وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانیداگر شما قصد دارید نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت یا سازمان خود را تعویض کنید و یا به تازگی تصمیم به استفاده از اتوماسیون اداری گرفته اید، این مطلب برای شماست. در بازار نرم افزار عبارت اتوماسیون اداری به نرم افزارهای مختلفی اطلاق می گردد که هر کدام مجموعه ای از ویژگی ها دارند و تشخیص آنکه کدام نرم افزار چه به لحاظ قیمت و چه به لحاظ امکانات ببشترین تطابق را با نیازهای شرکت شما دارد کاری دشوار است. ما در این مطلب از زاوایای مختلف به این موضوع پرداخته ایم تا شما بتوانید راحتتر و دقیق تر نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و با موفقیت آنرا مستقر و بهره برداری نمایید.

 نرم افزار اتوماسیون اداری دقیقا چیست؟

قبل از هر چیز ابتدا به تعریف دقیق نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. تعریف دقیق این عبارت بسیار کمک می کند تا بتوانید دامنه نیازهای شرکت خود را با امکانات نرم افزار مقایسه کنید. یکی از مشکلات در نام گذاری نرم افزارها همین است زیرا که شرکت تولید کننده نرم افزار الزامی ندارد عنوان نرم افزارش با نرم افزار مشابه در سایر شرکت ها یکی باشد و این خود عاملی است که مشتری را دچار اشتباه می کند. و تشخیص اینکه یک نرم افزار اتوماسیون باید چه امکاناتی داشته باشد را مشکل ساز می کند. در حال حاضر نرم افزارهایی با عناوین: دبیرخانه، مدیریت مکاتبات، سازمان الکترونیک، گردش مکاتبات اداری دارای دامنه کاربرد مشابهی هستند. اما واقعا نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ برای اینکه بتوانیم تعریف دقیقی برای این عبارت ارایه کنیم. باید کمی در تاریخ عقب برویم تا ببینیم معادل این عبارت در دنیای فیزیکی چه بوده است که بعدتر تبدیل به نرم افزار شده است.

سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. تنها راه ارتباطی مکتوب بین شرکت ها و سازمان ها نامه بود. در نتیجه در هر شرکت بسته به اندازه آن واحدی شکل گرفت به نام دبیرخانه، مسئولیت دبیرخانه این بود که نامه هایی که قرار است برای مخاطبین بیرون از شرکت ارسال شوند یا از آن مخاطبین دریافت شده بودند را شماره بزند و در دفاتری که به دفتر اندیکاتور شهرت داشتند ثبت کند و یک کپی از نامه را آرشیو می کرد و سپس نامه را به دست صاحب آن برساند. با این روش آرشیو منظمی از نامه ها در دبیرخانه شکل می گرفت که امکان پیدا کردن نامه هایی که مثلا به شرکت خاصی ارسال شده بودند را فراهم می کرد. 

با ظهور کامپیوتر و البته نرم افزار شرکت های مختلفی به سمت مکانیزه کردن این روال رفتند و سعی کردند هر آنچه در دنیای کاغذی اتفاق می افتاد را به صورت نرم افزاری انجام دهند. از آنجا که واحد دبیرخانه یک واحد اداری بود و نرم افزاری کردن را اتوماسیون می نامیدند. لذا این نوع از نرم افزارها را اتوماسیون اداری نامکذاری کردند. و بدین تریب اولین نسخه های اتوماسیون اداری بوجود آمدند.

با این مقدمات اگر بخواهیم یک تعریف برای عبارت نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید بگوییم: نرم افزاری است که فعالیتهای مربوط به ثبت و نگهداری از نامه ها، گردش نامه ها و آرشیو نامه ها را مکانیزه می کند. ممکن است برخی بگویند که این تعریف کامل نیست و مثلا فلان نرم افزار اتوماسیون اداری امکان گردش فرم ها را هم دارد و غیره. که البته این گفته اشتباه نیست ولی آنچه ما در اینجا مطرح کردیم تعریفی است که به هسته اصلی نرم افزار اشاره دارد به عبارت دیگر اگر نرم افزاری بخواهد اتوماسیون اداری نامیده شود باید این امکانات را حتما داشته باشد. بدیهی است که شرکت های مختلف با توسعه قابلیتهای مختلف و گسترش دامنه کاربرد نرم افزار سعی در جذب مشتری بیشتر دارند. 

با ثبت درخواست دمو متفاوت ترین و مدرن ترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت رایگان آزمایش کنید

چه زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

 همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابر این وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا می کنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم می شود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر در وضعیتی قرار گرفته است که به اتوماسیون اداری نیازمند باشد یا خیر؟

حجم مکاتبات

صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم

گردش کار یا بروکراسی

اینبار صرفنظر از تعداد نامه ها، اگر روال های شرکت ما به گونه ای است که بخش قابل توجهی از نامه ها به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و ... بین افراد مختلف گردش می کند. و به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. باز هم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری است. این بار نرم افزار قرار نیست یک آرشیو از نامه های ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها ساده تر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند تا هم زمان انجام کارها کمتر شود و هم احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود. 

دفاتر کاری متعدد

اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب برای خودمان را انتخاب کنیم؟

برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.

روش اول: با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد. 

روش دوم: با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید.

هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.

 

برای جلوگیری از طولانی تر شدن این مطلب همین جا این بحث را خاتمه می دهیم و در مطالب بعدی در این خصوص خواهیم نوشت.

 

 

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مف��وم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

با نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان مدرن باشیم

نرم افزار اتوماسیون اداری

دنیای امروز شتاب عجیبی گرفته است. همه چیز به سرعت تغییر می کند و گذشت فقط چند سال کافی است تا یک طرح کاملا نو به موضوعی سنتی و کهنه تبدیل شود. در موضوع سیستم اتوماسیون اداری در ایران شرکت های نرم افزاری مسیر را از همان ابتدا غلط رفته اند. قبلا در مطلبی با عنوان "از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید" به دلایل این امر پرداخته شد. اما اگر بر فرض محال الگوی 15 سال پیش در طراحی یک نرم افزار اتوماسیون صحیح بوده باشد. قطعا امروز دیگر آن روش کهنه شده و برای کسب و کارهای مدرن نامناسب است.

امروز حتی کسب و کارهای ایرانی نیز که مدتها به جز بازار داخل چشم بر همه دنیا بسته بودند، امیدوارند که بتوانند سهمی از بازار جهانی به دست آورند. بدیهی است که نمی توان با روشها و ابزارهای کهنه به رقابت با آنها امیدوار بود. لذا باید همزمان با کار روی محصولات و خدمات بهتر و ایجاد کیفیت عالی تر، ابزارهای مدرن تری نیز مورد استفاده قرار داد. 

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Outlook و Exchange طراحی شده است. همان طور که قطعا شما نیز می دانید Outlook یکی از پرطرفدارترین نرم افزارهای Mail Client است و اکسچنج نیز اگر نگوییم بهترین قطعا یکی از قوی ترین ایمیل سرورهای سازمانی است. 

چرا شما این ابزارهای مدرن را در اختیار نگیرید. و خود را در رده سازمانهای پیشرفته دنیا قرار ندهید.

 

 

نسخه 2.8 نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان + تصاویر

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان متشکل از سه زیرسیستم مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و فرآیندساز است. زیر سیستم مدیریت مکاتبات پرنیان بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی و تولید شده است. تا نسخه 2.7 از نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری تمرکز تیم توسعه پرنیان بر افزودن امکانات در نسخه  Microsoft Outlook بود. در نسخه 2.8 اولا افزونه اکسچنج به نسخه 2013 اکسچنج ارتقا داده شد و ثانیا این افزونه برای Outlook Web App  به صورت کامل بازنویسی شد. در این مطلب با ارایه تصاویری از محیط OWA در نسخه 2.8 از نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان، امکانات اضافه شده و سهولت استفاده از این امکانات را معرفی می کنیم.

بیشتر...

 

ویدیوی امکانات نسخه 2.8 نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک اتوماسیون مدرن است. و متشکل از زیرسیستم های مکاتبات اداری، فرآیند ساز و مدیریت مستندات می باشد. مقصود از مدرن این است که در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و مخصوصا در زیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه به جای الگو گرفتن از نظام کاغذی برای طراحی نرم افزار از ساختار پست الکترونیکی (Email) الگو برداری شده است.

این نگاه نو به مبحث نامه نگاری در حال حاضر منحصر به نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان است که بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی شده است. در این ویدیو امکانات نسخه 2.8 از نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان معرفی شده است.

 

آخرین نظرات

Comment RSS