وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانیداگر شما قصد دارید نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت یا سازمان خود را تعویض کنید و یا به تازگی تصمیم به استفاده از اتوماسیون اداری گرفته اید، این مطلب برای شماست. در بازار نرم افزار عبارت اتوماسیون اداری به نرم افزارهای مختلفی اطلاق می گردد که هر کدام مجموعه ای از ویژگی ها دارند و تشخیص آنکه کدام نرم افزار چه به لحاظ قیمت و چه به لحاظ امکانات ببشترین تطابق را با نیازهای شرکت شما دارد کاری دشوار است. ما در این مطلب از زاوایای مختلف به این موضوع پرداخته ایم تا شما بتوانید راحتتر و دقیق تر نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و با موفقیت آنرا مستقر و بهره برداری نمایید.

 نرم افزار اتوماسیون اداری دقیقا چیست؟

قبل از هر چیز ابتدا به تعریف دقیق نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. تعریف دقیق این عبارت بسیار کمک می کند تا بتوانید دامنه نیازهای شرکت خود را با امکانات نرم افزار مقایسه کنید. یکی از مشکلات در نام گذاری نرم افزارها همین است زیرا که شرکت تولید کننده نرم افزار الزامی ندارد عنوان نرم افزارش با نرم افزار مشابه در سایر شرکت ها یکی باشد و این خود عاملی است که مشتری را دچار اشتباه می کند. و تشخیص اینکه یک نرم افزار اتوماسیون باید چه امکاناتی داشته باشد را مشکل ساز می کند. در حال حاضر نرم افزارهایی با عناوین: دبیرخانه، مدیریت مکاتبات، سازمان الکترونیک، گردش مکاتبات اداری دارای دامنه کاربرد مشابهی هستند. اما واقعا نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ برای اینکه بتوانیم تعریف دقیقی برای این عبارت ارایه کنیم. باید کمی در تاریخ عقب برویم تا ببینیم معادل این عبارت در دنیای فیزیکی چه بوده است که بعدتر تبدیل به نرم افزار شده است.

سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. تنها راه ارتباطی مکتوب بین شرکت ها و سازمان ها نامه بود. در نتیجه در هر شرکت بسته به اندازه آن واحدی شکل گرفت به نام دبیرخانه، مسئولیت دبیرخانه این بود که نامه هایی که قرار است برای مخاطبین بیرون از شرکت ارسال شوند یا از آن مخاطبین دریافت شده بودند را شماره بزند و در دفاتری که به دفتر اندیکاتور شهرت داشتند ثبت کند و یک کپی از نامه را آرشیو می کرد و سپس نامه را به دست صاحب آن برساند. با این روش آرشیو منظمی از نامه ها در دبیرخانه شکل می گرفت که امکان پیدا کردن نامه هایی که مثلا به شرکت خاصی ارسال شده بودند را فراهم می کرد. 

با ظهور کامپیوتر و البته نرم افزار شرکت های مختلفی به سمت مکانیزه کردن این روال رفتند و سعی کردند هر آنچه در دنیای کاغذی اتفاق می افتاد را به صورت نرم افزاری انجام دهند. از آنجا که واحد دبیرخانه یک واحد اداری بود و نرم افزاری کردن را اتوماسیون می نامیدند. لذا این نوع از نرم افزارها را اتوماسیون اداری نامکذاری کردند. و بدین تریب اولین نسخه های اتوماسیون اداری بوجود آمدند.

با این مقدمات اگر بخواهیم یک تعریف برای عبارت نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید بگوییم: نرم افزاری است که فعالیتهای مربوط به ثبت و نگهداری از نامه ها، گردش نامه ها و آرشیو نامه ها را مکانیزه می کند. ممکن است برخی بگویند که این تعریف کامل نیست و مثلا فلان نرم افزار اتوماسیون اداری امکان گردش فرم ها را هم دارد و غیره. که البته این گفته اشتباه نیست ولی آنچه ما در اینجا مطرح کردیم تعریفی است که به هسته اصلی نرم افزار اشاره دارد به عبارت دیگر اگر نرم افزاری بخواهد اتوماسیون اداری نامیده شود باید این امکانات را حتما داشته باشد. بدیهی است که شرکت های مختلف با توسعه قابلیتهای مختلف و گسترش دامنه کاربرد نرم افزار سعی در جذب مشتری بیشتر دارند. 

با ثبت درخواست دمو متفاوت ترین و مدرن ترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت رایگان آزمایش کنید

چه زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

 همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابر این وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا می کنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم می شود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر در وضعیتی قرار گرفته است که به اتوماسیون اداری نیازمند باشد یا خیر؟

حجم مکاتبات

صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم

گردش کار یا بروکراسی

اینبار صرفنظر از تعداد نامه ها، اگر روال های شرکت ما به گونه ای است که بخش قابل توجهی از نامه ها به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و ... بین افراد مختلف گردش می کند. و به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. باز هم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری است. این بار نرم افزار قرار نیست یک آرشیو از نامه های ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها ساده تر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند تا هم زمان انجام کارها کمتر شود و هم احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود. 

دفاتر کاری متعدد

اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب برای خودمان را انتخاب کنیم؟

برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.

روش اول: با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد. 

روش دوم: با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید.

هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.

 

برای جلوگیری از طولانی تر شدن این مطلب همین جا این بحث را خاتمه می دهیم و در مطالب بعدی در این خصوص خواهیم نوشت.

 

 

نرم افزار سفارشی گران است. پکیج جواب کار من را نمی دهد. چه کنم ؟

مدیریت فرآیندهای سازمانی با فرآیند ساز پرنیان​در این پست ما به بررسی یکی از مسیرهای پیشرفت تکنولوژی تولید نرم افزار می پردازیم.
اشخاص و سازمانها عموما نیازهای نرم افزاری خود را از یکی از دو طریق زیر برآورده می کنند.
1.    یکی از بسته های نرم افزاری موجود در بازار نرم افزار را تهیه می کنند و نیاز های خود را با آن منطبق می کنند.
2.    نیازهای خود را به یک شرکت نرم افزاری و یا برنامه نویس ارائه می کنند تا یک نرم افزار منطبق با نیاز آنها تولید نماید.

بیشتر...

 

مایکروسافت اکسچنج سرور، قویترین ایمیل سرور سازمانی

مایکروسافت اکسچنج سرور، قویترین ایمیل سرور سازمانی

یکی از بزرگترین پروژه‌های مایکروسافت و بخشی از خط تولید Microsoft Server است که امکان ارسال، دریافت و مدیریت Email، تماس ها، تقویم و مدیریت وظایف را فراهم می‌کند. اولین نگارش از این محصول در سال 1993 به صورت محدود در اختیار حدود 500 شرکت قرار گرفت. در سال 1996 اولین نگارش عمومی این محصول آن به نام Exchange Server 4.0 ارائه شد و در سال 1997 با ارائه نگارش Exchange Server 5.0 آمار مشتریان این محصول به 32 هزار کاربر رسید. به همراه این نگارش اولین نسخه Outlook Web Access نیز ارائه شد. در سال 2000 اولین نگارش یکپارچه ی آن با Active Directory ارئه شد. در سال 2003، Exchange Server 2003 ارائه شد. در اواخر سال 2006، Exchange Server 2007 ارائه شد که مهمترین تفاوت آن با نگارش های قبلی، ارائه ی آن تنها برای سکوهای 64 بیتی بود. در اواخر سال 2009، نگارش 2010 این محصول ارائه شد که تنها با سرور 2008 سازگار می باشد. هم اکنون مایکروسافت، نگارش 2013 را در بازار دارد.

بیشتر...

 

دستاوردهای مرداد ماه واحد توسعه پرنیان

 پورتال سازمانی پرنیان

همکاران ما در واحد توسعه شرکت پرنیان پردازش پارس سخت تر از گذشته می کوشند تا نیاز های مشتریان را دریابند و جهت رفع این نیازها تمام توان خود را به کار می گیرند. تلاش است تا در این نوشته اندکی از تلاش های بی وقفه این عزیزان و دستاوردهای آنان را شرح دهیم. قسمتی از این دستاوردهای جذاب و کاربردی را در ذیل مشاهده می فرمایید:

اتمام پنل پورتال پرنیان:  همانطور که می دانید مایکروسافت شیرپوینت یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. شیرپوینت جوابگوی بیشتر نیازهای سازمانی است ولی مانند تمام محصولات دیگر کاستی هایی نیز دارد که برای رفع این کمبودها می بایست از وب پارت ها استفاده کرد. وب پارت ها بخش هایی هستند که می توان آنها را به صفحات اضافه کرد. این بخش ها ظاهری ویجت گونه دارند و معمولا برای موارد ذیل استفاده می شوند:

بیشتر...

 

آیا ضعف مدیریت مشکل کسب و کارهای ایرانی است؟

این جمله را زیاد شنیده ایم یا خوانده ایم که یکی از مشکلات کسب و کارهای ایرانی ضعف مدیریت است. این ضعف مدیریت را هم گسترش داده ایم به ضعف راهبری سازمان تا ضعف در مدیریت منابع انسانی و ...

همچنین مطالب متعددی یافت می شود که در آن تصاویری چشم نواز از محیط کاری برخی از شرکت های IT مطرح دنیا قرار داده شده است و نویسنده مطلب و بسیاری از افرادی که کامنت گذاشته اند حسرت وار آرزوی کار در این شرکت ها را دارند و گله و شکایتهای زیاد از وضعیت شرکت هایی که در آن مشغول هستند و البته وصل کردن همه چیز به مدیریت و احتمالا ضعف ایشان در درک اهمیت نیروی کار.

اما آیا به راستی مشکل بسیاری از کسب و کارها به ضعف مدیریت برمی گردد؟ البته من ادعا نمی کنم که هیچ مشکل در مدیریت شرکت های نرم افزاری وجود ندارد. که صد البته وجود دارد. ولی در این مطلب قصد دارم نکاتی را برای آن دسته از پرسنلی یادآور شوم که همه مشکلات عالم را به مدیریت مجموعه خود ارتباط می دهند.


آیا شما دوست عزیز، بله شما کار خود را درست انجام می دهید؟

 اکثر افرادی که به دنبال کار می گردند در پی یافتن یک کار دولتی هستند یا اگر رضایت بدهند کار در یک شرکت بزرگ، چرا؟ جواب ساده ای دارد. چون قصد ندارند کار کنند بلکه می خواهند حقوق بگیرند. و فعالیت های سخت و طاقت فرسای ذیل را انجام دهند.

- مطالعه روزنامه صبح

- صرف صبحانه ضمن شوخی با همکاران

- چک کردن فیس بوک

- دلالی تلفنی

- رفع خستگی با انجام برخی از فعالیتهای کاری

آنهایی هم که از سر ناچاری و یا در موارد معدودی علاقه به شرکت های خصوصی روی می آورند انتظار دارند با حداقل کار، حداکثر حقوق را دریافت کنند و هیچ تعهدی نسبت به کارهای انجام شده از برنامه نویسی گرفته تا پشتیبانی نداشته باشند و صد البته که اگر مدیر با فهم و شعوری داشته باشند باید به موقع حقوق بگیرند، هر وقت خواستند مرخصی بروند، در محل کار تفریح کنند و در غیر این صورت مدیریت مجموع هیچ چیز از منابع انسانی سرش نمی شود.

البته همیشه استثناهایی هم هست ولی تعداد آن ها به نسبت حجم بسیاری از فارغ التحصیلان کامپیوتر بسیار اندک است. برای اینکه بی انصافی نکرده باشیم باید گفت که افراد متبحرو متعهدی هم در این رشته وجود دارند که مطمئنا هر جا که هستند امتیازات بالایی را چه به لحاظ مالی و چه به لحاظ امنیت و رضایت شغلی کسب کرده اند.

در پایان چنین نتیجه گیری می کنیم که ضعف مدیریت وجود دارد ولی یک مدیر بدون بازوهای توانمند و فرمان پذیر کاری پیش نمی برد. پس در هر کجا که مشغول فعالیت هستید برای خودتان و آینده شغلی تان لطف کنید و از حداکثر توان خود برای پیشبرد اهداف مجموعه بهره بگیرید و مطمئن باشید مدیران هر چند هم ضعیف شما را و تلاش شما را می بینند و در صدد جبران آن برمی آیند.

 

پیمانکاران را کتک نزنید

مدت زمان زیادی است که فرهنگ کتک زدن و تنبیه کردن مورد نکوهش روانشناسان و جامعه قرار گرفته است و در پی آن معلمین را از تنبیه دانش آموزان، والدین را از تنبیه فرزندان و .... منع می کنند. به عبارت دیگر جامعه نوین به این نتیجه رسیده است که تنبیه اصولا خیلی کارساز نیست. و صحبت کردن، توافق کردن و گاه تشویق کردن بسیار موثرتر عمل می کند. حال سوال اینجاست چرا این فرهنگ و این دیدگاه به کارفرمایان و مشتریان محترم نرم افزار منتقل نشده است. چرا بعضی گمان می کنند که تنبیه یک شرکت نرم افزاری که در وضعیت کنونی اقتصاد ایران، مانند کودکی بی دفاع در حال تلاش است می تواند نتیجه داشته باشد. لذا در این مطلب پیشنهاداتی دوستانه برای مشتریان و کارفرمایان نرم افزار دارم:

توقع خود را از پیمانکار واقعی کنید
بهتر است انتزاعی فکر نکنیم. نیروهای شرکت نرم افزاریی که پیمانکار شما است به دلایل متعددی از جمله دریافت نامنظم حقوق ممکن است که محل کارشان را ترک کنند، شرکت مجبور است برای تامین هزینه هایش پروژه های متعددی را اجرا کند، زمان ارایه پروژه ها نامنظم است و ممکن است چند پروژه با هم منعقد شوند. نیروی کار محدود است و نمی توان ظرف مدت کوتاهی نیروی برنامه نویس ماهر استخدام کرد، تیم برنامه ریز انسان هستند و انسان جایزالخطا است و ممکن است که در پیش بینی های زمانی اشتباه کنند. همه این موارد دست به دست هم می دهند تا پروژه ها نسبت به پیش بینی که انجام می شود دچار تاخیر شوند. مشکل زمانی پیچیده تر می شود که کارفرما اصرار دارد تا کار در مدت خیلی محدود انجام شود. که این همان توقع غیرواقعی است که نتیجه ای جز ایجاد استرس برای پیمانکار و شکست پروژه برای کارفرما نخواهد داشت.
 
صندوقچه گنج پیمانکار کوچک است
قسمت عمده ای از بازار نرم افزار ایران مربوط به حوزه نرم افزارهای سازمانی است. و مشتریان نرم افزارهای این حوزه سازمان ها و شرکت های متوسط و بزرگ هستند. که در بیشتر موارد به لحاظ اندازه سازمانی چند برابر شرکت پیمانکار می باشند. لذا باید در نظر داشته باشند که سرمایه شرکت نرم افزاری بسیار کمتر از آنها است و بیش از حد طولانی کردن پروسه های پرداخت وجه صورت وضعیت ها فشار زیادی به پیمانکار وارد می کند.
 
پیمانکار را فقط در شرایط خاصی تنبیه کنید
به همان دلیل که سازمان های کارفرما بزرگتر از شرکت های مجری نرم افزار هستند، شرایط قراردادهای فی مابین معمولا بسیار یک طرفه و به نفع کارفرما نوشته می شود و دست کارفرما را برای فسخ، تنبیه، تغییر ابعاد پروژه و... بسیار باز می گذارد و پیمانکاران هم چاره ای جز امضای این قرارداد ندارند. لذا تنبیه پیمانکار بسیار ساده است ولی نتایج آن معمولا مثبت نخواهد بود. به نظر من به جز در موارد استثنایی که پیمانکار واقعا مشکل ایجاد کرده است نباید او را تنبیه کرد. زیرا به اندازه کافی تحت فشار هست و فشار مضاعف دردی را دوا نمی کند.
 

 

مقایسه فرآیند ساز پرنیان و نینتکس

تولید نسخه 2013 از فرآیند ساز پرنیان که بر پایه قابلیت های شیرپوینت 2013 نوشته می شود تا امروز حدود 30 درصد پیشرفت داشته است. با توجه به اینکه تنها فرآیند ساز شیرپوینتی ایرانی، "فرآیند ساز پرنیان" است و دیگر همکاران از محصول خارجی به نام نینتکس استفاده می کنند بد ندیدم که در این پست به مقایسه ویژگی های این دو محصول بپردازم.

 مناسب برای فرآیندهای انسانی
از یک نگاه فرآیندها به دو دسته تقسیم می شوند، فرآیندهای ماشینی که گام های مختلف آن تماما توسط کامپیوتر انجام می شود و در هیچ مرحله ای برای دریافت اطلاعاتی از کاربر منتظر نمی ماند و فرآیندهای انسانی که عمدتا در سیستم های BPMS مدیریت می شوند که در تمام مراحل یا بخشی از آنها موتور گردش فرآیند برای دریافت اطلاعاتی از کاربر انسانی منتظر می شود. فرآیندهایی چون مرخصی، درخواست کالا، عقد قرارداد، امکانسنجی تولید، درخواست مساعده، تسویه حساب و... که معمولا برای مدیریت سازمان ها استفاده می شوند عمدتا در دسته فرایندهای انسانی قرار می گیرند. در فرآیندهای انسانی لازم است که موتور فرآیند ساز داده مناسب را به شکل ساده در محل مناسب و با دسترسی صحیح به کاربر مجاز نمایش دهد. فرآیند ساز پرنیان به گونه ای ساخته شده است که برای طراح فرآیند این امکان را فراهم می کند تا بدون درگیر شدن با کد نویسی یا مسائل پیچیده فنی این نیاز را برطرف کند اما در ابزارهای نظیر نینتکس که بیشتر برای فرآیندهای ماشینی مناسب هستند رفع این نیاز پیچیده، زمانبر و در بعضی موارد الزام به کدنویسی است.
 نمودار طراحی فرآیند
طراحی فرآیند به دو صورت ترتیبی (Sequensial) و ماشین حالت (State Machine) امکان پذیر است. بیشتر نرم افزارهای طراحی گردش کار از جمله نینتکس و Sharepoint Designer از مدل ترتیبی استفاده می کنند. طراحی فرآیند به صورت ترتیبی برای فرآیندهای ماشینی و یا کوچک انسانی مناسب است اما وقتی فرآیند بزرگ باشد و یا پیچیدگی های زیادی در نحوه گردش آن وجود داشته باشد و یا رفت و برگشت بین مراحل زیاد باشد. استفاده از شیوه ترتیبی عملا اسپاگتی ایجاد خواهد کرد که درک آن غیر ممکن خواهد شد. علاوه بر آن در شیوه ترتیبی تفکیک دقیقی بین مراحل وجود ندارد و "مرحله" بیشتر یک دسته بندی از مجموعه ای فعالیتها است. اما شیوه طراحی ماشین حالت که شیوه استفاده شده در فرآیند ساز پرنیان است بسیار مناسب تر و شفاف تر است. هر چند که از لحاظ زیبایی ظاهری نمودار، به خوشگلی نمودار ترتیبی نیست :) در شیوه ماشین حالت فرآیند از چند State تشکیل شده است و هر State دارای بخشی شروع، بدنه و پایان است و در هر بخش می تواند یک نمودار ترتیبی قرار داد. و برای رفتن به State دیگر کافی است خط انتقال(Transition) ترسیم شود و شرط انتقال مشخص شود. طراحی فرآیندهای بزرگ و سازمانی با این شیوه بسیار قابل فهم تر و دقیقتر است تا روش ترتیبی

 
راهکار یا ابزار
نینتکس ابزاری است برای طراحی گردش کار یا فرآیند در محیط شیرپوینت، که البته ابزار کارآمدی است ولی برای اینکه بتوان فرآیندهای سازمانی را اجرایی نمود علاوه بر ابزار یه چیزهای دیگری مانند داشبورد یا میزکار، کنترل دسترسی ها بر اساس اطلاعات فرآیندها، گزارشات، تفویض اختیار  و ...هم نیاز است که در صورت استفاده از ابزاری مشابه نینتکس باید همه این موارد را هر بار ساخت و ابزار کمک چندانی برای این موارد نمی کند. اما فرآیند ساز پرنیان یک راهکار کامل است که در آن میزکاری قرار داده شده است که هر کاربر به تسک های خودش دسترسی دارد، می تواند از فرآیندهای که به آن ها دسترسی دارد را نمونه جدید ایجاد کند و همچنین درخواست های خودش را پی گیری کند. و از آخرین وضعیت آن مطلع شود همه این موارد در کنار هم و بسیار ساده طراحی شده اند. امکان تفویض اختیار برای فرآیندها به سادگی فراهم شده است. تعیین مسیر گردش بر اساس چارت سازمانی در آن تعبیه شده است. کارهای تکراری مانند برگشت به عقب در هر فرآیند به صورت خودکار توسط موتور فرآیند ساز انجام می شود ونیازی نیست طراح در هر فرآیند آن را اجرایی نماید.
 
نتیجه گیری
نینتکس ابزار خوبی برای اجرای فرآیندهای ماشینی است اما برای پیاده سازی و استقرار فرآیندهای سازمانی مناسب نمی باشد. در عوض فرایند ساز پرنیان بیشتر برای اجرای فرآیندهای سازمانی سفارشی سازی شده است.
 
 

 

فقط برای پول کار نکنید

در یک سال گذشته افرادی بسیاری را دیده ام که به دلالی روی آورده اند. از دلالی ماشین گرفته تا زمین و ارز و سکه و ...​ نه اینکه از بیکاری به دلالی روی آورده باشند. نه، شغل خود را رها کرده و به دنبال کسب درآمد سریع و آسان و زیاد رفته اند.

شرایط اقتصادی و تورم نمایی حاصل از آن در چند سال گذشته در حوزه زمین و در یک سال اخیر در حوزه همه چیز به جز تولید! موقعیت هایی را برای بعضی برای کسب پول زیاد و راحت فراهم کرد. و بالطبع دیگران را هم وسوسه برای انتقال تمرکز خود از کاری که انجام می دادند بر کسب پول از راه دلالی. چنین شد که سرمایه ها از تولید به سمت دلالی رفت و چرخ مملکت در حال خوابیدن است.

 از تبعات اجتماعی آن می گذریم. روی سخنم افراد هستند. درست است که پول خوب است و خوبتر از آن این است که یک شبه به دست آید. اما به چه قیمت!

     به قیمت نابود کردن کار و فرهنگ کار
    به قیمت اینکه از پزشک گرفته تا معلم و همه و همه بشوند دلال
    به قیمت نابود کردن بقیه هموطنان
    به قیمت تبدیل شدن از یک فرد مفید و فعال و تولید کننده به یک دلال پول ساز

پول خوب است، اما خوبتر آن است که از کاری که به آن عشقمی ورزیم حاصل شود که از سود رساندن به دیگران حاصل شود که از تولید و خدمت رسانی حاصل شود. ما کار نمی کنیم که فقط پول دربیاوریم. ما کار می کنیم چون دوست داریم که خلق کنیم که از تولید نرم افزار لذت می بریم که از دیدن نتیجه دست رنجمان عشق می کنیم.



 

فروش یک بسته نرم افزاری چقدر سود دارد؟

تولید نرم افزار از آن دسته کارهایی است که هزینه های آن به درستی شناخته و معرفی نشده اند. بسیار دیده ام افرادی را که به قیمت های اعلام شده از سوی صنف اعتراض می کنند علیرغم آنکه تمام قیمت های اشاره شده در نرخ نامه نصر با ذکر دلایل مستدل محاسبه شده اند.
متاسفانه این نگرش اشتباه و نادیده گرفتن بسیاری از هزینه های تولید در بسیاری از شرکت های نرم افزاری به خصوص شرکت های نوپا نیز وجود دارد. و باعث شده است که قیمت تمام شده محصولات نرم افزاری تلرانس بسیاری داشته باشد. و این خود عامل دیگر است بر اینکه مشتریان دچار سردرگمی شده و نتوانند بین محصولاتی که با یک نام ولی با قیمت های متنوع و با اختلاف زیاد ارایه می شوند تمایز دقیقی ایجاد کنند.

 
اما هزینه های تولید نرم افزار چه هستند؟
بسیاری گمان می کنند که برپایی یک شرکت و تولید نرم افزار سرمایه چندانی نمی خواهد. چرا؟ زیرا که سرمایه گذاری را صرفا در خرید تجهیزات و برپایی سوله و ورود ماشین آلات می دانند. حال آنکه سرمایه اصلی یک شرکت نرم افزاری نیروی انسانی ماهر و ماندگار است و البته صرف چندین ماه یا سال وقت برای تولید نرم افزار مناسب و بعد از آن نیز نگهداری و توسعه نسخ جدید و همین طور الی آخر ...
اکثر نیروی های فارغ التحصیل شده از دانشگاهها برای تبدیل شدن به یک نیروی کار واقعی نیاز به آموزش دارند و هزینه های این آموزش ها و اشتباهات حاصل از کم تجربگی این نیروها توسط شرکت های نرم افزاری پرداخت می شود.
معروف است که نیروهای IT مانند ماهی لیز هستند و یک جا ماندگار نیستند. جابه جایی نیرو، انتقال کد و دانش به نیروهای جدید هزینه هایی است که به صورت مکرر و مداوم بار تولید کنندگان نرم افزار می شود.
مشتریان صرف نظر از مبلغی که بابت نرم افزار می پردازند انتظار پشتیبانی مطلوب و در لحظه دارند که البته توقع درستی است اما تجهیز یک تیم پشتیبانی و تامین هزینه های آن ها برای ارایه خدمات مطلوب یعنی صرف هزینه بسیار
هزینه های مالی، دفتری، تاخیر در دریافت مطالبات از مشتریان نیز با بزرگ شدن شرکت رشد نمایی پیدا می کنند. این موارد در کنار هزینه های روتین دیگری چون تبلیغات، اجاره، تحقیق و ... که اگر درست انجام شوند و درست محاسبه گردند، همه ما را متوجه می کنند که صنعت نرم افزار نیاز به سرمایه گذاری دارد و سود حاصل از فروش نرم افزار آنقدر نیست که حتی بتواند رشد طبیعی یک شرکت را در شرایط کنونی تامین کند.
 
و به عنوان درد دل می گویم:
در جشنواره گیلاس پرنیان برای خرید هر محصول تقریبا 20 درصد تخفیف از طریق ارایه هدایا و ماژول ها و خدمات بیشتر به مشتریان عزیز پرنیان ارایه شده است. اما بعضا این عدد را کافی نمی دانند! به راستی فکر می کنند یک محصول نرم افزاری چقدر سود دارد؟

 

 

پرنیان استفاده از فرم های InfoPath را ساده تر می کند

​فرض کنیم پورتال اینترنتی شما شیرپوینتی باشد. یکی از نیازها بر روی این پورتال ها، فرم های جمع آوری اطلاعات هستند، از فرم درخواست استخدام بگیرید که برای جمع آوری رزومه ها انجام می شود تا فرم هایی نظیر درخواست کلاس آموزشی، درخواست رزرو بلیت، درخواست پروانه ، درخواست دمو و ...
بازدیدکنندگان پورتال اینترنتی شما فرم مربوطه را تکمیل می کنند و انتظار دارند که بتوانند نتیجه اقدامات روی این فرم را رهگیری کنند. هر کدام از این فرم ها نیز فیلد های اطلاعاتی خاص خود را دارند و ممکن است تعدد زیاد فیلدها باعث شود حتی فرم به صورت wizard طراحی شود.

سوال اینجاست. برای رفع نیازهای فوق بهتر است از چه ابرازی استفاده کنیم؟
پاسخ به این سوال بسته به نوع فرم، میزان پیچیدگی آن و انتظار شما از خروجی دارد. در شیرپوینت با استفاده از لیست ها و بدون نیاز به برنامه نویسی می توان فرم ساخت. فرم های طراحی شده البته ظاهر ساده ای دارند.
راه حل جامع تر استفاده از  InfoPath است. با InfoPath می توان فرم های بسیار کاملتری طراحی نمود. اما واقعیت آن است که هر چه فرم مورد نظر پیچیده تر باشد و انتظار ما از خروجی بالا باشد یعنی انتظار داشته باشیم فرمی زیبا با کنترل تمام شرایط و موارد دیگر به دست آوریم طبیعی است که لازم است به همان میزان وقت بیشتری را برای ساخت آن صرف کنیم و بعضا حتی امکانات فوق العاده InfoPath نیز دیگر جوابگوی انتظار ما نیست و لازم است کد نویسی انجام شود.

شرکت پرنیان پردازش پارس زیرساخت طراحی فرم های الکترونیکی را برای تکمیل قابلیتهای InfoPath ارایه داده است. این زیرساخت شامل امکاناتی به شرح ذیل است :

    امکان ذخیره فرم در شیرپوینت توسط کاربر anonymous
    API تولید خودکار نام فایل اینفوپس بر اساس تاریخ
    API تعیین خودکار مسیر Submit فرم (در زمان ��ابجایی فرم نیاز به تغییر آدرس Submit نمی باشد)
    کنترل وجود خطا قبل از ارسال و نمایش خطا (خطایی که شیرپوینت نمایش می دهد برای کاربر نهایی مناسب نیست که جلوی نمایش این خطا را گرفته و یک خطای دیگر نمایش می دهد)
    تولید خودکار کد رهگیری  (کد رهگیری کوتاه تولید می کند و عدم تکراری بودن آن را کنترل می کند)
    امکان تولید کد رهگیری تصادفی
    امکان تولید کد رهگیری بر اساس یکی از داده های ثبت شده توسط کاربر
    مجهز به وب پارت رهگیری برای نمایش نتایج اقدامات روی فرم
    معرفی فرم به سایت جهت نمایش در لیست رهگیری

نمونه فرم :
http://www.barangroupco.com/Fa/Pages/portalpages/employment.aspx
 
نمونه رهگیری:
http://www.barangroupco.com/Fa/Pages/findinformation.aspx
 

 

آخرین نظرات

Comment RSS