نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

SharePoint یا BPMS

فرآیندساز یا شیرپوینتقبل از هر چیز ابتدا لازم است تعریف این دو عبارت را ذکر کنیم.

شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، شبکه اجتماعی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، جستجو، BCS و... که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.

BPMS چیست؟
به نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارهای از BPM برای تعریف خود و فرآیند استفاده می کنند.

تفاوتها
•    همانطور که در تعریف شیرپوینت آمده است، شیرپوینت بستری است دارای سرویس های متعدد که می تواند نیاز بخش های مختلف از سازمان را تحت پوشش قرار دهد. اما BPMS یک نرم افزار مشخص با دامنه کاربرد محدود است.
•    شیرپوینت بیشتر برای اطلاعات نیمه ساخت یافته یا ناساخت یافته مانند مستندات، فرمها، گزارشات، تصاویر، صفحات و ... مناسب است ولی BPMS برای طراحی یک برنامه کاربردی با داده های ساخت یافته مانند سیستم انبار، کارگزینی و ... مناسب است.
•    در شیرپوینت دست مشتری در ایجاد تغییرات و تولید راهکارهای مورد نظر بسیار باز است. در BPMS شما محدود به قواعد سیستم هستید.
•    در شیرپوینت شما می توانید از پیمانکاراهای مختلف و تیم داخلی به صورت همزمان برای توسعه استفاده کنید. در BPMS شما محدود به یک شرکت هستید و در حد کاربر سیستم محدود می شوید.

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
در حال حاضر بیشتر سازمان ها در بخش های مختلف نرم افزارهایی دارند که نیاز آن بخش را مرتفع می کنند و مشکل اصلی یکپارچه سازی نرم افزاری نیست بلکه یکپارچه سازی اطلاعاتی است به گونه ای که بتوان داده و اطلاعات مورد نیاز به هر فردی در هر بخشی از سازمان را از هر نرم افزاری با حفظ مسایل امنیتی در اختیار وی قرار داد.
در صورتی که قصد دارید بخشی از سیستم های نرم افزاری از نو طراحی کنید و نگاه وظیفه گرا را با نگاه فرآیند گرا جایگزین کنید BPMS یکی از گزینه های مناسب است. که اگر قرار باشد رقیبی برای آن در نظر گرفت ERP است. ولی اگر قرار است نرم افزارهای فعلی به کار خود ادامه دهند و برای یکپارچه سازی اطلاعاتی و پر کردن خلاء های نرم افزاری به دنبال راهکار هستید، شیرپوینت گزینه مناسب تری است.

فرآیند و راه حل شیرپوینت و BPMS
گفته می شود که BPMS برای فرآیندها راه حل بهتری است. در نگاه کلی این عبارت صحیح است ولی لازم است ابتدا در سازمان خود مشخص کنیم که ما به چه چیز فرآیند می گوییم. به تجربه مشخص شده است که مقصود از فرآیند در اکثر سازمان ها فرم هایی مانند درخواست کالا، امکانسنجی، ماموریت، عقد قرارداد و ... است که بین چند نفر گردش می کند. و هر فرد به تناسب نقش خود در فرآیند بخشی از فرم را تکمیل کرده و فرآیند را در جهت رو به جلو یا عقب حرکت می دهد. که شیرپوینت مخصوصا با سیستم تکمیل کننده پرنیان به نام فرآیند ساز گزینه بسیار مناسبی برای پوشش این نیاز است.

 

 

با چشم باز انتخاب کنید ولی تخفیف نگیرید!

یک از پرسشهایی که اکثر افراد در زمان پیگیری و تماس از ما درخواست می کنند، ارائه تخفیف است، آیا واقعا دیدگاه درستی است، یا بهتر بگوییم درخواست تخفیف در صنعت نرم افزار از فروشنده منطقی است؟

قاعدتا در دورانی به سر می بریم که با رشد تکنولوژی اصصلاحا "قدرت چانه زنی تامین کنندگان" به شدت در حال کاهش است، به این معنی که شرکت تامین کننده به دلیل وجود رقبای متعدد امکان ارائه محصول با قیمت خارج از عرف را عملا نخواهد داشت، به طور مثال آیا در بازاری که قیمت عرف سیستم فرآیند ساز (bpms) بین 1000 تا 4000 دلار است منطقی است شرکتی با همان سطح خدمات و بدون هیچ مزیت رقابتی محصول خود را به قیمت 20.000دلار عرضه کند، قطعا خیر! پس تمامی شرکتها سعی در ارائه خدمات مناسب تر با سطح قیمت منطقی و متناسب با نیاز خریدار دارند.

بیشتر...

 

مدیریت فرآیندهای سازمانی با مثال

​در زمانی نه چندان دور تمامی فرآیند های سازمانی مبتنی بر سیستم کاغذی اجرا می شد. بدین معنا که افراد در سازمان ها می بایست فرم های کاغذی را به دست می گرفتند و برای گرفتن تایید درخواست خود زمان زیادی را صرف می کردند.

 اما اکنون با استفاده از سیستم های  فرآیند ساز دیگر از مشکلاتی که در انجام فرآیند ها در قالب فرم های کاغذی وجود داشت خبری نیست. همچنین با استفاده از سیستم فرآیند ساز تمامی اشخاص و سیستم های اطلاعاتی در سازمان به یکدیگر پیوند می خورند و این امر به نوبه خود باعث اجرا و بهبود فعالیت ها و فرآیند های مختلف یک سازمان می شود و امکان گزارش گیری و کنترل روی فرآیندها و اطلاعات فرم ها مقدور می شود.
 
در همین راستا قصد دارم نگاهی به سیستم فرآیند ساز پرنیان داشته باشم و قسمت های مختلف و نحوه عملکرد آن را بر پایه یک مثال توضیح دهم.
 
در فرآیند ساز پرنیان تمام فرآیند ها دو قسمت دارند : 1- فرم های فرآیند   2- گام های فرآیند
 
 

پرنیان و خدمات G2G

​برای رسیدن به هدف دولت الکترونیک لازم است تا خدمات الکترونیکی دولت در چهار سطح خدمات دولت به شهروندان (G2C) ، دولت به کسب و کارها(G2B) ، دولت به کارمندان(G2E) و دولت به دولت(G2G) توسعه داده شود. از آنجا که خدمات قرار است به شکل الکترونیکی عرضه شوند این توسعه بایستی در وجوه مختلفی چون شبکه ، بستر ارتباطات ، آموزش استفاده کنندگان، سرورها و نرم افزار انجام شود. ما فقط  از جنبه نرم افزاری که تخصص ما است به این موضوع خواهیم پرداخت.

 

نرم افزار سفارشی گران است. پکیج جواب کار من را نمی دهد. چه کنم ؟

مدیریت فرآیندهای سازمانی با فرآیند ساز پرنیان​در این پست ما به بررسی یکی از مسیرهای پیشرفت تکنولوژی تولید نرم افزار می پردازیم.
اشخاص و سازمانها عموما ��یازهای نرم افزاری خود را از یکی از دو طریق زیر برآورده می کنند.
1.    یکی از بسته های نرم افزاری موجود در بازار نرم افزار را تهیه می کنند و نیاز های خود را با آن منطبق می کنند.
2.    نیازهای خود را به یک شرکت نرم افزاری و یا برنامه نویس ارائه می کنند تا یک نرم افزار منطبق با نیاز آنها تولید نماید.

بیشتر...

 

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

در این مطلب مروری خواهیم داشت بر تغییرات و بهبودهایی که در محصولات پرنیان اتفاق افتاده است. سعی می شود این مطلب به گونه ای نوشته شود که با یک مرور بتوانید مسیر توسعه محصولات پرنیان را دنبال کنید و با خط مشی پرنیان در شیوه توسعه محصولات و خدماتش آشنا شوید.
شرکت پرنیان پردازش پارس به عنوان ارایه دهنده راهکارهای مایکروسافت و با شعار "رفع نیاز شما، تجارت ماست" در حال حاضر سه محصول اصلی و دو سرویس اینترنتی دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان، نرم افزار CRM پرنیان، پورتال سازمانی پرنیان سه محصول پرنیان می باشند که برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هر کدام با کلیک روی نام آنها به صفحه مربوطه در سایت پرنیان پورتال هدایت می شوید.

بیشتر...

 

فرآیند ساز 2013 پرنیان ریسپانسیو شد

فرآیند ساز

اگر تا کنون افتخار همکاری با شما نصیب پرنیان شده باشد. قطعا نام نرم افزار فرآیند ساز پرنیان که برای مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می شود و بر پایه شیرپوینت طراحی شده است را شنیده اید. نرم افزار فرآیند ساز پرنیان تنها سیستم فرآیند ساز ایرانی است که بر پایه شیرپوینت طراحی و پیاده سازی شده است. و اگر تصمیم دارید فرم های و فرآیندهای کسب و کار خود را الکترونیکی کنید و به دنبال یک ابزار پایدار، قدرتمند و بسیار ساده هستید. نرم افزار فرآیند ساز پرنیان پاسخ شماست.

بیشتر...

 

ویدیو آموزشی گزارش ساز پرنیان

شیرپونت ابزاری کامل و مناسب برای ایجاد فرم های اطلاعاتی است که به وسیله این ابزار اطلاعات از کاربران جمع آوری و ذخیره میشود. پس از جمع آوری اطلاعات اولین نیاز ساخت گزارش از داده هاست. در شیرپونت داده ها در لیست ها و کتابخانه های اسناد متفاوت از مجموعه سایت نگهداری می شوند. می توانیم بخشی از نیاز گزارش گیری را با ساخت view بر روی لیست ها برطرف سازیم و یا نهایتا برای پارامتریک کردن گزارش از وب پارت فیلتر پرنیان استفاده کنیم. اما آیا می توان همه گزارش های مورد نیاز را بدین صورت تهیه کرد؟

راه حل آن استفاده از Report Builder مایکروسافت است. اما Report Builder فقط به یک لیست متصل می شود . همچنین به دلیل استفاده از API شیرپوینت گزارشات با تعداد آیتم های زیاد در آن کند اجرا می شوند.

شرکت پرنیان پردازش پارس در راستای رفع این مشکل و سهولت نوشتن گزارش توسط کاربران ، ابزاری واسط بین Microsoft Report Builder  و لیست ها و کتابخانه های اسناد در شیرپونت ایجاد کرده است که امکان ایجاد گزارشات و طراحی آنها را برای کاربران فراهم نموده است.

 

آیا ما شیرپوینت مایکروسافت را می فروشیم؟

متاسفانه عملکرد ناقص برخی افراد سودجو که فکر می کنند مشتریان متوجه نتیجه کار آنها نمی شوند باعث ایجاد یک دید منفی برای برخی مشتریان شده است. اما داستان از چه قرار است؟
 
هستند افرادی که سی دی شیرپوینت را تهیه می کنند، روش نصب آن را یاد می گیرند و کمی هم با قابلیت های شیرپوینت آشنا می شوند. بعد بواسطه آشنایی با یک سازمان یا اعتماد نابجای مشتری به آنها، شیرپوینت را صرفا برای مشتری نصب می کنند و عددی را نه در حد نصب بلکه در حد ارایه یک پورتال از مشتری دریافت می کنند. البته چنین افرادی همیشه و در همه زمینه ها وجود دارند. اما مشکلی که ایجاد می شود این است که اعتماد مشتریان به دیگر شرکت های که به شکل صحیح و نتیجه ماهها و سال ها کارشان را عرضه می کنند، کم رنگ می شود.
 
ما در شرکت پرنیان پردازش پارس همیشه تلاش کرده ایم تا موضوعات را از هم تفکیک کنیم یعنی برای مشتری شفاف کنیم که آنچه به عنوان بستر نرم افزار پرنیان برای وی نصب می شود، شیرپوینت و محصول شرکت مایکروسافت است. همانطور که SQL Server به عنوان پایگاه داده بسیاری از نرم افزارهاT، محصول مایکروسافت است و همانطور که ویندوز سرور و اکتیو دایرکتوری که بنای شبکه بسیاری از سازمان ها است محصول مایکروسافت است و همانطور که اکسچنج، پراجکت سرور، آفیس و .... محصول مایکروسافت است.
 
به عبارت دیگر از دیدگاه پرنیان، شیرپوینت نیز بستری است که می تواند پایه یک پورتال، هسته یک سیستم مدیریت اسناد، هاست یک فرآیند ساز (BPMS) ، داشبورد یک سیستم هوش تجاری و یا پنل یک سیستم اتوماسیون اداری باشد. و این کاری است که به عنوان یک فعالیت تجاری معتبر در دنیا و تحت عنوان Partner مایکروسافت انجام می شود. که صرفا به خاطر تحریم ها پرنیان نمی توان این عنوان را یدک بکشد.
 
پس ما شیرپوینت نمی فروشیم ما نتیجه ماهها و سال ها کار خود را که بر پایه شیرپوینت انجام شده است به مشتریان عزیز پرنیان ارایه می کنیم.
 
 
 

آخرین نظرات

Comment RSS