نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و ...) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول 20,000 دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول 15 ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و ...
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و ... می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری

 

 

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

بیشتر...

 

با نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان مدرن باشیم

نرم افزار اتوماسیون اداری

دنیای امروز شتاب عجیبی گرفته است. همه چیز به سرعت تغییر می کند و گذشت فقط چند سال کافی است تا یک طرح کاملا نو به موضوعی سنتی و کهنه تبدیل شود. در موضوع سیستم اتوماسیون اداری در ایران شرکت های نرم افزاری مسیر را از همان ابتدا غلط رفته اند. قبلا در مطلبی با عنوان "از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید" به دلایل این امر پرداخته شد. اما اگر بر فرض محال الگوی 15 سال پیش در طراحی یک نرم افزار اتوماسیون صحیح بوده باشد. قطعا امروز دیگر آن روش کهنه شده و برای کسب و کارهای مدرن نامناسب است.

امروز حتی کسب و کارهای ایرانی نیز که مدتها به جز بازار داخل چشم بر همه دنیا بسته بودند، امیدوارند که بتوانند سهمی از بازار جهانی به دست آورند. بدیهی است که نمی توان با روشها و ابزارهای کهنه به رقابت با آنها امیدوار بود. لذا باید همزمان با کار روی محصولات و خدمات بهتر و ایجاد کیفیت عالی تر، ابزارهای مدرن تری نیز مورد استفا��ه قرار داد. 

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Outlook و Exchange طراحی شده است. همان طور که قطعا شما نیز می دانید Outlook یکی از پرطرفدارترین نرم افزارهای Mail Client است و اکسچنج نیز اگر نگوییم بهترین قطعا یکی از قوی ترین ایمیل سرورهای سازمانی است. 

چرا شما این ابزارهای مدرن را در اختیار نگیرید. و خود را در رده سازمانهای پیشرفته دنیا قرار ندهید.

 

 

نسخه 2.8 نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان + تصاویر

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان متشکل از سه زیرسیستم مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و فرآیندساز است. زیر سیستم مدیریت مکاتبات پرنیان بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی و تولید شده است. تا نسخه 2.7 از نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری تمرکز تیم توسعه پرنیان بر افزودن امکانات در نسخه  Microsoft Outlook بود. در نسخه 2.8 اولا افزونه اکسچنج به نسخه 2013 اکسچنج ارتقا داده شد و ثانیا این افزونه برای Outlook Web App  به صورت کامل بازنویسی شد. در این مطلب با ارایه تصاویری از محیط OWA در نسخه 2.8 از نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان، امکانات اضافه شده و سهولت استفاده از این امکانات را معرفی می کنیم.

بیشتر...

 

ویدیوی امکانات نسخه 2.8 نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک اتوماسیون مدرن است. و متشکل از زیرسیستم های مکاتبات اداری، فرآیند ساز و مدیریت مستندات می باشد. مقصود از مدرن این است که در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و مخصوصا در زیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه به جای الگو گرفتن از نظام کاغذی برای طراحی نرم افزار از ساختار پست الکترونیکی (Email) الگو برداری شده است.

این نگاه نو به مبحث نامه نگاری در حال حاضر منحصر به نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان است که بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی شده است. در این ویدیو امکانات نسخه 2.8 از نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان معرفی شده است.

 

اکسچنج دارید؟ نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را با شرایط ویژه بخرید

اکسچنج دارید؟ نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را با شرایط ویژه بخرید

سیستم مکاتبات اداری پرنیان یکی از اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان است. این سیستم تنها نرم افزار مکاتبات اداری بر پایه اوتلوک و اکسچنج می باشد که بیشترین ارزش و بهره وری را برای سازمان هایی ایجاد می کند که در حال حاضر از مایکروسافت اکسچنج استفاده می کنند. سیستم مکاتبات اداری پرنیان هم از سوی مشتریان و هم از سوی تیم توسعه پرنیان به شدت مورد توجه قرار گرفته است. انتشار نسخه 2.8 از سیستم مکاتبات اداری پرنیان و اپلیکیشن اندروید رسید نامه از نتایج این توجه است. از امروز برای شرکت هایی که از اکسچنج 2010 یا 2013 استفاده می کنند شرایط ویژه ای را برای استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان در نظر گرفته ایم.

بیشتر...

 

اپلیکیشن اندروید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

اپلیکیشن اندروید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

بعد از انقلابی که با طراحی آیفون در شیوه استفاده و جایگاه تلفن های هوشمند صورت گرفت. هر روز شاهد انتقال بخش بیشتری از فعالیتهای زندگی شخصی و کاری مان به تلفن های هوشمند هستیم. شرکت پرنیان نیز نمی تواند و نمی خواهد از این تغییر و تحولات عقب بماند. به طور مشخص در حوزه نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان، ابتدا با ریسپانسیو کردن فرآیند ساز امکان استفاده آسانتر از آن را در تبلت و موبایل فراهم کردیم. سپس با قابلیت کار با نسخه وب مکاتبات اداری در همه مرورگرها قابلیت استفاده از آن در تبلت ها و موبایلها نیز فراهم گردید و اخیرا نیز با انتشار اپلیکیشن رسید نامه ها، اولین گام از ارایه اپلیکیشن اندروید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان برداشته شد.

بیشتر...

 

پرنیان در الکامپ بوشهر

پرنیان در نمایشگاه الکامپ بوشهر

ششمین نمایشگاه تخصصی کامپیوتر، الکترونیک و فن آوریهای نوین 6 تا 9 بهمن ماه 94 در بوشهر برگزار می شود. شرکت پرنیان پردازش پارس نیز جهت معرفی نسخه های جدید از پورتال سازمانی، نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار CRM در این نمایشگاه حضور دارد.

همچنین بازدید کنندگان بخش خصوصی و کسب و کارهای چابک می توانند جهت آشنایی بیشتر با امکانات سرویس ابری اورست با همکاران ما در نمایشگاه ملاقات نمایند.

بیشتر...

 

50 درصد تخفیف نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

50 درصد تخفیف نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

 جشنواره زمستان تا بهار پرنیان به مدت 5 ماه برگزار می شود این جشنواره از ابتدای دی ماه 1394 شروع شده و تا پایان اردیبهشت 1395 ادامه دارد. در مدت این جشنواره شما می توانید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را با تخفیف بسیار عالی خریداری نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر حتما با واحد فروش پرنیان تماس بگیرید.

 

سمینار آموزش سوالات پرتکرار در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

دوره آموزش سوالات پرتکرار در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان

همانطور که می دانیم با نهادینه شدن و روزمره شدن هر وسیله در منزل، محل کار، اتومبیل و ... به تدریج هدف اصلی از آن ابزار به دست فراموشی سپرده شده و بسیاری از کاربردهای اصلی آن که شاید دلیل اصلی خرید آن ابزار بوده است، جای خود را به چندین کاربرد پیش پا افتاده و ساده خواهد داد، که چه بسا اگر قصد، استفاده از ابزار در این حد بود هیچگاه حاضر به صرف هزینه گزاف انجام شده برای خرید آن نمی شد.
بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS