مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت اول

​اگر این روزها  کار با نرم افزار SharePoint را به عنوان بستری برای مدیریت اسناد تجربه کرده باشید، مطلع هستید که بیشتر سازمانها تلاش می کنند تا به نحوی موثر از آن استفاده کنند. همچنین به نظر می رسد که باید با آثار منفی استفاده ناکارآمد از آن نیز آشنا باشید. ازدیاد سایتها که معمولاً به علت گسترش نسخه های  SharePoint ایجاد می شود، عدم وجود استانداردی معلوم جهت مشخص کردن مدارکی که باید ذخیره شوند و همچنین محل و شیوه ذخیره آن ها و نبود راهنمایی مشخص به منظور پی بردن کاربران از چگونگی دسته بندی مدارک، نبود و یا کمبود ظرفیت به منظور ارتقاءِ  مدیریتِ  دوره ی عمرِ  اطلاعات مفید، اختیار عملِ کاربران در مدیریت و نظارت بر روی مواردی مانند ساختار سایت و مخزن اسناد و اعمال نظر در امنیت و تنظیمات دسترسی یا سلامت مدرک و ده ها، صدها و شاید هزاران صفحات بلا استفاده که در مجموع نمایانگر محلی برای دفن زباله های دیجیتال در ابعاد بسیار بزرگ هستند، همه و همه از جمله‌ی این آثار منفی است.

 شیرپوینت
 
علت آن که بسیاری از مؤسسات از بیشتر ( چه بسا همه ی) این عملکردهای  SharePoint  رنج می برند تا حدودی مربوط به کاربری آسان  SharePoint است. گسترش نرم افزار و رصد کردن سایت ها از طریق آن ساده، کاربری گزینشی برای مصرف‌کننده نهایی و اعمال نظارت برروی آن آسان و پیکربندی(Configuration) و دریافت اطلاعات به وسیله کاربر نهایی امری سهل است.
 
اما تمام این سهولت در استفاده، و آزادی نیازمند نظام سازمانی فوق العاده ای است تا نتیجه ای مطلوب حاصل شده و از کاربری غلط جلوگیری به عمل آید. ولی متاسفانه بیشتر سازمان ها به گونه ای تاریخی نظم مورد نیاز  جهت بهره برداری از توانایی های   SharePoint  را دارا نبوده اند.  
 
مشکلات بیشتر
زمانی که شروع به بررسی بیشتر کرده و می پرسید که چرا سازمان ها  فاقد نظام مورد نیاز جهت استفاده موثر از SharePoint بوده اند به سرعت درخواهید یافت، اشکالاتی از این نرم افزار که من در این جا ترسیم کرده ام  تنها  بخشی  از  کوه عظیم  مشکلات آن است. آن ها   تنها علائم مشکلی به مراتب بزرگتر و مشقت بار تر در این سازمان ها هستند که آن نبود و یا ضعف مدیریت اطلاعات در سطح امور سرمایه گذاری است.
اگر این مشکل حل نشده رها شود، بهره مندی از فناوری مدیریت اسناد را، چه با استفاده از SharePoint  که در میان سه سامانه بزرگِ (همگام با  IBM, EMC, OpenText) مدیریت محتوای سازمانی قرار دارد و چه با اتخاذ راه حلی متمرکز به منظور برطرف کردن شیوه تجارت عمودی (به عنوان مثال در مدیریت قرارداد، مدیریت طراحی مهندسی، مدیریت چرخه‌ ی عمر محصول، و غیره) ، بسیار دشوار می کند.
 
آزمون جهان شمول
اکنون کاری خواهم کرد که در میان مشاوران متعارف نیست یعنی با جمله نامفهوم "به این بستگی دارد که..." به اینکه مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است پاسخ نخواهم داد. در عوض به طور قاطع اعلام خواهم کرد که مدیریت ضعیف اطلاعات چگونه است. !

ا��ر هریک از گزاره های زیر برای سازمان شما صادق است، دارای مشکلات مدیریت اطلاعات هستید. همین و بس. هرچه تعداد بیشتری از این گزاره‌ها درمورد شما صادق باشد‌‌ مشکلات مدیریت اطلاعات شما وخیم تر است :

  • هیچ نهاد سازمانی مدیریت اطلاعات را در دست ندارد.
  • حق مدیریت اطلاعات در انحصار گروهی خاص است ( برای مثال گروه فناوری اطلاعات (IT)  یا گروه حقوقی).
  • اعطای مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات به افراد متفرقه، تعدّد مدیر عاملان اجرایی را زیاد کرده است. ( به عبارت دیگر، مقام ارشد، با حق مالکیت مدیریت اطلاعات، مدیران زیر دست مدیر عامل اجرایی نیستند).
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسته عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات به آن ها تعلّق ندارد و هردو یا یکی از دو نهاد دیگر آن را بهتر مدیریت می کنند.
  • هر یک از بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه (شاید هر سه) عنوان می کنند که مدیریت اطلاعات مختص آن ها بوده و هیچ یک از دو نهاد دیگر نباید آن را تصاحب کنند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفتن نیازهای حوزه مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار نباشد.

 
حاضرم شرط ببندم که اگر سازمان شما از مشکلات مرتبط با SharePoint رنج می برد برخی از گزاره های فوق (چه بسا همه‌ی آن ها) در مورد سازمان شما صادق است. و حقیقت تلخ آن است که اگر شما با این مشکلات پایه‌ در حوزه مدیریت اطلاعات  مقابله نکنید  هیچ گاه قادر نخواهید بود تا به طور صحیح مشکلات سخت تر،  بارز تر و پیش رویSharePoint  را حل کنید.
 
 
توضیح واضحات
یک روش برای تصور اینکه مدیریت اطلاعات قوی و موثر چگونه است قبول مشکلات مطروحه فوق توسط اینجانب و اصلاح آنها از طریق شیوه های زیر است:

  • یک نهاد سازمانی معیّن مدیریت اطلاعات را در دست بگیرد.
  • مالکیت مدیریت اطلاعات نیازمند تعامل  و مشارکت بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای مرتبط با سازمان است.
  • مدیران ارشد اجرایی مسئولیت کامل مدیریت اطلاعات را برعهده بگیرند.
  • بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان شرکت، مالکیت مدیریت اطلاعات را مسئولیتی مشترک تلقّی کنند.
  • هر کدام از بخش های IT، حقوقی و سایر گردانندگان، مدیریت مؤثر اطلاعات را در گرو همکاری دو گروه دیگر بداند.
  • روندی مدوّن به منظور حصول اطمینان از در نظر گرفته شدن نیازهای مدیریت اطلاعات، در طول توسعه مرحله طراحی سامانه فناوری اطلاعات (IT) ( خواه زیر ساخت در نهاد تجاری پایه گذاری شود یا از یک ارائه دهنده تهیه شود) در کار باشد و دنبال شود.

 
در طول 15 سال حضور من در فضای مدیریت اطلاعات، ارگان هایی که به گونه ای مؤثر از دارایی های اطلاعاتی خود محافظت کرده اند آنهایی هستند که خصایص فوق را از خود نشان می دهند.
هرچقدر بیشتر از این خصایص بهره ببرند به همان نسبت نیز در مدیریت اطلاعات موفق خواهند بود و هرچه کمتر نا موفق تر.

ادامه دارد....

 

4 دلیل متداول شکست پروژه شیرپوینت

​به عنوان یک مشاور به مشتریان کمک میکنیم تا ایده های جدید روی شیرپوینت داشته باشند و یا پروژه های جدید بر روی اجراهای قبلی شان ایجاد کنند. همچنین از ما برای پیاده سازی های شیرپوینت موجود که  استفاده نمی شوند نیز کمک خواسته می شود. علت آن می تواند عدم انتخاب شیرپوینت توسط کاربران، عدم تامین تمامی محتوای آن ها، یا عدم ایجاد مراحل کاری توسط شرکت باشد.
اولین چیزی که می پرسیم این است که چرا مشتریان به پیاده سازی و اجرای شیرپوینت موجودشان نمی پردازند. شما باید همه ی دلایل لازم برای انجام مراحل جلوگیری از این امر را بفهمید.

failure1
ما معمولا به محدوده ای از پاسخ ها می رسیم که مطمئنا لیست جامعی نیست اما بعضی از رایج ترین توجیهاتی هستند که شنیده ایم برخی مشتری ها حتی دو یا تعداد بیشتری از این تخلف ها را انجام  داده اند:


1. نداشتن دیدگاه و یا برنامه واضح
عدم برنامه ریزی موجب فاجعه است. بسیاری از شرکت ها فکر می کنند که شیرپوینت محصولی است که شما  به سادگی روی سرورتان نصب می کنید و سپس هر کسی استفاده از آن را شروع خواهد کرد. شیرپوینت یک محصول تنها نیست، شیرپوینت بستری است که می تواند کارهای مختلفی انجام دهد و در حالی که همه شرکت ها احتمالا پروسه ها و زمینه های استفاده مشابهی دارند، نیازهای منحصر به فرد خودشان را نیز دارند. اگر سازمانی فکر کند که می تواند شیرپوینت را بدون برنامه فقط نصب کند و تلاشی برای تطبیق آن با همه نیازهای شان نکنند ارزش افزوده چندانی برایشان به ارمغان نخواهد آورد و هر سیستمی که ارزش فراهم نمی کند احتمالا استفاده نیز نمی شود.


2. کمبود منابع و زمان
اغلب اوقات سازمان ها یک یا دو نفر از هر واحدی را به عنوان مالک سایت آن واحد انتخاب می کنند و از آنها انتظار دارند که محتوای آن سایت را مدیریت کنند. چیزی که به آن توجه نمی شود این است که این افراد زمان کافی ندارند یا  زمان لازم به آنها داده نمی شود که مدیریت محتوای سایت را انجام دهند. زیرا که این مسئولیت به عنوان یک وظیفه ی فرعی تلقی می شود چون احساس می شود برای وظیفه ی شغلی آن ها ضروری نیست. بعد از آن محتوای سایت قدیمی می شود (اگر اصلا محتوایی در مرحله اول وارد شده باشد) و شاید حتی بعدا بدتر هم بشود. 


3. استفاده اندک از نظرات کاربران 
از شیرپوینت برای مکانیزه کردن مدیریت اسناد و فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود. کسب نتیجه موثر نیازمند تغییر اساسی در روشی است که افراد اطلاعات را پردازش می کنند و یا وظایف روزانه شان را انجام می دهند. کاربران نیاز دارند که از آغاز در پروژه به حساب آورده شوند حتی در مراحل اولیه طراحی و شانه به شانه آنچه که در طول پروسه اتفاق می افتد باشند. و این می تواند درک واضحی بدهد از چرایی این تغییرات و اینکه چگونه شیرپوینت سبب کسب سودمندی برای آن ها در آخر کار می شود.
این تغییر اگرچه که در ابتدا کمی سخت بنظر می رسد، اما نتیجه آن بسیار چشمگیرخواهد بود نسبت به وقتی که فقط به کارمندان گفته بشود که استفاده از شیرپوینت را شروع کنند بدون اینکه توضیحی به آن ها بدهند.


4. آموزش ناکافی کاربران
شما نمی توانید که فقط شیرپوینت را نصب کنید و انتظار داشته باشید که مردم از آن استفاده کنند. حتی اگر برنامه ای دارید و آنرا روی تابلو اعلانات نوشتید آنها هنوز احتیاج دارند که بدانند چطور از سیستم جدید استفاده کنند. داشتن یک برنامه آموزشی مفید برای موفقیت در گسترش شیرپوینت ضروری است. خدمات ما با مشتریانی که را در این موقعیت قرار گرفته اند شامل ارزیابی سیستم فعلی آنها، فراهم کردن یک برنامه آموزشی برای کمک به کارمندان برای کنار آمدن و شروع استفاده از شیرپوینت می شود. بطور نوعی  ما فهمیده ایم که بهتر است که کلاس درس آموزشی مناسبی همراه با چند نوع ابزار تکمیلی از جمله ابراز های نوشتنی و یا ویدئویی فراهم کنیم که کاربران بتوانند بعدا به آن ها رجوع کنند و آنچه را که قبلا در کلاس درس یاد گرفته اند را تقویت کنند.
با چشم پوشی از این موضوع می توانید مطمئن باشید که پروژه شیرپوینت شما شانس بهتری برای موفق شدن دارد بدون آنکه لازم باشد آنرا بعدا برای تنظیم برنامه هایش پیش مشاور ببرید. شما چه دلایل دیگری دیده اید که منجر به شکست پیاده سازی شیرپوینت شده است؟ لطفا پیشنهادهای خود را با ما به اشتراک بگذارید.

 

نقشه راه در پروژه های شیرپوینت

​نقشه راه شیرپوینت ، نقشه کاملی است از آنچه قرار است پیاده سازی شود. نقشه راه می تواند یک فایل word طولانی یا یک تصویر بزرگ باشد. می تواند مجموعه ای از نمودارهای مرتبط با هم، یا صدها عنوان فهرست شده باشد. اما صرفنظر از روش مستند کردن آن  نقشه راه در واقع توصیف از قبل برنامه ریزی شده از سیستمی است که شما می خواهید آن را بسازید.
شیرپوینت و مخصوصا شیرپوینت 2013 بستری منحصر به فرد و عظیم است که دارای صدها شاخص و تابع می باشد و می تواند به شکل تعدادی اینترانت و یا سیستم های مشابه آن درآید که کاملا با هم متفاوتند  و از نظر عملکرد هم متنوع اند. سخت است که بهترین برنامه قابل پیاده سازی را برای کسب و کار خود بنویسید و بعد هم آن برنامه را کلمه به کلمه دنبال کنید.
RoadMap
 
اجرای نقشه راه مشکل است و یا شاید حتی غیر ممکن باشد. بنابراین چطور است که اینترانت جدیدتان را اصلا اجرا نکنید. چطور است که در حین اجرای سیستم به کارمندان اجازه دهید که آنها تشخیص بدهند که چه چیز هایی نیاز دارند.
بدون نقشه کار کنید
چطور است که فقط شیرپوینت را نصب کنید و ببینید که چه اتفاقی می افتد. شاید برای عده ای ابتدایی به نظر برسد اما  نتایج میتواند جالب باشد.
چطور است که آن را نصب کنید و سپس صفحه اصلی و تعدادی سایت به آن اضافه کنید. مطمئن شوید که تعدادی از افراد برای ایجاد محتویات معمول (اخبار، مستندات شرکت ها،...)، و همچنین افرادی که به راحتی بتوانند سایت های جدید درخواست کنند را دارید. شاید حتی  مدلی در نظر بگیرید که کاربران بتوانند هر چیزی که میخواهند (با فضا و مرزهای خودشان) در آن ایجاد کنند.
سپس عقب بنشینید و ببینید که چه اتفاقی می افتد. شش ماه به آن وقت دهید. و پس از آن، شاید حتی جلسه آموزش به طور منظم و یا "به روز رسانی شیرپوینت" اجرا شود.
RoadMap3
 خارج از هرج و مرج
من می توانم پیش بینی هایی بکنم. برخی از افراد سایت های بسیاری ایجاد خواهند کرد و آن ها را رها میکنند. برخی یک سایت آزمایشی ایجاد خواهند کرد و خارج  از آن کار خواهند کرد. برخی ممکن است سایت های خصوصی ایجاد کنند که در این صورت شما نخواهید دانست که چه چیزی در جریان است. ولی خارج از این هرج و مرج ، نوعی نظم به وجود خواهد آمد. مردم مدارکی را خواهند فرستاد، محتویاتی را ایجاد خواهند کرد، بعضی گروه ها واقعا سازمان یافته خواهند شد.
البته تیم IT باید کمی بیشتر برنامه ریزی کند. اگر نقشه موفقیت آمیز باشد و تمام شرکت بخواهند از آن استفاده کنند، شما به منابع سرور بیشتری احتیاج خواهید داشت. این یک وظیفه هر روزه برای این افراد است. بدترین سناریوها می توانند به آسانی با نگاهی به تعداد پرسنل و کاربرد سیستم های مشابه پیش بینی شود.
هر نظمی از بی نظمی بر می خیزد، هر سایت مفیدی که بدست می آورید یا کاربران فعالی که پیدا می کنید بلوک های ساخت شیرپوینت در سازمان خود را خواهید داشت. شما خود را با گروهی از کاربران نامزد شده، محتویاتی مفید و نقشه های بسیاری برای آینده خواهید یافت. نقشه هایی که در دنیای واقعی آزمایش شده اند.
ممکن است در این راه طراحی آزاد مطابق سلیقه همه افراد نباشد و به نوع سازمان شما و شخصیت پرسنل سازمان شما بستگی دارد. ولی هدف یک هدف جدی است.
طراحی و کارکردن با شیرپوینت برای اولین بار بسیار سخت است. شرکت های باسابقه هم همیشه بار اول قادر به کارکردن با آن نیستند. اما اگر به موضوع بهره برداری از شیرپوینت در فاز اول به عنوان یک طرح آزمایشی فکر می کنید در این صورت پروسه استقرار ممکن است دلپذیر تر باشد.
 

 

​چرا شیرپوینت؟

با گذشت بیش از یک دهه از ارایه نسخه اول شیرپوینت در سال 2001 توسط شرکت مایکروسافت، هنوز برای برخی این سوال وجود دارد که چرا بهتر است از شیرپوینت استفاده شود؟ در این مطلب از دید مشتری به ارایه پاسخ برای این پرسش می پردازیم. در مطلب دیگری از دید شرکت تولید کننده نرم افزار نیز به دلایل استفاده از شیرپوینت به عنوان بستر تولید نرم افزار خواهیم پرداخت.
پیشنهاد می کنم برای داشتن دید بهتر نگاهی هم به مطلب "معرفی کامل شیرپوینت" بیندازید.
به عنوان مشتری ابتدا لازم است این مطلب را برای شما شفاف شود که هنوز در دنیای نرم افزار یک راه حل برای همه مساله ها ارایه نشده است لذا شیرپوینت نیز به عنوان یک راه حل قرار نیست تمام مشکلات نرم افزاری سازمان شما را تحت پوشش قرار دهد. اما در حوزه خدماتی که به عنوان هدف از طراحی شیرپوینت عنوان می شوند اگر نگوییم بهترین راه حل قطعا می توان آن را جزو بهترین راه حل ها دانست.
موارد ذیل بخشی از دلایلی است که نشان می دهد استفاده از شیرپوینت نسبت به دیگر راه حل ها برای مشتریان ارزش افزوده بیشتری ایجاد می کند.
 
شیرپوینت
 
 
•    يکپارچگي كامل با مجموعه نرم افزاري Microsoft Office
یکی از متداول ترین نرم افزارهایی که بیشتر کاربران ویندوز برای انجام امور اداری از آن استفاده می کنند. مایکروسافت آفیس است. یکی از قابلیت های منحصر به فرد شیرپوینت یکپارچگی کامل با مجموعه آفیس علی الخصوص Word و Outlook است. منظور از یکپارچگی این است که به طور مثال کاربران شما از محیط word می توانند گردش کار روی یک فایل word را آغاز کنند و یا نسخه های مختلف آن را با هم مقایسه کنند. ارزش افزوده حاصل از این یکپارچگی زمانی ملموس می شود که راهکاری مدیریت اسناد شیرپوینت را جایگزین نرم افزاری فعلی کنید.. اینجاست که این یکپارچگی به قدری کاربردی و لذت بخش است که تعجب می کنید که قبلا چگونه از راه حل های دیگر استفاده می کرده اید.
 
•    Single Sign On
معضل وجود نام های کاربری و کلمات عبور متعدد برای همه کاربران آزار دهنده است. اما شیرپوینت به صورت پیش فرض از کاربران دامنه سازمان (اکتیو دایرکتوری) شما استفاده می کند و لذا کاربران برای ورود به شیرپوینت از همان نام کاربری استفاده می کنند که برای لاگین به ویندوز استفاده می کنند. از این رو کاربران سازمان شما فقط کافی است یک نام کاربری و یک کلمه عبور را به خاطر بسپرند.
 
•    قابليت توسعه سيستمهاي مختلف توسط پيمانكاران متعدد
شیرپوینت بستر وسیعی است که راه حل های متعددی را در خود جای می دهد. به دلیل استاندارد بودن بستر شما می توانید از پیمانکاران متعدد برای پیاده سازی و اجرای خواسته های خود استفاده نمایید. و سرعت انجام کارها را افزایش دهید. همچنین در صورتی که به هر دلیل یک پیمانکار دیگر قادر به همکاری نباشد امکان جایگزین کردن او وجود دارد.
 
•    معماري توسعه پذير و قابليت نصب در محيط هاي با مقياسهاي متفاوت
یکی از ویژگی های معماری شیرپوینت این است که بر اساس اندازه و ابعاد سازمان می توان از یک PC تا چندین سرور قدرتمند را به عنوان بستر سخت افزاری آن مورد استفاده قرار داد. مزیت این امر آن است که در ابتدای به کار گیری شیرپوینت نیازی به تامین سخت افزار گران قیمت نیست و یک سازمان کوچک نیز می تواند از مزایای شیرپوینت استفاده نماید. و به مرور که استفاده از شیرپوینت در سازمان گسترش یافت و یا ابعاد سازمان بزرگ تر شد می توان با افزایش منابع سخت افزاری نیاز سازمان را تامین نمود. به عبارت دیگر برای دستیابی به کارایی بیشتر در شیرپوینت تنهای کافی است منابع را افزایش دهید.
 
•    وجود مستندات فني، منابع آموزشي و راهکارهاي تجاري فرآوان
به عنوان مشتری وقتی که می خواهید تلویزیون بخرید آیا صرفا تکنولوژی و قیمت تلویزیون پارامترهای شما در انتخاب برند مورد نظر هستند؟ قطعا این گونه نیست. یکی از پارامترهای مهم در انتخاب برند دسترسی سریع و آسان به خدمات گارانتی و پشتیبانی است. زیرا که اگر به هر دلیل تلویزیون شما دچار مشکل شود لازم است تا فرد یا شرکتی بتواند آن را تعمیر کنند.
همین مساله برای نرم افزار نیز مطرح است. لذا وجود مستندات فنی و منابع آموزشی فراوان که نتیجه آن همه گیر بودن شیرپوینت است باعث می شود که شما به عنوان مشتری نگران خدمات پشتیبانی نباشید و همیشه امکان دسترسی به افراد خبره و مسلط به شیرپوینت وجود داشته باشد.
 
 •    سازگاري، يکپارچگي و ارتباط با ديگر سرورها
ما در دنیای نرم افزار تنها نیستیم. یک نرم افزار خوب باید با سیستم عامل و دیگر سرویس های سازمان سازگاری و تعامل مناسبی داشته باشد تا نتیجه نهایی برای مشتری مطلوب باشد. یکی از ویژگی های شیرپوینت یکپارچگی با دیگر سرورهای مایکروسافت مانند اکسچنج، اکتیو دایرکتوری، سی آر ام و... است. و مزیت آن برای مشتری امکان استفاده از قابلیت های ترکیبی این سرویس ها با کمترین هزینه و زمان است.

 

خبرنامه، ایمیل مارکتینگ، پورتال و شیرپوینت

روز گذشته وب پارت خبرنامه پرنیان از طریق فروشگاه شیرپوینت عرضه شده​ است. رویکرد پرنیان در این وب پارت کمی عجیب و در عین حال کاربردی است و بر اساس منافع مصرف کننده تنظیم شده است. در این پست در خصوص نیاز به خبرنامه در پورتال های اینترنتی و ارتباط خبرنامه با ایمیل مارکتینگ خواهیم نوشت. پر واضح است که همه چیز بر بستر شیرپوینت جاری است.

پورتال بی مخاطب مانند بازی فوتبال بدون تماشاچی است. هر سازمان یا شرکت و یا حتی شخصی که سایتی دایر می کند قصد دارد مطالب و خدماتی را به مخاطبین خود ارایه نمایند. اما به دلیل انبوه مطالبی که هر لحظه در فضای اینترنت منتشر می شود ممکن است برخی از مطالب مهم در دیدرس مخاطب قرار نگیرد و یا اینکه شما به عنوان یک شرکت بخواهید اخباری را به صورت Bold شده و برجسته به مخاطبین خود نشان دهید. اینجاست که خبرنامه مورد استفاده قرار می گیرد.

اگر شما یک شرکت خصوصی داشته باشید قطعا مایل هستید که ویژگی های محصولات و خدمات جدید خود و یا توانایی های مجموعه خود را برای مخاطبین علی الخصوص مخاطبینی که به شرکت و محصولات شما وفادار و یا علاقه مند هستند اعلام نمایید. یکی از روشهای مناسب، بازاریابی ایمیلی است که ارتباط تنگاتنگی با خبرنامه دارد.

معنای خبرنامه ارسال مطالب خلاصه شده و مهم یا تبلیغاتی از طریق ایمیل برای مخاطبین است. با توجه به الگوریتم های سخت گیرانه تشخیص اسپم توسط سرویس دهنده های ایمیل، ارسال ایمیل انبوه ریسک بالایی دارد و احتمال رسیدن به دست مخاطب و خوانده شده آن بسیار اندک است. راه حل آن استفاده از سرویس های ارسال ایمیل انبوه است که علاوه بر کاهش ریسک فوق، گزارشات بسیار جالبی در خصوص تعداد ایمیل های رسیده، تعداد خوانده شده و حتی لینک های کلیک شده را ارایه می کنند. توضیحات فوق علت رویکرد پرنیان در تولید وب پارت خبرنامه است که به جای رسال ایمیل انبوه توسط خود این وب پارت که مشکلات عنوان شده را به همراه دارد. ارسال ایمیل به یک سرویس دهنده ایمیل انبوه به نام MailChimp سپرده شده است. وب پارت خبرنامه پرنیان با استفاده از API های این سرویس دهنده کار می کند و امکان عضو گیری و لغو عضویت را فراهم می آورد و تغییرات بر روی لیست اعضا مستقیما در لیست های تماس این سرویس دهنده اعمال می شوند.

در پایان پرنیان خوشحال خواهد ش تا وب پارت خبرنامه را به سرویس دهنده های ارسال ایمیل انبوه ایرانی نیز متصل نماید. اما تا زمان نوشتن این پست هیچکدام از سرویس های ایرانی API لازم برای این کار را ارایه نمی دهند.

 

با شیرپوینت برنامه واقعی بسازید

​شیرپوینت بستری است که می توان با ترکیب سرویس های مختلف آن و بدون نیاز به برنامه نویسی برنامه های مورد نیاز سازمان را ایجاد نمود. اما همیشه ابزارها و سرویس های ارایه شده توسط شیرپوینت به تنهایی کافی نیستند. کنترل سطح دسترسی کاربران مختلف بر روی داده هایی که توسط چندین کاربر ورود اطلاعات می شوند یکی از نیازهای اساسی یک برنامه کاربردی است که راهکار ساده ای در شیرپوینت برای آن پیش بینی نشده است. برای روشن تر شدن مطلب مثال می زنیم.

فرض کنید قرار است یک سیستم CRM با استفاده از شیرپوینت اجرا کنیم. با عنایت به ماهیت وب بودن شیرپوینت و همچنین وجود فروشنده های متعدد در سازمان لازم است تا همه فروشندگان بتوانند به صورت مستقیم با نرم افزار کار کنند و اطلاعات مشتریان یا قرار جلسات، وظایف، یادداشت ها و تماس های تلفنی را ثبت و یا موارد گذشته را مشاهده نمایند. همچنین ساختار فروش به گونه ای است که به ازای هر فروش پورسانتی به فروشنده اعطا می شود. از این رو هر فروشنده مشتریان خود را دارد و تمایلی ندارد که دیگر فروشندگان از لیست مشتریان وی مطلع گردند. و صد البته مدیریت فروش لازم دارد تا اطلاعات همه مشتریان همه فروشنده ها دسترسی داشته باشد.

اگر بخواهیم صورت مساله مطرح شده در موضوع دسترسی را به زبان کامپیوتری بیان کنیم چنین می شود. "هر داده ای که توسط یک کاربر فروشنده ثبت شد فقط همان فروشنده و مدیر فروش به آن دسترسی داشته باشند." در چنین شرایطی روش مجوزدهی شیرپوینت کافی نیست و راه حل استفاده از افزونه مجوزدهی خودکار پرنیان است. اما افزونه مجوزدهی خودکار پرنیان چگونه این مشکل را برطرف می کند.

مجوزدهی خودکار
 
 با نصب افزونه مجوزدهی خودکار پرنیان در شیرپوینت و فعال سازی آن، امکانی به لیست ها و کتابخانه های شیرپوینتی اضافه می شود که با استفاده از آن می توان مشخص کرد که هر داده ای که ثبت می شود تحت چه شرایطی و توسط چه کاربرانی در دسترس باشد. در ادامه ویژگی های این افزونه آمده است:

  • مدیریت متمرکز تمامی مجوزهای تنظیم شده برروی آیتمهای لیست.
  • اینترفیسی کاملا کاربرپسند
  • مجوزدهی برروی انواع مختلف لیستها و کتابخانه های اسناد.
  • مجوزدهی برروی انواع آیتمهای لیستها و کتابخانه های اسناد.
  • دسترسی سریع به صفحه ی تنظیم مجوزها از قسمت ریبون لیست.
  • جستجوی سریع و راحت برروی تمامی لیستها و کتابخانه ها به منظور یافتن سریع لیست مورد نظر و اعمال مجوز برروی خود لیست و آیمتهای آن.
  • قابلیت تنظیم مجوز به صورت قالب مجوزهای مختلف به تعداد نامحدود برروی آیتم.
  • تعیین مجوز برروی آیتم برای کاربران و گروهها شرپوینتی.
  • تعیین مجوز برروی آیتم برای کاربران و گروههای موجود در فیلدهای آیتم.
  • تعیین مجوز برروی آیتم برای گروههای کاربر اضافه کننده ی آیتم در لیست.
  • مجوز برروی آیتم برای کاربر جاری یا کاربر اضافه کننده ی آیتم در لیست.
  • انتخاب و اعمال یک با چند سطح مجوز به ایجاد کننده مورد (Creator)
  • انتخاب و اعمال یک با چند سطح مجوز به کاربران یا گروه های خاص
  • امکان انتخاب و اعمال یک با چند سطح مجوز به کاربر یا گروه موجود در یک یا چند فیلد از ستون های مورد ایجاد شده.
  • تعیین مجوز برروی تمامی نوع های محتوای آیتمهای لیست به صورت مجزا.
  • نگهداری مجوزهای فعلی آیتم و افزودن مجوزهای تعیین شده به آن و یا حذف مجوزها و سپس افزودن مجوزها به آن.
  • تعیین شرط بر اساس ستون های متنی و عددی آیتم با استفاده از عملگرهای > و < و =

 

بلاگ پرنیان بر پایه شیرپوینت

یکی از انواع قالب های سایت شیرپوینت، قالب بلاگ است. شرکت پرنیان پردازش پارس این قالب را از لحاظ رابط کاربری و امکانات توسعه داده است و به عنوان یک محصول تحت عنوان بلاگ پرنیان و از طریق فروشگاه شیرپوینت پرنیان عرضه می نماید. 

 مدیریت دانش

 یکی از کاربردهای قالب سایت بلاگ در شیرپوینت استفاده از آن به عنوان جزئی از راهکار مدیریت دانش است. از طریق این سایت کاربرانی که مجوز لازم به آنها داده شده باشد می توانند دانش خود را ثبت نمایند، گروه خبرگان بسته به دسته دانش ثبت شده هشدار لازم را برای ثبت دانش دریافت می کنند. پس از تایید دانش توسط خبرگان، دیگر کاربران می توانند دانش های تایید شده را مشاهده نمایند و در صورت تمایل نظرات خود را ثبت نمایند. 

بلاگ سازمانی

یکی از متداول ترین کاربردها برای سایت بلاگ، استفاده از آن به عنوان مکمل وب سایت یا پورتال داخلی سازمان است. از طریق بلاگ اطلاع رسانی، نظرات و دیدگاههای سازمان مطرح می شود و بازدیدکنندگان امکان اعلام نظر برای مطالب را دارند.

قابلیت ها

در ادامه تعدادی از ویژگی ها و قابلیت های بلاگ پرنیان می پردازیم:

  • امکان مدیریت یادداشت ها (مطالب)
  • داشتن تنظیمات برای فعال سازی "تایید" برای یادداشت های ثبت شده و نظرات کاربران
  • امکان مدیریت نظرات
  • امکان دسته بندی یادداشت ها با استفاده از تگ
  • تفکیک خلاصه مطلب از شرح کامل و نمایش خلاصه در صفحه اول بلاگ
  • رابط کاربری زیبا
  • تنظیم تاریخ انتشار یادداشت
  • آرشیو مطالب بلاگ 
  • ویرایش گر بسیار قدرتمند شیرپوینت برای ثبت و تصحیح یادداشت ها
 

استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی

چارت سازمانی یکی از بنیادی ترین اطلاعات یک سازمان است که اگر سیستمهای نرم افزاری یک سازمان به درستی طراحی و پیاده سازی شوند بایستی همگی از یک چارت سازمانی واحد برای اعمال کنترل های مختلف استفاده نمایند. در حال حاضر در اکثر شرکت ها و سازمان های ایرانی بیش از یک چارت سازمانی وجود دارد. مانند: چارت سازمانی اتوماسیون، چارت سازمانی منابع انسانی، چارت سازمانی فرآیندها و ...
اما ظاهرا همه فراموش کرده ایم که Active Directory که به منظور مدیریت شبکه و دسترسی های روی شبکه مورد استفاده قرار می گیرد. خود یک چارت سازمانی پیشرفته است. و اگر دسترسی ها و سیاست های شبکه مهمتر از دسترسی های یک سیستم نرم افزاری نباشد، کمتر از آن نیز نیستند.
البته اکتیو دایرکتوری با دیگر چارت های سازمانی تفاوت هایی نیز دارد.
  • همه ما عادت کرده ایم که نام کاربری شبکه ما همان نام شخصی ما باشد مانند RVahidi
  • در اکتیو دایرکتوری مفاهیم user, group و unit وجود دارد. که اگر unit را واحد سازمانی و group را نقش در نظر بگیریم. user را چه کنیم پست فرض کنیم یا شخص؟!
  • معمولا کنترل و مدیریت اکتیو دایرکتوری در اختیار تیم شبکه است که روی خوشی به راه حلهای نرم افزاری نشان نمی دهند.
در کنار این مشکلات مزایای نیز وجود دارد:
  • در صورت وجود مجوز کافی به اطلاعات اکتیو دایرکتوری هم از طریق query پایگاه داده و هم از طریق برنامه نویسی دسترسی وجود دارد.
  • نرم افزارهای مایکروسافت که جزء لاینفکی از سازمان ها به شمار می آیند کاملا با اکتیو دایرکتوری سازگار و یکپارچه هستند.
  • استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی باعث می شود تا تغییرات پست ها بر روی دسترسی های شبکه نیز اعمال شود.
ما در پرنیان به صورت عملی و در چن��ین سازمان استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی را عملیاتی کرده ایم. هر چند که در ابتدا مقاومت هایی وجود داشته اما در نهایت مزایای این راهکار بسیار بیشتر از آن است که بتوان از آن چشم پوشی نمود.
 

گروههای کاربری در شیرپیونت

یکی از مهمترین و کار آمدترین روش های کنترل کاربران در مجموعه های نرم افزاری استفاده از گروههای کاربری و اعمال حقوق دسترسی به این گروهها می باشد. در این خصوص در شیرپوینت هم گروههای کاربری خاصی وجود دارند که شما می توانید از آنها استفاده کنید و یا آنها را سفارشی کنید.
در حقیقت گروههای شیرپوینتی Container هایی هستند که به مدیران وب سایت ها اجازه می دهند تا براحتی حقوق دسترسی و سطح اختیارات کاربران را مدیریت کنند. تعداد این گروهها در شیرپوینت بسیار زیاد است که در ادامه نمونه هایی از این گروههای شیرپوینتی معرفی می گردد .
نمونه هایی از گروههای شیرپوینتی یه شرح زیر می باشند:
- تمامی کاربران احراز هویت شده:
گروهی از کاربران می باشند که باید حدافل حقوق دسترسی را داشته باشند. یعنی آنها فقط می توانند به عنوان تماشاگر بخش های مختلف سایت را مشاهده کنند.
- تمامی اعضای یکی بخش :
این گروه حقوق دسترسی بیشتری نسبت به گروه قبلی دارند. اعضای این گروه می توانند بخش های مختلف سایت را تغییر داده و یا درآنها اسناد خود را بارگذاری کنند
- تمامی اعضای گروه C_Level (CEO, CFO, COO, CIO, etc.) :
این افراد به اسناد و بخشهای حساس سایت دسترسی خاصی دارند
- گروه سازندگان
کاربرانی دراین گروه قرار می گیرند که صاحب و ایجاد کننده بخش های از سایت می باشند . این کاربران کلیه حقوق ایجاد، ویرایش و حذف بخش تولید شده توسط خود را دارند
- گروه مدیران شیرپوینت
این گروه از کاربران، مدیران سایت می باشند و می بایست به Site Collection یک سایت شیرپوینتی دسترسی داشته باشند. این گروه حقوق دسترسی مشابه گروه سازندگان دارند .
یک مدیر سایت خوب از گروههای شیرپوینت برای ارائه مجوز به کاربران جهت دسترسی به سایت ها، لیست ها و کتابخانه ها استفاده می کند. حتی وی می تواند از این گروه ها، در تعیین وظایف گردش کارها در شیرپوینت استفاده کند همچنین می توان وظایف مختلف را به گروههای شیرپوینتی خاص اختصاص داد.
نظام مندی به دست آمده از این ساختار به حدی برای مدیران سایت ها مفید است که توصیه می شود حتی برای اعمال حقوق دسترسی برای یک کاربر مشخص یک گروه کاری خاص ایجاد شده و کاربر، در آن قرار داده شود، در این صورت اگر نیاز به اختصاص این حقوق دسترسی به کاربر دیگری باشد و یا در صورت نیاز به سلب این حقوق دسترسی از شخص باشد اعمال تغییرات به آسانی و سرعت بالا صورت خواهد پذیرفت . همچنین از این گروهها می توان در قسمت های مختلف یک سایت استفاده کرد .
 

شیرپوینت 2010 و قابلیتهایش برای اسناد گرافیکی

در سازمان های امروزه، مدیریت و سازماندهی اسناد دیجیتال، امری اجتناب ناپذیر است. در جستجو برای پیدا کردن یک راهکاری مناسب برای مدیریت الکترونیکی اسناد گرافیکی هیچ شکی نیست که شیرپوینت یک گزینه مناسب است. ممکن است شما قبلا از شیرپوینت برای مقاصد مختلفی استفاده کرده باشید، دراینصورت این سوال برای شما پیش می آید که چگونه می توان برای مدیریت اسناد گرافیکی از شیرپوینت بهره جست و آیا قابلیتهای گرافیکی شیرپوینت کلیه نیازهای شما را برطرف می کند ؟
شرکت مایکروسافت برای پاسخ به این سوال، Digital asset management) DAM) را به عنوان سرویسی که مدیریت فرآیند های تولید، تهیه، نگهداری، سازماندهی، مدیریت، توزیع و سرانجام نمایش اسناد دیجیتالی را برعهده دارد برای شیرپوینت معرفی می نماید.
آیا DAM کلیه نیازهای شما را حهت مدیریت اسناد گرافیکی برطرف می کند ؟
بدیهی است برای پاسخ به این سوال، ابتدا شما باید انتظارات مدیریتی خود را مشخص کنید. اگر شما به دونبال یک راهکار خاص با گزینه های زیاد هستید، شیرپوینت توانایی برطرف کردن انتظارات شما را ندارد. ولی اگر هدف شما اشتراک گذاری و ارائه اسناد خود به کاربران است احتمالا شیرپوینت بخش عظیمی از انتظارات شما را برطرف می کند.
نقطه قوت DAM چیت ؟
نکته قوت DAMدر شیرپوینت 2010 امکان استفاده از اسناد کتابخانه ای و نوع داده های مختلفت شیرپوینت و امکان نمایش تصاویر، صوت و ویدئوها است.
حتی شما می توانید محتوای نمایشگر خود را همانند زمانی که Silverlight نصب کرده اید پردازش کنید .
بزرگترین مزیت استفاده از شیرپوینت 2010 برای مدیریت اسناد چند رسانه ای این است که امکانات نمایشی یاد شده را به همراه کلیه قابلیتهای از پیش تعیین شده شیرپوینت در کنار یک دیگر قرارداده است و مانند سرویس های متعدد دیگر خود (از قبیل جستجوی پیشرفته، برچسب گذاری ، امتیاز دهی، حقوق دسترسی و...) به کاربران ارائه می دهد.
DAM چه محدودیتهایی دارد ؟
قطعا شیرپوینت یک راهکار کامل برای مدیریت اسناد الکترونیکی نیست، قبل از اینکه بخواهید بر روی شیرپوینت 2010 سرمایه گذاری کنید باید با محدودیت های این بستر آشنا باشید. ولی نباید از شیرپوینت 2010 هم نا امید شد، هر روزه شیرپوینت با استفاده از بستهای تکمیلی و خارجی که توسط شرکتهای متعددی تولید میشوند در حال توسعه است و تعداد این محدودیتهای این بستر در حال کاهش می باشد .
برخی از محدودیتهای شیرپوینت به شرح زیر می باشد
  • DAM به صورت پیش فرض در SharePoint Foundations نیست:
    اولین محدودیت اصلی این است که این سرویس جدید فقط با شیرپوینت سرور 2010 سازگار است . این بدان معناست که نصب شیرپوینت به صورت foundation توانایی ساخت کتابخانه اسناد را ندارد
  • نیازمندی به Silverlight:
    کتابخانه اسناد برای پردازش محتوا خود از Silverlight استفاده می کنند: اگر شما برای بارگزاری اسناد دیجیتالی به نرم افزار خاص نیاز دارید در این صورت این امر با سرویس های خارجی شیرپوینت امکان پذیری نیست . اگر شما نیاز دارید محتوای دیجیتالی خود را نمایش دهید نیازمند به silverlight هستید.
  • عدم توانایی شناسایی metadata:
    شیرپوینت به صورت عمومی نمی تواند اطلاعات اسناد از قبیل فرمت، مدت ساخت و اندازه را شناسایی کنند. اگر چه مثل هر لیست شیرپوینتی دیگر، شما می توانید فیلدهای بیشتری را برای هر رکورد داده ای خود ذخیره کنید، ولی این امر نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی توسط کاربر را دارد.
  • عدم پشتیبانی از Thumbnail:عدم توانایی نمایش تصاویر کوچک برای فایل های ویدئویی. شما می توانید به عکس های خارجی که آن ویدئو را نمایش میدهند متصل شوید. ولی نمی توانید تصویری از آن فیلم را به عنوان icon نمایش دهید.
 
 

آخرین نظرات

Comment RSS