اینفوپس چیست و چگونه در شیرپوینت استفاده می شود؟

​ششمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


InfoPath یکی از قسمت های مایکروسافت آفیس و ابزاری قدرتمند و انعطاف ‎پذیر برای ایجاد فرم هایی است که به عنوان پیش ‎درآمد برنامه های کاری شرکت ها توسط شیرپوینت توسعه یافته اند. برخی طراحان از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی نیز استفاده می کنند.
اما خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند. چرا که امکان وجود لایه های گوناگون و ایجاد یک برنامه بسیار مشکل از نظر آزمایش، نگهداری و مدیریت وجود دارد. جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل وقتی که شیرپوینت برای اینترانت یا اکسترانتی بزرگ که با مجموعه وسیعی از داده ها سروکار دارد، ضروری است. در نتیجه این مشکلات، کارشناسان عقیده دارند استفاده از InfoPath صرفا جهت ساخت فرم  سودمند است.

 
خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند

 

راه حل شیرپوینت برای فایلهایی با حجم بالا چیست؟

پنجمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


​بنا به سیاست های ذخیره سازی شیرپوینت، پایگاه های داده آن در ابتدا تنها محدود به 100 گیگابایت می شد. در گذشته این مقدار حجم خیلی زیاد بود اما امروزه استفاده از فایل های تصویری و ویدیویی می تواند این مقدار حجم محدود را به چالش بکشد.
فایل های چند رسانه ای و دیتا سورس های ساختار نیافته معمولا به صورت اشیای بزرگ باینری (Binary Large Objects BLOBs) ذخیره می شوند. همانطور که در استفاده از شیرپوینت با یک پایگاه داده دیده می شود، وقتی این داده های ساختار نیافته در یک محل با داده های ساختار یافته ذخیره شوند احتمال رخ دادن مشکلات اندازه و عملکرد وجود دارد.
برای غلبه بر این مشکل دو راه وجود دارد. نخست استفاده از ذخیره BLOB از راه دور(Remote BLOB Storage RBS). در این روش، BLOB در یک سرور دیگر قرار داده می شود و شیرپوینت از راه سرویس-هایی مثل فایل استریم به آن دسترسی می یابد. RBS از فایل های چند ترابایتی پشتیبانی می کند و می تواند مشکلات عملکردی را برطرف نماید. اما در این روش محدودیت هایی مثل محدودیت در فشرده سازی، رمزگذاری و قابلیت های ارجاع وجود دارد. این روش در کار با داده های پایدار که فقط برای خواندن استفاده شوند بهترین عملکرد را خواهد داشت.
راه دوم ذخیره داده های BLOB بر روی همان سروری است که پایگاه داده وجود دارد با این شرط که به صورت مجازی جدا شده باشد. این روش عملکرد بهتری نسبت به RBS دارد و برای BLOBهای کوچک و برنامه هایی که از خواندن-نوشتن متقابل استفاده می کنند و داده ها مداوم تغییر می کنند بهتر است.

RBS از فایل های چند ترابایتی پشتیبانی می کند و می تواند مشکلات عملکردی را برطرف نماید. اما در این روش محدودیت هایی نیز وجود دارد.

 

شیرپوینت در مقایسه با CMS

​اکثر دانش‎ورزان، متخصصان فناوری اطلاعات و توسعه دهندگان با CMS های مختلف آشنایی دارند و بدون شک نام شیرپوینت به گوش‎شان خورده است، حتی اگر از آن استفاده نکرده باشند. CMS یک سیستم مدیریت محتواست که ساخت صفحات وب و برنامه‎های کاربردی اینترنتی را فراهم می‎سازد.  شیرپوینت نیز یک بستر برای تجارت و کار گروهیست که قابلیت‎های فراوانی را برای کاربر فراهم می‎کند. از این دو تکنولوژی به صورت گسترده‎ای در سرتاسر دنیا استفاده می‎شود. با این حال باید به خاطر داشته باشیم که شیرپوینت بسیار گسترده‎تر از یک CMS است. شیرپوینت بیشتر همانند چارچوب نرم‎افزار (framework) یک برنامه‎ی کاربردیست.
بسته به نوع نیاز، کارکنان کسب و کارهای کوچک، متوسط و یا شرکت‎های بزرگ، بستر مورد نظر خود را به گونه‎ای انتخاب می‎کنند که مطابق با نیازهای خاصشان باشد. اکنون می‎خواهیم به شما تفاوت بین مایکروسافت شیرپوینت و دیگر CMS ها را بگویم. جوملا را به عنوان یک مثال برای CMS در نظر می‎گیریم.
همان‎طور که گفتیم، CMS هایی نظیر جوملا برای ساخت صفحات وب و ذخیره‎ی انواع فایل‎ها، مدارک و موارد دیگر استفاده می‎شوند. یکی از مزایای چنین سیستم‎هایی، سادگی آن‎هاست. این سیستم‎ها به مدیری با اطلاعات و توانایی‎های خاص نیاز ندارند و از آن‎ها می‎توان به راحتی هرچه تمام‎تر برای صفحات وب ساده و برنامه‎های کاربردی استفاده کرد. انعطاف پذیری قابلیت دیگر این سیستم‎هاست، به طوری‎که تعداد زیادی برافزا (add-on) که همه‎ی زمینه‎ها را پوشش می‎دهد را در اختیار کاربر قرار می‎دهد.
شیرپوینت در مقایسه با جوملا کمی پیچیده‎تر است؛ با این وجود برای کار با آن، داشتن مهارت خاصی لازم نیست. در این برنامه همانند دیگر محصولات مایکروسافت از رابط کاربری Ribbon استفاده شده است. شیرپوینت قابلیت‎های بسیاری را برای ایجاد سایت، وضع قوانین، ساخت محتوای مورد نیاز و دانلود مدارک فراهم می‎کند. این برنامه همچنین دارای توانایی‎های فراوان و سطح بالایی از سازگاریست. یکی از بزرگ‎ترین مزایای شیرپوینت، هماهنگی آن با سایر برنامه‎های مایکروسافت است که تجربه‎ی کاری فوق‎العاده‎ای به کاربر داده و تمامی ابزار سازمانی وی را به هم متصل می‎کند. ساخت لیست‎ها و ساختارسازی داده‎ها به صورت کاربرپسندانه نیز جزء قابلیت‎های این برنامه است.
شیرپوینت  با Microsoft Workspace هماهنگ بوده و می‎توان به صورت آفلاین از آن استفاده کرد. علاوه بر این توانایی اتصال به Outlook و Lync را نیز دارد. این برنامه قابلیت‎های دیگری نظیر فرستادن ایمیل و پیغام‎های سریع و هم‎چنین تنها با یک کلیک بر روی خط ماندن را در اختیار کاربر قرار می‎دهد.
در قسمت «Photos and Presence» کاربران توانایی ارتباط و همکاری با یکدیگر را حتی کاراتر از قبل خواهند داشت. قابلیت‎های دیگری نظیر شخصی سازی شیرپوینت، ایجاد زنگ‎های هشدار،  داشبوردها و گردش‎های درخواست (Workflow)، بدون نوشتن حتی یک خط کد در قسمت «SharePoint Designer» با استقبال بی‎نظیر کاربران همراه شد.
علاوه بر تمام مزایای گفته شده، اگر یک سیستم مدیریت مستندات عالی نیاز دارید، شیرپوینت  بهترین گزینه برای شما خواهد بود. این برنامه همچنین بهترین گزینه برای اینترانت، پرتال‎های داخلی، اشتراک گذاری اطلاعات و ... خواهد بود.
شروع کار با شیرپوینت به سادگی جوملاست؛ تنها بایستی یک حساب کاربری معتبر از یکی از شرکت‎های میزبان وب برای خود درست کنید. با این حال در انتخاب خود دقت کنید. یک شرکت میزبان وب خوب (به عنوان مثال zonehosting) نقشی حیاتی در تجربه‎ی میزبانی شیرپوینت ایفا خواهد کرد و همچنین سطح بالایی از کارایی، امنیت و پشتیبانی را دارا خواهد بود.

 

ساخت صفحه یا سایت - در شیرپوینت کدام مناسبتر است؟

و اکنون چهارمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 

​برای تصمیم گیری در این زمینه مجوزها نقش کلیدی دارند. این مجوزها از سطوح بالای سایت تا پایین ادامه پیدا می کنند. هنگامی که پیچیدگی این روابط زیاد می شود، مخصوصا زمانی که گروه های مختلفی از کاربران خواهان دسترسی به قسمت های مختلف سایت باشند، ایجاد یک سایت شیرپوینت جدید منطقی است.
از سوی دیگر ایجاد سایت های مختلف شیرپوینت می تواند چالش های کنترلی، مدیریتی و امنیتی جدیدی ایجاد کند. این مساله هنگامی که کاربران قادر به ایجاد زیرسایت هستند بیشتر حس می شود که مشکلی بزرگ برای هماهنگی و ایجاد مجوزهاست.
برخی مدیران شیرپوینت با ایجاد نقش های "هماهنگ کننده‎ی سایت" که کنترل محدودی بر محتوای سایت دارد اما قادر به ایجاد زیر سایت جدید نیست، با این مشکل مقابله می کنند. این کار کنترل بیشتری در اختیار مدیر قرار می دهد اما در عین حال حجم کار وی را نیز بیشتر خواهد کرد چرا که اگر این کاربران خود قادر به ساخت زیر سایت نباشند، از شما درخواست می کنند. در درازمدت، یافتن پاسخ مناسب نیاز به توازن دارد و به الزامات شرکت شما بستگی خواهد داشت.

 
ایجاد نقش "هماهنگ کننده‎ی سایت" کنترل بیشتری در اختیار مدیر قرار می دهد اما در عین حال حجم کار وی را نیز بیشتر خواهد کرد.

 

چگونه دسترسی کاربران خارج از سازمان به شیرپوینت را مدیریت کنم؟

به طرح سومین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت می پردازیم. مطالعه پرسش اول با عنوان "بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟" و پرسش دوم با عنوان "بهترین راهکارهای ساخت یک اینترانت موفق با شیرپوینت چیست؟" را از دست ندهید.

​کاربران خارج از سازمان یک چالش IT اساسی هستند. شیرپوینت همواره پس از یک فایروال قرار می گیرد و در طراحی هرگونه اکسترانت یا صفحه اینترنتی عمومی باید به این نکته توجه کرد.
یک مفهوم کلیدی برای اعطای دسترسی به کاربران خارج از سازمان در شیرپوینت، جدایی است. یک شرکت IT هیچگاه نباید دسترسی اینترانت و اکسترانت را از یک سرور شیرپوینت تامین کند.
سرورهای شیرپوینت جدا بدین معنی است که هر قسمت شیرپوینت (و هر قسمت جدای شبکه ای که در آن قرار دارد) می توانند برای یک هدف خاص طراحی شوند که شامل کنترل امنیت دامنه‎ی محلی اینترانت و قوانین دسترسی مناسب (سیاست های فایروال) برای اکسترانت می شود.
این کار باعث می شود که برنامه های داخلی و خارجی شیرپوینت به درستی فعالیت کنند. در حالی که ممکن است استفاده از چند سرور شیرپوینت انتخاب پر هزینه ای به نظر آید، صرفه جویی های درازمدت در زمینه ‎ی طراحی، مدیریت و امنیت توجیه گر این هزینه‎ی اولیه خواهند بود.

یک شرکت IT هیچگاه نباید دسترسی اینترانت و اکسترانت را از یک سرور شیرپوینت تامین کند.

 

بهترین راهکارهای ساخت یک اینترانت موفق با شیرپوینت چیست؟

در ادامه بررسی رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت به طرح و پاسخ دومین پرسش می پردازیم. مطالعه پرسش اول با عنوان "بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟" را از دست ندهید.

​لازمه‎ی ساخت یک اینترانت آگاهی از چگونگی عمل آن است، اما بیشتر از آنچه که به نظر می آید در آن وجود دارد. در واقع، شیرپوینت زمانی به عنوان یک ابزار خوب برای طراحی اینترانت عمل می کند که روند طراحی خود را با توجه به افرادی که از آن استفاده می کنند هدایت کنید:
•    از جریان دانش در سازمان خود مطلع باشید. قسمت هایی که می توان در آن ها پیشرفت کرد را شناسایی کنید، با کاربران درباره‎ی نیازهای روزمره شان صحبت کنید و یک دید کلی و منطقی از جریان دانش ایده-آل داشته باشید. سپس بررسی کنید چگونه قابلیت های شیرپوینت می توانند شما را به این هدف برسانند.
•    آموزش و تمرین را بخشی از پروسه‎ی طراحی اینترانت خود قرار دهید. شیرپوینت یک پلتفرم قوی است که امکانات جدید و بهتری برای به اشتراک‎گذاری اطلاعات در اختیار کاربران قرار می دهد ولی در عین حال می تواند آن ها را گیج کند. با در نظر گرفتن این احتمال، تمرینات لازم را به کاربران بدهید تا بتوانند از ابزارهای جدید خود نهایت استفاده را ببرند.
•    برای طراحی شیرپوینت خود یک خریدار پیدا کنید. شرکت ها و کارگروه های مختلف برای کنترل اطلاعات مهم و دنبال کردن اهداف خود ارزش زیادی قائلند. این شرکای تجاری باید از ابتدای کار بر روی شیرپوینت اینترانت در پروسه‎ی طراحی سهیم باشند و شرکت های IT می توانند از نتایج این همکاری ها در پروژه های دیگر نیز استفاده کنند.
شیرپوینت زمانی به عنوان یک ابزار خوب برای طراحی اینترانت عمل می کند که روند طراحی خود را با توجه به افرادی که از آن استفاده می کنند هدایت کنید.

 

بیشترین چالش ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟

​مایکروسافت شیرپوینت محبوب‎ترین برنامه در نوع خود است که تا به حال ساخته شده است. طبق گفته‎ی مایکروسافت، بیش از 65000 شرکت، حق امتیاز 125 میلیون شیرپوینت را در اختیار دارند که 67 درصد از این‎ شرکت ها شیرپوینت را بر روی کل سازمانشان تعمیم داده اند.
بدیهی است که در حین استفاده‎ از شیرپوینت، سوالاتی برای کاربران این برنامه به وجود می آید.  در این مطلب و مطالب بعدی به بررسی رایج‎ترین سوالات کاربران در مورد بهترین راه برای توسعه، گسترش و مدیریت سایت‎ها و برنامه‎های شیرپوینت می پردازیم.

بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟

در نهایت به یک کلمه ختم می شود: مدیریت. برای مثال اگر برای نگهداری پایگاه های داده  و کد برنامه از یک متدلوژی موثر استفاده نکنید، توسعه‎ی شیرپوینت می تواند به سرعت از کنترل خارج شود.
توسعه‎دهندگان و مدیران شیرپوینت باید به سه نکته توجه داشته باشند:
•    عملکرد. یک برنامه‌‎ی شیرپوینت موفق می تواند داده های جدید را به راحتی هرچه تمام‎تر، جمع آوری کند. مدیریت صحیح باعث می شود که محتویات پایگاه داده از کنترل خارج نشوند و همراه BLOB ها به درستی ذخیره شوند.
•    پایداری. هیچ چیز مانند عدم اطمینان نمی تواند موجب ترک سریع اینترانت توسط کاربران شود. اگر به تغییر مدیریت توجه کنید می توانید از اضافه هایی که می توانند به تجارت شما لطمه وارد کنند، جلوگیری کنید.
•    اطمینان. هر پروژه IT روزی دچار اشکال می شود، اما سوال اصلی آنست که با چه سرعتی می توانید آن را درست کنید. مدیریتی مناسب اجزا و فرآیند ها را به گونه ای مرتب می کند که امکان بازیابی سریع و ادامه‎ی برنامه های متکی به شیرپوینت ایجاد شود.

هر پروژه‎ی IT روزی دچار اشکال می شود، اما سوال اصلی آن است که با چه سرعتی می توانید آن را درست کنید.

 

سه راهی که متاداده ی شیرپوینت به کسب‌وکارها می کند

در این‌جا سه روشی را که کسب‌ وکارها می‌توانند برای برخورد با مسائل متاداده‌ی شرپوینت در پیش‌گیرند معرفی می‌کنیم. این مسائل دربرگیرنده‌ی توسعه‌ی راهبردهای اداره‌ی اطلاعات تا پیاده‌سازی تجزیه و تحلیل‌های متن و بهبود کارکردهای جستجوی پایه‌ای در نسخه‌ی شرپوینت مورد استفاده در سازمان هستند.
این پروژه‌ها در پژوهش اخیری توسط یک فروشنده‌ی جستجوی معنایی به نام (Concept Searching (CS شناسایی شده اند که آن‌ها را هدف‌های کلیدی برای شرکت‌هایی که می‌خواهند بهترین نتیجه را از استقرار شیرپوینت بگیرند می‌خواند.
 
مديريت متاداده
هسته‌ی مشکل، قابلیت متاداده‌ی مدیریت شده‌ای است که در شیرپوینت ۲۰۱۰ معرفی شده و استفاده یا عدم استفاده از آن توسط سازمان است. متاداده‌ی مدیریت شده در شیرپوینت ۲۰۱۰ از شماری رویکرد برای دسته‌بندی اطلاعات شامل  طبقه‌بندی سلسه‌مراتبی، رده‌بندی اجتماعی (فکسونومی‌ها) و انباره‌های اصطلاحات با مدیریت متمرکز پشتیبانی می‌کند اما کاربران از چالش‌ها و دشواری‌های استفاده از سیستم شکایت دارند.مطالعه نشان داد که سازمان‌ها از انباره‌ی اصطلاحات یا آفیس ۳۶۵ و اجزای برخط شیرپوینت برای معرفی یا گسترش پروژه‌های زیر  در سازمان استفاده می‌کنند یا خواهند کرد.
 
۱. اداره‌ی اطلاعات
به نظر می‌رسد سرانجام سازمان‌ها این پیام را که اداره‌ی اطلاعات مهم است دریافت کرده اند. شاید این به خاطر این است که آن‌ها به این تشخیص تجاری رسیده‌اند که باید بتوانند داده‌های خود را دریابند. یا شاید به این دلیل است که بسیاری شرکت‌ها در سال‌های اخیر از دادگاه‌هایی با جریمه‌های سنگین به خاطر ناتوانی در  پیروی از سیاست‌های نظارتی در مورد اطلاعات صدمه خورده اند.
دلیل هر چه باشد، نتیجه‌ی مطالعه‌ی CS این بوده است که ۷۳ درصد پاسخ‌دهندگان، طرحی برای توسعه‌ی اداره‌ی اطلاعات در محیط شیرپوینت خود در لیست کارهایی که باید انجام شوند دارند.
بخش نخست این فرایند، توسعه یک انباره‌ی متاداده‌ی سازمانی به منظور  حل مسائل اداره‌ی اطلاعات و در ادامه‌ی آن معرفی دیگر سناریوهای کاربرد است. پس از معرفی انباره‌ی متاداده، سیاست‌های مدیریت محتوای خاص در سراسر سازمان قابلیت معرفی پیدا می‌کنند.
نکته‌ای که در این‌جا پدیدار می‌شود این است که شناسایی  سابقه‌ها، مهاجرت و توسعه‌ی امنیت اطلاعات همگی اهمیت برابری  در مقایسه با توسعه‌ی انباره‌ی متاداده‌ی سازمانی دارند.اما به نظر مى رسد هنوز سازمان‌ها درگیر ارزیابی بازگشت سرمایه در برنامه‌های اداره و توسعه‌ی سازگار متاداده سراسری در سازمان هستند.
نظر Concept Searching این است که چنین وضعیتی ممکن است نشان‌گر عدم فهم نقش متاداده در مواردی مانند کشف الکترونیکی باشد. به منظور قانع کردن سازمان‌ها برای پیاده‌سازی راهبردهای اداره‌ی اطلاعات، مهم است که به بازگشت سرمایه، به ویژه در محیط‌های شیرپوینت، توجه کنیم.
  
2. بهبود جستجو
جستجو پروژه‌ی دشوار دیگری برای سازمان‌ها به ویژه هنگام استفاده از شرپوینت ۲۰۱۳ است. براساس این پژوهش، ۵۱ درصد از سازمان‌ها برنامه‌ای برای توسعه‌ی جستجو به عنوان پروژه‌ی آتی دارند.
شاید این به خاطر این باشد که شرپوینت ۲۰۱۳ ویژگی‌های بسیاری از قابلیت جستجوی FAST مایکروسافت را در خود یکپارچه کرده است. بنابر گفته‌ی CS، این یکپارچه‌سازی جستجوی شرپوینت را بسیار بهبود داده است تا آن‌جا که بسیاری از سازمان‌ها تا حدی از آن راضی هستند که دست به تغییرش نمی‌زند.
CS اشاره می‌کند که کسب‌وکارها نباید جستجو را به تنهایی در نظر بگیرند چرا که به هر گوشه‌ای از سازمان شامل همکاری، تجزیه و تحلیل متن و شبکه‌ی اجتماعی سازمانی ارتباط دارد. در واقع، همه‌ی نواحی تمرکز  آتی در مطالعه به صورتی وابسته به نتایج جستجوی دقیق و مرتبط هستند.
اين تغيير ممكن است هنگامي روی دهد که دیگر پروژه‌های سازمانی همانند شناسایی سابقه‌ها، کشف الکترونیکی یا مدیریت محتوا از مرحله‌ی برنامه‌ریزی به مرحله‌ی پیاده‌سازی برسند.
 
3. تجزیه و تحلیل متن
Concept Searching یافته‌های مربوط به تجزیه و تحلیل متن را به عنوان تعجب‌آورترین بخش مطالعه توصیف می‌کند چرا که ۸۶ درصد از پاسخ‌دهندگان، آن را به عنوان یک پروژه‌ی آتی شناسایی کرده اند.
تجزیه و تحلیل متن ایجاد بینش می‌کند و تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد.  اما تجزیه و تحلیل متن موثر هم‌چنین وابسته به اداره‌ی مناسب اطلاعات به همراه راهبرد متاداده است.
این گزارش هم‌چنین به حالت دائمی سیلان محتوای بی‌ساختار از شبکه‌های اجتماعی یا مکالمات اشاره می‌کند.

 

شیرپوینت رمز موفقیت تویوتا

شرکت تویوتا به عنوان برترین و پرفروش ترین تولید کننده اتومبیل در کشور ژاپن موفق به فروش9750000 خودرو و کسب سود 181 بیلیون دلاری در سال 2012 شد. در ژانویه 2012 تویوتا تصمیم به طراحی دوباره ی معماری gazoo.com گرفت، gazoo.com براساس اولین سایت تویوتا که برای اولین بار در سال 1994 برای کمک به پژوهش در مورد خرید و فروش وسایل نقلیه شکل گرفت، ایجاد شد و در سال 1998 بود که به این نام تغییر یافت و کمپانی ویژگیهای مشتریان را به همراه عملکرد کارکنان برای تحلیل و انتشار محتوای شرکت و کمپینهای فروش اضافه کرد.
معماری gazoo.com که براساس asp تحت وب بود طی چندین سال بسیار گسترش و تغییر یافت تا در سال 2012 تویوتا به منظور کاهش هزینه ها و تعمیرات و نگهداری سایت و داینامیک تر کردن اطلاعات و دسترسی به شبکه های اجتماعی به طراحی دوباره معماری آن پرداخت.
ساساکی مدیر کل برنامه ریزی اینترنت در تویوتا در این باره گفت :این برای ما اهمیت داشت که سیستم مدیریت محتوایی داشته باشیم که امکان ارائه اطلاعات سفارشی به نیازهای خاص مشتریان با سرعت و صحت کافی را داشته باشد.
به این منظور تویوتا راه حلهای مبتنی بر محتوای چندین کمپانی از جمله Microsoft ,Salesforce,Sitescor  را مورد برررسی و مقایسه قرار داد که در انتها مایکروسافت پیروز این مقایسه شد.ساساکی گفت: داشتن  حمایت کارکنان باتجربه مایکروسافت که با ویندوز azure و شیرپوینت 2013 کار کردند کلید موفقیت ما بود.تویوتا از خاصیت سفارشی سازی شیرپوینت 2013  برای بهبود تجربه مشتریان استفاده کرد.
وی ادامه داد :تویوتا 300000 صفحه محتوا دارد و قابلیت جستجو شیرپوینت این امکان را میدهد که در سریعترین زمان به اطلاعات مورد نظرمان دست یابیم. تویوتا با طراحی مجدد پورتال وب خود gazoo.com با استفاده از شیرپوینت 2013، قادر به ارائه اطلاعات سفارشی به کاربران و ایجاد فرصت های بهتری برای تعامل اجتماعی است.

مزایای رویکرد جدید تویوتا:
1.مقیاس پذیری و قابلیت اطمینان
 تویوتا یکی از اولین کمپانیها در  ایجاد وب سایت های خارجی قابل اجرا در ماشین های مجازی ویندوز azure با شیرپوینت 2013 است، واین ترکیب به تویوتا کمک میکند تا پاسخگوی چالش های فراوان این سایت جهانی باشد.به گفته مدیر کل برنامه ریزی اینترنت تویوتا ساساکی، وب سایتهای تویوتا بیش از 100 میلیون بازدیدکننده در هر ماه دارد. رویکرد جدید به ما امکان فعال بودن در سراسر شبانه روز را میدهد که این امر برای حفظ یک  کسب و کار جهانی موضوعی بسیار مهم است . وی در ادامه میگوید:ما لازم نیست در مورد مسایلی مانند مواجه شدن با سرور افلاین برای به روزرسانی نرم افزارها نگران باشیم همچنین این سیستم انعطاف پذیری غیر قابل تصوری را  به ما میدهد .
2.کاهش هزینه های عملیاتی
تویوتا توسط راه اندازی هاست ابری خود توانست به طور قابل توجهی هزینه های نگهداری و توسعه سایت را کاهش دهد. به گفته اقای ساساکی با شیرپوینت 2013 قابل اجرا در ویندوز azure، ما می توانیم با ارائه یک زیر ساخت  نیاز به خرید و نگهداری سخت افزار را از بین ببریم. 
3.درجه بالایی از قابلیت سفارشی سازی.
به گفته آقای ساساکی  با شیرپوینت 2013 در ویندوز  azure ما می توانیم سیستم های مدیریت محتوا را با توجه به تقاضای کاربر فراهم آوریم. و همچنین میتوانیم به راحتی ویژگی های سایت را برای رفع نیازهای مختلف سفارشی سازی کرده و لذت از زندگی بر پایه خودرو را گسترش دهیم.

 

مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت اول

​اگر این روزها  کار با نرم افزار SharePoint را به عنوان بستری برای مدیریت اسناد تجربه کرده باشید، مطلع هستید که بیشتر سازمانها تلاش می کنند تا به نحوی موثر از آن استفاده کنند. همچنین به نظر می رسد که باید با آثار منفی استفاده ناکارآمد از آن نیز آشنا باشید. ازدیاد سایتها که معمولاً به علت گسترش نسخه های  SharePoint ایجاد می شود، عدم وجود استانداردی معلوم جهت مشخص کردن مدارکی که باید ذخیره شوند و همچنین محل و شیوه ذخیره آن ها و نبود راهنمایی مشخص به منظور پی بردن کاربران از چگونگی دسته بندی مدارک، نبود و یا کمبود ظرفیت به منظور ارتقاءِ  مدیریتِ  دوره ی عمرِ  اطلاعات مفید، اختیار عملِ کاربران در مدیریت و نظارت بر روی مواردی مانند ساختار سایت و مخزن اسناد و اعمال نظر در امنیت و تنظیمات دسترسی یا سلامت مدرک و ده ها، صدها و شاید هزاران صفحات بلا استفاده که در مجموع نمایانگر محلی برای دفن زباله های دیجیتال در ابعاد بسیار بزرگ هستند، همه و همه از جمله‌ی این آثار منفی است.

 شیرپوینت
 
علت آن که بسیاری از مؤسسات از بیشتر ( چه بسا همه ی) این عملکردهای  SharePoint  رنج می برند تا حدودی مربوط به کاربری آسان  SharePoint است. گسترش نرم افزار و رصد کردن سایت ها از طریق آن ساده، کاربری گزینشی برای مصرف‌کننده نهایی و اعمال نظارت برروی آن آسان و پیکربندی(Configuration) و دریافت اطلاعات به وسیله کاربر نهایی امری سهل است.
 
اما تمام این سهولت در استفاده، و آزادی نیازمند نظام سازمانی فوق العاده ای است تا نتیجه ای مطلوب حاصل شده و از کاربری غلط جلوگیری به عمل آید. ولی متاسفانه بیشتر سازمان ها به گونه ای تاریخی نظم مورد نیاز  جهت بهره برداری از توانایی های   SharePoint  را دارا نبوده اند.  
 
مشکلات بیشتر
زمانی که شروع به بررسی بیشتر کرده و می پرسید که چرا سازمان ها  فاقد نظام مورد نیاز جهت استفاده موثر از SharePoint بوده اند به سرعت درخواهید یافت، اشکالاتی از این نرم افزار که من در این جا ترسیم کرده ام  تنها  بخشی  از  کوه عظیم  مشکلات آن است. آن ها   تنها علائم مشکلی به مراتب بزرگتر و مشقت بار تر در این سازمان ها هستند که آن نبود و یا ضعف مدیریت اطلاعات در سطح امور سرمایه گذاری است.
اگر این مشکل حل نشده رها شود، بهره مندی از فناوری مدیریت اسناد را، چه با استفاده از SharePoint  که در میان سه سامانه بزرگِ (همگام با  IBM, EMC, OpenText) مدیریت محتوای سازمانی قرار دارد و چه با اتخاذ راه حلی متمرکز به منظور برطرف کردن شیوه تجارت عمودی (به عنوان مثال در مدیریت قرارداد، مدیریت طراحی مهندسی، مدیریت چرخه‌ ی عمر محصول، و غیره) ، بسیار دشوار می کند.
 
آزمون جهان شمول
اکنون کاری خواهم کرد که در میان مشاوران متعارف نیست یعنی با جمله نامفهوم "به این بستگی دارد که..." به اینکه مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است پاسخ نخواهم داد. در عوض به طور قاطع اعلام خواهم کرد که مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است. !

اگر هریک از گزاره های زیر برای سازمان شما صادق است، دارای مشکلات مدیریت اطلاعات هستید. همین و بس. هرچه تعداد بیشتری از این گزاره‌ها درمورد شما صادق باشد‌‌ مشکلات مدیریت اطلاعات شما وخیم تر است :

  • هیچ نهاد سازمانی مدیریت اطلاعات را در دست ندارد.
  • حق مدیریت اطلاعات در انحصار گروهی خاص است ( برای مثال گروه فناوری اطلاعات (IT)  یا گروه حقوقی).
  • اعطای مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات به افراد متفرقه، تعدّد مدیر عاملان اجرایی را زیاد کرده است. ( به عبارت دیگر، مقام ارشد، با حق مالکیت مدیریت اطلاعات، مدیران زیر دست مدیر عامل اجرایی نیستند).
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسته عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات به آن ها تعلّق ندارد و هردو یا یکی از دو نهاد دیگر آن را بهتر مدیر��ت می کنند.
  • هر یک از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه (شاید هر سه) عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات مختص آن ها بوده و هیچ یک از دو نهاد دیگر نباید آن را تصاحب کنند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفتن نیازهای حوزه مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار نباشد.

 
حاضرم شرط ببندم که اگر سازمان شما از مشکلات مرتبط با SharePoint رنج می برد برخی از گزاره های فوق (چه بسا همه‌ی آن ها) در مورد سازمان شما صادق است. و حقیقت تلخ آن است که اگر شما با این مشکلات پایه‌ در حوزه مدیریت اطلاعات  مقابله نکنید  هیچ گاه قادر نخواهید بود تا به طور صحیح مشکلات سخت تر،  بارز تر و پیش رویSharePoint  را حل کنید.
 
 
توضیح واضحات
یک روش برای تصور اینکه مدیریت اطلاعات قوی و موثر چگونه است قبول مشکلات مطروحه فوق توسط اینجانب و اصلاح آنها از طریق شیوه های زیر است:

  • یک نهاد سازمانی معیّن مدیریت اطلاعات را در دست بگیرد.
  • مالکیت مدیریت اطلاعات نیازمند تعامل  و مشارکت بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای مرتبط با سازمان است.
  • مدیران ارشد اجرایی مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات را برعهده بگیرند.
  • بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان شرکت، مالکیت مدیریت اطلاعات را مسئولیتی مشترک تلقّی کنند.
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان، مدیریت مؤثر اطلاعات را در گرو همکاری دو گروه دیگر بداند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفته شدن نیازهای مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار باشد و دنبال شود.

 
در طول 15 سال حضور من در فضای مدیریت اطلاعات، ارگان هایی که به گونه ای مؤثر از دارایی های اطلاعاتی خود محافظت کرده اند آنهایی هستند که خصایص فوق را از خود نشان می دهند.
هرچقدر بیشتر از این خصایص بهره ببرند به همان نسبت نیز در مدیریت اطلاعات موفق خواهند بود و هرچه کمتر نا موفق تر.

ادامه دارد....

 

آخرین نظرات

Comment RSS