بلاگ پرنیان

پرنیان، ارایه دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، CRM و پورتال

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

بیشتر...

SharePoint یا BPMS

قبل از هر چیز ابتدا لازم است تعریف این دو عبارت را ذکر کنیم.

شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، شبکه اجتماعی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، جستجو، BCS و... که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.

BPMS چیست؟
به نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارهای از BPM برای تعریف خود و فرآیند استفاده می کنند.

تفاوتها
•    همانطور که در تعریف شیرپوینت آمده است، شیرپوینت بستری است دارای سرویس های متعدد که می تواند نیاز بخش های مختلف از سازمان را تحت پوشش قرار دهد. اما BPMS یک نرم افزار مشخص با دامنه کاربرد محدود است.
•    شیرپوینت بیشتر برای اطلاعات نیمه ساخت یافته یا ناساخت یافته مانند مستندات، فرمها، گزارشات، تصاویر، صفحات و ... مناسب است ولی BPMS برای طراحی یک برنامه کاربردی با داده های ساخت یافته مانند سیستم انبار، کارگزینی و ... مناسب است.
•    در شیرپوینت دست مشتری در ایجاد تغییرات و تولید راهکارهای مورد نظر بسیار باز است. در BPMS شما محدود به قواعد سیستم هستید.
•    در شیرپوینت شما می توانید از پیمانکاراهای مختلف و تیم داخلی به صورت همزمان برای توسعه استفاده کنید. در BPMS شما محدود به یک شرکت هستید و در حد کاربر سیستم محدود می شوید.

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
بیشتر...

مدیریت فرآیندهای سازمانی با مثال

مدیریت فرآیندهای سازمانی با مثال

  ​در زمانی نه چندان دور تمامی فرآیند های سازمانی مبتنی بر سیستم کاغذی اجرا می شد. بدین معنا که افراد در سازمان ها می بایست فرم های کاغذی را به دست می گرفتند و برای گرفتن تایید درخواست خود زمان زیادی را صرف می کردند.

 اما اکنون با استفاده از سیستم های  فرآیند ساز دیگر از مشکلاتی که در انجام فرآیند ها در قالب فرم های کاغذی وجود داشت خبری نیست. همچنین با استفاده از سیستم فرآیند ساز تمامی اشخاص و سیستم های اطلاعاتی در سازمان به یکدیگر پیوند می خورند و این امر به نوبه خود باعث اجرا و بهبود فعالیت ها و فرآیند های مختلف یک سازمان می شود و امکان گزارش گیری و کنترل روی فرآیندها و اطلاعات فرم ها مقدور می شود.
 
در همین راستا قصد دارم نگاهی به سیستم فرآیند ساز پرنیان داشته باشم و قسمت های مختلف و نحوه عملکرد آن را بر پایه یک مثال توضیح دهم.
 
در فرآیند ساز پرنیان تمام فرآیند ها دو قسمت دارند : 1- فرم های فرآیند   2- گام های فرآیند
 

مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت دوم

مسأله مدیریت اطلاعات در شیرپوینت - قسمت دوم

  در قسمت اول​ این مطلب در خصوص مشکلات پیش روی مدیریت اطلاعات و شیوه هایی برای اصلاح انها صحبت کردیم. در اینجا مطلب را ادامه می دهیم.

رژیم و ورزش
در سطوح بالا، راه دست یابی به مدیریت اطلاعات قوی تر و کارآمد تر برای تمامی سازمان ها یکسان است. مشابه مسیر یک زندگی سالم، فعال و طولانی که همان رژیم و ورزش است. اما مشکل در اینجا است که روش گنجاندن رژیم و ورزش در زندگی روزمره  پدر یا مادری خانه دار که در دهه سوم زندگی خود با سه فرزند دریک کلان شهر به سر میبرد با روش یک متصدّی مجرد که در دهه چهارم زندگی خود به سر می برد و هر هفته چهار مرتبه رفت و آمد درون شهری دارد بسیار متفاوت خواهد بود.
 
 مثال فوق برای مدیریت اطلاعات در شرکت ها نیز صادق است. گستردگی نیروی انسانی، فضای فیزیکی برای فعالیت نفرات، سخت کوشی، فرهنگ و سابقه مدیریتی بعلاوه قدرت و ضعف بخش های IT، حقوقی و سایر نهادهای وابسطه در مجموع گامی مشخص را در جهت اعتلای مدیریت اطلاعات تشکیل می دهند که برای هر سازمان متفاوت است. با این حال، هر یک از این مسیرهای مجزا می تواند در قالب پیشنهادهای عمومی " رژیم و ورزش " که تمامی سازمان ها برای پیشرفت نیازمند به کارگیری آن هستند خلاصه شود.

پرنیان و خدمات G2G

پرنیان و خدمات G2G

 

​برای رسیدن به هدف دولت الکترونیک لازم است تا خدمات الکترونیکی دولت در چهار سطح خدمات دولت به شهروندان (G2C) ، دولت به کسب و کارها(G2B) ، دولت به کارمندان(G2E) و دولت به دولت(G2G) توسعه داده شود. از آنجا که خدمات قرار است به شکل الکترونیکی عرضه شوند این توسعه بایستی در وجوه مختلفی چون شبکه ، بستر ارتباطات ، آموزش استفاده کنندگان، سرورها و نرم افزار انجام شود. ما فقط  از جنبه نرم افزاری که تخصص ما است به این موضوع خواهیم پرداخت.