مدیریت اخبار در شیرپوینت 2013

اخبار شیرپوینت​امروزه يکي از پرکاربرد ترين روش هاي انتشار اخبار و  وقايع، انتشار آنها در سايت هاي اينترنتي و اینترانتی است به نحوي که کمتر وب سايت و پورتالي را مي توان يافت که در آن بخش اخبار وجود نداشته باشد. برای مدیریت اخبار در نسخه های مختلف شیرپوینت راهکار مشخصی توسط مایکروسافت تعریف نشده است. از این رو طراحان پورتال های شیرپوینتی راه حلهای مختلفی را برای مدیریت اخبار به کار می برند. در این مطلب به بررسی راههای مختلف مدیریت اخبار در شیرپوینت 2013 می پردازیم:

1- استفاده از قالب سایت بلاگ

به دلیل ویژگی هایی مانند امکان ثبت نظر(کامنت) که در بلاگ شیرپوینت 2013 وجود دارد، یکی از گزینه های مدیریت اخبار در شیرپوینت است. در این روش اخبار در یک لیست شیرپوینت نگهداری می شوند. نگهداری اخبار در لیست، محدودیتهایی دارد از جمله اینکه نمی توان در متن خبر از وب پارت های دیگری مانند گالری تصاویر استفاده کرد و همچنین این نکته که هر آیتم خبر فاقد Friendly URL است. و اخبار منتشر شده رتبه کمتری به لحاظ SEO دریافت می کنند.

2- استفاده از یک لیست

این روش مانند روش فوق است با این تفاوت که برای خبر زیرسایت جداگانه ای ساخته نمی شود و همه اخبار در قالب یک لیست ذخیره می شوند. این روش همان محدودیت های بلاگ را دارد بعلاوه ابنکه امکان دریاف فیدبک کاربران در قالب کامنت نیز وجود ندارد.

3-  استفاده از صفحات ویکی

در این روش هر خبر به عنوان یک صفحه ویکی ایجاد می شود. در این روش هر خبر دارای Friendly URL است و همچنین می توان از وب پارت های دیگر در متن خبر استفاده کرد. ولی امکان دریافت کامنت کاربران وجود ندارد و همچنین ثبت خبر کار مشکلی است زیرا که کاربر باید ابتدا یک صفحه بسازد، سپس صفحه را به مد ویرایش ببرد و محتوای مورد نظرش را درج و صفحه را ذخیره و منتشر نماید. استفاده از این روش در کنار مزایایی که دارد برای سازمانهایی که اخبار زیاد منتشر می کنند، مناسب نیست

بیشتر...

 

مهاجرت از سیستم های سنتی به شیرپوینت - مدیریت محتوی

شیرپوینت چگونه با جهان ECM متناسب می‌شود؟
طبق تعریف AIIM، مدیریت محتوای سازمانی عبارتست از راهبردها، روش‌ها و ابزاری که برای جمع آوری، مدیریت، ذخیره، حفظ و انتقال محتوا و اسناد مرتبط با فرآیندهای سازمانی به کار می‌رود. ابزار و راهبردهای ECM به مدیریت اطلاعات ساختارنیافتۀ سازمان، هر جا که موجود باشند، امکان می‌دهد.
مدیریت محتوای سازمانی اولویت کلیدی کسب‌وکار برای اکثر سازمان‌ها شده است. همزمان با افزایش تولید و به اشتراک گذاری اطلاعات، رعایت الزامات قانونی سخت‌گیرانه‌تر می‌شود و تکالیف کلیدی کسب‌وکار مستلزم دستیابی دقیق و سریع به سوابق، اسناد و سایر اطلاعات هستند. بدون مدیریت محتوای اثربخش، اطلاعات به هرج و مرج تبدیل می‌شود و کارکنان وقت ارزشمند خود را برای جستجوی اطلاعات هدر می‌دهند و سازمان‌ها هزینه‌هایی برای اسناد گم شده یا نا بجا صرف می‌کنند.
 شیرپوینت ECM
مدیریت محتوای سازمانی با مایکروسافت شیرپوینت هم راهبردی با کیفیت که مشارکت کاربر را تهییج و تسهیل می‌کند و هم ابزاری برای محتوای مدیریت شده و به شدت ایمن را ارائه می‌دهد. تقاضا برای مهاجرت از سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی سنتی با تبدیل پلتفرم مایکروسافت شیرپوینت به استانداردی برای سازمان‌هایی که به دنبال حفظ یک مخزن متمرکز هستند و از سرمایه گذاری در فناوری موجود خود در شیرپوینت بهره می‌برند به سرعت در حال رشد است.
اصلی‌ترین دلایل رویکرد سازمان‌ها به مدیریت محتوای سازمانی با شیرپوینت عبارتند از:
سهولت استفاده
-    ظاهر و احساس هماهنگ
-    انطباق بیشتر با کاربر
-    تبعیت از صنعت
-    اهرم‌بندی سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات مایکروسافت موجود
-    هزینه های پایین آموزش
-    نرخ بازگشت سرمایه سریع

 

مهاجرت از سیستم های سنتی به شیرپوینت - مقدمه

چکیده

تقاضا برای مهاجرت به مایکروسافت شیرپوینت هرچه بیشتر می‌شود چراکه این پلتفرم به سرعت به استانداردی برای سازمان‌هایی که به دنبال یک مخزن دانش متمرکز و محل کار اشتراکی هستند تبدیل می شود. با این حال، مهاجرت یا ادغام محتوای سنتی شما با محیط شیرپوینت جدید کار ساده ای نیست و سازمان پیش از تصمیم به مهاجرت موارد بسیاری را باید در نظر بگیرد.
 
در این مقالۀ ، چرایی و زمان پرداختن به مهاجرت سیستم سنتی مدیریت محتوای شرکتی (ECM) به شیرپوینت بررسی خواهد شد. ما با تاکید بر چالش‌ها، مزایا و ملاحظات فنی مهاجرت به شیرپوینت بر به اشتراک گذاری بهترین شیوه تمرکز خواهیم کرد و مؤلفه های مورد نیاز برای حصول اطمینان از یک فرآیند یکدست مهاجرت را بررسی خواهیم نمود. اطلاعات موجود در این متن بر تجربۀ گسترده و سابقۀ مهاجرت‌های موفقیت آمیزمبتنی است.

 
مقدمه
 در سال 2012، شیرپوینت ادعا کرد که به 70 درصد از شرکت‌ها رخنه کرده و سالانه بیش از 2 میلیارد دلار برای مایکروسافت کسب درآمد کرده است. این محصول که در سال 2001 عرضه شد، حتی در مقایسه با مایکروسافت ویندوز و مایکروسافت آفیس، سریع‌ترین رشد درامد را در تاریخ مایکروسافت تجربه کرد. دلیل اصلی موفقیت این محصول برای سازمان‌ها ساده است: شیرپوینت در عمق سازمان‌ها جای می‌گیرد.
 
در حقیقت، از هر سه کارمند شرکتی دو تا شیرپوینت دارند و از برخی از ظرفیت‌های آن استفاده می‌کنند. مورد استفادۀ شیرپوینت از اینترانت، اکسترانت و ایجاد پورتال است تا مدیریت سادۀ اسناد. با ارائۀ شیرپوینت 2013، سازمان‌ها حتی می‌توانند از شیرپوینت برای شبکه سازی اجتماعی بازار برنامه (App Marketplace) گسترده بهره ببرند. روش دقیق استفادۀ اشخاص از شیرپوینت به همان مهمی موقعیت محکم آن است و تاکیدی که سازمان‌ها برای عملی کردن شیرپوینت به عنوان پلتفرمی برای برنامه‌های نرم افزاری بی‌شمار دارند.

 

 

چگونگی گذر از چند مرحله‎ احراز هویت در شیرپوینت

نهمین و آخرین پرسش از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


سوال: ​من باید سایت  هایی که با شیرپوینت 2010 با هم کار می  کنند را با افرادی که جزیی از دامنه اشتراکی نیستند به اشتراک بگذارم. آیا راهی جز اجبار کاربران به گذر از چند مرحله‎ی تصدیق وجود دارد؟


پاسخ: طراحی شیرپوینت به گونه  ای است که پیش فرض  هایی را در رابطه با ماهیت ورود به سیستم در نظر می  گیرد. در نتیجه کاربرانی که از دامنه‎ی تحت مدیریت سرور گرداننده‎ی شیرپوینت استفاده می  کنند، مشکلی در تصدیق و ورود به برنامه شیرپوینت نخواهند داشت. مدیران می  توانند قوانینی را برای این کاربران تنظیم کنند که تصدیق یک مرحله  ای از جمله‎ی آن‎هاست.
اما کاربرانی که از سایر دامنه  ها استفاده می  کنند به عنوان یک چالش برای مدیران شیرپوینت در نظر گرفته می  شوند.
مشکل اینجاست که کاربران به دنبال تصدیق و ورود یک مرحله ای هستند و مدیران نیز درصدد تامین آن می  باشند. اما طراحی داخلی شیرپوینت به گونه  ای نیست که به عنوان گردآورنده چند ساختار امنیتی برنامه-های مختلف عمل کند.
اگر اجبار کاربران به ورود به هر قسمت به صورت مجزا برای شما مهم نیست، مشکلی نخواهید داشت. در غیر این‎ صورت، باید از ابزارهایی مثل تصدیق تحت وب یا کوکی  های پایا برای ساده  سازی پروسه‎ی امنیتی برنامه استفاده کنید.
تصدیق تحت وب و کوکی  های پایا مشکلات امنیتی خاص خود را دارند اما یک قدرت شیرپوینت را آشکار می  کنند و آن پشتیبانی از انواع گوناگون افزودنی  ها و پلاگین  های متفرقه جهت افزایش کارایی پلتفرم است.

 
طراحی داخلی شیرپوینت به گونه  ای نیست که به عنوان گردآورنده چند ساختار امنیتی برنامه  های مختلف عمل کند.

 

چگونه برای شیرپوینت 2013 آماده شویم؟

هشتمین پرسش از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


​با وجود امکانات شبکه های اجتماعی، پشتیبانی از موبایل و سایر تغییرات بزرگ، بسیاری از شرکت ها تمایل به ارتقا و مهاجرت به شیرپوینت 2013 دارند. چند نکته‎ای که برای ارتقا باید به آن ها توجه شود به صورت زیر هستند:
•    نیاز های خود را بررسی کنید. تا زمانی که ندانید به چه داده و فرآیندی نیاز دارید نمی توانید تصمیم بگیرید از چه کدی استفاده کنید. نسخه‎ی جدید شیرپوینت فرصت بسیار خوبی برای صحبت با کاربران، شریک کردن چند دپارتمان و دریافت نظر برای چگونگی کار برنامه های جدید است.
•    مدیریت کنید. تغییراتی که در زمان ارتقا مایل به انجام آن ها هستید را در نظر داشته باشید و بدانید چه کسی مسئولیت آن ها را به عهده خواهد گرفت. همچنین از به روز بودن مدیریت تغییر و کنترل نسخه سیستم خود مطمئن شوید.
•    مرتب کنید. مجموعه سایت های بدون استفاده را پاک کنید و اندازه‎ی پایگاه داده‎ی خود را کنترل کنید: به منظور حفظ عملکرد سیستم نباید اجازه دهید که پایگاه داده بیشتر از 7 گیگابایت شود. این مساله تمیزی شیرپوینت به شمار می رود اما اگر نتوانید قبل از ارتقا آن را انجام دهید، پس از آن به مشکلات بزرگتری برمی خورید.
•    داشته های خود را در نظر بگیرید. قبل از ایجاد بخش های جدید، از داشته های خود اطمینان حاصل کنید. بروز مشکلات به دلیل طراحی قسمتی که قبلا آن را داشته اید و یا مقابله‎ی یک بخش جدامانده با چیزی که تازه ایجاد کرده اید بسیار محتمل است. 

 

جستجو در شیرپوینت 2013 - قسمت دوم

قسمت اول این مطلب به توضیح مختصری از قابلیتهای جستجوی شیرپوینت 2013 پرداختیم. ادامه مطلب را در این پست بخوانید.

نتایجِ دقیق و متمرکز جستجو
مایکروسافت شیرپوینت 2013 با اعمال قابلیت‌هایِ جستجویِ سریعِ محتوا و تلفیقِ آن با جستجویِ اصلیِ موجود در خود، واسطی پویا و متمرکز را ارائه می‌کند. این واسط‌ها به سادگی قابلِ پیمایش هستند و با برخورداری از واسطِ کاربرِ اجتماعیِ جذاب‌تر باعثِ سودمندی و گیرایی بیشترِ تجربه‌ی کاربر می‌شوند. کامپونِنت‌های درونیِ پردازشِ تجزیه‌ و تحلیلِ محتوا و کاربرد باعثِ مرتبط‌تر شدنِ نتایجِ جستجو با کلید‌واژه‌هایِ موردِ جستجو می‌شوند.
در بینِ این ویژگی‌ها پیشنهادِ جستار استفاده از قابلیتِ جستجویِ شِیرپوینت را بسیار ساده‌تر می‌کند. این پیشنهاد‌هایِ جستار حدس‌های هوشمند و کمک‌های مستقیمی را ارائه می‌کنند که با عرضه‌ی نتایجِ صحیحِ جستجو و کمک به اجتناب از اشتباه‌هایِ تایپی در زمان صرفه‌جویی می‌کند. اگر شرکت‌ها بخواهند قابلیت‌هایِ جستجو را به کاربرانِ ناشناس عمومیت دهند، شیرپوینت 2013 با استفاده از پیشنهاد‌هایِ جستارِ Mavention امکان تلفیق را در وب‌سایت‌هایِ عمومی شِیرپوینت فراهم می‌آورد.


جستجویِ آخرین اسناد به محضِ ثبت‌شدنشان
در شِیرپوینت 2010 ما برایِ فهرست کردنِ آخرین مجموعه محتواهایِ ثبت‌شده در یک تاریخِ بخصوص باید خزِش‌های عنکبوت‌هایِ موتورِ جستجو را زمان‌بندی می‌کردیم. در صورتِ حجیم بودنِ مجموعه‌های محتوا و بزرگ‌تر بودنِ آن‌ها نسبت به اسلات‌هایِ خزش، خزِشِ بعدی باید تا اتمامِ فهرست‌شدنِ مجموعه محتوای موردِ نظر توسطِ خزشِ قبلی صبر می‌کرد. به علتِ این فاصله‌ی زمانی فرآیندِ فهرست‌بندی پیچیده و زمانبر می شد.
مایکروسافت برای اطمینان از بهنگام شدن نتایجِ جستجو با همان نرخِ اضافه شدنِ محتوا در سایتِ شیرپوینت یک شرکت، ویژگیِ خزشِ پیوسته را در شیرپوینت 2013 عرضه کرده است. این ویژگی موجب می‌شود که برنامه‌های متعددِ فهرست‌بندیِ فزاینده‌، فرآیند‌هایِ موازیِ حصولِ اطمینان از به جا نماندن هیچ محتوایی در نتایجِ جستجو را بانجام رسانند.
شِیرپوینت 2013 بمنظور حفظ تازگیِ منابعِ محتوا و فهرستِ جستجو، خزش‌هایِ پیوسته و اتوماتیک را تسهیل می‌کند، این خزش‌هایِ پیوسته با فرآهم آوردنِ امکانِ تنظیمِ زمانبندیِ خزش توسط اَدمین‌ها نیازِ به زمانبندی خزش‌های فزاینده و اعتبارسنجی را رفع می‌کنند. شِیرپوینت 2013 همچنین امکانِ حذفِ آیتم‌هایی از فهرستِ جستجو را توسط کاربر با استفاده از گزارش‌هایِ خزش فرآهم می‌کند.


تلفیقِ شِیرپوینت 2013 با برنامه‌هایِ وبِ آفیس
شیرپوینت 2013 پیش‌نمایش‌هایِ هوشمند صفحاتِ وب و اسناد را عرضه کرده و وظیفه‌ی زائدِ جستجو میانِ فایل‌ها برایِ یافتنِ فایلِ صحیح را نیز حذف می‌کند. نمایشِ هوشمندِ سند در شِیرپوینت 2013 به کاربران امکان این را می‌دهد که تنها با نگه‌داشتنِ نشانگرِ موس بر رویِ هر نوع سند یا فایلی پیش‌نمایشی از آیتمِ موردِ نظر را ببینند. این مساله باعثِ صرفه‌جویی بسیار در زمان شده و به کاربران در بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند.
شِیرپوینت 2013 بمنظورِ نمایش و همینطور ویرایش محتوایِ آفیس و جستجوی پیش‌نمایش‌های اسناد، امکانِ تلفیق با برنامه‌هایِ وبِ آفیس را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند سندی را از کتابخانه‌ی شیرپوینت 2013 و یا اِسکای‌درایو انتخاب کرده و اسناد را با تمامِ قابلیتِ مایکروسافت‌ آفیس و یا نرم‌افزارهایِ پشتیبان‌شده‌ی موبایل ویرایش کنند. برنامه‌هایِ وبِ آفیس در صورتِ تلفیق با شیرپوینت 2013 میزبانیِ سایرِ ویژگی‌هایی چون هم‌نویسی، تغییرِ ردگیری، پیش‌نمایشِ سریع و غیره را فراهم می‌کند.
شیرپوینت 2013 با این قابلیت‌های جستجویِ بهبود یافته می‌تواند بوسیله‌ی بهترین و ممتازترین تکتیک‌های جستجو به شرکت‌ها کمک کرده و در بهره‌وریِ بیشترِ کارکنانشان موثر واقع شود.

 

چرا بهتر است شیرپوینت را ارتقا ندهیم!

​مشتریان اغلب به من می گویند که می خواهند "شیرپوینت خود را ارتقاء دهند" بدون اینکه بدانند چه چیزی درخواست می کنند. "ارتقاء" باعث می شود این فرآیند بسیار ساده تر از آنچه که واقعا هست به نظر برسد. 

هنگامیکه مایکروسافت آفیس را ارتقاء می دهید می توانید بعد از یک نصب ساده تمامی اسناد قدیمی خود را در نسخه ی جدید باز کنید. اگر نسخه ی قبلی آفیس واقعا قدیمی باشد، ممکن است نرم افزار شما را وادار به باز کردن هر سند به منظور تبدیل آن به آخرین نسخه کند. (یک کار یک باره که بطور خودکار اجرا می شود.) 

برخی از افراد فکر می کنند که "ارتقاء " شیرپوینت به آسانی نصب آخرین نسخه از شیرپوینت بر روی سرور است و پس از آن محتوا و اسناد بطور خودکار جابجا می شود. اما حقیقت بیش از این است.

من هنگام صحبت کردن با مشتریان در مورد حرکت به نسخه ی بعدی شیرپوینت هیچگاه از واژه ی "ارتقاء" استفاده نمی کنم. "انتقال" واژه ی مناسب تری است. به نظر من بهتر است یک نصب تمیز بر روی یک سرور جدید انجام دهیم و پس از آن محتوا را بصورت انتخابی انتقال دهیم، یا دست کم قبل از انتقال داده ها به نسخه ی جدیدتر، آنها را در پیاده سازی های موجود تمیز کنیم. ممکن است این فقط معناشناسی باشد اما تغییر آن کلمه از ارتقاء به انتقال می تواند یک معنای کاملا جدید به این کار بدهد و همچنین طبق آن انتظارات مردم را تنظیم کند.

بدانید وارد چه محیطی می شوید
قبل از انجام هر گونه پروژه ی انتقال باید محیط فعلی را مورد بررسی قرار دهید تا بدانید با چه چیزی کار می کنید. برخی از سوالاتی که باید بپرسید عبارتند از :

1.پایگاه داده های محتوا چه اندازه بزرگ هستند؟مهاجرت شیرپوینت
اگر چه این مقدار می تواند بسیار بزرگتر باشد، مایکروسافت توصیه می کند که پایگاه داده های محتوا بزرگتر از 200GB نباشد ، در غیر اینصورت با مشکلات عملکردی مواجه می شوید. من بر اساس یک تجربه ی دست اول این مطلب را اضافه می کنم که انتقال یک پایگاه داده ی محتوای بسیار بزرگ به یک سرور جدید در زمان کوتاه بسیار دشوار است، بخصوص که اگر یک پرش دوگانه از شیرپوینت 2007 به 2013 داشته باشید باید حتما این موضوع را مد نظر داشته باشید.

2. سایت ها چگونه ساخته می شوند؟
آیا یک مجموعه سایت بزرگ با چندین زیرسایت وجود دارد؟ ممکن است این یک فرصت برای بازسازی زیرسایت ها به مجموعه سایت هایی برای حفظ پایگاه داده های محتوا در یک اندازه ی قابل کنترل باشد. مجموعه سایت های جداگانه می توانند در پایگاه داده های محتوای متفاوتی قرار گیرند، با این حال شما نمی توانید یک مجموعه سایت تک را به پایگاه داده های متعدد تقسیم کنید.

3. آیا بهترین شیوه های معماری اطلاعات را استفاده می کنید؟
به عبارت دیگر، آیا اسناد شما از قسمت اشتراک گذاری فایل تنها به شیرپوینت منتقل شده؟ اگر چنین است، این زمان بسیار خوبی برای ایجاد استراتژی ابر داده قبل از انتقال به یک نسخه ی جدیدتر از شیرپوینت است.

انجام پاکسازی
انتقال به یک نسخه ی جدید از شیرپوینت بهترین فرصت برای پاکسازی مطالب خود است. من هنوز هم مجبورم با شرکت هایی که برای اولین بار شیرپوینت را بطور کامل اجرا کرده اند برخورد کنم. این امر می تواند دلایل مختلفی داشته باشد، از جمله بکار نبردن بهترین شیوه ها برای برای نصب شیرپوینت، بکار گرفتن افرادی که نمی دانستند چه کار می کردند، و یا نبود مدیریت که می تواند منجر به "بی نظمی سایت" و مسائل دیگر شود.

این امر همچنین می تواند به دلیل ناآگاهی از اینکه در اولین مرتبه از نصب چه می خواهید، اتفاق بیفتد. گفته می شود که تا زمانیکه برای بار دوم یا سوم یک خانه را نسازید، بطور کامل از آن راضی نیستید. این به این دلیل است که در مرتبه ی اول به تمام جزئیات فکر نمی کنید. اما اگر دوباره خانه ای بسازید، تمام ویژگی ها را در طول مسیر یاد می گیرید و آنها را در خانه ی بعدی اجرا می کنید.

بطور مشابه، هنگامیکه شروع به کار کردن با شیرپوینت می کنید، تمام چیزهایی که می توانید با آن انجام دهید و قبلا هرگز به آن فکر نکرده اید را کشف می کنید. شما می خواهید مطمئن شوید که دفعه ی بعد بجای چاره اندیشی بعد از اجرا، آن ویژگی ها را بطور صحیح و با یک برنامه ریزی مناسب از قبل اجرا کنید.

کلام آخر این است که اگر این بی نظمی موجود را ادمه دهید، همچنان این بی نظمی را دارید. بجز این، بی نظمی یک رابط کاملا متفاوتی دارد که آن را به چیزی بسیار خسته کننده برای کاربران تبدیل می کند. بنابراین سعی کنید قبل از انتقال، ��طالب خود را پاکسازی کنید.

گام هایی کوچک بردارید 
اگر پیاده سازی شیرپوینت شما بسیار بزرگ است که انتقال آن به یکباره عملی نیست، می توانید گام های کوچکتری بردارید و هر دفعه محتوای کمی را انتقال دهید. زمانی هم برای اولویت بندی برنامه ریزی استراتژی بگذارید. اینکه اول کدام سایت را جابجا کنید به چندین معیار بستگی دارید. بعنوان مثال، ممکن است بخش هایی داشته باشید که نیازهای کاری فشرده ای داشته باشند و بخواهند از ویژگی های جدید در آخرین نسخه استفاده کنند. اگر اول سایت های کوچکتر را انتقال دهید، یک تست خوب از این فرآیند به منظور افزایش راحتی خود قبل از پرداختن به یک سایت بزرگتر یا دارای مشخصات بالاتر انجام داده اید.

جنبه ی منفی این روش تکرار شونده این است که ممکن است کاربر برای مدتی نیاز به آشنایی با هر دو رابط های مختلف داشته باشد، اما این امر موقتی است تا زمانیکه تمام محتوا انتقال یابد. همچنین ممکن است بخواهید گام هایی در جهت یکپارچه سازی جهت یابی در سراسر سیستم عامل بردارید تا تمام کاربران بتوانند براحتی مطالب خود را پیدا کنند (با فرض اینکه بطور کامل ساختار جهت یابی را تغییر نمی دهید).

ارتقاء را رها کنید.
"ارتقاء" یک شیرپوینت چیزی فراتر از نصب یک نرم افزار بر روی سرور است. دفعه ی بعد که شنیدید کسی می خواهد شیرپوینت خود را ارتقاء دهد، مطمئن شوید هر چیزی را که این ارتقاء شامل می شود درک کرده است و می داند که خیلی بیشتر از یک ارتقاء ساده است. انتقال کلمه ی بهتری برای استفاده است.

 

تعداد آیتم قابل نمایش در نمای شیرپوینت چقدر است؟

هفتمین پرسش از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


​طراحان شیرپوینت غالبا با مجموعه داده هایی بزرگ سروکار دارند که نحوه‎ی ارائه‎ی آن ها به کاربران مهم است. پاسخ ابتدایی به این سوال متکی به محدودیت های فنی است: امکان نمایش تا 2000 ردیف داده در هر نمای شیرپوینت وجود دارد. اما مساله‎ی مهم دیگر طراحی خوب و قابل استفاده بودن است. اجبار کاربر به پذیرش این تعداد آیتم در یک فرم مطمئنا وی را سردرگم خواهد کرد. خوشبختانه در شیرپوینت امکان لینک تعداد نامحدودی فرم و فرآیند وجود دارد. برای مثال، اگر شما برنامه ای ساختید که 2000 ردیف داده در آن وجود داشته باشد، به دنبال راه حلی برای تقسیم این داده به گروه های کوچکتر و منطقی تر باشید که بتوان در فرم های جداگانه نمایش داد. کاربران از نتیجه‎ی آن استقبال خواهند کرد و برنامه‎ی شما نتیجه‎ی بهتری خواهد داد که موفقیت تلاش های شما برای طراحی اینترانت را تضمین خواهد کرد.

 
توجه داشته باشید که اجبار کاربر به پذیرش تعداد زیادی آیتم در یک فرم مطمئنا وی را سردرگم خواهد کرد.
 

 

جستجو در شیرپوینت 2013 - قسمت اول

ویژگی‌های جستجوی سریع محرک بهره‌وری در سازمان

​در سال 2008، مایکروسافت شرکت فناوری با نام جستجو و انتقال سریع ASA را با هزینه  1.2 میلیارد دلار خریداری کرد. پس از خریداری این شرکت، مایکروسافت برپایه اعتباری که از جستجوی سریع ایجاد کرده بود، در شاخه جستجوی سازمانی وارد شده و با معرفی ویژگی جستجوی سریع در شیرپوینت 2013، تسلط خود را براکوسیستم تعامل در فضای کاری افزایش داد.
در ابتدا مایکروسافت آن را به عنوان مولفه ای جداگانه عرضه کرده و سپس تلاش، زمان و هزینه قابل توجهی را برای تزریق کردن "راه حل FAST" درون شیرپوینت صرف کرد. این ادغام در آخرین نسخه شیرپوینت 2013 کامل شده و بهترین مولفه‌های سرور جستجوی اکسپرس، جستجوی سازمانی شیرپوینت و سرور جستجوی FAST در یک پلتفرم جستجوی شیرپوینت واحد جمع شده اند.


با استفاده از قابلیت‌های جستجوی شیرپوینت 2013، در زمان صرفه جویی کنید

نسخه‌های اولیه شیرپوینت از طریق پرس وجوهای وب، جستجوی محتوی را تسهیل کرده بودند، هنگامی که جستجو خارج از Site Collection بود، محدودیت عمل به وجود می‌آمد. اکنون می‌توان از امکانات شیرپوینت 2013 برای شاخص گذاری محتوای بازه گسترده ای از منابع (مانند: وب سایت‌ها، اشتراک فایل‌ها، پوشه‌های تبادل شده، یادداشت‌های lotus و غیره) استفاده نمود. شیرپوینت 2013 مخزنی واحد از شاخص‌ها می‌سازد که به کاربران تجربه مرکز جستجوی سازمانی واحدی داده و نیاز به رفتن به برنامه‌های مختلف برای جستجوی یک نوع اطلاعات را مرتفع کرده است.
تغییرات اساسی معماری به غلبه برمحدودیت‌های نسخه اولیه کمک کرده است. اکنون کاربر می‌تواند محتوی چندین مجموعه سایت را شاخص گذاری نموده و درنتیجه قابلیت‌های WCM موجود شیرپوینت را تقویت می‌بخشد. این بهبودها، همراه با ویژگی‌های جدیدی مثل نحو پرس وجو، پیشنهادات پرس وجو و قاب بازبینی نتایج (که با بردن ماوس می‌توان جزئیات کامل را مشاهده کرد) به کاربران کمک می‌کند به نتایج جستجوی سریعتر و دقیق تری دست یافته و درنتیجه بهره‌وری خود را افزایش دهند.


ادامه دارد ....

 

اینفوپس چیست و چگونه در شیرپوینت استفاده می شود؟

​ششمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


InfoPath یکی از قسمت های مایکروسافت آفیس و ابزاری قدرتمند و انعطاف ‎پذیر برای ایجاد فرم هایی است که به عنوان پیش ‎درآمد برنامه های کاری شرکت ها توسط شیرپوینت توسعه یافته اند. برخی طراحان از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی نیز استفاده می کنند.
اما خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند. چرا که امکان وجود لایه های گوناگون و ایجاد یک برنامه بسیار مشکل از نظر آزمایش، نگهداری و مدیریت وجود دارد. جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل وقتی که شیرپوینت برای اینترانت یا اکسترانتی بزرگ که با مجموعه وسیعی از داده ها سروکار دارد، ضروری است. در نتیجه این مشکلات، کارشناسان عقیده دارند استفاده از InfoPath صرفا جهت ساخت فرم  سودمند است.

 
خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند

 

آخرین نظرات

Comment RSS