرگ هستند، همه و همه از جمله‌ی این آثار منفی است.

 شیرپوینت
 
علت آن که بسیاری از مؤسسات از بیشتر ( چه بسا همه ی) این عملکردهای  SharePoint  رنج می برند تا حدودی مربوط به کاربری آسان  SharePoint است. گسترش نرم افزار و رصد کردن سایت ها از طریق آن ساده، کاربری گزینشی برای مصرف‌کننده نهایی و اعمال نظارت برروی آن آسان و پیکربندی(Configuration) و دریافت اطلاعات به وسیله کاربر نهایی امری سهل است.
 
اما تمام این سهولت در استفاده، و آزادی نیازمند نظام سازمانی فوق العاده ای است تا نتیجه ای مطلوب حاصل شده و از کاربری غلط جلوگیری به عمل آید. ولی متاسفانه بیشتر سازمان ها به گونه ای تاریخی نظم مورد نیاز  جهت بهره برداری از توانایی های   SharePoint  را دارا نبوده اند.  
 
مشکلات بیشتر
زمانی که شروع به بررسی بیشتر کرده و می پرسید که چرا سازمان ها  فاقد نظام مورد نیاز جهت استفاده موثر از SharePoint بوده اند به سرعت درخواهید یافت، اشکالاتی از این نرم افزار که من در این جا ترسیم کرده ام  تنها  بخشی  از  کوه عظیم  مشکلات آن است. آن ها   تنها علائم مشکلی به مراتب بزرگتر و مشقت بار تر در این سازمان ها هستند که آن نبود و یا ضعف مدیریت اطلاعات در سطح امور سرمایه گذاری است.
اگر این مشکل حل نشده رها شود، بهره مندی از فناوری مدیریت اسناد را، چه با استفاده از SharePoint  که در میان سه سامانه بزرگِ (همگام با  IBM, EMC, OpenText) مدیریت محتوای سازمانی قرار دارد و چه با اتخاذ راه حلی متمرکز به منظور برطرف کردن شیوه تجارت عمودی (به عنوان مثال در مدیریت قرارداد، مدیریت طراحی مهندسی، مدیریت چرخه‌ ی عمر محصول، و غیره) ، بسیار دشوار می کند.
 
آزمون جهان شمول
اکنون کاری خواهم کرد که در میان مشاوران متعارف نیست یعنی با جمله نامفهوم "به این بستگی دارد که..." به اینکه مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است پاسخ نخواهم داد. در عوض به طور قاطع اعلام خواهم کرد که مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است. !

اگر هریک از گزاره های زیر برای سازمان شما صادق است، دارای مشکلات مدیریت اطلاعات هستید. همین و بس. هرچه تعداد بیشتری از این گزاره‌ها درمورد شما صادق باشد‌‌ مشکلات مدیریت اطلاعات شما وخیم تر است :

  • هیچ نهاد سازمانی مدیریت اطلاعات را در دست ندارد.
  • حق مدیریت اطلاعات در انحصار گروهی خاص است ( برای مثال گروه فناوری اطلاعات (IT)  یا گروه حقوقی).
  • اعطای مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات به افراد متفرقه، تعدّد مدیر عاملان اجرایی را زیاد کرده است. ( به عبارت دیگر، مقام ارشد، با حق مالکیت مدیریت اطلاعات، مدیران زیر دست مدیر عامل اجرایی نیستند).
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسته عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات به آن ها تعلّق ندارد و هردو یا یکی از دو نهاد دیگر آن را بهتر مدیریت می کنند.
  • هر یک از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه (شاید هر سه) عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات مختص آن ها بوده و هیچ یک از دو نهاد دیگر نباید آن را تصاحب کنند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفتن نیازهای حوزه مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار نباشد.

 
حاضرم شرط ببندم که اگر سازمان شما از مشکلات مرتبط با SharePoint رنج می برد برخی از گزاره های فوق (چه بسا همه‌ی آن ها) در مورد سازمان شما صادق است. و حقیقت تلخ آن است که اگر شما با این مشکلات پایه‌ در حوزه مدیریت اطلاعات  مقابله نکنید  هیچ گاه قادر نخواهید بود تا به طور صحیح مشکلات سخت تر،  بارز تر و پیش رویSharePoint  را حل کنید.
 
 
توضیح واضحات
یک روش برای تصور اینکه مدیریت اطلاعات قوی و موثر چگونه است قبول مشکلات مطروحه فوق توسط اینجانب و اصلاح آنها از طریق شیوه های زیر است:

  • یک نهاد سازمانی معیّن مدیریت اطلاعات را در دست بگیرد.
  • مالکیت مدیریت اطلاعات نیازمند تعامل  و مشارکت بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای مرتبط با سازمان است.
  • مدیران ارشد اجرایی مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات را برعهده بگیرند.
  • بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان شرکت، مالکیت مدیریت اطلاعات را مسئولیتی مشترک تلقّی کنند.
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان، مدیریت مؤثر اطلاعات را در گرو همکاری دو گروه دیگر بداند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفته شدن نیازهای مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار باشد و دنبال شود.

 
در طول 15 سال حضور من در فضای مدیریت اطلاعات، ارگان هایی که به گونه ای مؤثر از دارایی های اطلاعاتی خود محافظت کرده اند آنهایی هستند که خصایص فوق را از خود نشان می دهند.
هرچقدر بیشتر از این خصایص بهره ببرند به همان نسبت نیز در مدیریت اطلاعات موفق خواهند بود و هرچه کمتر نا موفق تر.

ادامه دارد....

 

آیا ما شیرپوینت مایکروسافت را می فروشیم؟

متاسفانه عملکرد ناقص برخی افراد سودجو که فکر می کنند مشتریان متوجه نتیجه کار آنها نمی شوند باعث ایجاد یک دید منفی برای برخی مشتریان شده است. اما داستان از چه قرار است؟
 
هستند افرادی که سی دی شیرپوینت را تهیه می کنند، روش نصب آن را یاد می گیرند و کمی هم با قابلیت های شیرپوینت آشنا می شوند. بعد بواسطه آشنایی با یک سازمان یا اعتماد نابجای مشتری به آنها، شیرپوینت را صرفا برای مشتری نصب می کنند و عددی را نه در حد نصب بلکه در حد ارایه یک پورتال از مشتری دریافت می کنند. البته چنین افرادی همیشه و در همه زمینه ها وجود دارند. اما مشکلی که ایجاد می شود این است که اعتماد مشتریان به دیگر شرکت های که به شکل صحیح و نتیجه ماهها و سال ها کارشان را عرضه می کنند، کم رنگ می شود.
 
ما در شرکت پرنیان پردازش پارس همیشه تلاش کرده ایم تا موضوعات را از هم تفکیک کنیم یعنی برای مشتری شفاف کنیم که آنچه به عنوان بستر نرم افزار پرنیان برای وی نصب می شود، شیرپوینت و محصول شرکت مایکروسافت است. همانطور که SQL Server به عنوان پایگاه داده بسیاری از نرم افزارهاT، محصول مایکروسافت است و همانطور که ویندوز سرور و اکتیو دایرکتوری که بنای شبکه بسیاری از سازمان ها است محصول مایکروسافت است و همانطور که اکسچنج، پراجکت سرور، آفیس و .... محصول مایکروسافت است.
 
به عبارت دیگر از دیدگاه پرنیان، شیرپوینت نیز بستری است که می تواند پایه یک پورتال، هسته یک سیستم مدیریت اسناد، هاست یک فرآیند ساز (BPMS) ، داشبورد یک سیستم هوش تجاری و یا پنل یک سیستم اتوماسیون اداری باشد. و این کاری است که به عنوان یک فعالیت تجاری معتبر در دنیا و تحت عنوان Partner مایکروسافت انجام می شود. که صرفا به خاطر تحریم ها پرنیان نمی توان این عنوان را یدک بکشد.
 
پس ما شیرپوینت نمی فروشیم ما نتیجه ماهها و سال ها کار خود را که بر پایه شیرپوینت انجام شده است به مشتریان عزیز پرنیان ارایه می کنیم.
 
 
 

آخرین نظرات

Comment RSS