نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

بیشتر...

 

با چشم باز انتخاب کنید ولی تخفیف نگیرید!

یک از پرسشهایی که اکثر افراد در زمان پیگیری و تماس از ما درخواست می کنند، ارائه تخفیف است، آیا واقعا دیدگاه درستی است، یا بهتر بگوییم درخواست تخفیف در صنعت نرم افزار از فروشنده منطقی است؟

قاعدتا در دورانی به سر می بریم که با رشد تکنولوژی اصصلاحا "قدرت چانه زنی تامین کنندگان" به شدت در حال کاهش است، به این معنی که شرکت تامین کننده به دلیل وجود رقبای متعدد امکان ارائه محصول با قیمت خارج از عرف را عملا نخواهد داشت، به طور مثال آیا در بازاری که قیمت عرف سیستم فرآیند ساز (bpms) بین 1000 تا 4000 دلار است منطقی است شرکتی با همان سطح خدمات و بدون هیچ مزیت رقابتی محصول خود را به قیمت 20.000دلار عرضه کند، قطعا خیر! پس تمامی شرکتها سعی در ارائه خدمات مناسب تر با سطح قیمت منطقی و متناسب با نیاز خریدار دارند.

بیشتر...

 

نرم افزارهای یکپارچه یا نرم افزارهای به هم مرتبط، مساله این است!

یکی از ایده هایی که خیلی از خریداران نرم افزار در حال دنبال آن هستند و به عنوان هدف اصلی خود از خریدنرم افزار عنوان می کنند رسیدن به یک سیستم یکپارچه در سازمان است، ولی موردی که واقعا به آن نیاز دارند یک مجموعه از سیستم های به هم مرتبط است، حال مساله این است، تفاوت این دو نوع سیستم چیست؟

سیستم های یکپارچه شامل آن دسته از سیستم ها است که ارتباطی مناسب را با هم فراهم می سازد و در حد تبادل در سطح کاربردی و تحت نظر کاربر و به عبارتی به روش مدیریت شده قابل استفاده هستند، در حالیکه در سیستم های یکپارچه ایجاد تعامل فی مابین سیستم های مختلف محدوده مشخصی ندارد (چون همه از یک معماری و زیر ساخت استفاده می کنند) و به کل سیستم به چشم یک نرم افزار واحد نگریسته می شود، که دارای ماژولهای مختلف هستند، هر یک از این رویکردها دارای مزایا و معایب زیر می باشد:

بیشتر...

 

به عمل کار برآید به سخندانی نیست

به عمل کار برآید

ما در پرنیان همواره تلاش کرده ایم که خدمات و سرویس مطلوب به مشتریان ارایه کنیم و البته برای اینکار تغییرات زیادی در ساختار کاری پرنیان ایجاد کرده ایم. گزارشات و نظرسنجی های ما نشان می دهد که سطح رضایت مشتریان پرنیان با شیب ملایمی در حال افزایش است و بابت این امر خوشنودیم. این خوشحالی زمانی چند برابر می شود که رضایت نامه ای را از یکی از مشتریان دریافت می کنیم. این امر نشان می دهد که هنوز فرهنگ قدردانی رواج دارد.

بیشتر...

 

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

دستاوردهای شش ماهه اول سال 94 پرنیان

در این مطلب مروری خواهیم داشت بر تغییرات و بهبودهایی که در محصولات پرنیان اتفاق افتاده است. سعی می شود این مطلب به گونه ای نوشته شود که با یک مرور بتوانید مسیر توسعه محصولات پرنیان را دنبال کنید و با خط مشی پرنیان در شیوه توسعه محصولات و خدماتش آشنا شوید.
شرکت پرنیان پردازش پارس به عنوان ارایه دهنده راهکارهای مایکروسافت و با شعار "رفع نیاز شما، تجارت ماست" در حال حاضر سه محصول اصلی و دو سرویس اینترنتی دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان، نرم افزار CRM پرنیان، پورتال سازمانی پرنیان سه محصول پرنیان می باشند که برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هر کدام با کلیک روی نام آنها به صفحه مربوطه در سایت پرنیان پورتال هدایت می شوید.

بیشتر...

 

تبلیغات نرم افزاری، ماه ما و ماه گردون

میان ماه من و ماه گردون - بلاگ پرنیان
قبلاً وقتی فیلم دمو چند محصول پرنیان رو در پرنیان پورتال قرار دادیم اشاره کوتاهی داشتم به روش‌های تبلیغ نرم افزارها در ایران. وقتی به کمپانی‌های بزرگی مثل مایکروسافت و اپل و گوگل نگاه می‌کنیم اولین چیزی که جلب نظر می‌کنه نحوه تبلیغات اونهاست: از تبلیغات تلویزیونی گرفته تا کنفرانس‌های خبری. این شرکت‌های با کمک تبلیغات خوب می‌توانند محصولاتشون رو به مشتریان زیادی بفروشند. برای خریدارهای آیفون مهم نیست که این گوشی چه مشکلاتی داره، موجی که اپل به کمک تبلیغات ایجاد کرده، کاربران رو تشنه تجربه آیفون جدید می‌کنه. چه اتفاقی می‌افته که ما توی ایران نمی‌تونیم چنین موج‌هایی رو برای خرید نرم‌افزار یا دیگر محصولات آی تی ایجاد کنیم؟

بیشتر...
 

هر گردی گردو نیست یا چگونه نرم افزار بخریم؟

هر گردی گردو نیست یا چگونه نرم افزار بخریم

​یک گوشی آیفون 3 میلیون تومان و یک گوشی چینی با همان مشخصات و همان لیست قابلیت ها 300 هزار تومان. کمتر کسی با چشمان گرد شده نسبت به تفاوت قیمت چشمگیر این دو کالا نسبت به فروشنده معترض می شود. اما در مورد نرم افزار متاسفانه چنین نیست. بارها در مذاکره با مشتریان با این مساله مواجه شده ایم که چرا قیمت مثلا پورتال پرنیان چندین برابر قیمت پورتال فلان شرکت است.

 

10 مرحله برای پیاده سازی موفقیت آمیز شیرپوینت

شیرپوینت

1-کسب حمایت مدیر:
پیاده سازی راهکاری همانند شیرپوینت به معنای بهبود بهره وری کلی سازمان است. در پایان روز موفقیت شما در پیاده سازی شیرپوینت به تطابق با بخش ها و تیم هایی که با آن کارخواهند کرد بستگی دارد. بنابراین به منظور توانایی توجیه این پروژه ، بهتر است ابتدا آن را برای مدیران و در جلسه هیئت مدیره ارائه کنید . این عمل موجب تطابق بیشتر خواهد شد و در راه رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده یاری می دهد.
بیشتر...

 

دستاوردهای مرداد ماه واحد توسعه پرنیان

 پورتال سازمانی پرنیان

همکاران ما در واحد توسعه شرکت پرنیان پردازش پارس سخت تر از گذشته می کوشند تا نیاز های مشتریان را دریابند و جهت رفع این نیازها تمام توان خود را به کار می گیرند. تلاش است تا در این نوشته اندکی از تلاش های بی وقفه این عزیزان و دستاوردهای آنان را شرح دهیم. قسمتی از این دستاوردهای جذاب و کاربردی را در ذیل مشاهده می فرمایید:

اتمام پنل پورتال پرنیان:  همانطور که می دانید مایکروسافت شیرپوینت یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. شیرپوینت جوابگوی بیشتر نیازهای سازمانی است ولی مانند تمام محصولات دیگر کاستی هایی نیز دارد که برای رفع این کمبودها می بایست از وب پارت ها استفاده کرد. وب پارت ها بخش هایی هستند که می توان آنها را به صفحات اضافه کرد. این بخش ها ظاهری ویجت گونه دارند و معمولا برای موارد ذیل استفاده می شوند:

بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS