نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان - همزمان در ویندوز، وب و موبایل

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان - همزمان در ویندوز، وب و موبایلاگر اولین مطلبی است که در مورد اتوماسیون اداری پرنیان مطالعه می کنید. پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه مطلب ابتدا ویدیو معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را مشاهده کنید تا با خلاقانه ترین و متفاوت ترین اتوماسیون اداری آشنا شوید. 

همانطور که می دانید و یا در ویدیو معرفی مشاهده کردید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Word, Outlook, Exchange طراحی شده است. در این نرم افزار از ورد برای ایجاد، ویرایش و امضا نامه استفاده می شود. از اوتلوک برای ارجاع نامه، مشاهده گردش های نامه، وضعیت خوانده شدن یا نشدن نامه ، تغییرات نامه و ... استفاده می شود. و از اکسچنج به عنوان موتور گردش نامه ها استفاده می شود. پورتال مکاتبات نیز برای تنظیمات اتوماسیون و گزارش گیری مورد استفاده قرار می گیرد.

اما در این مطلب می خواهیم از زاویه محیط کاربری نرم افزار به توصیف اتوماسیون اداری پرنیان بپردازیم. شما می توانید به صورت همزمان و به انتخاب هر کاربر از محیط ویندوز ، وب یا موبایل برای استفاده از این نرم افزار بهره مند شوید.

اتوماسیون اداری در ویندوز

لازم است مجددا تاکید کنم که تفکیک ویندوز، وب و موبایل به این معنی نیست که سه نسخه مختلف از نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد. بلکه معنای این است که شما می توانید به صورت همزمان از هر سه محیط کاربری استفاده نمایید و نیاز به پرداخت هیچگونه هزینه اضافی نیست.

برای استفاده از محیط کاربری ویندوز کافی است آفیس 2016 را روی کامپیوتر خود نصب کنید. در پکیج آفیس شما به نرم افزارهای ورد و اوتلوک نیاز دارید. حال شما می توانید با استفاده از نرم افزار Word نامه های اتوماسیون ایجاد کنید. و با استفاده از نرم افزار اوتلوک آنرا به همکاران خود ارجاع دهید و یا به نامه هایی که در کارتابل اوتلوک به شما ارجاع داده شده است پاسخ دهید. 

استفاده از محیط کاربری ویندوز قابلیت کار به صورت آفلاین را نیز فراهم می کند. بدین معنی که شما می توانید لپ تاپ خود را از شبکه قطع کنید و آنرا همراه خود به جلسه ببرید و در آنجا همچنان به نامه هایی که در اوتلوک دریافت یا ارسال کرده بودید دسترسی دارید. حتی می توانید به نامه ها پاسخ دهید و هر زمان مجدد لپ تاپ خود را به شبکه متصل کنید. نامه ها به صورت خودکار به مخاطبین ارسال می شود. 

شما می توانید به صورت رایگان قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را به صورت آنلاین آزمایش کنید. تنها کافی است درخواست دمو خود را ثبت نمایید.

اتوماسیون اداری تحت وب

برای استفاده از محیط کاربری تحت وب تنها کافی است مرورگر خود اعم از کروم، فایرفاکس، اج یا اکسپلورر را باز کنید و برای ایجاد نامه از ورد آنلاین مایکروسافت استفاده کنید. برای اوتلوک نیز از OWA استفاده نمایید. بدین ترتیب بدون نصب هیچ نرم افزاری می توانید نامه های اتوماسیون ایجاد و آنها را ارجاع دهید و البته به کارتابل نامه های دریافتی در اوتلوک تحت وب دسترسی داشته باشید.

اپلیکیشن موبایل اتوماسیون اداری 

برای استفاده از محیط کاربری در موبایل کافی است نسخه اندروید یا IOS اپلیکیشن اوتلوک را در موبایل یا تبلت خود نصب کنید. با استفاده از این اپلیکیشن شما به کارتابل نامه های اتوماسیون خود دسترسی دارید و می توانید آنها را مشاهده و یا به آنها پاسخ دهید.

 

 

چطور با اوتلوک، اتوماسیون اداری داشته باشیم؟

اتوماسیون اداری با اوتلوکدر مطلب دیگری در خصوص استفاده از word برای نوشتن نامه توضیح داده ایم. و گفتیم که امکانات اتوماسیون اداری پرنیان قابلیت نوشتن مستقیم نامه در Word را ایجاد می کند. اما نوشتن نامه گام اول است قطعا لازم است تا نامه را به همکاران دیگر برای بررسی، امضا، تایید و ... ارجاع دهیم. اینجاست که اوتلوک وارد عمل می شود. 

در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان علاوه بر امکاناتی که به ورد اضافه شده بود به اوتلوک نیز امکانات جالبی اضافه شده است. برای ارجاع یک نامه جدید کافی است در صفحه ایمیل روی آیکون اتوماسیون پرنیان کلیک کنید. پنلی باز می شود که در آن امکان جستجو نامه های ارجاع نشده اتوماسیون وجود دارد. شما نامه ای را که قبلا نوشته بودید را انتخاب می کنید. و با یک کلیک روی آن به صورت خودکار به ایمیل پیوست می شود و اطلاعات ایمیل را تکمیل می کند. سپس آنرا ارسال می کنید.

اتوماسیون اداری پرنیان در اوتلوک

نامه شما در اوتلوک به دست گیرنده می رسد. او نیز با کلیک روی آیکون اتوماسیون اداری پرنیان می تواند اطلاعات نامه اعم از درخت ارجاعات، شماره، تاریخ ، فرستنده اصلی، گیرنده اصلی، امضا شده توسط و ... را مشاهده کند. و در صورتی که دسترسی داشته باشد اقدام به امضا یا حتی ویرایش نامه نماید. همچنین می تواند نامه را به کاربران دیگر ارجاع دهد و همین مسیر ادامه یابد. 

افزونه های پرنیان روی اوتلوک امکانات زیر را فراهم می کند:

  • اضافه کردن نامه به گردش جهت ارجاع به کاربران دیگر
  • نمایش مشخصات نامه مانند موضوع، شماره، تاریخ، امضاکنندگان و ...
  • نمایش درخت گردش نامه 
  • نمایش کاربرانی که نامه را باز کرده اند
  • نمایش  اینکه نامه قفل شده است یا خیر
  • نمایش پیوست های نامه
  • و ...

برای اینکه اتوماسیون اداری مدرن و چابک خود را روی اوتلوک راه اندازی کنید. کافی است نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را خریداری نمایید. این نرم افزار همه آنچه برای راه اندازی یک اتوماسیون حرفه ای روی بستر آفیس لازم است را در اختیار شما قرار می دهد. 

برای استفاده آزمایشی از قابلیتهای جذاب اتوماسیون اداری پرنیان کافی است درخواست خود را ثبت کنید. همکاران پرنیان در اولین فرصت با شما تماس می گیرند.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

نامه های اتوماسیون خود را در Word بنویسید

نامه های اتوماسیون خود را در Word بنویسیدبعید است شرکت و سازمانی وجود داشته باشد که فعال باشد ولی روزانه چندین نامه اعم از دورن سازمانی و برون سازمانی در آن نوشته نشود. بعد از آنکه نامه نوشته می شود لازم است که امضا شود و در فرمت مناسب چاپ و برای مخاطب ارسال شود. همچنین باید یک نسخه از آن را بایگانی کنیم تا در صورت نیاز بتوان به سوابق آن مراجعه کرد. سیستم های اتوماسیون اداری برای پوشش این نیاز طراحی شده اند. اما متاسفانه در همه سیستم های اتوماسیون نوشتن نامه کاری است پر دردسر، بعضی از سیستم ها سعی کرده اند با لود object نرم افزار word درون سیستم محیط ورد را در اختیار کاربر قرار دهند اما این کار بسیار کند و ناپایدار انجام می شود و محدودیتها و خطاهایی زیادی برای کاربران ایجاد می کند. برخی دیگر قید محیط عالی ورد را زده اند و یک ویرایشگر html برای کاربر نمایش می دهند که نامه خود را بنویسد. اما پرنیان در نسخه 2016 از نرم افزار اتوماسیون اداری بهترین راهکار ممکن تا به امروز را عملیاتی کرده است:

"نوشتن نامه اتوماسیون در محیط word آفیس"

این بدان معنی است که برای نوشتن نامه تنها کافی است نرم افزار word را اجرا کنید و نامه خود را با استفاده از تمام قابلیتهای مایکروسافت ورد آماده کنید. و بدون خروج از محیط ورد نامه خود را در اتوماسیون ثبت و ذخیره و حتی امضا کنید. 

ایجاد نامه در اتوماسیون اداری پرنیان

مزایای استفاده از محیط Word برای نوشتن نامه 

 استفاده از محیط ورد برای نوشتن نامه های اتوماسیون اداری مزایای زیادی دارد که به برخی از آنها اشاره می کنیم:

  • دسترسی به همه قابلیتهای Word برای نوشتن نامه ،قالب بندی ، رنگ بندی، ترسیم جداول، گذاشتن عکس و ...
  • امکان استفاده از Word آنلاین و Word دسکتاپ برای نوشتن نامه
  • عدم وابستگی به سیستم عامل یا مرورگر خاص
  • عدم نیاز به پیکربندی سمت کلاینت کاربر
  • یکپارچه با ADFS برای لاگین کاربر
  • امکان ثبت نامه در محیط ورد بدون نیاز به وارد شدن به نرم افزار دیگر
  •  امکان امضای نامه در محیط Word
  • امکان قفل نامه برای اینکه کاربر امکان تغییر آنرا نداشته باشد
  • و ....

برای مشاهده دمو نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و دریافت اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

 

 

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و ...) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول 20,000 دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول 15 ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و ...
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و ... می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری

 

 

خلاقانه ترین و جذاب ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران

نرم افزار اتوماسیون ادارینسخه اول اتوماسیون اداری پرنیان حدود 8 سال پیش و بر پایه Outlook 2007 تولید شد، این محصول در همان زمان نیز یک نوآوری به حساب می آمد و مدت ها طول کشید تا تیم فروش ما مشتریان را قانع کنند که استفاده از بستر اوتلوک و اکسچنج بسیار کارآمدتر و مناسب تر از استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی است. با ارایه نسخه های جدید مایکروسافت آفیس و اکسچنج ما نیز نسخه های جدیدتر از اتوماسیون اداری را ارایه کردیم. و مشتریان بیشتری ترجیح دادند اتوماسیون گران قیمت و سنگین و سنتی خود را کنار بگذارند و به استفاده از اوتلوک و اکسچنج و به تبع آن استفاده از اتوماسیون اداری پرنیان روی آورند.

بیشتر...

 

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

بیشتر...

 

با نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان مدرن باشیم

نرم افزار اتوماسیون اداری

دنیای امروز شتاب عجیبی گرفته است. همه چیز به سرعت تغییر می کند و گذشت فقط چند سال کافی است تا یک طرح کاملا نو به موضوعی سنتی و کهنه تبدیل شود. در موضوع سیستم اتوماسیون اداری در ایران شرکت های نرم افزاری مسیر را از همان ابتدا غلط رفته اند. قبلا در مطلبی با عنوان "از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید" به دلایل این امر پرداخته شد. اما اگر بر فرض محال الگوی 15 سال پیش در طراحی یک نرم افزار اتوماسیون صحیح بوده باشد. قطعا امروز دیگر آن روش کهنه شده و برای کسب و کارهای مدرن نامناسب است.

امروز حتی کسب و کارهای ایرانی نیز که مدتها به جز بازار داخل چشم بر همه دنیا بسته بودند، امیدوارند که بتوانند سهمی از بازار جهانی به دست آورند. بدیهی است که نمی توان با روشها و ابزارهای کهنه به رقابت با آنها امیدوار بود. لذا باید همزمان با کار روی محصولات و خدمات بهتر و ایجاد کیفیت عالی تر، ابزارهای مدرن تری نیز مورد استفاده قرار داد. 

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Outlook و Exchange طراحی شده است. همان طور که قطعا شما نیز می دانید Outlook یکی از پرطرفدارترین نرم افزارهای Mail Client است و اکسچنج نیز اگر نگوییم بهترین قطعا یکی از قوی ترین ایمیل سرورهای سازمانی است. 

چرا شما این ابزارهای مدرن را در اختیار نگیرید. و خود را در رده سازمانهای پیشرفته دنیا قرار ندهید.

 

 

نسخه 2.8 نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان + تصاویر

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان متشکل از سه زیرسیستم مدیریت مکاتبات، مدیریت مستندات و فرآیندساز است. زیر سیستم مدیریت مکاتبات پرنیان بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی و تولید شده است. تا نسخه 2.7 از نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری تمرکز تیم توسعه پرنیان بر افزودن امکانات در نسخه  Microsoft Outlook بود. در نسخه 2.8 اولا افزونه اکسچنج به نسخه 2013 اکسچنج ارتقا داده شد و ثانیا این افزونه برای Outlook Web App  به صورت کامل بازنویسی شد. در این مطلب با ارایه تصاویری از محیط OWA در نسخه 2.8 از نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان، امکانات اضافه شده و سهولت استفاده از این امکانات را معرفی می کنیم.

بیشتر...

 

ویدیوی امکانات نسخه 2.8 نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک اتوماسیون مدرن است. و متشکل از زیرسیستم های مکاتبات اداری، فرآیند ساز و مدیریت مستندات می باشد. مقصود از مدرن این است که در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و مخصوصا در زیرسیستم مکاتبات اداری و دبیرخانه به جای الگو گرفتن از نظام کاغذی برای طراحی نرم افزار از ساختار پست الکترونیکی (Email) الگو برداری شده است.

این نگاه نو به مبحث نامه نگاری در حال حاضر منحصر به نرم افزار مدیریت مکاتبات پرنیان است که بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی شده است. در این ویدیو امکانات نسخه 2.8 از نرم افزار مکاتبات اداری پرنیان معرفی شده است.

 

آخرین نظرات

Comment RSS