نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

SharePoint یا BPMS

فرآیندساز یا شیرپوینتقبل از هر چیز ابتدا لازم است تعریف این دو عبارت را ذکر کنیم.

شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، شبکه اجتماعی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، جستجو، BCS و... که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.

BPMS چیست؟
به نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارهای از BPM برای تعریف خود و فرآیند استفاده می کنند.

تفاوتها
•    همانطور که در تعریف شیرپوینت آمده است، شیرپوینت بستری است دارای سرویس های متعدد که می تواند نیاز بخش های مختلف از سازمان را تحت پوشش قرار دهد. اما BPMS یک نرم افزار مشخص با دامنه کاربرد محدود است.
•    شیرپوینت بیشتر برای اطلاعات نیمه ساخت یافته یا ناساخت یافته مانند مستندات، فرمها، گزارشات، تصاویر، صفحات و ... مناسب است ولی BPMS برای طراحی یک برنامه کاربردی با داده های ساخت یافته مانند سیستم انبار، کارگزینی و ... مناسب است.
•    در شیرپوینت دست مشتری در ایجاد تغییرات و تولید راهکارهای مورد نظر بسیار باز است. در BPMS شما محدود به قواعد سیستم هستید.
•    در شیرپوینت شما می توانید از پیمانکاراهای مختلف و تیم داخلی به صورت همزمان برای توسعه استفاده کنید. در BPMS شما محدود به یک شرکت هستید و در حد کاربر سیستم محدود می شوید.

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
در حال حاضر بیشتر سازمان ها در بخش های مختلف نرم افزارهایی دارند که نیاز آن بخش را مرتفع می کنند و مشکل اصلی یکپارچه سازی نرم افزاری نیست بلکه یکپارچه سازی اطلاعاتی است به گونه ای که بتوان داده و اطلاعات مورد نیاز به هر فردی در هر بخشی از سازمان را از هر نرم افزاری با حفظ مسایل امنیتی در اختیار وی قرار داد.
در صورتی که قصد دارید بخشی از سیستم های نرم افزاری از نو طراحی کنید و نگاه وظیفه گرا را با نگاه فرآیند گرا جایگزین کنید BPMS یکی از گزینه های مناسب است. که اگر قرار باشد رقیبی برای آن در نظر گرفت ERP است. ولی اگر قرار است نرم افزارهای فعلی به کار خود ادامه دهند و برای یکپارچه سازی اطلاعاتی و پر کردن خلاء های نرم افزاری به دنبال راهکار هستید، شیرپوینت گزینه مناسب تری است.

فرآیند و راه حل شیرپوینت و BPMS
گفته می شود که BPMS برای فرآیندها راه حل بهتری است. در نگاه کلی این عبارت صحیح است ولی لازم است ابتدا در سازمان خود مشخص کنیم که ما به چه چیز فرآیند می گوییم. به تجربه مشخص شده است که مقصود از فرآیند در اکثر سازمان ها فرم هایی مانند درخواست کالا، امکانسنجی، ماموریت، عقد قرارداد و ... است که بین چند نفر گردش می کند. و هر فرد به تناسب نقش خود در فرآیند بخشی از فرم را تکمیل کرده و فرآیند را در جهت رو به جلو یا عقب حرکت می دهد. که شیرپوینت مخصوصا با سیستم تکمیل کننده پرنیان به نام فرآیند ساز گزینه بسیار مناسبی برای پوشش این نیاز است.

 

 

ویدیوی امکانات نسخه 2.8 نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک اتوماسیون مدرن است. و متشکل از زیرسیستم های مکاتبات اداری، فرآیند ساز و مدیریت مستندات می باشد. مقصود از مدرن این است که در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و مخصوصا در زیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه به جای الگو گرفتن از نظام کاغذی برای طراحی نرم افزار از ساختار پست الکترونیکی (Email) الگو برداری شده است.

این نگاه نو به مبحث نامه نگاری در حال حاضر منحصر به نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان است که بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی شده است. در این ویدیو امکانات نسخه 2.8 از نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان معرفی شده است.

 

مدیریت فرآیندهای سازمانی با مثال

​در زمانی نه چندان دور تمامی فرآیند های سازمانی مبتنی بر سیستم کاغذی اجرا می شد. بدین معنا که افراد در سازمان ها می بایست فرم های کاغذی را به دست می گرفتند و برای گرفتن تایید درخواست خود زمان زیادی را صرف می کردند.

 اما اکنون با استفاده از سیستم های  فرآیند ساز دیگر از مشکلاتی که در انجام فرآیند ها در قالب فرم های کاغذی وجود داشت خبری نیست. همچنین با استفاده از سیستم فرآیند ساز تمامی اشخاص و سیستم های اطلاعاتی در سازمان به یکدیگر پیوند می خورند و این امر به نوبه خود باعث اجرا و بهبود فعالیت ها و فرآیند های مختلف یک سازمان می شود و امکان گزارش گیری و کنترل روی فرآیندها و اطلاعات فرم ها مقدور می شود.
 
در همین راستا قصد دارم نگاهی به سیستم فرآیند ساز پرنیان داشته باشم و قسمت های مختلف و نحوه عملکرد آن را بر پایه یک مثال توضیح دهم.
 
در فرآیند ساز پرنیان تمام فرآیند ها دو قسمت دارند : 1- فرم های فرآیند   2- گام های فرآیند
 
 

هر روز یک مطلب خواندنی در پورتال پرنیان

قابلیت جدیدی با نام "مطلب روز" در پورتال پرنیان راه اندازی شده است. زمانی که شما وارد زیرسایت یکی از محصولات پرنیان (اتوماسیون اداری، پورتال، CRM) می شوید. پورتال پرنیان مراجعات شما را شناسایی می کند و یک مطلب خواندنی مرتبط با محصولی که مورد نظر شماست برای شما نمایش می دهد. هر زمان که شما مجددا به صفحه آن محصول مراجعه کنید مطلب خواندنی جدیدی برای شما نمایش داده می شود. برای اینکه این قابلیت را آزمایش کنید کافی است وارد زیر سایت یکی از محصولات پرنیان شوید. بقیه کارها به صورت خودکار انجام می شود.

 

تفاوت پورتال و سيستم مديريت محتوي

ارائه يک تعريف مشخص از پورتال همواره يک چالش بوده است. شايد واژه پورتال (به معني دروازه يا محل ورود به يک شهر)، تا بحال بيشترين کاربرد را در IT داشته است. طبق تعاريفي که تا بحال ارائه شده است، پورتال را مي توان يک مرکز ارائه خدمات و اطلاعات اينترنتي دانست که بر چهار پايه اصلي استوار است: 1- انطباق پذيري 2-اختصاصي کردن 3-يکپارچه سازي 4-پشتيباني انجمنهاي اينترنتي

يکي از مهمترين مفاهيم پورتال، محتوا مي باشد. محتوا را مي توان در حالت کلي هر شيء الکترونيکي، اعم از اسناد HTML/XML، تصاوير، صدا و هر چيزي که به صورت الکترونيکي ارائه شده باشد، دانست. اعمالي را که پورتال روي محتوا انجام مي دهد، مي توان به چهار گروه کلي تقسيم بندي کرد:
بیشتر...

 

نرم افزار مدیریت مستندات - افزونه کدگذاری برای شیرپوینت 2013

افزونه کدگذاری اسناد پرنیان در شیرپوینت 2013

یکی از نیازهای اصلی در نرم افزار مدیریت مستندات و آرشیو به خصوص زمانی که برای کاربردهای مدیریت مستندات ایزو استفاده می شوند. قابلیت کدگذاری مستندات بر اساس یک فرمول قابل تعریف می باشد. افزونه کدگذاری پرنیان برای پوشش این نیاز طراحی شده است. با استفاده از این افزونه شما می توانید بر اساس مشخصات و اطلاعات تکمیلی و متا دیتای مربوط به هر سند کدی منحصر به فرد برای آن سند تعریف کنید. این کد می تواند در سطح یک کتابخانه اسناد شیرپوینت، یا یک سایت در شیرپوینت و یا کل مجموعه سایت (Site Collection) منحصر به فرد باشد.
بیشتر...

 

سال نو دفتر نو شروعی تازه

سال نو دفتر نو شروعی تازه

سال 94 را با بررسی گزارش های سالانه واحدهای مختلف پرنیان به پایان بردیم و خدا را شکر علیرغم رکود نفس گیر بازار درصد قابل قبولی از اهداف پرنیان محقق شده بود. سال 1395 را با تغییراتی شروع می کنیم که هدف اصلی بیشتر این تغییرات افزایش چابکی در پرنیان برای واکنش مناسب به رویدادهای اقتصادی است. بعد از تعطیلات رسمی سال نو و طبق برنامه ریزی قبلی به کار برگشتیم و اولین تغییر را آغاز کردیم: جا به جایی به دفتر جدید پرنیان.

بیشتر...

 

به عمل کار برآید به سخندانی نیست

به عمل کار برآید

ما در پرنیان همواره تلاش کرده ایم که خدمات و سرویس مطلوب به مشتریان ارایه کنیم و البته برای اینکار تغییرات زیادی در ساختار کاری پرنیان ایجاد کرده ایم. گزارشات و نظرسنجی های ما نشان می دهد که سطح رضایت مشتریان پرنیان با شیب ملایمی در حال افزایش است و بابت این امر خوشنودیم. این خوشحالی زمانی چند برابر می شود که رضایت نامه ای را از یکی از مشتریان دریافت می کنیم. این امر نشان می دهد که هنوز فرهنگ قدردانی رواج دارد.

بیشتر...

 

نرم افزار سفارشی گران است. پکیج جواب کار من را نمی دهد. چه کنم ؟

مدیریت فرآیندهای سازمانی با فرآیند ساز پرنیان​در این پست ما به بررسی یکی از مسیرهای پیشرفت تکنولوژی تولید نرم افزار می پردازیم.
اشخاص و سازمانها عموما نیازهای نرم افزاری خود را از یکی از دو طریق زیر برآورده می کنند.
1.    یکی از بسته های نرم افزاری موجود در بازار نرم افزار را تهیه می کنند و نیاز های خود را با آن منطبق می کنند.
2.    نیازهای خود را به یک شرکت نرم افزاری و یا برنامه نویس ارائه می کنند تا یک نرم افزار منطبق با نیاز آنها تولید نماید.

بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS