ساز و کار تعامل نظام پيشنهادها و مدیریت دانش(قسمت اول)


چکیده
نظام پیشنهادها یکی از زیرسیستم های نظام مدیریت مشارکتی است که با کمک آن می توان از دانش و اندیشه کارکنان برای مساله یابی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست . در این نظام کلیه کارکنان از عالی ترین رده سازمانی تا پائین ترین سطح آن می توانند تفکر و دانش خود را در قالب پیشنهاد ها، ایده ها ، ابتکارات و نظرات، جهت رفع نارسایی های موجود در روند کاری و بهبود روش های انجام کار و افزایش کیفیت تولید و . . . ارائه دهند . بنابراین نظام پیشنهادها که از آنبه طرح بسیج اندیشه ها یا کازین فردی نیز یاد می شود ، می تواند به عنوان بستری مناسب جهت بکارگیری دانش کاربردی افراد در چهار حوزه دانش چه چیزی ( Know What ) ، دانش چرایی ( Know why ) ، دانش چگونگی ( Know How ) ، دانش چه کسی ( Know who ) در راستایاهداف سازمان و حل مشکلات و بهبود فرآیندها و روابط کاری در یک شرکت ایفای نقش نماید .
در مقاله پیش رو سعی بر تبیین مفاهیم کاربردی سیستم های نظام پیشنهادها و مدیریت دانش و همچنن تشریح چگونگی برقراری ارتباط میان آن دو در راستای اهداف یک سازمان می باشد .
این مقاله در نگاهی اجمالی پتانسیل های موجود در نظام پیشنهادها جهت بررسی هر چه بهتر و آسانتر و بکارگیری هرچه روان تر دانش مجموعه کارکنان یک شرکت برای تعریف و حل مسائل سازمانی، در قالب ساختاری سازمان یافته و هدفمند توام با در نظر گرفتن مسائل انگیزشی می پردازد . بررسی این پتانسیل ها ، نقاط ارتباطی میان نظام پیشنهادها و مدیریت دانش را به صورت شفاف تر و قابل برنامه ریزی ، جهت تعامل هدفمند میان این دو سیستم ، مشخص خواهد نمود .
مقدمه
در این مقاله سعی داریم بر مبنای نگرش سیستمی به موضوعات ، به جای اعمال تفکر و اگرا در خصوص نظام پیشنهاد ها و مدیریت دانش، تفکری همگرا را در این خصوص به کار بندیم. برای این منظور نخست تاریخچه ومفاهیم اساسی مرتبط با بحث های مدیریت مشارکتی و بالتبع آن نظام پیشنهاد ها و همچنین مدیریت دانش را مطرح نموده و سپس با طرح ایده هسته های پیشنهادی سعی در تشریح ساز و کار تعامل نظام پیشنهادها و مدیریت دانش خواهیم داشت . در صورت اجرایی شدن این ایده در یک سازمان علاوه ب آنکه امکان مشارکت تعداد بیشتری از کارکنان جهت استقرار سیستم مدیریت دانش فراهم می آید ، استقرار آن با سرعت بیشتر و هزینه کمتری امکان تحقق می یابد که ماحصل آن بهره وری بالاتر در این حوزه کاری خواهد بود .
تعریف مشارکت
( آلپرت 1945 ) مشارکت را « من فعال » تعریف می کند، برخی نیز مشارکت را تا سطح تفویض اختیار گسترش می دهند ( لوین 1986 ، ساکشین و موریس ، 1984 ؛ اشتراس و روزنشتین ، 1970 ؛ تاننبوم ، 1962 ؛ ) .
اما یک تعریف از مشارکت بر مبنای دیدگاه نظام مدیریت مشارکتی را که اختصار گویایی را توامان در برداشته باشد ، می توان چنین تعریف نمود :
« تعاون فکری افراد در راستای کسب موفقیت گروهی »
این همفکری افراد را تشویق می کند تا اهداف سازمان را اهداف خود دانسته ، مسوولیت دستیابی به عهده آنها را بر عهده گرفته و در اجرای موثر فعالیت ها سهیم باشند . به بیان دیگر مشارکت به معنای شرکت داوطلبانه و ارادی افراد در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادهای مفید و انجام و پیشبرد کارها در قالب فعالیت های گروهی در سازمان است .
مفهوم نظام مدیریت مشارکتی
یکی از نظام های مدیریتی پویا که نقشی بسیار مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه در فرآیند توسعه کلی يک سازمان دارد نظام مدیریت مشارکتی است . این نظام ، نظام همکاری فکری و عملی کارکنان يک مجموعه کاری با سطوح مختلف سازمانی است . در نظام مدیریت مشارکتی کلیه افراد سازمان درباره روش های حل مسایل و ارتقای بهره وری سازمان ، فعالانه اندیشیده و حاصل آن را در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند . بدین طریق یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان به وجود می آید که به واسطه آن مدیریت سازمان ا گنجینه غنی دانش، تجارب، طرح ها، اندیشه ها و راه حل های ارائه شده توسط کارکنان برخودار و برای نیل به اهداف سازمانی از آنها بهره می جوید .
همچنین در این نظام برای خلاقیت های کلیه اعضای سازمان شایسته قائل شده و در تصمیم گیری ها از آنها استفاده می شود. دستاوردهای حاصل از استقرار نظام مدیریت مشارکتی از یک طرف می تواند موجب افزایش بهره وری در سازمان شود و از طرف دیگر سبب افزایش انگیزه ، افزایش تعلق خاطر کارکنان به سازمان ، افزایش خلاقیت، افزایش سطح دانش و آموزش افراد در قالبی خودجوش و مستمر شود .
از نظام پیشنهادها بعنوان ساده ترین ، رایج ترین و گسترده ترین ابزار مدیریت مشارکتی یاد می شود.اکنون مفهوم مدیریت مشارکتی به اختصار چنین ارائه می شود :
« مدیریت مشارکتی عبارتست از وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان و پیمانکاران يک سازمان روند تصمیم سازی ، تصمیم گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند .
همان گونه که از تعریف فوق بر می آید تاکيد اصلی این نوع مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان و مشتريان و پيمانکاران است و می خواهد از ایده ها ، پیشنهادها ، ابتکارات ، خلاقیت ها و توان فنی و تخصصی آنها در حل مسایل و مشکلات سازمان استفاده نماید .
تاریخچه نظام پیشنهاد ها
 موضوع مشارکت مردم در امور مختلف و تلاش برای حل مسائل و مشکلات گوناگون جوامع بشری از طریق همکاری و همفکری دسته جمعی افراد ، سابقه ای دیرینه دارد و به آغاز خلقت بشر بر می گردد زیرا تردیدی نیست که با پیدایش و تشکیل نخستین خانواده ها بر روی کره زمین ، افراد هر خانواده ناگزیر بوده اند مسائل و مشارکت و همکاری با یکدیگر برطرف نمایند .
با گذر زمان وگسترش جوامع بشری نیاز افراد به مشارکت در اشکال گوناگون افزایش یافت واستفاده از این موضوع در سازمان ها نیز ضرورت پیدا کرد . اما مساله مشارکت کارکنان در امور کارخانه ها از اواخر قرن نوزدهم ، به عنوان یک ایده مطرح شد و در سالهای بعد از جنگ جهانی اول به طور به طور جدی مورد توجه قرار گرفت . آغاز به کارگیری نظام پیشنهادها در قالب نظام مند فعلی به سال 1880 در ایالت متحده آمریکا بر می گردد . هنگامی که یال و تون کارخانه تولیدی خود را افتتاح نمودند و برای اولین بار طرح پیشنهادها را ثبت رساندند .
در ابتدای نظام پیشنهادها به عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارآی و سود سازمان در ایالات متحده با نگاه ويژه به اثرات مالی پیشنهادها مرسوم گردید. بعد از جنگ جهانی دوم ، ژاپنی ها با این سیستم در صنایع آمریکا آشنا شدند وکم کم آن را در صنایع خود تزویج دادند با این تفاوت که در ژاپن بیشتر بر جنبه های مشارکتی نظام پیشنهاد ها با هدف افزایش روحیه کارکنان تاکید داشتند . پس ازآن بود که به تدریج سایر کشورها نیز با نظام پیشنهادها و مزایای آن بیشتر آشنا شدند و سعی در برقراری آن در سازمان ها و شرکت ها نمودند .
در ایران نیز برای نخستین بار نظام پیشنهاد ها در سال 1366 در شرکت رادیاتور سازی ایران استقرار یافت . همچنین به دنبال بازدید تعدادی از صنعتگران کشورمان از شرکت های ژاپنیدر اواسط دهه 1360 ، تصمیم گرفته شد این سیستم به صورت آزمایشی در چند شرکت استفاده شود . با توجه به نتایج مثبت حاصل از اجرای آن نهایتاً در سال 1379 شورای عالی اداری ، کلیه سازمان ها ، وزراتخانه ها ، بانک ها ، بیمه ها و شرکت های دولتی را موظف نمود تا پایان سال 82 نسبت به استقرار نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها اقدام نمایند.
مفهوم نظام پیشنهادها
Suggest در لغت به معنی اظهار عقیده و پیشنهاد کردن آمده است و suggestions System به معنی نظام پیشنهاد ها در مباحث مدیریت مشارکتی به کار رفته است .
نظام پیشنهاد ها ، تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه سزمایه انسانی جهت حل مسائل موجود ، ایجاد سولات جدید و راه حل های بهینه در راستای فرهنگ بهبود مستمر سازمان دست یافت .
نظام پیشنهاد ها یا طرح بسیج اندیشه ها ، یکی از روشهای موثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت کارکنان می باشد . نظام پیشنهاد ها یا کازین فردی ، نقش استمرار نوآوری و بهبود در سازمان ، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايين تر سطح سازمان، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايین ترین سطح سازمان با بالاترین سطح آن را ایفا می کند و معمولاً تمام کارکنان سازمان را شامل می شود .
فلسفه بنیادی نظام پیشنهاد ها بر این اساس استوار است که هر کاری بوسیله انسان انجام میشود هرگز کاملترین و بهترین شکل خود را ندارد بلکه همیشه این امکان وجود دارد که آن را با کارآیی و اثر بخشی بیشتری انجام شود . در بیان فلسفه به کارگیری نظام پیشنهادها به موارد زیر اشاره شده است :
سازمان رفتار کاری روابط بهبود جمعی همکاری مشارکتی فرهنگ اشاعه
لازم به ذکر است که محدوده عمل کارکنان در ارائه پیشنهاد موضوعات متنوعی نظیر موارد مندرج در ذیل می تواند باشد :
  • بهبود روش های انجام کار v بهبود ایمنی کار
در این قسمت به اختصار برخی دیدگاه ها و مبانی نظری مرتبط با بحث نظام مشارکت / نظام پیشنهاد ها ارائه می شود :
  • لی پرستون و جیمز پست بر این باور بودند که سه انقلاب در تاریخ مدیریت روی داده است :
    انقلاب اول با سلسه مراتب سازمانی
    انقلاب دوم در ارتباط با جدایی مالکیت از مدیریت
    و در حال حاضر ، مشارکت به عنوان سومین و مهمترین انقلاب در مدیریت
  • کورت لوین دانشمند برجسته آلمانی در پژوهش های خود متوجه شد ، هرگاه مردم در کارها مشارکت داده شوند ، اندازه مقاومت و ایستادگی آنان در برابر تغییر ، تحول ، نوسازی و نوآفرینی کاهش یافته و راه سازگاری در پیش می گیرند .
  • نظام پیشنهاد ها سیستمی است که بتواند زمینه لازم را برای حضور و مشارکت فعال تمامی کارکنان از مرحله آموزش و دریافت فرمهای پیشنهاد تا اعلام نتایج نهایی و اجرای پیشنهادها ، بدون پدید آمدن هیچمانع بازدارنده ای فرآهم آورد . ( غلامرضا خاکی )
  • کلارک ، فتچل و راترنر ( 1927 ) ، واکر ( 1974 ) و الیوت ( 1978 ) : مشارکت را یک فرآیند مورد توافق می دانند که از طریق آن کارکنان قادرند بر تصمیمات مدیریتی اثر بگذارند . رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری : رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری در نمودار زیر نشان داده شده است .
از جمله این مزایا عبارتند از :
  1. کارکنان را ترغیب می کند تا از دانش و تجربه خود در زمینه بهره وری در محیط کار استفاده کنند و آن را از قوه به فعل درآورند.
  2. موجب رشد و شکوفایی خلاقيت کارکنان و توانایی آنها در پرداختن به مسائل مختلف سازمانی خواهد شد .
  3. دانسته های مجموعه مدیریت سازمان را در مورد کار و تمایلات کارکنان افزایش می دهد .
  4. مدیریت به قابلیتهای افراد پی می برد و آنهایی که از توانایی بالا برخورد دارند شناسایی می کند .
  5. باعث ایجاد همدلی بین کارکنان و رده های مختلف سرپرستی و مدیریت می شود .
  6. بهبود کیفیت امور .
  7. سریع تر انجام شدن کارها
  8. کاهش هزینه ها و صرفه جویی اقتصادی . . .
 

راهكارهاي امنيتي شير پوينت

راهكارهاي امنيتي شير پوينت
مقدمه
امروزه امنيت موضوع مهمي است و روشن است كه بايد از داده ها حفاظت شود. با اين حال مقادير قابل توجهي از داده ها همچنان بدون محافظت رها شده اند. اما چرا؟ اگر شما اين مقاله را بخوانيد در اين كه اجراي راهكارهاي امنيتي همچنان كار پيچيده اي است، با م�� هم عقيده خواهيد شد و البته خواهيد ديد كه با وجود شير پوينت ايجاد امنيت ديگر كار غيرممكني نيست.
شيرپوينت2007 داراي ويژگي ها و راهكارهاي مهم امنيتي است. يك دليل مهم براي صحت اين ادعا وجود تيم ASP.NET است كه بسياري از اين مفاهيم را در شيرپوينت 2007 ايجاد نموده است.
به عنوان نمونه در مديريت شيرپوينت، امنيت شيرپوينت 2007 توسط افراد زيادي در سطوح مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. البته اين مديران IT هستند كه تعيين ميكنند در راستاي احراز هويت وامنيت ، به عنوان بخشي از پيكره بندي پارك سرور، چه روش هايي موثراست. همچنين مديران بايد سطوح احراز هويت را در پارك سرورهاي اشتراكي پيكره بندي كنند. و سپس مديران مجموعه سايت و صاحبان سايت به صورت جداگانه احراز هويت محتوا را مديريت كنند. آنها هر دو به يك نسبت مهم هستند و اگر مديريت محتوا به صورت اشتباهي به يك شخص دسترسي بدهد حتي بهترين پارامترهاي امنيتي نيز با شكست روبروخواهد شد. بنابراين حتي بازرسي ها و گزارشات نيز جهت نظارت بر چگونگي استفاده و شناسايي هرگونه نفوذ در كل پيكربندي مهم هستند.
يكي از امكانات امنيتي شيرپوينت2007 "دسترسي هاي خرد" است. اين بدين معناست كه دسترسي ها مي توانند حتي در سطح يك بخش كوچك نظير مستندات شخصي و همچنين پوشه هاي يك ليست يا مجموعه برنامه ها اعمال شوند. اين امر به گروه ها، نقش ها و كاربران موجود اختيار و قدرت بيشتري ميدهد يعني راحت تر مي توان استثنا قائل شد و بدون نياز به تغيير در قوانين امنيتي كل، سريعتر ميتوان (به صورت موقت) به يك سند دسترسي داد.
در اولين نگاه ممكن است عجيب به نظر برسد كه شيرپوينت به صورت پيش فرض به جاي نصب يك سايت اينترنتي بدون محدوديت، يك پورتال همكاري امن نصب ميكند كه از نظر نقطه نظر امنيتي قابل قبول تر است. البته مايكروسافت امكانات ديگري نيز دارد: حتي وقتي كه دسترسي ناشناس فعال است باز هم به صورت پيش فرض دسترسي به نسبت خيلي محدودتر است. با دسترسي ناشناس تغيير در مديريت سايت و محتواي مستندات كاملا غيرممكن است.
رمزگذاري
IT از آنجايي كه رمزگذاري ميتواند با روش هاي مختلف احراز هويت مورد استفاده قرار گيرد، بهتر است ابتدا به اين مسئله بپردازيم. دو نوع ارتباط به اعمال امنيت نياز دارد: ارتباط كلاينت-سرور و همچنين ارتباط بين سرورها در پارك (مگر اين كه در يك محيط امن با هم در ارتباط باشند). مايكروسافت استفاده از IPS و SSL را پيشنهاد ميكند. احتمالا تاكنون در اينترنت از http هايي كه از SSL استفاده ميكند، استفاده نموده ايد. اما خوب است كه كمي به صورت كلي به پيش زمينه فن آوري TCP/IP و موقعيتي كه مناسبIPSec و SSL/TLS باشد بپردازيم.
در مقايسه IPSec باSSL ، IPSec جهت امنيت كل اتصالات بين دو سرور مناسب است در صورتي كه SSL ميتواند جهت حفاظت از ارتباطات خردتر روي برنامه هاي ويژه استفاده شود. البته هر دو ميتوانند تاثير منفي روي كارايي داشته باشند و بنابراين بهتر است به جاي استفاده از همه آنها تنها از بعضي از امكانات آنها استفاده نمود.
در ويندوز2003 IPSec ازسه شيوه مختلف احراز هويت پشتيباني مي كند: Kerberos V5, Public key certificate و همچنين Preshared key. هنگام استفاده از SSL بايد براي يك كليد عمومي با استفاده از يكي از Certification Authorities هزينه بپردازيد البته يك استثنا مهم وجود دارد: اگر فقط براي يك پورتال همكاري داخلي نياز به دسترسي به SSL داشته باشيد ميتوانيد بدون هيچ هزينه اي با استفاده از SelfSSL در Windows Server 2003 گواهي و مجوز خودتان را ايجاد نموده و از آن استفاده كنيد .
سرويس دهندگان احراز هويت
شيرپوينت2007 از بسياري سرويس دهندگان احراز هويت ويندوز وIIS (سرور اطلاعاتي اينترنت) نظير Basic, Digest, Certficates, NTLM و Kerberos استفاده مي كند.علاوه بر موارد فوق ASP.NET نيز LDAP, SQL Server, Active Directory, را اضافه ميكند. براي اطلاعات بشتر به مقاله SharePoint List as an Authentication Provider دروبلاگ Willie Rust مراجعه كنيد.
رابط كاربري در مديريت مركزي شيرپوينت، روش احراز هويت ويندوز را پيشنهاد ميكند (كه در بيشتر موارد به معني Kerberos وNTLM است)، در احراز هويت مبتني بر فرم (معمولا شاملBasic درارتباط با رمزگذاريSSLاست) و درWeb single sign on (كه بيشتر به همراه راه حل هاي Active Directory استفاده خواهد شد)
احراز هويت مبتني برفرم
باوجود اينكه احراز هويت بر پايه فرم خيلي مورد نياز است ، اما اجراي آن در شير پوينت2007 مشكل به نظر ميرسد. البته زماني كه شما آن را اجرا كنيد خواهيد فهميد كه آن قدرهم سخت نبوده و آنقدر نياز به كار ندارد. من نميتوانم درك كنم كه چرابخش مستند سازي تكنيكي مايكروسافت در مورد مسئله به اين مهمي توضيح نميدهد و آن را به بلاگرها مي سپارد!
احراز هويت ويندوزي
NTLM ، فرايند login استاندارد ويندوز و آن پنجره محاوره اي است كه براي همه آشناست. يك فايده مهم دارد: بدون نياز به تنظيمات اضافي كار ميكند اما استفاده از اين روش محدوديت هايي نيز دارد مانند زماني كه از چندين پارك سرور استفاده ميشود و كاربر بايد توسط سرورهاي بي شماري احراز هويت شود .
Kerberos در محيط دامنه، پيش فرض است و مزاياي پياده سازي و امنيت در NTLM را دارد. Kerberos كه در MIT ساخته شده، در سيستم هاي اجرائي سازگاري بالايي از خود نشان داده است. البته اجراي Kerberos در ابتداي كار آسان نيست. براي اطلاعات بيشتر مي توانيد به وبلاگ Martin Kearn مراجعه كنيد.
Single Sign-on
پيكربندي Single Sign-on در شيرپوينت 2007 پنج مرحله خطي است. اگر چه كه شروع اجرا SSO به طوركلي يك موضوع پيچيده است. براي اطلاعات بيشتر به اين مقاله Dave Wollerman's blog post مراجعه كنيد.
 مطلب ديگري كه زياد دلچسب نيست اين است كه شيرپوينت شما را مجبور ميكند كه در Single Sign-on از Active Directory استفاده كنيد. اشتباه نكنيد. موضوع اين نيست كه AD به اندازه كافي خوب نيست اما خوب بود كه مايكروسافت اتصال به ساير مجموعه سرورها را آسانتر ميكرد. همانگونه كه به نظر ميرسد به HTTP Module اضافي نياز است تا اين ارتباط بر قرار شود. درحين يك فرآيند نصب پيچيده ممكن است كسي نخواهد كه يك نصب اضافه نيز انجام دهد.
راهبردهايي براي برنامه هاي تحت وب
در برنامه هاي تحت وب، سياست ها، جهت قانون گذاري ، ابزارهاي بسيار قدرتمندي هستند. چستجو همراه با اعمال دسترسي بر روي نتايج محتواي crawl شده نمونه خوبي ازكارآيي انها است. به گونه اي كه هر فرد تنها مجاز به خواندن آن چيزي است كه به آن دسترسي دارد.
يك نمونه بهتر ديگر از اينكه چگونه سياست هاي برنامه هاي وبي مي تواند به امن كردن راهكارهاي شيرپوينتي كمك كنند زماني است كه مي توان از آنها جهت محدودن نمودن دسترسي گروه هاي كاربري ويژه در هر سطحي در برنامه تحت وب استفاده نمود.
سياست هاي مديريت اطلاعات
در مقايسه با سياست هاي برنامه هاي كاربردي تحت وب، سياست هاي مديريت اطلاعات مي توانند جهت اعمال مجوزهاي دسترسي خردتر و همچنين فراهم شدن امكان بازبيني در مديريت داده ها استفاده شوند. امكانات قدرتمند زيادي در شيرپوينت 2007 وجود دارد و شامل انتساب برچسب هايي جهت چاپ، قوانين بازرسي، تاريخ انقضا منابع، وباركدهايي است كه حتي مي توانند جهت چستجو استفاده شود.
سياستهاي مديريت اطلاعات در سطح كلان، توسط مديرانIT با استفاده از مديريت مركزي اجرا ميشود و در سطح مجموعه سايت ها به صورت موردي به مديران اين سايت ها واگذار ميشود.
مديريت قوانين اطلاعات
IRM ازسرويس هاي مديريت قوانين ويندوز(RMS) استفاده مي كند و جهت جلوگيري از استفاده و توزيع بدون مجوز طراحي گرديده است كه براي استفاده از آن بايستي تنظيماتي در مديريت مركزي انجام شود.
موارد ديگر
رابط كاربري امنيتي از ديگر امكانات شيرپوينت2007 است. و تمام لينك هايي كه كاربر نبايستي ببيند و يا نميتواند آنها را به هيچ طريقي تغيير دهد را پنهان ميكند. همچنين شيرپوينت 2007 امكاني جهت مسدود نمودن انواع خاصي از فايل را نيز دارد. شيرپوينت 2007 و Internet Explorer از Trusted Sites, Trusted Locations and Trusted Publishers استفاده مي كنند. استفاده از اين امكانات اكيدا توصيه مي شود مخصوصا هنگام دسترسي به مجموعه برنامه هاي مركزي مستندات (مخصوصا در دسترسي http)
شيرپوينت2007 همچنين شامل API جهت اتصال به موتورهاي اسكن آنتي ويروس است. اگرچه متداول تر آن است كه مشتريان از محصول Forefront به صورت جداگانه و مكمل شيرپوينت استفاده مي كنند كه شامل اسكن ويروس در كنار ساير اقدامات امنيتي مي باشد.
Microsoft Forefront Security for SharePoint & Internet Security and Acceleration Server 2006 (ISA)
Forefront كار مقابله با ويروس ها و فيلتركردن محتوا را انجام مي دهد. مايكروسافت ادعا كرده است كه Forefront "موتورهاي اسكن چندگانه از فروشندگان برجسته صنعتي و كنترل محتوارا تكميل ميكند". تا جايي كه من اطلاع دارم Symantec از شيرپوينت پشتيباني ميكند اما MacAfee نميكند. بنابراين شما ممكن است بخواهيد چك كنيد كه آيا موتورهاي اسكن مورد علاقه شما تحت پوشش قراردارند يا خير.
اكنون ISA بخشي از از خانواده محصولات Forefront است و مايكروسافت آن را "درگاه امنيتي يكپارچه" مينامد. به عبارت ديگر درگاهي است كه شامل امكاناتFirewall و VPN(شبكه خصوصي مجازي) و احراز هويت و همچنين عامليت چگونگي Routingو Network Load Balancing ميشود. كه مطمئنا ارزش زيادي به عنوان خط مقدم دفاع براي راهكارهاي شيرپوينت اضافه مي كند.
خلاصه
نوشتن اين مقاله باعث شد تا دوباره حرفم را تاييد كنم كه : شيرپوينت2007 ويژگي هاي برجسته يك برنامه براي اجراي يك راهكار امن را دارد. من شخصا طرفدار مفهوم Alternate Access Mappings هستم كه دسترسي اينترنت، اينترانت و اكسترانت به سايت هاي همانند را به سادگي و با اعمال تنظيمات امنيتي متفاوت ممكن مي سازد.
در محيط هاي كوچك همكاري با يك پيكربندي ساده در سرور مي توانيد به سادگي از فايروال داخلي ويندوز، احراز هويت پيش فرض NTLM و گواهي هاي SSL استفاده نماييد البته و معمولا براي اجراي يك راهكار عملياتي به پيكربندي سرورهاي متعدد نياز داريد، و همچنين به روشهاي احراز هويت Kerberos، بر پايه فرم، Single Sign-on و ADFS و غيره نياز پيدا خواهيد كرد. براي ساده شدن اين كار اگر شما با تمام اين شيوه هاي پيكربندي آشنا باشيد بهتر پيش خواهيد رفت. و اگر آشنا نباشيد بهتر است كه كه از يك متخصص يكپارچه سازي سيستم كه با اين روشها آشنا است كمك بگيريد و در وقت خود صرفه جويي كنيد. اگر ميخواهيد در اين زمينه بيشتر ياد بگيريد لينك هاي موجود دراين صفحه ميتوانند به شما در موفقيت تان كمك كنن
 

عوامل اصلي موفقيت در ايجاد سيستم مديريت دانش

عوامل اصلي موفقيت در ايجاد سيستم مديريت دانش
چکیده
در فضاي كاري امروز، فشارهاي ناشي از رقابت بيش از پيش احساس ميشود. سازمان ها بايد از هر رقابتي جهت به دست آوردن موقعيت و يا حفظ آن استفاده كنند. و در دوره اي كه اقتصاد در آن رو به كوچك شدن است هميشه اين نياز احساس ميشود كه با كمترين امكانات بيشترين كارها را انجام داد.
اخيرا بسياري از سازمان ها به منظور ايجاد دانش جديد به سمت به كارگيري سيستم هاي مديريت دانش نظير شيرپوينت تمايل پيدا نموده اند. برخي متخصصين بر اين باورند كه شايد دانش، تنها نتيجه پايدار اين رقابت باشد. با كمك دانش تصميمات بهتري اتخاذ ميگردد تيم هاي كارآمدتري شكل ميگيرند و براي يادگيري الزام بوجود مي آيد. هرچند كه ريسك بالاي عدم موفقيت ما را ترقيب ميكند تا به جستجوي دلايل آن بپردازيم و سپس عوامل اصلي كه در اجراي موفق نقش داشته اند را مشخص كنيم.
كمك به پژوهشگران مشكل است به ويژه هنگامي كه در حال جستجو عوامل اصلي موفقيت (‍CSF) هستيم. همچنين درمطالعه پرو‍ژه هاي مديريت دانش ، از ميان بيست و چهار شركت، پژوهشگران دريافتند كه پروژه‌هاي موفق شاخص هاي مشابهي داشته اند. همچنين اين مطالعه نشان داد كه پروژه هاي ناموفق و يا پروژه هايي كه هنوز به موفقيت دست نيافته اند، يا تعداد كمي از اين شاخص ها را دارند و يا اصلا هيچ كدام را ندارند. اين يافته ها ضريب اطميناني بالا از شاخص هايي كه در اينجا گردآوري شده اند نشان ميدهد. اين شاخص ها بر اساس فراواني آنها در مقالات، روزنامه ها، مطالعات موردي و تجربي در ارائه راهكارهاي شير پوينتي انتخاب گرديده اند.
فن آوري اطلاعات كافي نيست
زماني كه از بيشتر افراد فني و يا حرفه اي سوال ميشود كه فنآوري اطلاعات (IT) به چه معني است، احتمالا جوابي كه به شما ميدهند تنها شامل كلمه فن آوري ميشود و به نوعي عنصر اطلاعات ناديده گرفته ميشود و يا اينكه مغلوب فن آوري ميشود. درست است كه فن آوري عنصر مهمي است ولي به طور كلي عامل اصلي موفقيت نيست. در بعضي از اولين تلاش هاي سيستم‌هاي مديريت دانش اين مسئله كه فن آوري تنها عامل اصلي نيست، به درستي آموزش داده نشد و در حال حاضر در همه جا اينگونه تبليغات شده كه اجراي سيستم مديريت دانش اجبارا شامل افراد و فرآيندهاست.
سيستم مديريت دانش تلاشي بين رشته اي است كه بستگي به آموزش سازماني، عادت هاي مشترك و تغيير در فرهنگ ها دارد. و به عبارت ديگر اين فقط IT نيست. بر طبق گفته هاي شركت مشاوره اي مديريت دانش در شهر نيويورك ،بزرگترين تصور غلط كه رهبران IT در ذهن ها ايجاد ميكنند اين است كه مديريت دانش در مورد فن آوري است.
فرهنگ
در برخي منابع اين چنين بيان شده است كه فرهنگ همكاري سالم به عنوان مشوقي جهت اشتراك دانش ميتواند مهم ترين عامل موفقيت باشد. متاسفانه تغيير فرهنگ يكي از مشكل ترين اقداماتي است كه مي توان صورت داد. اين روشن ميكند كه چرا بيشتر تلاش هاي مديريت دانش شكست ميخورد. البته موانع زيادي وجود دارد براي درك اينكه چرا افراد علاقه اي به اشترك دانش ندارند. اين موانع شامل نبود اعتماد، نبود درك يا احتكار دانش ميباشد.در كنار اين موانع مقاومت هايي در مقابل هر گونه تغيير وجود دارد. به طور كلي شركت ها به صورت فردي، تيمي و سازماني بايد باور داشته باشند كه اشتراك دانش يك روش معمول و سالم جهت معامله است.
داشتن يك فرهنگ سازگار و هماهنگ انتخابي نيست: يا مديريت دانش با فرهنگ سازماني شان سازگار است و يا اينكه سازمان بايد براي تغيير آماده شود. اگر فرهنگ با مديريت دانش سازگار نباشد تكنولوژي، دانش و يا مديريت خوب يك پروژه باعث موفقيت سازمان نميشود. داشتن فرهنگ صحيح ميتواند به شما كمك كند . اگر كارمندان واقعا باورداشته باشند كه اشتراك دانش براي سازمان حياتي است از هر تكنولوژي و شيوه اي براي اشتراك دانش و يادگيري استفاده خواهند كرد.
ایجاد یک شالوده
علاوه بر فرهنگ، عناصر مهم ديگري هستند كه در بنيان يا شالوده مديريت دانش نقش دارند. اين شالوده شامل ايجاد قوانين و تيم هايي است كه به ايجاد يك محيط يادگيري كمك كنند.
مديريت بايد سياست ها، روش كار و رهنمودهاي موثري براي سازمان تعريف كند. اهميت اين ساختار كه معمولا نظارت ناميده ميشود، قابل درك نيست. بدون نظارت باغ دانش دچار قحطي شده و يا تبديل به جنگل ميشود و يا با علف هرز پوشيده ميگردد. حتي بعضي سازمان ها يك نقش اجرايي جديد براي نظارت تعريف كرده اند كه يك مامور ارشد دانش در سازمان آن را اجرا كند.
کارکنان با انگیزه
با وجود اينكه مشوقات انگيزشي به تنهايي موفقيت را تضمين نميكنند، جهت تبديل شدن به يك سازمان با روحيه يادگيري ضروري هستند. پاداش دادن به كارمندان باعث تقويت رفتارهاي مثبت مي شود كه خود يك اصل در تغيير فرهنگ اشتراك سازماني هستند. پيشنهاداتي وجود دارد شامل تغيير از سمت پاداش به عملكردهاي فردي به سمت پاداش هاي تيمي و گروهي.
هدف كلي ايجاد يك احساس كار و هدف مشترك است كه حس همكاري را بر مي انگيزد و كار تيمي را تشويق مي كند. اين امور بايد با كار يا بازبيني عملكرد پروژه و همچنين ارزيابي سالانه همراه باشد. به خاطر داشته باشيد كه ضرورتي وجود ندارد كه تمام پاداش ها به صورت مالي باشد. تشخيص كار افراد ، دادن انگيزه و اميد و هم چنين در گير شدن در كار مي توانند به عنوان مشوقات انگيزشي عمل كنند.
آموزش
آموزش نيز يك عامل مهم موفقيت در گسترش سيستم مديريت دانش است. در حقيقت در يك مطالعه اي كه اخيرا انجام شده، نشان داده شده كه آموزش كاركنان قوي ترين رابطه را با كاربرد موفق مديريت دانش دارد. آموزش تضمين ميكند كه كاركنان يك سيستم نرم افزاري جديد و عملكرد آن را درك ميكنند.
اگرچه از سازگاري به تنهايي به عنوان يك عامل اصلي موفقيت در اين مقاله نام برده نشده اما اين روشن است كه سازگاري كاربر در رسيدن به موفقيت ضروري است و آموزش كاربر به منظور سازگاري و جلوگيري از مقاومت راه اصلي هست . اين امر تنها رفتن به سر كلاس نيست بلكه اكثر اوقات اين فقط دادن ايده به سازمان است. اين ايده و نقطه نظر ميتواند از طريق يك سمينار، بولتن و يا خبر باشد تا كارمندان و مديران با مديريت دانش آشنا شوند.
در دسترس بودن منابع
با وجود اينكه كه هدف مديريت دانش داشتن سازمان هايي كارآمدتر و هوشمندتر است ، اين امر در عرض يك شب محقق نميگردد. مديريت دانش سرمايه گذاري براي آينده سازمان است و نيازمند سرمايه، زمان و تلاش است.
به منظور آموزش، مهندسي مجدد قوانين مديريت دانش و ايجاد فعاليت هاي اشتراك دانش، زمان نياز است. سرمايه جهت خريد سخت افزار، نرم افزار و سرويس هاي جديد براي سيستم مديريت دانش جديد ضروري است . تلاش نيز جهت تغيير فرهنگ و متقاعد نمودن كارمندان از ارزش اشتراك دانش لازم است. دسترسي به منابع انساني يك مشكل معمول با كارمنداني است كه احساس ميكنند وظايف سنگيني دارند. همچنين از تلاش هاي مديريت دانشي كه به درون سازماني وارد شده با اعتقاد به اينكه كارمندان وقتي براي آن ندارند، هيچ نتيجه مثبتي گرفته نميشود.
در نتيجه براي رسيدن به موفقيت، برنامه ريزي چشم انداز و همچنين از سرگيري تلاش هاي مديريت دانش با توجه به ترتيب زماني وقايع و خروجي هاي واقع گرايانه، ضروري هستند.
حمايت مجري
با وجود اينكه هميشه اين اميد وجود دارد كه تلاش هاي اساسي و ريشه اي مديريت دانش به تدريج در يك سازمان ريشه بدواند، حمايت مجري همچنان ضروري است.
اگر دانش از چنين اهميت ويژه اي در سازمان برخوردارباشد حمايت مجري و مدير تعيين كننده است. بيشتر از يك نقش رهبري، مجريان بايد در حرف و در عمل پشتيبانان مديريت دانش باشند. آنها براي مديريت دانش يك ديدگاه روشن به وجود ميآورند وهمچنين بين استراتژي مديريت دانش و استراتژي موجود همكاري و هماهنگي بوجود مي آورند. آنها اهميت دانش را بيشتر نموده و روشن ميكنند كه چه نوع دانش هايي مهم تر هستند.آنها به ايجاد تغييرات در فرهنگ كمك نموده و نيز در ايجاد يك شالوده محكم نقش مهمي ايفا ميكنند.
حاميان مجري درجهت دستيابي به هدف مديريت دانش، منابع مالي و منابع ديگر را تامين ميكنند. به صورت خلاصه آنها مشخص ميكنند كه آيا سازمان در مسير مديريت دانش قرار گرفته و اگر چنين باشد آن را در همان مسير هدايت ميشود.
نتيجه‌گيري
اجراي موثر مديريت دانش با اصول مشخصي ارزيابي مي گردد. درك اين اصول مديريت پيشگيري كننده را ممكن ميسازد و امكان ريسك پروژه ها را كاهش ميدهد.
به خاطر داشته باشيد كه سازمانها متفاوتند و اگرچه كه اين عوامل و فاكتورها تا درجه اي در بيشتر شركت ها ديده مي شوند اما رتبه بندي آنها در هر كدام متفاوت است. مطمئنا در برخي سازمان ها اصول ديگري نيز وجود دارند كه نام برده نشدند.
خوشبختانه با آناليز دقيق اين عوامل به ويژه در سازمان شما اجراي موفق مديريت دانش به سادگي امكان پذير بوده و بازگشت سرمايه تضمين خواهد شد.
منابع
1 Davenport, T., De Long, D., Beers, M. (1998, Winter98). Successful knowledge management projects. Sloan Management Review, 39(2), 43-57.
2 Kulkarni, U. Ravindran, S., Freeze, R. (2006, Winter2006/2007). A knowledge management success model: Theoretical development and empirical validation. Journal of Management Information Systems, 23(3), 309-347.
3 Wong, K. (2005, May). Critical success factors for implementing knowledge management in small and medium enterprises. Industrial Management ; Data Systems, 105(3), 261-279.
4 Hung, Y., Huang, S., Lin, Q., Mei-Ling-Tsai, M. (2005, March). Critical factors in adopting a knowledge management system for the pharmaceutical industry. Industrial Management Data Systems, 105(2), 164-183.
 

پورتال شيرپوينت چيست؟

پورتال شيرپوينت چيست؟
IT دوران کنوني با فشار بسيار زياد در راستاي برآورده سازي خواسته هايي همچون کاهش هزينه ها وتاًمين حداکثر سرويسهاي ممکن براي ارائه به مشتري در حداقل زمان مواجه هستند.
در اين راستا پورتالهاي سازماني با استفاده از تکنولوژي هايي همانند XML و Webservices مي توانند بسيار مفيد واقع شوند .
پورتالها عمومآ به عنوان يک منبع محوري و اساسي مبتني بر وب در اين زمينه براي کاربران داخلي و خارجي در نظر گرفته مي شوند و مي کوشند تا در برآورده سازي اين اهداف به شيوه اي نه تنها جذاب بلکه الهام بخش عمل کنند .
پورتال در واقع به منزلهء در وازه ايست ، که مانند داستان دروازه معروف قصه هاي هزارو يک شب با عبارت بازشوسسمی بر روي همگان گشوده است و در جهت گسترش همه جانبه تجارت الکترونيک استفاده مي شود .
رابطه ما بين پورتال سازماني و تجارت الکترونيک در سطوح زيادو از ديدگاههاي گوناگون مورد بررسي قرار گيرد .
بنا به تعريف پورتال سازماني بايستي شامل استراتژيهاي سازمان بود . در واقع به عنوان يک واسط به وب و يا حداقل يک شبکه خصوصي مبتني بر تکنولوژي وب عمل می کند که براي هر دو رده کاربران داخلي و خارجي مورد استفاده قرار مي گيرد .
به صورت ساده مي توان پورتال سازماني را به صورت زير تعريف کرد:
پورتال سازماني يک مرکز تماسهاي مبتني بر وب با شبيه سازي کاملاً خودکار و بسيار کار آمد با ساماندهي درست است.
پورتالهاي سازماني را با نامهای ديگري همچون پورتالهاي خود سرويس ده (Self-Service) و يا مرکزتماسهاي اينترنتي نيز مي شناسند .
هدف نهايي در پورتالهاي سازماني رسيدن به اين هدف است که هر شخصي که سازمان براي آن به نوعي جذابيت دارد چه مشتري باشد يا تامين کنندگان، سرمايه گذاران، تحليل گران، شرکاء تجاري و کارمندان و حتي افراد گوناگون با اهداف مثبت بتوانند به صورت24/7 به تمامي اطلاعات و سرويسهاي مورد نياز خود دسترسي داشته باشند .
XML و Webservices تکنولوژيهايي هستند که باعث گسترش اهداف پورتال سازماني شده اند تا آنجا که حوزه کاري پورتال سازماني را تا حد برقراري تعاملات با برنامه هاي کاربردي که بر روي کامپيوترهاي خارج از سازمان به صورت کاملاً خودکار فراهم مي کنند.
پورتال سازماني به حذف سربارهاي مديريتي بي ارزش در طول چرخه تراکنشهاي سازماني مي پردازد و با اين کار تراکنشهاي تجاري را سرعت مي بخشد .
از ديدگاهي ديگر پورتال سازماني يک نقطه کانوني براي دسترسي به گستره وسيعي از اطلاعات سازماني ، سرويسها ، برنامه هاي کاربردي و تجارب سازمان است.که به ارائه سرويس و خدمات به هر دو دسته کاربران داخلي و خارجي مي پردازد.
علت استفاده از پورتال سازماني چيست ؟
در پاسخ به اين سؤال بايد به بيان قابليت حذف بي چون و چراي هزينه هاي عملياتي با استفاده از يک پورتال سازماني مناسب با طراحي درست پرداخت .
  1. تعريف پورتال واژه پورتال از ديدگاه كلمه شناسي داراي معاني و كاربرد هاي متنوع است. اين كلمه براي افراد مختلف دربرگيرنده مفاهيم متفاوت است. در حوزه IT ، پورتال عبارت است از فناوري رو به گسترشي كه در بستر شبكه هاي كامپيوتري امكان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنين انجام و دريافت سرويس هاي متنوع، مربوط به منابع جداگانه، كه به نوعي در ارتباط با يكديگر هستند را از طريق كانالي انحصاري فراهم مي آورد.
    كلمه پورتال به مجموعه متنوعي از وب‌سايتها اطلاق مي‌شود كه شامل وب‌سايت‌هاي كوچك داخلي براي همكاري‌هاي درون سازماني تا سايت‌هاي اينترنتي براي ارتباط با مشتريان مي‌شود.
    به صورت كلي پورتال وب‌سايتي است كه اطلاعات، سيستم‌ها و خدمات مرتبط را يكپارچه مي‌كند. پورتال پيچيدگي خدمات و اطلاعات را با ارائه يك رابط واحد براي كاربر تسهيل مي‌كند.
  2. انواع پورتال
    Enterprise Information Portals (EIP)
    اين نوع پورتال در شبكه هاي درون سازماني (Intranet) با هدف بهبود عمليات دسترسي و پردازشي همچنين اشتراك اطلاعات، گردش كار و يكپارچگي درمجموعه سازمان ايجاد مي گردد.
    Extended Enterprise Portals
    اين نوع پورتال در كاربرد هاي شبكه برون سازماني (Extranet) و براي برقراري ارتباط مراجعان با سازمان، و يا حتي مابين چند سازمان ايجاد مي شود. هدف از ايجاد اين درگاه ها گسترش فعاليت هاي داخل سازمان به بيرون از آن، جهت بالا بردن ميزان كارآمدي سيستم و جلب رضايت مراجعان است.
    ايجاد امكاناتي چون انجام برخي امور مراجعان توسط خودشان، دريافت فرم هاي الكترونيكي و اعلام اخبار و بيانيه هاي سازماني و مواردي از اين قبيل سبب بهبود كارايي و جلب رضايت مراجعان سيستم خواهد بود، بدون آنكه بخش هائي از سازمان را درگير پاسخگويي حجم انبوهي از مراجعات حضوري نمايد.
    اين نوع درگاه ها مي توانند امكاناتي را پشتيباني كنند تا مراجعين در مواردي با كمترين امكانات و با استفاده از سيستم هاي خودكار به برآورد نياز هاي اطلاعاتي / خدماتي خود بپردازند.
    Public Portal
    با گسترش سيستمهاي مربوط به سازمانهاي مختلف دولتي نياز به درگاه واحدي است كه همه شهروندان داخل استان و خارج از استان بتوانند از طريق آن به سرويس و خدمات ادارات و سازمانهاي داخل استان به صورت يكپارچه دسترسي داشته باشند. چنين سيستمهايي اصطلاحاً پورتال عمومي ناميده مي شوند. اين پورتال در سطوح مختلف همانند سطوح استاني و كشوري مي توانند عمل كنند.
    Personal WAP Portals
    اين نوع پورتال ها در دستگاه هائي مانند تلفن همراه، فراخوان (Pager) و PDAو ... كار گذاشته شده و در انجام فعاليت ها و برنامه ريزي هاي روزانه شخصي كه به نوعي در ارتباط با اطلاعات سازمان ها يا اشخاص ديگر (مانند بانك ها، مراكز كنترل ترافيك، هواشناسي و ...) است سهولت ايجاد مي كنند.
  3. تعريف وب پارت
    وب پارت تکه کد يا برنامه کوچکي است که در تكنولوژي دات نت (ASP.NET ) با زبانC# پياده سازي مي شود. و حاصل اجراي آن اطلاعاتي با فرمت HTML مي باشد.
    درواقع وب پارت برنامه اي از قبل نوشته شده و اجرا شده مي باشد كه براي مقاصد مختلفي طراحي شده است. نكته قابل توجه اين است كه با وجود وب پارت هيچ نيازي نيست كه كاربر اطلاعي در زمينه كد نويسي داشته باشد. تنها كاري كه كاربر بايد انجام دهد اين است كه وب پارت مورد نظر خود را انتخاب كرده و آن را در محل مورد نظر خود قرار دهد.
    معادل وب پارت در تكنولوژي هاي ديگر به نامهاي iView, Gadget Web Services, provider, Port let هم شناخته مي شود.
پورتال سرور شيرپوينت(SharePoint Portal Server)
  1. پورتال سرور
    يک سيستم نرم افزاري است که اطلاعات لازم براي نمايش در مرورگرهاي کاربران را توليد مي کند سرور پورتال وب پارتهاي مختلف را باهم ترکيب کرده و با طرح بندي مناسبي در يک صفحه وب جداگانه به مرور گر کاربر ارسال مي کند همچنين واسط مناسبي براي مديريت، پيکر بندي و تنظيمات مربوطه در اختيار مدير سيستم قرار مي دهد.پورتال سرور امكانات ديگري مانند مديريت جستجو وSSO و...هم فراهم مي كند.
  2. آشنايي با سرور پورتال شير پوينت
    راه حل پيشنهادي مايکروسافتبراي سيستم پورتال، همانند بيشتر راه حلهاي ارائه شده يک پورتال سازماني را تصور مي کند و بيشتر امکاناتي که فراهم کرده است براي اجرا در يک پورتال سازماني مي باشد که هدف اصلي آن مديريت و تعامل کارکنان سازمان مي باشد و هدف ثانويه آن برقراري ارتباط مناسب با مشتريان سازمان مي باشد. هدف اصلي اين طرح برقراري تعامل بين شهروندان و دولت(به نوعي همان ارتباط بين يک سازمان يا شرکت با مشتريانش) مي باشد. يکي از مزاياي اين راه حل، گسترده بودن محصولات مايکروسافت و وجود متخصصان مختلف در هر يک از زمينه هاي آن در کشور و استان مي باشد. همچنين با توجه به نقش تعيين کننده مايکروسافتدر بازار نرم افزار، به نظر مي رسد که در آينده هم ويرايشهاي جديد اين محصول با قابليتها و کارايي هاي بيشتر ارائه بشود. همراه اين راه حل چندين سرويس بنيادي پورتال به صورت آماده ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر و موارد نياز بعدي را مي توان در محيط Visual Studio .Net توليد کرد. البته مايکروسافت ابزراها و قالبهاي پيش ساخته مناسبي هم ارائه مي کند. سرويسهاي عمومي اين راه حل توسط مکانيسم Shared Services ارائه و توزيع مي شود. سرويسهاي بنيادي Shared Services عبارتند از :
    شاخص گذاري، جستجو و بارگذاري
    سلف سرويس، اطلاع رساني
    بارگذاري و ايجاد محتوا
    توليد و مديريت پروفيل کاربران
    Single sign on
    توجه : با توجه به اين که همه نرم افزار هاي مايکروسافتاز شناسايي کاربران اکتيو دايرکتوري پشتيباني مي کنند، مايکروسافتدر سيستم پورتال خود از امکانات اکتيو دايرکتوري براي مديريت و شناسايي کاربران پورتال استفاده مي کند و بدين دليل نيازي به استفاده از نرم افزار و تکنولوژي هاي ديگر براي Single sign on نمي باشد.
  3. معماري سرور پورتال شيرپوينت
    ساختار پورتال مايکروسافت مي تواند در يک محل متمرکز مجتمع باشد و يا اينکه شامل مجموعه اي از پورتالهايي باشد که در مکانهاي مختلفي توزيع شده اند.
    sharepoint-portal
    عمده ترين راه حل مايکروسافت براي پورتال استفاده از سرويسهاي اشتراکي يا Shared Services مي باشد. راه حل پيشنهادي مايکروسافت براي راه اندازي يک پورتال استفاده از مجموعه زير مي باشد :
    Shared Services
    Microsoft Windows® Server 2003
    Microsoft SQL Server™ 2000/2005
    Windows SharePoint Services
    SharePoint Portal Server 2007 and Microsoft Office
    نحوه تعامل اين اجزا با همديگر در شکل زير نشان داده شده است
  4. مفهوم سرويسهاي اشتراکي ( Shared Services)
    براي درک مناسب از نحوه توزيع و استفاده از سرويسهاي مشترک در SharePoint Portal Server 2007 ، بايد فهم مناسبي از ساختار سلسله مراتبي SharePoint Portal Server 2007 و نحوه طراحي و پيکربندي سرويسها داشته باشيم.
    SharePoint Portal Server 2007 يک زيرساخت قابل گسترش است که مي تواند شهروندان و مراکز و گروههاي مختلف را به همديگر مرتبط بکند. سرويسهاي بنيادي SharePoint Portal Server 2007 عبارتند از :
    شاخص گذاري، جستجو و بارگذاري
    سلف سرويس، اطلاع رساني
    بارگذاري و ايجاد محتوا
    توليد و مديريت پروفيل کاربران
    Single sign on
    براي اينکه بفهميم هر يک از اين سرويسها چگونه کار مي کنند بايد از نحوه گسترش SharePoint Portal Server 2007هاي مختلف در يک سازمان يا در يک اينترانت گسترده آگاه شويم
  5. ساختار گسترش پورتال سرور شيرپوينت 2007
    در ويرايشهاي قبلي اين محصول هر سرور مي توانست سايتهاي پورتال محدودي داشته باشد و همچنين هر سرور از کاربران محدودي پشتيباني مي کرد. در حالي که در ويرايش 2007 از اين محصول اين محدوديتها برطرف يا کاسته شده اند.
    SharePoint Portal Server 2007 داراي کارايي و قابليت گسترش و کارايي خوبي است که بر اساس پيشرفتهاي مبتني بر ويندوز 2003 و .Net Framework مي باشد. خصوصا اينکه SharePoint Portal Server 2007 را مي توان با يک سرور تنها نصب و مورد استفاده قرار داد و در صورت لزوم سرورهاي جديدي به آن افزود و انجام قسمتي از کارها را بر عهده سرور جديد محول کرد. يک Data center با سرورهاي مناسب در اين راه حل مي تواند بيش از يک ميليون کاربر و ميليونها مستند را مديريت بکند.
    Farm scale Characteristics
    Small Server Farm One Web server running the front-end component, index component, and search component. The Web server also functions as the job server. One server running SQL Server 2000.
    Medium Server Farm Two or more front-end Web servers with the search component enabled. One index management and job server.
    One or more computers running SQL Server 2000.
    Large Server Farm Two or more front-end Web servers. Two to no more than four search servers.
    One or more index management servers and normally no more than 4 index servers; one of which is the job server.
    One or more computers running SQL Server 200
    حداکثر تعداد پورتالهايي که توسط يک شبکه از سرورها مي تواند پشتيباني شود به تعداد و نوع سرورها و نحوه پيکربندي سرورها براي استفاده از سرويسهاي مشترک بستگي دارد. اگر يک سرور جزئي از محيط سرويسهاي مشترک نباشد. اين سرور مي تواند حداکثر 15 سايت پورتال را پشتيباني کند و در صورتي که از سرويسهاي مشترک پشتيباني بکند مي تواند تا 100 پورتال را هم پشتيباني بکند. شبکه سرورهاي SharePoint Portal Server 2007 به صورتهاي مختلفي مي تواند باشد. که هريک از آنها داراي کارآيي و قابليت گسترش و ايستايي متفاوتي مي باشد. با توجه به مستندات اين محصول شبکه سرورهاي اين محصول مي تواند به صورتهاي زیر باشد.
    Server type RAM Hard Disk Capacity CPU
    Web server 1 GB 50 GB 1 GHz for every 10 pages per second (or for every 10,000 named users)
    SQL Server computer 4 GB 200 percent of total document storage requirements 25 percent total GHz of all Web servers
    Search server 4 GB 50 percent of total indexed document space 1 GHz for every 20 pages per second
    Index server 2 GB 25 percent of total indexed document space 1 GHz for every 1 million indexed objects
    حداقل نيازمندي براي ايجاد يک پورتال مناسب با قابليت دسترسي بالا
    حداقل نيازمندي براي ايجاد يک پورتال مناسب با قابليت دسترسي بالا، کوچکترين شبکه از سرورها مي باشد که بتواند در صورت بروز يک ايراد به فعاليت خود ادامه بدهد. براي اين منظور نياز به موارد زير مي باشد :
    Server type RAM Hard Disk CPU (Dual Processor)
    Web and search servers (2) 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
    SQL Server computers (2) 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
    Index server 2 GB 200 GB 2.8 GHz Pentium 4
  6. با اين تجهيزات مي توان کارايي و قابليت دسترسي زير را به دست آورد :
    پردازش 80 صفحه وب در ثانيه که شامل 10 پرس و جو براي جستجو هم مي باشد.
    شاخص گذاري 10 سند در ثانيه. ذخيره سازي يک مليون سند.
    داشتن بيش از 5 مليون شاخص.
    هاستينگ 25 سايت پورتال. هاستينگ بيش از 50000 سايت شخصي
  7. امکان گسترش
    گسترش قابليتهاي اين راه حل به راحتي امکان پذير است که با افزودن سرورهايي به صورت زير مي توان در هر زمينه گسترش داد:
    افزودن CPU به سرورها
    افزودن سرورو جديد به هر يک از سرورها
    اضافه کردن سرورهاي اختصاصي براي :
    سايتهاي پورتال و تيمها
    سرويسهاي مشترک مرکزي
    سايتهاي کاربران
    سرويسهاي مشترک Share point portal
    هر سايت پورتال در يک شبکه از سرورها، به طور پيش فرض خودش را به صورتي تنظيم مي کند که داراي سرويسهاي جستجو، اطلاعيه ها، قرارهاي ملاقات و پروفايل کاربران باشد. در يک شبکه از سرورها، سرويسهاي پيش فرض به وسيله سايت پورتال مرکزي به سايتهاي پورتال فرزندان ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر را هم مي توان با افزودن به سايت پورتال مرکزي براي ديگر سايتهاي فرزند فراهم کرد. سرويسهاي اصلي و پيش فرض که در همه سايتهاي پورتال قابل دسترسي هستند عبارتند از :
    Search: شامل سرويسهاي انديس گذاري و جستجو مي باشد. سايت پورتال مرکزي سرويس جستجو را براي سايتهاي پورتال فرزند فراهم مي کند.
    Notification: اين سرويس به کاربران کمک مي کند تا از تغيير محتواي مطالب روزمره و مورد علاقه خود آگاه شوند. کاربران مي توانند اين سرويس را براي خود به گونه اي تنظيم کنند که در صورت تغيير در هر يک از موارد : پرس و جو هاي جستجو، نواحي پورتال، فايلها، ليستها، کتابخانه اسناد و پروفيل کاربران ديگر، به صورت مناسب به آنها آگاهي داده شود. نحوه آگاهي ها و دلايل آگاهي دادن مي تواند توسط کاربر تنظيم شود.
    Audience targeting: يک Audience گروه خاصي از کاربران است که محتويات خاصي را مي توانند مشاهده بکنند. مدير سايت پورتال مرکزي اين محتويات و حق دسترسي به آنها را براي آن گروه از کاربران تعريف مي کند و کاربران مي توانند نحوه نمايش آن محتويات را به دلخواه خود تعريف بکنند.
    User profiles: مشخصات هر يک از کاربران در User profiles ثبت مي شود. در SharePoint Portal Server 2007 مي توان اطلاعات کاربران در اکتيو دايرکتوري را وارد کرد و نياز به تعريف مجدد کاربران نيست. پروفيل کاربران داراي 3 ديد مي باشد : ديد شخصي که فقط صاحبان کاربر آن را مي بينند. يک ديد ويرايشي براي مديران که بتوانند اجزاي مورد نياز کاربران را به روز رساني کنند و يک ديد عمومي که همه بتوانند آن را مشاهده بکنند.
    Single sign-on service: يک روش شناسايي که با استفاده از آن يک نفر مي تواند پس از ورود و شناسايي شدن توسط پورتال از همه سرويسها و اطلاعات مختلف استفاده بکند بدون آنکه نيازي به شناسايي مجدد براي هر يک از سرويها و اطلاعات باشد.
    My Site personal sites: با استفاده از اين قابليت هر يک از کاربران مي توانند ظاهر پورتال و محتويات پورتال را به دلخواه خود تنظيم کنند و پس از آن در هر بار ورود به پورتال، فقط اطلاعات و آيتمهاي انتخابي خود را و به همان شکل مورد نظر خود ببينند
  8. دلايل انتخاب پورتال سرور مايکروسافت شير پوينت
    تكنولوژي هاي مختلف براي پورتال در دنيا عبارتند از :
    Sybase Portal
    Oracle Application Server
    JetSpeed
    LifeRay
    WebSphere
    Web Logic
    Sharepoint
    از بين پورتال هاي فوق اگر بخواهيم سمت J2EE برويم بهترين انتخاب WebSphere بوده ولي بدليل قيمت نجومي و عدم دادن ليسانس اين نرم افزار به ايران و نداشتن متخصص نرم افزار نويس براي اين نرم افزار در ايران و همجنين عدم سازگاري سيستم هاي سخت افزاري موجود در سازمان ها با پورتال ذكر شده، خود بخود اين نرم افزار را نفي مي كند. لازم به ذكر است پورتال مذكور Open Source نيست.
    Application Server هاي موجود كه پشتيبان تكنولوژي J2EE باشند به دو دسته تقسيم مي شوند:
    1) Open Source Application Servers مانند Tomcat و Jakarta و ... كه بسيار ساده و ابتدايي مي باشند و امكانات بسيار كمي دارند حتي بسياري از امكانات اساسي J2EE مانندEJB ها توسط آنها پشتيباني نمي شود.
    2) ‍Commercial Application Servers مانند IBM WebSphare و BEA WebLogic كه داراي امكانات مناسبي مي باشند ولي قيمت آنها بسيار گران و نجومي است و احتمال به خاطر تحريم هم قابل خريداري براي ايران نباشند.
    بيش از 95% سيستم عاملهاي نصب شده بر روي كامپيوترها و نرم افزارهاي مورد استفاده در ايران و استان بر اساس تكنولو‍ژي ميكروسافت مي باشند كه اين سيستم عاملها و نرم افزارها، هيچ نوع قابليت تعامل با تكنولوژي J2EE ندارند و يا اينكه تعاملشان بسيار كم و ناقص است.
    .Net زبانهاي مختلف و زيادي را پشتيباني مي كند در حالي كه برنامه نويسي در J2EE فقط با زبان جاوا امكانپذير است. زبان #C يكي از زبانهاي مشهور براي برنامه نويس .Net مي باشد كه در مقايسه با جاوا برتري هاي بسيار زيادي دارد. از نظر كلمات كليدي اين زبان وضوح بالاتري دارد و اصول مهندسي نرم افزار را بيشتر رعايت مي كند و مفاهيم اصلي مهندسي نرم افزار با استفاده از #‍C راحت تر و كاراتر پياده سازي مي شود1 مقايسه اين دو زبان تنها از نظر مفهوم و كلمات كليدي در زير ارائه مي شود ولي توصيه مي كنيم منبع ذكر شده را كامل تر مطالعه فرمائيد.
    اگر بخواهيم سمت پورتال هاي Open Source مانند Life Ray و يا JetSpeed و ... بريم اين پورتال ها از Application server هايي مانند Tomcat و Jakarta و ... كه بسيار ساده و ابتدايي مي باشند و امكانات بسيار كمي دارند حتي بسياري از امكانات اساسي J2EE مانندEJB ها توسط آنها پشتيباني نمي كنند.
    با اين توضيحات راه حل پيشنهادي ما براي تكنولوژي پورتال SharePoint مي باشد، يکي از محسنات اين راه حل گسترده بودن محصولات مايکروسافتو وجود متخصصان مختلف در هر يک از زمينه هاي آن در کشور مي باشد. همچنين با توجه به نقش تعيين کننده مايکروسافتدر بازار نرم افزار، به نظر مي رسد که در آينده هم ويرايشهاي جديد اين محصول با قابليتها و کارايي هاي بيشتر هم ارائه بشود. اين محصول سازگاري با ديگر مجموعه Office را داراست. همراه اين راه حل چندين سرويس بنيادي پورتال به صورت آماده ارائه مي شود و سرويسهاي ديگر و مورد نياز بعدي را مي توان در محيط Visual Studio .Net توليد کرد.
    توانائي هاي پورتال
    - تعيين هويت كاربر
    - شخصي‌سازي (User Authentication)
    - يكپارچگي و تجميع سيستم‌ها (Integration)
    - جستجو
    - كار گروهي (Collaboration)
    - مديريت محتواي وب
    - گردش كار (Workflow)
    -اضافه كردن وب پارت
    تعيين هويت
    بنا به تعريف پورتال‌ها اطلاعات و توانايي‌ها را بر اساس مشخصات كاربر ارائه مي‌كنند. به اين ترتيب قدم اول شناسايي كاربر است. در محيط‌هاي اينترنتي اين شناسايي ممكن است از طريق مكانيزم‌هاي ضعيفي نظير نگهداري Cookie صورت گيرد اما در انواع ديگر پورتال نظير پورتال‌هاي داخلي معمولا مكانيزم‌هاي قوي‌تري لازم است.
    اگر هر سيستم در پورتال مكانيزم تعيين هويت جداگانه‌اي با كلمات عبور مجزا داشته باشد، مكانيزم تعيين هويت مشكل‌ساز خواهد شد. نكته اصلي در توسعه يك پورتال كارا فراهم آوردن امكاني است كه كاربر بتواند با يكبار تعيين هويت از تمامي قسمت‌ها و اطلاعات مناسب بهره‌مند شود. اين امر به single sign-on مشهور است.
    شخصي سازي
    شخصي سازي اصطلاحي است كه به فرآيند نمايش محتوا به كاربران بر اساس نوع‌كاربري، موقعيت و يا تاريخچه استفاده آنها اطلاق مي‌شود. پورتال‌ها مي‌توانند به روش‌هاي زير شخصي شوند:
    از طريق نمايش اطلاعات: كاربراني مي‌توانند بخش‌هاي خاصي از رابط كاربر نظير انتخاب نوع و محل نمايش اطلاعات، انتخاب نحوه و فرمت نمايشي، و انتخاب خدمات مورد نظر را سفارشي كنند.
    از طريق محتوي و امكانات: در اين روش محتوايي كه كاربر مشاهده مي‌كند به سلايق او و همچنين انتخاب‌هايي كه سيستم بصورت خودكار انجام مي‌دهد بستگي پيدا مي‌كند. انتخاب‌هاي سيستم بر اساس منطق كسب و كار شكل مي‌گيرد براي مثال بر اساس مشخصات كاربر و يا تاريخچه خريدهاي قبلي وي.
    يكپارچگي و مجتمع سازي (Integration)
    تجميع سيستم‌هاي كاربردي در واقع اتصال سيستم‌هاي مجزا از طريق اشتراك داده‌ها و عمليات خودكار است. براي مثال ممكن است سيستم پرسنلي، دستمزد و حسابداري به شكل يكپارچه ديده شوند اگرچه اين سيستم‌ها به شكلي مجزا عمل مي‌كنند اما از طريق اشتراك داده‌ها و برخي عمليات ممكن است با سيستم پورتال به صورت يكپارچه در رابط واحدي مشاهده شوند
    مجتمع سازي محتوي (Content Integration)
    تجميع محتوي كمك مي‌كند ت محتواي مورد نظر يكبار توليد شده و در موارد متعدد مورد استفاده قرار گيرد. در تجميع محتوا اطلاعات از منابع متعددي اخذ شده و در يك رابط واحد (پورتال) ارائه مي‌شود. به اين ترتيب پورتال مي‌تواند محتواي توليد شده توسط منابع مجزا را به صورتي يكپارچه نمايش دهد. براي مثال سايت يك موسسه مي‌تواند اطلاعات شركاي خود را مستقيما از پورتال اكسترانتي مختص شركا تامين كند.
    جستجو
    جستجو يكي از امكانات كليدي پورتال‌ها است كه از طريق آن كاربران مي‌توانند به اطلاعات مورد نظر خود فارغ از روشي كه در پورتال براي طبقه‌بندي اطلاعات مورد توجه بوده است دسترسي پيدا كنند.
    مديريت محتواي وب (Content Managers)
    مديريت محتوا در واقع فرآيند ذخيره‌سازي، مديريت و ايجاد ارتباط بين مستندات متنوع است. به اين ترتيب مديريت محتوا يكي از بخش‌هاي اساسي سيستم‌هاي پورتال است. مديريت محتواي وب به امكان توليد، ذخيره‌سازي و انتشار مستندات در محيط وب مي‌پردازد.
    اين بخش از امكانات پورتال‌ها بيشتر به ارتباط بين پورتال‌داخلي و يا Extranet با وب سايت سازمان مي‌پردازد. براي مثال ممكن است اخبار توليد شده در پورتال داخلي پتانسيل انتشار بر روي وب سايت شركت را داشته باشند.
    گردش كار (Work Flow)
    از نقطه‌نظر سيستم‌هاي پورتال "گردش‌كار" فرآيند توليد، تاييد و انتشار محتوا است. اين امكان براي كاربران شرايطي را فراهم مي‌كند كه به شكل كنترل شده‌اي به توليد محتوا و انتشار آن بپردازند. گردش كار هاي پيشرفته تر امكاناتي نظير اعلان هاي مناسب و امكانات پيچيده تعريف و تعيين دقيق مراحل كاري را فراهم مي كنند. گردش كار همچنين مي تواند نقش مهمي در فرايند هاي كار گروهي داشته باشد.
    بصورت كلي گردش كار بايستي براي استفاده كننده بسيار ساده باشد و در عين حال امكانات پيشرفته اي براي انجام تنظيم هاي مختلف توسط افراد فني را ارائه كند.
    ايجاد و انجام تعاملات(Collaboration)
    امكانات مختص به كار گروهي از ديگر نيازمنديهاي پورتال محسوب مي شود. امكاناتي نظير سايت پروژه ها، اشتراك مستندات، فضاي بحث گروهي، اخبار داخلي به همراه سيستم هاي اعلان و هشدار قابل تنظيم به كاربران اين امكان راه مي دهد كه اطلاعات خود را به اشتراك گذاشته و به شكل موثرتري كار خود را به انجام رسانند. اين امكانات كمك مي كند كه كارمندان بصورت همزمان و غير همزمان با يكديگر همكاري داشته باشند.
    در اينجا هم وابستگي اين امكانات با ساير امكانات پورتال مشخص است. بعنوان مثال محيط كار گروهي با سيستم هاي عملياتي و امكانات جستجو كمك مي كند كه كاربران نه تنها اطلاعات مورد نياز خود را با سهولت بيابند بلكه بتوانند نتايج كار خود را مستند كرده و در اختيار سايرين قرار دهند.
 

مدیریت دانش درارتباط با مشتری

مدیریت دانش درارتباط با مشتری
مقدمه
در اقتصاد مبتنی بر دانش امروز، مزیت رقابتی، به‌طور فزاینده‏ای در تسهیل روندهای اطلاعاتی انجام کار یافت می‏شود تا در دسترسی به منابع و بازارهای خاص. پس دانش و سرمایه فکری به عنوان مبنای اولیه دستیابی به شایستگیهای اصلی و راهبردی برای عملکرد برتر مطرح می‏شوند. در راستای رسیدن به مزیت رقابتی پایدار نیز توجه به دانش موجود، چگونگی استفاده موثر از آن و ایجاد ساختاری برای استفاده از اطلاعات و دانش جدید امری مهم و حیاتی شمرده می‏شود که سازمانها باید توجه ویژه‏ای به آن داشته باشند. مدیریت ارتباط با مشتری از مباحثی است که در اقتصاد جهانی امروز، سازمانها را به دوباره اندیشی در راهکارهای برقراری ارتباط با دامنه وسیع مشتریان و تسخیر این دانش گسترده برانگیخته است. اما به جرئت می‏توان به این نکته اشاره کرد که برقرای ارتباط موثر با مشتریان بدون به‌کارگیری مدیریت دانش امکان پذیر نیست. برای افزایش کارایی و اثربخشی سازمان و اطمینان از ارایه مطلوب کالا و خدمات به مشتریان و کسب رضایت آنان، باید دانش خود را درباره مشتریان مدیریت کنیم. بنابراین مدیریت دانش جزء جدانشدنی مدیریت ارتباط با مشتری است. در این مقاله برآنیم که به تشریح نقش مدیریت دانش در مدیریت ارتباط با مشتری بپردازیم. حائز اهمیت است که پیش از بررسی نقش مدیریت دانش در مدیریت ارتباط با مشتری، تعاریفی از هر یک از این مفاهیم ارائه شده است تا اطمینان حاصل شود که فهم مشترکی از هر کدام از آنها وجود دارد.
مدیریت دانش
در بازار رقابتی امروز که مشخصه اصلی آن، عدم قطعیت است، شرکتهایی توانایی رقابت را دارا هستند که دانش جدید را ایجاد، توزیع و آن‌را تبدیل به کالاها و خدمات می‏کند. بدین ترتیب، دانش برای سازمان، مزیت رقابتی ایجاد می‏کند و به سازمان، امکان حل مسائل و تصرف فرصتهای جدید را می‏دهد. بنابراین دانش نه فقط یک منبع مزیت رقابتی خواهد شد بلکه در واقع تنها منبع آن می ‏ شود. مدیریت دانش، عناصر کارکردی و مهم زیر را توانمند، پشتیبانی و تقویت می‏کند: · فرایندهای کشف یا ساخت دانش جدید و پالایش دانش موجود (ایجاد موجودی دانش) · به اشتراک گذاری دانش میان افراد و در سطح همه مرزهای سازمانی (مدیریت کردن جریان دانش) · ایجاد و استفاده از دانش به‌عنوان بخشی از کار روزانه افراد و به‌عنوان بخشی از تصمیم‏گیری (کاربردی کردن دانش) مدیریت دانش به مجموعه فرایندهای اطلاق می‏شود که در نتیجه آنها دانش کسب، نگهداری و استفاده می‏شود و هدف از آن بهره برداری از داراییهای فکری به منظور افزایش بهره وری، ایجاد ارزش‏های جدید و بالا بردن قابلیت رقابت پذیری است.
مدیریت ارتباط با مشتری
IT مدیریت ارتباط با مشتریان ( CRM ) که گاهی اوقات از آن به عنوان مدیریت مشتریان، مدیریت ارزش مشتریان، مشتری محوری و یا مدیریت مشتری محور نام برده می‏شود، برای مدت زمان طولانی اصطلاح متداول جهت بیان تمایل شرکتها در برقراری ارتباط یک به یک مداوم و همیشگی با تمام مشتریان بوده است. در همین راستا می‏توان به یک نکته مهم اذعان داشت که شرکتهایی که موفق شده اند به‌صورت موثری مشتریان خود را جذب کرده، به آنها خدمات مورد نظر را به بهترین نحو ارائه داده و بهترین مشتریان خود را حفظ می‌کنند تاثیر مثبت این امر را در انتهای مسیر سودآوری خود مشاهده کرده اند. با ظهور تجارت الکترونیک ( E-Commerce ) و شرایط اقتصادی نوین، توسعه ارتباطات قویتر با مشتریان از اهمیت بیشتری برخوردار شده است. CRM یک استراتژی کاری با این رویکرد است که با مشتریان متناسب با شرایط و الگوهای رفتاری آنها ارتباطی پایدار و بلندمدت که برای هر دو طرف ایجاد ارزش افزوده کند، برقرار شود. معمولا استراتژی CRM مبتی بر چهار هدف اجرایی است:
  1. تشویق مشتریان دیگر شرکتها یا مشتریان بالقوه به اولین خرید از شرکت
  2. تشویق مشتریانی که اولین خرید را کرده‏اند به خریدهای بعدی
  3. تبدیل مشتریان موقت به مشتریان وفادار
  4. ارائه خدمات با مطلوبیت بالا برای مشتریان وفادار به نحوی که به مبلغ شرکت بدل شوند.
در حقیقت مدیریت ارتباط با مشتری کلیه فرایندها و فناوری‏هایی است که سازمان برای شناسایی، انتخاب، ترغیب، گسترش، حفظ و خدمت به مشتری به کار می‏گیرد.
مدیریت ارتباط با مشتری مدیران را قادر خواهد ساخت تا از دانش مشتری برای بالا بردن فروش، ارائه خدمات و توسعه آن استفاده کنند و سود آوری روابط مستمر را افزایش دهند.
جریانهای د��نش در فرآیند CRM
برای ملموس شدن مفهوم مدیریت دانش مشتری، ما سه نوع جریان دانش را مشخص می‏کنیم که نقشی حیاتی در فعل و انفعال بین شرکت و مشتریان بازی می‏کنند: دانش برای، از و درباره مشتری.
در مرحله نخست، برای پشتیبانی از مشتریان در چرخه خریدشان، یک جریان دانش پیوسته که از شرکت به مشتریان هدایت می‏شود (دانش برای مشتری) پیش نیاز است. دانش برای مشتریان شامل اطلاعاتی در مورد محصولات، بازارها و تامین‏کنندگان است. این بعد دانش همچنین بر روی درک مشتری از کیفیت خدمات، تاثیر می‏گذارد.
در همین زمان، دانش از مشتریان می باید در جهت خلق نوآوری در خدمات و محصول، تولید ایده و بهبود مستمر برای محصولات و خدمات، توسط سازمان به‌هم پیوند داده شود. تسخیر کردن دانش مشتری و دخیل کردن مشتریان در فرآیند نوآوری از طرق مختلفی قابل دستیابی است. برای مثال دانش مشتریان در مورد محصولات، تامین کنندگان و گرایشهای بازار می‏تواند از طریق مکانیزم بازخورد مناسب برای فراهم کردن یک بهبود سیستماتیک و نوآوری محصولات، استفاده شود. جمع آوری و تحلیل دانش درباره مشتری قطعاً یکی از قدیمی‏ترین اشکال فعالیت KM در حوزه CRM است. علاوه بر داده‏های خام مشتریان و معاملات گذشته، دانش در مورد مشتری، نیازهای کنونی مشتریان، خواسته‏های آتی، ارتباط، فعالیت خرید و توانایی مالی را هم درنظر می گیرد. دانش درباره مشتریان در فرآیند پشتیبانی و خدمات CRM جمع آوری می‏شود و در فرآیند آنالیز CRM مورد تجزیه و تحلیل قرار می‏گیرد. برای ملموس شدن مفهوم مدیریت دانش مشتری، ما سه نوع جریان دانش را مشخص می‏کنیم که نقشی حیاتی در فعل و انفعال بین شرکت و مشتریان بازی می‏کنند: دانش برای، از و درباره مشتری.
در مرحله نخست، برای پشتیبانی از مشتریان در چرخه خریدشان، یک جریان دانش پیوسته که از شرکت به مشتریان هدایت می‏شود (دانش برای مشتری) پیش نیاز است. دانش برای مشتریان شامل اطلاعاتی در مورد محصولات، بازارها و تامین‏کنندگان است. این بعد دانش همچنین بر روی درک مشتری از کیفیت خدمات، تاثیر می‏گذارد.
در همین زمان، دانش از مشتریان می باید در جهت خلق نوآوری در خدمات و محصول، تولید ایده و بهبود مستمر برای محصولات و خدمات، توسط سازمان به‌هم پیوند داده شود. تسخیر کردن دانش مشتری و دخیل کردن مشتریان در فرآیند نوآوری از طرق مختلفی قابل دستیابی است. برای مثال دانش مشتریان در مورد محصولات، تامین کنندگان و گرایشهای بازار می‏تواند از طریق مکانیزم بازخورد مناسب برای فراهم کردن یک بهبود سیستماتیک و نوآوری محصولات، استفاده شود. جمع آوری و تحلیل دانش درباره مشتری قطعاً یکی از قدیمی‏ترین اشکال فعالیت KM در حوزه CRM است. علاوه بر داده‏های خام مشتریان و معاملات گذشته، دانش در مورد مشتری، نیازهای کنونی مشتریان، خواسته‏های آتی، ارتباط، فعالیت خرید و توانایی مالی را هم درنظر می گیرد. دانش درباره مشتریان در فرآیند پشتیبانی و خدمات CRM جمع آوری می‏شود و در فرآیند آنالیز CRM مورد تجزیه و تحلیل قرار می‏گیرد.
مدیریت دانش مشتری
در نگاه اول CKM ممکن است تنها نام دیگری برای CRM یا KM به نظر برسد. اما مدیران دانش مشتری در برخی جوانب نیازمند نگرشی متفاوت از شیوه رایج در KM و CRM هستند.
به عنوان یک مشخصه CRM ، مدیران روابط مشتری پیش از همه بر دانش از مشتری تمرکز دارند تا بر دانش درباره مشتری. به بیان دیگر، سازمانهای باهوش دریافته‏اند که مشتریانشان آگاه‏تر از کارمندی هستند که دانش را از میان فعل و انفعال مستقیم با مشتری و همچنین پرس و جوی دانش در مورد مشتریان از نمایندگان فروش جستجو می‏کند. مدیران دانش هم، بر روی تلاش در تبدیل کارمندان از جمع‏کنندگان دانش به تسهیم‏کنندگان دانش تمرکز دارند، این امر معمولاً توسط نقشه‏های تسهیم دانش مبتنی بر اینترانت اجرا می شود. در مقابل تمرکز اختصاصی KM روی تشویق و تقویت روابط مولد و مشارکتی در راستای شعار «اگر ما تنها می‏دانستیم که چه می‏دانیم» CKM بعد دیگری را پیشنهاد می‏کند «اگر ما تنها می‏دانستیم که مشتریان چه می‏دانند». اما چرا مشتریان می‏خواهند دانش خود را برای خلق ارزش برای شرکت تسهیم کنند و سپس برای دانش خود که در محصولات و خدمات شرکت بسط یافته پول پرداخت کنند؟ این امر به تغییر نگرش نسبت به مشتریان به عنوان نهاد دانش باز می‏گردد. این تغییر نگرش مفهوم گسترده ای دارد. مهم تر از همه مشتری از یک دریافت کننده منفعل محصولات و خدمات آن‌گونه که در مدیریت دانش سنتی بود، رها شده است. همچنین مشتری از اسارت در زنجیره برنامه رایج وفاداری مشتری در CRM نیز رهایی یافته است .
CKM همچنین در پیگیری اهداف، از KM سنتی، متفاوت است. با در نظر گرفتن اینکه KM به دنبال راندمان و بازدهی سود است (پرهیز از اختراع دوباره چرخ) CKM در راستای نوآوری و پیشرفت است. مدیران دانش مشتری در جستجوی فرصتهای مشارکت با مشتریان به عنوان با هم سازندگان ارزش سازمان، هستند. این امر همچنین در مقایسه با تمایل نگهداشتن و پرورش پایگاه مشتری موجود در CRM ، قابل مشاهده است. ضرب المثل معروف CRM که می‏گوید «حفظ کردن مشتری ارزانتر از یافتن آن است» به یاد می ‏ آید. متاسفانه در دوره‏ای که محصولات رقبا که اغلب نیز تقلید هستند، تنها به فاصله چند کلیک از مشتری قرار دارد، حفظ مشتری به شدت سخت می‏شود. به همین سبب، مدیران دانش مشتری کمتر نگران حفظ مشتریان هستند. در مقابل آنها بر روی چگونگی توسعه و پیشرفت سازمان با به‌دست آوردن مشتریان جدید و با به‌کارگیری گفتگوی فعال و ارزش‏افزا با آنها متمرکزند. چگونه مدیران دانش مشتری، نوآوری و پیشرفت را خلق می‏کنند؟ آنچنان که آنها دریافته‏اند دانش تنها در کارکنان وجود ندارد بلکه در مشتریان نیز هست که ما را به خلق ارزش از نوآوری و پیشرفت، بیش از صرفه جویی هزینه در KM سنتی هدایت می‏کند.
مدیریت دانش، یکپارچگی بین گروهها و بخشهای جدا از هم را در یک محیط ارتباط با مشتری آسان‌تر می‏سازد. این گروهها و بخشهای جدا از هم ممکن است در واحد‏های کاری، تجاری یا در موقعیتهای جغرافیایی متفاوتی باشند. مدیریت دانش جریانی از دانش حول موضوعات مشتری را بین گروههای کاری آسانتر می‏سازد و بدین وسیله با یکپارچه‏سازی دانش مرتبط با مشتری به سرعت و کارایی در رسیدن به آن نقش عمده‏ای دارد. مدیریت دانش چشم اندازی برای مشتری بدون توجه به زمینه تخصصی از کاربرد دانش مورد نظر، مکانی که دانش کشف شده یا چگونگی استفاده از آن برای مشتری ایجاد می ‏ کند. مدیریت دانش با شفاف کردن دانش مورد نظر در فرایندهای یکپارچه سازی دانش تاثیر بسزایی دارد . مدیریت دانش در مواردی که کارکردهای مختلف در سازمان از ارتباطات و گردش دانش جلوگیری می‏کند، بسیار مفید واقع شده‏اند. به طوری که با ثبت‏کردن دانش مشتری و به اشتراک گذاشتن آن از یک نقطه مرکزی، به طور چشم گیری منجر به افزایش کیفیت و سرعت در تصمیم گیری و خدمت دهی به مشتری می‏شود. در محیط مدیریت ارتباط با مشتری، مشارکت رایج است و این در نتیجه گسترش تحقیقات و فعالیتهای سازمان در سرتاسر مرزهای جغرافیایی حاصل می‏شود. این سازمانها از مشارکت در شکلی از ارتباطات مجازی درونی و بیرونی استفاده می‏کنند تا محصول، سهم و قدرت نفوذ دانش مشتری را حفظ کنند. مدیریت دانش تکنولوژی، فرایندها و زمینه‏هایی برای اظهار مشارکت در اختیار سازمان قرار می‏دهد به گونه‏ای که محلهای تبادل دانش از نظر امنیتی با استفاده از تکنولوژی در اختیار گذاشته شده بسیار قابل اطمینان است.
برنامه‏های مدیریت دانش فرایندها، سیستم‏های مدیریت دانش را به گونه‏ای سازمان‏دهی می‏کنند که همه دانشهای پایه‏ای و زیرمجموعه در زمینه‏های مورد نیاز به آسانی قابل دسترسی باشند و در نتیجه به ارزش افزوده‏ای برای سازمان منجر شود. مدیریت دانش، ابزارها، فرایندها و زمینه‏هایی را برای کارمندان فراهم می‏کند تا دانش را بر اساس نیاز مشتری به اشتراک بگذارند. کارمندان به کمک مدیریت دانش به ارزش دانش یکپارچه شده مشتریان پی می‌برند و از این طریق می‏توانند به مشتریان ارزشمندتر خدمات کاملتری ارائه کنند. بنابر این مدیریت دانش به عنوان وسیله‏ای در محیط مدیریت ارتباط با مشتری به خدمت می‏پردازد.
با نگاهی به مباحث بالا می‏توان نتیجه گرفت که انتظار ما از مدیریت دانش مشتری، خلق بیشترین ارزش از دانش و مدیریت دانش در یک سطح استرتژیک است.
نقشه فرآیند CRM
در این بخش یک نقشه فرآیند که فرآیندهای کسب و کار مرتبط با CRM و KM را در بر می‏گیرد، ایجاد می‏کنیم. این نقشه، نتیجه تحقیقات مداوم برای ترکیب تلاشهای ادراکی تئوری و تلاشهای عملی است.
نقشه فرایند، شامل تمام فرآیندهای شناخته شده کسب و کار که با اجرای موفقیت آمیز CKM در سازمان مرتبط بوده اند است. یک مشخصه مهم نقشه این است که بر اساس نیازها و خواسته ‏ های مشتری است.
چارچوب پیشنهادی برای اجرا
ما چهار پیشنهاد برای بهبود موفقیت آمیز فرآیندهای CRM توسط KM بر اساس مفاهیم کسب و کار ارائه می‏دهیم. این پیشنهادها می‏توانند در یک چارچوب مدیریتی برای پیاده‏سازی استراتژی CRM مبتنی بر دانش، فرآیندها، سیستم‏ها و تغییر مدیریت سازمان دهی شود.
این چارچوب می‏تواند به عنوان یک راهنما برای متخصصان مورد استفاده قرار گیرد و به‌موجب آن به کم کردن شکاف بین منافع شناخته شده تئوری و دستیافته‏های عملی از اجرای CKM کمک ��ند.
اجزای چارچوب پیشنهاد شده می‏توانند به شکل زیر نشان داده شوند:
استراتژی- درک دانش مشتری به عنوان یک منبع با ارزش در نوآوری محصول و بهبود فرآیند. برای تحت کنترل درآوردن پتانسیل فرآیندهای CKM و پشتیبانی از سیستم‏های مناسب، مدیریت ارشد می‏باید مشتریان را به عنوان یک منبع با ارزش دانش بشناسد.
فرآیندها- تطبیق دادن فعالیتهای KM با فرآیندهای CRM یکپارچه‏سازی فرایندهای حمایتی KM با عملکرد حقیقی مدیران روابط، موجب قدرتمند شدن فرایندهای CRM توسط دانش مشتری می‏شود. به بیان دیگر پیامد در نظر گرفتن KM به عنوان وظیفه‏ای جداگانه، کاهش کارایی است. بر این اساس، بهترین شیوه برای مدیریت کارامد دانش، یکپارچه سازی نامرئی آن با فرایندهای اصلی است.
سیستم‏ها- ایجاد یک مخزن دانش یکپارچه در محدوده سازمان دیدگاهی یکپارچه از داده‏های مرتبط با مشتری به علاوه مجموعه‏ای از سیستم‏های مرتبط، یک فاکتور حیاتی موفقیت است. یک مخزن مرکزی دانش می‏تواند به ما در فایق آمدن بر مرزهای منطقه‏ای و تفکیک بین واحدهای کاری کمک کند. انبار دانش همچنین یک پیش نیاز حتمی برای برقراری ضوابط و معیارها برای ارزیابی ارزش مشتری و رقابت بازاریابی در گروههای مختلف محصولات است.
تغییر مدیریت- تشویق مدیران روابط برای تسخیر و انتشار دانش مشتری4 فراهم مي کند .
علاوه بر درک مشتری به عنوان یک منبع ارزشمند دانش، مدیریت ارشد برای تشویق یک فرهنگ سازمانی که کارکنان در آن برای تسهیم دانش «برای، از و درباره» مشتریان با یکدیگر و استفاده از دانش فراهم آورده شده توسط دیگران برانگیخته شوند، تلاش می کند.
مديريت فرآيندهاي تجاري يک انضباط مديريتي است که به ترکيب فرآيند – محوري و رهيافت عملياتي جامع ، در راستاي ايجاد بهبود در زمينه دستيابي به اهداف تجاري حرکت مي کند .
نتیجه ‏گیری
راهکارهاي CRM به‌طور سنتی به‌عنوان ابزاری برای ارتباط دادن مشتریان به شرکت توسط برنامه‏های وفاداری مختلف معروف است، اما شاید بزرگترین منبع ارزش را کنار گذاشته بود: دانش موجود در مشتریان. زمانی‌که هر دوی KM و CRM برای به‌دست آوردن دانش مشتری متمرکز می‏شوند، مدیریت دانش مشتری، به عنوان یک فرایند استرات‍‍‍ژیک در سازمانهایی که مشتریان خود را از دریافت منفعلانه محصولات و خدمات فراتر برده و با دادن اختیار به عنوان شرکای دانش، در نظر می‏گیرند، ظهور می‏کند. چارچوب مطرح شده در این مقاله برای اجرای مدیریت دانش مشتری، متخصصان را در به‌کارگیری موفقیت آمیز دانش برای، از و درباره مشتری در جهت نیل به کارائی بیشتر نوآوری‏های CKM یاری می‏کند. لازم به ذکر است که در این راه و برای به خدمت‏گیری تمامی دانش مشتری، مدیریت هر سه جریان دانش بطور همزمان ضروری است.
مایکروسافت داینامیک سی آر ام
 

نرم افزار جامع مديريت دانش

نرم افزار جامع مديريت دانش
چکیده
در اين مقاله به مطالعه و بررسي روند سيستم جامع مديريت دانش پرنيان پرداخته شده است. اين سيستم يك نرم افزار تحت وب بوده كه با استفاده از تكنولوژي2007 [1]Microsoft SharePointو بر مبناي مدل بكوويتز و ويليامز[2] پياده سازي شده است. هدف از توسعه اين سيستم، ايجاد و ساماندهي چرخه مديريت دانش با استفاده از روش پويا[3] در سازمان مي باشد. به منظور توسعه حوزه تحت پوشش اين سيستم و حذف سيستمهاي موازي، نظام پيشنهادات و مديريت مستندات نيز در اين سيستم ادغام شده اند. براي سنجيدن تاثير بكارگيري سيستم در سازمان، با استفاده از پرسشنامه هاي ارايه شده در [4] و توسعه آنها در چندين شاخص مورد نظر، قبل و بعد از نصب سيستم، نظرسنجي صورت گرفت كه تحليل نتايج آن روند رو به رشد و موفقي را در رسيدن به اهداف دانشي و بسترسازي جهت پياده‌سازي كامل مديريت دانش در سازمان، نشان داده است.
مقدمه
عصر حاضر، عصر تغيير و تحول سريع دانش است . هر پنج سال و نيم حجم دانش دو برابر مي شود، در حالي كه عمر متوسط آن كمتر از چهار سال است و در چنين شرايطي دانش به عنوان يك منبع ارزشمند استراتژيك و دارايي مطرح مي شود كه نيازمند مديريت است. مديريت دانش، فرآيندي است كه در شناسايي، سازماندهي، انتشار و انتقال اطلاعات مهم به سازمان كمك مي‌كند، همچنين در تأمين نيازهاي تخصصي سازمان براي انجام فعاليت‌هايي نظير حل مسئله، يادگيري پويا، برنامه‌ريزي راهبردي و تصميم‌گيري در سازمان، مؤثر است. براي بهبود و اثربخشي كارشناسان خبره، گروه‌هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان‌هاي مختلف اقدام به ارائه و ساخت پايگاه‌هاي اطلاعاتي براي دانش، نقشه‌هاي اطلاعاتي و نرم‌افزارهاي كاربردي سفارشي كرده‌اند.
در بعضي شرايط نتايج حاصل از پياده سازي با اهداف تدوين شده فاصله دارند و اين پروژه ها با شكست مواجه مي شوند. در سال 1998 تحقيقاتي جهت يافتن مشكلات اجراي مديريت دانش در سازمان ها انجام شده است. چهار مشكل اساسي ذيل از مهم ترين نتايج اين تحقيق هستند[5]:
  • بود حمايت مستمر از سوي مديريت سازمان
  • سمت گيري زياد به تكنولوژي و كمبود توجه به فاكتورهاي اساسي
  • كم توجهي به تجربيات سازمان هاي با تجربه مديريت دانش
  • مشكل استفاده از اطلاعات كليدي وجود فرهنگ دانشگرا و زيربناي انساني مناسب(فرهنگ)، مهم ترين دليل موفقيت پياده سازي مديريت دانش در سازمان هاست .آمارها حاكي از آن هستند كه 50% از مشكلات پياده سازي مديريت دانش مربوط به فاكتور فرهنگ و نيروي انساني بوده و مشكلات مرتبط به حوزه ساختاري و تكنولوژيكي هر كدام تنها 25% نقش دارند[2].
در بخش دوم اين مقاله ضمن تعريف مجدد مفاهيم پايه مثل دانش و چرخه مديريت دانش بر اساس مدل بكوويتز و ويليامز، رويکرد مفهومی در انطباق اين مدل با ساختار داخلی پياده سازی شده را مورد بررسی قرار خواهيم داد. در بخش سوم ارتباط بين مديريت دانش با سيستمهاي ديگري مانند مديريت مستندات و نظام پيشنهادات تشريح مي گردد. در بخش چهارم معماري نرم افزار طراحي شده معرفي مي گردد. و در بخش پنجم به نيازها و ضرورتها براي استقرار مديريت دانش مي پردازيم و در انتها بخشی از تجربيات جمع آوری شده در خصوص حرکت سازمان در اين مسير، شناسايي دانش، تکامل ديدگاه ها و توسعه آن به تمامی بخش های سازمان ارائه می گردد.
مدلهاي پايه
مرور رده بندي هاي مدل هاي دانش ارايه شده توسط كاكابادسه و همكارانش، به چهار گروه از مدل ها به شرح زير اشاره دارد: [6]
  • مدل هاي شبكه
  • مدل هاي شناختي
  • مدل هاي انجمني/ ارتباطي
  • مدل هاي فلسفي
با توجه به تجربيات سازمانهاي پيشرفته در زمينه مديريت دانش، تركيب مدلهاي شبكه، فلسفي و انجمني به همراه استفاده از مدل شناختي، تركيبي مناسب براي مديريت دانش در سازمان است و محرك هاي اصلي در اين راستا؛ ارتباطات و روابط ، اعتماد ، همدلي، انجمن گفتگوي دو جانبه عميق و تكنولوژي براي دستيابي به گفتگو و برقراري ارتباط با ثبات هستند. از منظر ماهيت دانش، دانش آشكار به راحتي مورد تجزيه و تحليل و طبقه بندي قرار مي گيرد ، اما دانش ضمني در روحيه ، روان و درك انسان ها نهفته است، از اين رو، تجزيه و تحليل و طبقه بندي آن داراي دشواري هاي خاص خود است .با توجه به اهميت و نقش هر يك از اين دو نوع دانش، عده اي از اين منظر، روشهاي به كارگيري مديريت دانش در سازمان را به چهار دسته: ديناميك، انسان محور، سيستم محور و منفعل تقسيم كرده اند[3]. سازمان هايي كه از روش ديناميك استفاده مي كنند، از هر دو نوع دانش ضمني و آشكار، بهره مي گيرند و آنها را به بهترين نحو مورد توجه و استفاده قرار مي‌دهند. نتايج بررسي هاي انجام شده بر روي سازمان هاي كه روشهاي نامبرده را به كار برده اند، نشان مي دهد كه روش ديناميك، نسبت به ديگر روش ها، كارآمدي بيشتري دارد، زيرا به هر دو نوع از دانش(ضمني و آشكار) توجه دارد.
  1. معرفي مدل مرجع

    تا كنون بسياري از نويسندگان مدل هايي را در زمينه فرآيند مديريت دانش ارايه داده‌اند كه بيشتر آنها از نظر محتوايي تقريبا مشابه يكديگرند اما داراي واژه‌ها و فازهايي متفاوت هستند. در اين مدل فرض بر اين است كه مراحل و فعاليت ها اغلب هم زمان گاهي اوقات پي در پي و به ندرت در يك ترتيب خطي هستند.

    در مدل بكوويتز و ويليامز[2] اجزاي فرآيند مديريت دانش ارايه شده شامل هفت عامل: يافتن، بكارگيري، يادگيري، تسهيم، ارزيابي، ايجاد، نگهداري و حذف است كه بايد براي ايجاد سرمايه بر پايه دانش بصورت يكپارچه مديريت شوند. در ادامه راجع به هر يك از آنها توضيحاتي به شرح زير ارايه شده است.

    الف) يافتن: نكات اساس�� كه در يافتن اطلاعات درست، بايد در زمان مناسب مد نظر قرار گيرند، عبارتند از:

    • آيا همكاران مي توانند، نيازهاي اطلاعاتي خود را دقيق فرموله كنند؟

    • آيا منابع و حاملان دانش مشخص اند؟

    • آيا ابزار كمي و قواعد موجود از جستجوي اطلاعات حمايت مي‌كنند؟

    • آيا شالوده ساختار دانشي، قابل فهم بوده و خوب سازماندهي شده است؟

    ب) بكارگيري: به اين معنا است كه بتوان خلاقانه و مشتري گرايانه،‌ راه‌حل‌هاي مناسب را به دست آورد .اين امر از طريق پيشنهاد راههاي گوناگون براي استفاده از دانشهاي بالقوه انجام مي شود. نكاتي كه بايد براي تحقق اين موضوع مورد توجه باشد عبارتند از:

    • جريان آزاد ايده ها در داخل سازمان

    • همكاري تنگاتنگ بخش هاي مختلف سازمان و ايجاد مكان‌هاي (مجازي/فيزيكي) آزاد براي تبادل دانش و بروز خلاقيت در سازمان.

    پ) يادگيري: بررسي در خصوص يافتن دلايل موفقيت يا عدم موفقيت پروژه‌هاي انجام شده به منظور لحاظ كردن نتايج آن در پروژه هاي آتي براي انجام اثر بخش آنها. مواردي كه در اين زمينه بايد مورد توجه قرار گيرند، عبارت اند از:

    • ايجاد اين تفكر كه يادگيري در سازمان، به استفاده اثر بخش در عمل منجر شود

    • در تمام سازمان، جمع آوري تجربيات و آموخته ها به رسميت شناخته شود.

    ت) تسهيم: در اين فرآيند، همكاران دانش‌هاي خود را به ديگران انتقال مي‌دهند و اين امر، موجب گسترش پايه هاي دانش سازماني مي شود. در اين زمينه بايد گفت، تبادل دانش در سازمان، به زمان و بستر سازي مناسب نياز دارد، چرا كه ممكن است، اين حالت به دلايل گوناگون در برخي ازهمكاران، احساس خطر را برانگيزد. نكات اساسي در تبادل دانش، عبارتند از :

    • همكاران بر انگيخته شوند و مايل باشند كه دانش خود را ارايه دهند.

    • سيستم ها و ساختار ها از فرآيند انتقال دانش، حمايت كنند.

    • در تمام سازمان، تبادل دانش رسميت يافته و از آن حمايت شود.

    ث) ارزيابي: در اين فرآيند بايد دانش هاي موجود و نيازهاي فعلي و آتي دانش ارزيابي شوند. براي اين كار لازمست، ميزان رشد پايه‌هاي دانش و نيز دستاوردهاي سرمايه گذاري مرتبط با آن اندازه گيري شود. فاكتورهايي كه امكان اندازه گيري پايه ها ي دانش را ممكن مي سازند، عبارتند از:

    • تاثير دانش بر كارايي سازماني به رسميت شناخته شود و در تفكر استراتژيك سازماني قرار گيرد

    • انواع شاخص‌ها، معيارها و نكات اساسي در اندازه گيري ارزش دارايي هاي سازماني ايجاد شود.

    ج) ايجاد/نگهداري: بايد دانش هاي مهم و استراتژيكي در اين فرآيند توسعه يابند و دارايي هاي دانشي، نيز مورد توجه قرار گيرند. براي ايجاد و نگهداري دانش بايد عوامل زير فراهم باشد:

    • ايجاد بستر و ابزارهاي مناسب براي نگهداري دانش و خلق دانش هاي جديد.

    • روابط ميان بخشهاي مختلف به گونه‌اي طراحي و ايجاد شود تا هدف هاي مديريت دانش تحقق يابد.

    • سازمان به اين معنا پي ببرد كه استفاده از دانش ارزشمند است و بايد از آن نگهداري شده و توسعه داده شود.

    • فرم ها ،سياست ها ،دستورالعمل ها و فرهنگ سازماني ، از تعامل بين بخش هاي مختلف سازمان و نيز مابين همكاران حمايت كند. چ)حذف: در اين فرآيند، دانش هايي كه از نظر استراتژيك و كاربرد ديگر، بي معني هستند بايد از سيستم حذف يا در جايي ديگر انبار شوند اين كار به ترتيب زير انجام مي شود:

    • دانش هاي ابطال شده انبار نشوند.

    • دانش هايي كه در حال حاضر بي ارزشند، ولي در آينده احتمال استفاده از آنها وجود دارد، به صورت دسته بندي، بايگاني شوند.

سيستمهاي مشابه
  1. نظام پيشنهادات

    يكي از سيستمهاي بهره‌وري است كه به كمك آن، آراء و نظرات كاركنان به اطلاع مقامهاي بالاي شركت مي رسد و مورد توجه قرار مي گيرد. عملكرد عمده نظام مشاركت ارتقاء جريان ارتباطها از پايين‌ترين سطوح آن به بالاترين سطوح است و از طريق برقراري يك جريان ارتباط صحيح، منجر به ايجاد وحدت يا انسجام در ميان تمام افراد سازمان مي شود. اهداف اصلي از استقرار اين نظام در سازمان شامل:

    • شناسايي افراد خوش فكر، جستجوگر و ممتاز

    • تقويت احساس مسئوليت در كاركنان و ايجاد انگيزه‌هاي معنوي و مادي براي برانگيختن و بكار گرفتن توان بالاي انديشيدن و پديد آوردن راه كارهاي سازنده در كار از سوي كاركنان

    • پديد آوردن فضاي مناسب براي شكوفا كردن و بهره گرفتن از انديشه و تجربه كاركنان

    • كاهش هزينه‌هاي سازمان از طريق بهبود عملياتي و افزايش كيفيت و بهره وري همانطور كه از تعاريف و اهداف اين نظام مشخص است شباهتهاي زيادي بين آن و سيستم مديريت دانش وجود دارد. در نمونه اجرايي در يك سازمان؛ يك پيشنهاد، يك دانش تاييد نشده مي باشد كه پس از طي مراحل بررسي و تاييد ضمن برخوردار شدن از امتيازات متناسب، به منظور تكميل، توسعه و يا بهره برداري در اختيار تمامي سازمان قرار مي گيرد.

  2. مديريت مستندات

    مديريت مستندات چرخه زندگي اسناد در سازمان را كنترل ميكند. چگونگي ايجاد، بازبيني، انتشار و مصرف آنها و چگونگي ابقاء و امحاء آنها. همچنين عبارت مديريت بر كنترل بالا به پايين اطلاعات دلالت دارد. يك سيستم مديريت مستندات موثر بايستي منعكس كننده فرهنگ سازماني كه از آن استفاده مي كنند باشد. همچنين در يک سيستم مديريت دانش موثر، بخشی از دانش سازمانی که در حوزه‌های شيوه برخود با مسائل و يا شرايط و الزامات فرايند‌ها، توليد می شود جهت حداکثر شدن اثرات ناشی از آن بايستی بر اساس يک رويه سيستمی به چرخه مستندات سازمانی وارد شده و بعنوان بخشی از مفروضات موجود در حرکت های بعدی در آن حوزه مورد استفاده خودکار قرار گيرد. يك سيستم مديريت مستندات كه به خوبي طراحي شده باشد يافتن و اشتراك اطلاعات را به سادگي فراهم ميكند. اين سيستم محتوا را در يك روش منطقي سازماندهي مي كند، و شرايط لازم براي استانداردسازي رويه ايجاد و نمايش دانش درون سازمان را تسهيل مي نمايد. اين سيستم همچنين باعث توسعه مديريت دانش و پالايش اطلاعات مي گردد. اين سيستم به سازمان در برآورده ساختن مسئوليتهاي قانوني كمك خواهد كرد. اين سيستم ويژگيهايي را براي هر گام از چرخه زندگي مستند فراهم ميكند. از ايجاد قالب تا نوشتن، بازبيني، انتشار، مميزي، و سرانجام حذف يا آرشيو آن[7].

    دانش صريح سازمان كه قبلا مستند سازي شده يا به راحتي قابل مستند سازي است در يك سو و تجربه، فهم، بينش و مهارت كاركنان از يك سوي ديگر دو ركن اصلي دانش را تشكيل مي دهند. بخش دوم يعني تجربه، فهم و ... ارزشمندترين دانش در سازمان بوده و در اختيار افراد قرار دارد. وجه ملموس يا عيني دانش در قالبهاي مختلف در شكل مستندات موجود هستند، با توجه به نياز مبرم و به عنوان بخشي از نظام مديريت دانش چرخه سازماندهي و دسترس‌پذير كردن اين دانش مد نظر قرار گرفته است هر چند با توجه به گستره سازمان اين فعاليتها در حال توسعه و در چرخه بهبود مستمر قرار دارد. به عبارت ديگر مديريت مستندات جزء مكمل سيستم مديريت دانش مي باشد.

معرفي سيستم پياده سازي شده
براي طراحي سيستم مديريت دانش پرنيان چهار هدف ذيل در نظر گرفته شد:
- تلاش براي ايجاد مخازن (كتابخانه‌هاي) دانش
- بهبود دستيابي به دانش - كوشش براي ارتقاي فرهنگ ايجاد و بكارگيري دانش
- مديريت كردن دانش به عنوان دارايي در تعريف فوق مخازن دانش عبارتند از: دانش بيروني (هوش رقابتي)، دانش ساختمند دروني (گزارشهاي پژوهشي، نوشته‌ها و روشهاي مربوط به بازاريابي محصول محور) و دانش بدون ساختار دروني (پايگاههاي مباحثهاي مملو از دانش). كار سازمان با مديريت دانش بايد بر جذب مخازن دانش و جابجايي دانش بدون ساختار ضمني يا دروني به دانش ساختمند صريح بيروني تمركز كند و متوجه باشد كه دانش فردي تبديل به دانش سازماني شود. اين امر را نه تنها ميتوان توسط نياز سازمانها به اداره بهتر دانش با استقرار شايستگيهاي محوري براي افراد، شاخصهاي عملكرد ازطريق شناسايي دارائيهاي نامشهود توضيح داد، بلكه همچنين سازمانها تلاش ميكنند كه يك سازمان نوآور و سازمان يادگيرنده در يك فرهنگ تسهيم دانش تبديل شوند.
به منظور دستيابي به اهداف فوق بايستي علاوه بر ايجاد بستر نرم افزاري اقدامات ديگري نظير آنچه در ادامه آمده است انجام داد:
1- الگو بودن مديران براي توسعه و نشر مديريت دانش .
2- ترويج و فرهنگ سازي در خصوص مديريت دانش از طريق نشريات سازمان و نيز ابزار اطلاع رساني
3- ايجاد نظام پاداش براي مستند سازي تجربيات برجسته.
4- ايجاد و تكامل مستندات موجود در ساختار سيستم‌ها�� زيربنايي در حوزه‌هاي كيفيت و مهندسي
5- ايجاد دبيرخانه مركزي به منظور پيگيري و برنامه ريزي و كنترل عملكرد مديريت دانش
براي پياده سازي هر نرم افزاري بايستي ابتدا يك طرح منطقي از آن تهيه نمود. در ادامه ضمن معرفي مفاهيم پايه مديريت دانش كه در مدل اجرا شده بكار گرفته شده اند. به تشريح معماري منطقي سيستم نيز پرداخته خواهد شد.
واحد دانش (KU ): در الگوهاي مديريت متداول يك سازمان به لحاظ ساختاري و فعاليتي به بخشهايي تحت عنوان واحد سازماني تقسيم بندي مي گردد. كه هدف از آن دسته بندي مسئوليتها، تمركز روي فعاليتهاي مشخص و مجتمع سازي تعاملات درون واحدي مي باشد. همين ساختار براي مديريت سازمان از ديدگاه دانشي نيز ضروري مي نمايد. با اين تفاوت كه در اين سازماندهي تمركز بر روي نوع دانش، محدوده تحت پوشش و متخصصين و استفاده كنندگان آن مي باشند. به هر كدام از اين نواحي KU اطلاق مي گردد. تقسيم بندي حوزه ها بنا به نظر KA ميتواند بر اساس تخصصهاي مختلف در سازمان و يا فرآيندهاي کاري موجود در سازمان باشد.
موجوديت دانش (KO ): در هر واحد دانش (KU) ، انواع مختلفي از دانش وجود دارد كه بايستي شناسايي و تحت مديريت قرار گيرند. اين دانشها ممكن است در قالب اسناد مكتوب، فايلهاي الكترونيكي، اسناد كاغذي و حتي حاصل تجربه چندين سال يك تيم باشد. كه به اين نوعها KO گفته مي شود.
اطلاعات توصيفي (Metadata): براي توصيف كاملتر يك سند دانش (K) علاوه بر خود سند نياز به اطلاعاتي است كه محتواي سند را توصيف نمايند، به اين اطلاعات Metadata گفته مي شود كه در دو دسته قابل تقسيم بندي مي باشند:
اطلاعات توصيفي كلي (General Metadata): اين موارد بعد از تاييد توسط شوراي راهبري، در قالب كلي توسط KA پياده سازي مي شود. و براي همه اسناد دانش از همه انواع KO قابل دسترسي و ورود اطلاعات مي باشند.
اطلاعات توصيفي تخصصي (Special Metadata) : از آنجا كه برخي KO ها بسته به ماهيتشان نياز به اطلاعات تخصصي براي توصيف كاملتر محتوا دارند. لذا اين موارد توسط KE ها تعريف كننده هر KO قابل تعيين و براي اسناد دانش مربوط به همان KO‌ قابل ورود اطلاعات هستند.
مهندس دانش (KE ): شناسايي KO ها و استخراج و ارزيابي آنها فعاليتي است پيچيده كه نياز به تركيبي از تخصص، تجربه و آشنايي با مفاهيم مديريت دانش دارد. KE ها افرادي هستند متخصص و با تجربه كه پس از فراگيري مقدماتي از مفاهيم دانش محوري، مسئوليت شناسايي، ارزيابي، تكميل و استنتاج اطلاعات موجود و مرتبط با حوزه دانشي (KU) خود را دارند.
كاربر دانش(KW ): به کارکنان فنی و حرفه‌ای گفته می‌شود که کار آنها مبتنی بر اطلاعات است يا به عبارتی کار اصلی آنها توسعه و استفاده از دانش می‌باشد. كه در طرح ارايه شده اين عنوان به تمام كاربران سيستم اطلاق مي گردد.
دانش (K ): در صورتي كه KO ها به درستي استخراج گردند. بخش اعظمي از اطلاعات ارزشمند يك KU در قالب KOها قابل ثبت و ارايه مي باشند. به هر كدام از اين اسناد كه حاوي مجموعه اي از اطلاعات مرتبط، مهم و طبقه بندي شده ميباشد. دانش گفته مي شود.
گراف دانش (KG ): هر دانش در هر KU به صورت مستقل ثبت مي گردد. اين دانشها به لحاظ Meta Data و يا ارتباط تعريف شده براي آنها به صورت نودهاي يك گراف به هم متصل مي شوند. كه نشان دهنده روابط بين دانشهاي مختلف مي باشد. البته اين روابط منحصر به دانشهاي يك KU نبوده و قابل گسترش در كل سازمان مي باشد.
مدير دانش (KA ): از آنجا كه در موضوعيت مديريت سازمان از ديدگاه دانش KU ها يك تقسيم بندي مسطح از سازمان مي باشند. و تا حد زيادي ارتباطات و دانشهاي هر حوزه در محدوده همان حوزه شكل مي گيرند. لذا نياز به مفهومي با عنوان مدير دانش با تخصص فناوري اطلاعات براي نظارت كلي بر ابزار، اعمال سياستهاي شوراي راهبري و ايجاد ارتباطات فراحوزه اي كاملا ضروري است.
شوراي راهبري: جمعي از مديران ارشد سازمان متشكل از معاونت منابع انساني، معاونت بازرگاني، معاونت مالي، مدير تكنولوژي اطلاعات و مديران كارخانه‌ها، كه مسئوليت سياستگذاري در حوزه مرتبط با تكنولوژي اطلاعات را بر عهده دارند.

شكل 1: ساختار سازماني مديريت دانش  
در شكل (1) يك مدل شماتيك از معماري سيستم مديريت دانش ارايه گردد. منطقه مستطيل شكل يك شمايل از كل سازمان مي‌باشد. كه توسط خطوطي به حوزه هاي دانش تقسيم بندي شده است. در هر واحد دانش يك تيم مهندسي دانش قرار دارد كه مسئوليت كاوش و تفحص را براي شناسايي انواع دانش بر عهده دارد. همانطور كه مشاهده مي گردد گراف دانش در هر واحد دانش مستقل بوده و ارتباطات بين آنها از طريق مدير دانش كه تحت نظارت شوراي راهبري فعاليت مي كند، برقرار مي گردد.

شكل 2: چرخه توليد و ارزيابي دانش
ساختار عملياتي
بر اساس الگوي چرخه مديريت دانش (شكل 2) و مدل بكوويتز و ويليامز، براي اجراي سيستم مديريت دانش در سازمان، بايستي از وجوه مختلف به تحليل مساله بپردازيم. بر اين اساس به معرفي نيازمنديهاي لازم براي اجراي اين مدل از منظر اجرايي مي پردازيم. پروژه مديريت دانش با ارايه سميناري از آقاي دكتر فتحي[8] در گروه كارخانجات پارت لاستيك آغاز شد. در ادامه با استفاده از مشاوره‌هاي ايشان، و جلب حمايت مديران ارشد سازمان - به عنوان يك نياز ضروري در استقرار و تداوم نظام مديريت دانش- بر مبناي استراتژيها و اهداف سازمان، فعاليتهاي ذيل برنامه ريزي و اجرا گرديد.
الف) يافتن
به منظور ايجاد ديد مشتركي از تعريف دانش، و مديريت دانش در سازمان برنامه‌هاي ذيل اجرا گرديد: • برگزاري كارگاه هاي مختلف عمومي و تخصصي آشنايي با مفاهيم مديريت دانش در سطوح مختلف سازمان
• برگزاري همايش عمومي مديريت دانش
• تهيه مجلات و كتب مناسب براي كاركنان • تقسيم بندي سازمان به حوزه هاي دانش توسط شوراي راهبري
• انتخاب مجموعه پايلوت براي اجراي فاز اول و دريافت فيدبكها
• تعيين و آموزش اولين مهندسين دانش: اين افراد در هر دور بر اساس اطلاعات جمع آوري شده در سيستم مجددا انتخاب مي‌شوند.
• تهيه رويه و فرمهاي مربوطه در نظام كيفيت براي پيشنهاد نوع محتوي، نحوه گردش دانش به منظور تاييد
• تعريف General Metadata توسط شوراي راهبري
ب) بكارگيري
براي اينكه دانشهاي ذخيره شده به طور موثري مورد استفاده قرار گيرند. در ابتداي تمام رويه‌هاي سيستمي كه در آن اقدام جديدي صورت مي گيرد يك گام جستجو در پايگاه دانش اضافه شده است. و به منظور تشويق پرسنل به استفاده بيشتر از دانشهاي موجود، در صورتي كه اقدامي عملي به يك دانش مرتبط شود. يا به عبارت ديگر از دانشهاي موجود استفاده عملي صورت گيرد. پاداش به فرد تعلق مي گيرد. بعلاوه امكاناتي مانند: • امكان ناوبري روي اسناد دانش از وجوه مختلف (دسته بندي درختواره اي، نويسنده، نوع فايل، KU،‌ KO و ...) • امكان جستجوي پيشرفته (انتخاب يك يا چند KU، KO، نوع سند، تاريخ، كلمات كليدي و...) • جستجوي ساده • در همه نتايج جستجو صرفا آنچه كاربر دسترسي دارد نمايش داده مي شود.
پ) يادگيري
از آنجا كه همه دانشها ممكن است كامل نباشند و يا حتي مفهوم اشتباهي را منتقل كنند. لذا بعد از تاييد علمي و تجربي مهندس دانش از خرد جمعي براي بررسي صحت و كفايت دانش استفاده مي شود.
• بعد از پيدا شدن سند، كاربر مي تواند مفيد بودن يا نبودن سند دانش را تعيين كند (براي دريافت بازخورد كاربران). نتايج بازخوردها هم در بهبود جستجو و هم در بازبيني اسناد توسط تيم هاي مهندسي دانش مفيد خواهد بود.
• همچنين كاربر مي تواند در مورد سند پيدا شده، اظهار نظر كرده و پيشنهاد ارايه نمايد. بديهي است نظرات و پيشنهادات مطرح شده پس از تاييد مهندسين دانش قابل مشاهده توسط ديگران خواهد بود .
• نگهداري سوابق جستجوهاي موفق و ناموفق جهت امكان آناليز ناموفق ها براي تكميل پايگاه دانش و كاهش جستجوهاي ناموفق
• بعد از پايان جستجو و تعيين مفيد بودن نتايج توسط كاربر و بعد از تاييد تيم KE مرتبط عبارات جستجو شده را به عنوان كلمات كليدي دوم به آن سند اضافه مي شوند. اين عمل به بهبود جستجوهاي بعدي كمك خواهد كرد.
• براي كمك به بهبود جستجو تعداد دفعات visit‌ يك سند دانش نگهداري خواهد شد
ت) تسهيم
بعد از انجام جستجو، كاربر مي تواند مشكلات يا سوالاتي كه براي پاسخ به آنها جستجو مي كرده است را ثبت كند و در صورت يافتن نتيجه مناسب آنها را به هم مرتبط نمايد اين ارتباطات در امتيازدهي مفيد خواهند بود.
ث) ارزيابي
• اختصاص بخشی از امتياز تمديد قرارداد به امتياز مربوط به توليد دانش جهت کارمندان ستادی • اختصاص امتياز مثبت به مهندسين دانش (در نظر گرفتن عدد ثابت در خصوص ارزيابی دانش) • اختصاص امتياز مثبت به استفاده کنندگان کاربردی دانش (ذکر مراجع دانش در امور اجرايي) • اختصاص امتياز مثبت جهت دانش ثبت شده بر اساس تعداد دفعات مراجعه به آن • اختصاص ��متياز مثبت براي رفع اشكالات يا تكميل دانش از طريق ارايه نظرات
ج) ايجاد/نگهداري
در اين فرآيند كليه فعاليتها بر محور شناسايي دانش هاي ارزشمند‌تر، مستند سازي و نگهداشت آنها مي باشد. كه براي پوشش اين هدف نياز به طي گامهاي ذيل مي باشد:
• استخراج نوع محتوي توسط تيم مهندس دانش در هر حوزه
• تعريف Special Metadata توسط تيم مهندسي دانش براي هر نوع محتواي دانش • تعريف نقشهاي كاربري
• تعيين سطوح دسترسي براي نقشهاي تعريف شده بدين معني كه به كدام واحدهاي دانش چه دسترسي دارند و آيا مجوز ثبت سند دانش دارند يا فقط امكان استفاده از دانشهاي موجود در پايگاه دانش را دارند.
• تعريف كاربران و تعيين نقش آنها
• ثبت يك سند دانش به صورت كامل توسط كاربر. اين اطلاعات تا زمان انتشار سند فقط توسط ثبت كننده و تيم مهندسي دانش قابل مشاهده خواهد بود.
• ثبت هر سند دانش جديد بسته به اينكه مربوط به چه حوزه دانش ‌باشد، به تيم مهندسي دانش همان حوزه از طريق سرويس خبررساني اطلاع رساني مي شود.
• تيم مهندسي دانش اطلاعات را خارج از نرم افزار بررسي و نتيجه نهايي توسط نماينده آنها به همراه نام بررسي كنندگان ثبت مي گردد.
• بعد از انتشار سند، به همه استفاده كنندگاني كه نقشهاي آنها به آن سند دسترسي دارد. از طريق سرويس خبررساني اطلاع‌رساني مي گردد در صورت استقرار يك نرم افزار براي بخشي از فعاليتهاي يك سازمان، بسياري از اطلاعات آن حوزه تحت پوشش نرم افزار قرار خواهند گرفت. در اين صورت تمامي اسناد دانش مربوط به آن حوزه كه تحت تاثير نرم افزار قرار گرفته اند، بعد از استقرار آن نامعتبر خواهند شد. و فقط موارد تحليلي باقي خواهند ماند. در ضمن يك سند دانش كلي(سند راهنما) كه نشان دهنده تعريفي از سيستم نرم افزاري و حوزه هاي تحت پوشش آن است به عنوان يك سند جديد درج خواهد گرديد تا راهنماي استفاده كنندگان براي دسترسي به اطلاعات مفيد باشد.
چ) حذف
• مدت اعتبار: از آنجا كه برخي از دانشها پس از مدتي فاقد اعتبار خواهند بود. لذا امكان تعيين سياست اعتبارگذاري به تفكيك نوع محتوي دانش در سيستم وجود دارد. و پس از پايان اعتبار يك سند دانش، آن سند منقضي شده و انقضاي خود را از طريق سرويس خبررساني به تيم مهندسي دانش مرتبط اطلاع رساني مي نمايد. تا دوباره بازبيني شده و در صورت نياز اعتبار آن تمديد و يا به طور كلي از رده خارج شود. • امكان تهيه نقشه دانش ها: بدين معني كه در هنگام ثبت دانش و بر اساس اطلاعات ورودي، اسناد دانش مرتبط نمايش و امكان ايجاد لينك بين آنها فراهم گردد. بدين سان از ثبت دانش تكراري نيز جلوگيري خواهد شد.
تجربيات و نتايج اجرايي در تحليل و استقرار سيستم
يكي از اصلي‌ترين فازها در فرآيند مهندسي نرم افزار،‌ فاز استقرار سيستم نرم افزاري است. براي كسب نتايج مطلوب از طرح اجرا شده عملا همزمان با شروع طراحي، فعاليتهاي مربوط به فرهنگ سازي، اعتماد سازي و پالايش دانشهاي ثبت شده نيز آغاز شد. در ادامه به ذكر نكاتي از تجربيات حاصل مي پردازيم:
• با برگزاري چندين سمينار داخلي، شركت در سمينارهاي خارجي و دريافت نظرات مشاورين متعدد، ديدگاه مناسبي از مزيتهاي حاصل از استقرار سيستم مديريت دانش در سازمان شكل گرفت و در ادامه با انتخاب واحد تكنولوژي اطلاعات به عنوان مسئول اجراي پروژه، تحليل و طراحي معماري سيستم شروع شد.
• بعد از طراحي مدل اوليه و اعمال نظرات مشاوران، شيرپوينت 2007 به عنوان مناسبترين و منطبق ترين چهارچوب متناسب با نيازهاي سازمان انتخاب شد. و آموزش مدل سيستم همزمان با پياده‌سازي در سطوح مختلف دنبال شد.
• همگام با پيشبرد طرح و تکميل دانش مفهومی در اين پروژه پروسه انتقال آن به افراد و دريافت بازخورد نيز پيگيری می شد تا در مواردی که به عنوان مثال صرفا بخشهايي از منابع علمي به عنوان دانش ثبت شده بود. با اصلاح مدل و اضافه کردن بخش های تحليلی بهبود يابد.
• گروه کارخانجات حرکت خود را با حرکت در بخش های دانش محور مثل سازمان مهندسی شروع و با ارايه بازخوردهای موثر و ايجاد انگيزه های لازم به بخش های ديگر سازمان توسعه داد.
نتايج ارزيابي
درصد تغييرات شاخص ها از طريق دو سري پرسشنامه، كه يكي قبل و ديگري پس از پياده‌سازي سيستم توزيع شده، اندازه گيري شده است. جامعه آماري در هر دو مرحله 250 نفر از كاركنان يكي از شركتهاي گروه مي باشد كه پياده سازي به صورت كامل در آن انجام شده است. درجه اعتبار پرسشنامه ها 0.98 مي باشد. لازم به ذكر است پاسخ ها به صورت گزينه هاي طيفي مطرح شده و به صورت (خيلي كم 1، كم 2، متوسط 3، زياد 4، خيلي زياد 5) از كيفي به كمي تبديل شده است.

عنوان شاخص

مقدار قبل از سيستم

مقدار بعد از سيستم

اطلاع از دانشهاي موجود در سازمان

21%

54%

تبادل دانش با ساير سازمان

35%

72%

شناخت بهترين خبره براي سوالات

18%

68%

انجام كارها به صورت گروهي

16%

25%

انجام كارها بر اساس تجارب شخصي

81%

62%

افزايش دانش شخصي با فعاليت در سازمان

56%

75%

تاثير پايگاه دانش در بهبود فرآيندها

27%

57%

اطلاع سازمان از نقاط ضعف دانش خود

42%

69%

نتيجه‌گيري
در اين مقاله به بررسي و مطالعه پياده سازي سيستم مديريت دانش پرنيان به عنوان يك مجموعه صنعتي ، با توجه به شرايط فرهنگي آن، پرداخته شد. با توجه به نتايج مطلوب به دست آمده پس از پياده سازي سيستم، به نظر مي رسد كه آغاز به كار با ابزار نرم افزاري و ايجاد انگيزه توسط آن در عين توجه كامل به حوزه فرهنگ و ساختار ، تاثير بسزايي درروند ايجاد تدريجي فرهنگ دانش محور دارد كه خود اصل مهمي در پذيرش از جانب كاركنان است. همچنين يكي از مهم ترين دلايل رشد بالاي اين شاخصها، بكارگيري نظام انگيزشي كه اختصاص پاداش مالي جهت تشويق دانشكاران مي باشد، بوده است. با توجه به اين اصل كه پاداش هاي مالي پايين ترين سطح نياز هاي افراد را شامل مي شود، مي بايست در نظر گرفت كه در يك مدل ايده آل مديريت دانش اتكاي صرف به پاداش هاي مالي مطلوب نمي باشد، هر چند كه در ابتداي كار بسيار مناسب است . اما لازم است با ادامه روند فرهنگ سازي، دانشكاران را به سطوح بالاتري از سلسله مراتب نياز ها سوق داد . بدين معنا كه افراد دانش را به دليل اعتقاد به ارزشمند بودن آن و ارزشي كه از آن براي خود و سازمان كسب مي‌كنند، وارد سيستم كرده و اقدام به انتشار و تبادل آن نمايند.
منابع
[1] www.microsoft.com/Sharepoint/default.mspx
[2]افرازه عباس؛ مديريت دانش، مفاهيم، مدل ها، اندازه گيري و پياده سازي مولف، انتشارات دانشگاه صنعتي امير كبير، 1384
[3] C McInerney - Journal of the American Society for Information Science and …, 2002
[5] North, K. probst G, Romhard, T.K. Wissen messem  Ansaetze, Erfahrungen und K Ritische
Fragen in, Zfo ٣/  ١٩٩٨ pp ١۶۶  ١۵٨ , ١٩٩٨
[6] NK Kakabadse, A Kakabadse, A Kouzmin - Journal of Knowledge Management, 2003
[7] http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263142(TechNet.10).aspx
پانویس
----------------------------

[1] Knowledge Unit
[2] Knowledge Object
[3] Knowledge Engineer
[4] Knowledge Worker
[5] Knowledge
[6] Knowledge Graph
[7] Knowledge Administrator
[8] Navigate
[9] RSS
 

آشنایی باشیرپوینت 2010

آشنایی باشیرپوینت 2010
بالاخره بعد از زمزمزه های بسیار شیرپوینت ۲۰۱۰ معرفی شد و اکنون تمام کارشناسان و طرفداران این ابزار منتظر ارائه نسخه آزمایشی شیرپوینت ۲۰۱۰ در اواخر سال جاری میلادی می باشند. البته چند وقت قبل نیازمندی های سخت افزاری این ابزار از طرف مایکروسافت اعلام گردید که در نهایت معلوم شد که شیرپوینت ۲۰۱۰ تنها بصورت ۶۴ bit ارائه می شود. اما شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای چه قابلیتهایی است و چه امکانات جدیدی را ارائه می دهد؟ برای پاسخ به این سوال ابتدا قابلیتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ را مرور می کنیم. همانطور که احتمالا بخاطر دارید برای شیرپوینت ۲۰۰۷ شش حوزه کاربرد مطابق شکل زیر اعلام شده بود:
اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ تغییراتی به چشم می خورد:
Sites
مقایسه این دو شکل مشخص می کند که رویکرد خدمات شیرپوینت از تمرکز بر قابلیتهای تکنولوژیک به سمت این موضوع معطوف شده که چطور این تکنولوژیها می تواند نیازهای کاربران و سازمانها را برآورده کند. اما برای مطمئن شدن از تفاوتهای شیرپوینت ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ باید منتظر ماند تا نسخه آزمایشی این محصول از طرف مایکروسافت ارائه شود.
این امکان را می دهد تا کاربران بتوانند اطلاعات را با دیگر کاربران، همکاران خارجی و یا مشتریان به اشتراک بگذارند. Communities به کابران این امکان را می دهد تا با روشهای جدید با دیگر کاربران همکاری کنند.
Contents
با استفاده از این قابلیت می توانید محتویات را از لحظه ایجاد تا از بین رفتن مدیریت نمایید. Search امکان جستجوی اطلاعات و افراد در هر مکان
Insights
ظاهرا این قابلیت با قابلیت Business Intelligence یا ساخت داشبوردها جایگزین شده است.
Composites
امکان ساخت راهکارهای پویای متناسب با نیازهای کسب و کار. این بخش در تکمیل قابلیت Business Process & Forms در شیرپوینت ۲۰۰۷ ارائه شده است.
رابط کاربری جدید:
بدون شک کابران شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه جدیدی در رابط کاربری خواهند داشت. استفاده از ریبون در این نسخه که در مجموعه آفیس ۲۰۰۷ معرفی شد باعث می شود تا کاربران در محیطی آشنا فعالیت نمایند.
پشتیبانی از چندین مرورگر اینترنت
ازآنجا که استفاده از شیرپوینت ۲۰۰۷ در مرورگرهای غیر از اینترنت اکسپلورر کاربران را دچار مشکل می کرد، اکنون مایکروسافت اعلام کرده که شیرپوینت ۲۰۱۰ از مرورگرهای فایرفاکس و سافاری پشتیبانی خواهد کرد.
Dialogs
یکی از مشکلات اصلی در شیرپوینت ۲۰۰۷ وجود پست بک های زیاد و انتقال کاربر به صفحات دیگر است. اما در شیرپوینت ۲۰۱۰ برای انجام عملیات مختلف یک Dialog Box باز می شود و صفحه پشتی خاکستری خواهد شد.
Silverlight
شیرپوینت ۲۰۱۰ دارای وب پارتهای مبتنی بر سیلورلایت می باشد که این کار باعث آسانی استفاده از قابلیتهای این تکنولوژی در شیرپوینت خواهد شد. هماهنگی با Visio Visio یکی از ابزارهای پرکاربرد مستند سازی می باشد. اکنون با هماهنگی شیرپوینت و Visio می توان فایلهای Visio را بصورت مستقیم در شیرپوینت منتشر نمود.
Sharepoint Designer
رایگان بودن این ابزار کماکان ادامه خواهد داشت و Designer بعنوان ابزار اصلی سفارشی سازی شیرپوینت خواهد بود اما بهبود چشمگیری در قابلیتهای Workflow و مدل کار ابزار اعمال شده است.
Business Connectivity Service
قابلیتهای Business Data Catalog در شیرپوینت ۲۰۱۰ بهبود چشمگیری داشته است و به شما اجازه می دهد تا براحتی به دیگر ابزارهای خارج از شیرپوینت متصل شوید. ظاهرا قابلیتهای این بخش بصورت Content Type و بعنوان External Content Type در شیرپوینت تعریف خواهد شد.
Sharepoint Workspace
با قابلیت فضای کاری شیرپوینت می توانید محتویات شیرپوینت را بصورت آفلاین استفاده نمایید. این قابلیت جایگزین ابزار Groove در آفیس ۲۰۰۷ شده است.
جستجو
ایده مایکروسافت در استفاده از قابلیتهای جستجو بدست آوردن نتایج درست در اولین صفحه مورد جستجو می باشد. جستجو در شیرپوینت ۲۰۱۰ تقویت شده و قابلیتهای بیشتری برای جستجوی افراد اضافه شده است.
پشتیبانی از Rich Media
استفاده از Silverlight، نمایش ویدئو و یا به اشتراک گذاری اسلاید در شیرپوینت ۲۰۱۰ تجربه ای جدید و متفاوت خواهد بود. آنچه مشخص است نگرش جدیدی به مبحث انتشار صوت و تصویر در شیرپوینت ۲۰۱۰ وجود خواهد داشت.
ویرایش تحت وب
امکانات جدید در ویرایش شیرپوینت بصورت تحت وب به کاربران امکان خواهد داد تا بسادگی سایتهای شیرپوینت را ویرایش و سفارشی نمایند.
سوالات و جواب هایی در مورد شیرپوینت 2010
آیا این ها همه امکاناتی بود که شیرپوینت 2010 داشته؟
-این ها تنها بخش کوچکی از امکاناتی بود که در شیرپوینت 2010 عرضه می شود  و شیرپوینت 2010 با امکانات بیشتری عرضه خواهد شد.
 چگونه می توان برای شیرپوینت 2010 آماده شد؟
-بهترین راه شروع شیرپوینت 2010 استفاده از شیرپوینت 2007 و چگونگی اطلاع از عملکرد آن است.
منبع:وب سایت امیرمهرانی و بلاگ رسمی شیرپوینت
 

ارتقا سرویس هاستینگ شیرپوینت فارسی

شرکت پرنیان به منظور ارائه بهتر خدمات در حوزه هاستینگ شیرپوینت فارسی، با همکاری شرکت آفتاب، اقدام به ارتقا سرورهای هاستینگ شیرپوینت فارسی نمود. این ارتقا باعث افزایش سرعت بارگزاری سایت های زون هاستینگ (هاستینگ شیرپوینت فارسی) شده است. 
 
  در بررسی های صورت گرفته توسط متخصصان پرنیان مشخص شده است که سرویس های زون دارای کیفیت و پایداری بسیار بالایی هستند و با توجه به میزبانی این سرورها در داخل کشور بستر امن و قدرتمندی برای سازمان ها فراهم نموده اند.
برخی از مشتریان زون به شرح زیر می باشند:​
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

وبلاگ پرنیان، کاندیدای بهترین وبلاگ رسمی شرکتها در سومین جشنواره وب ایران

 وبلاگ پرنیان در سومین جشنواره وب سایت‌های ایرانی، کاندیدای بهترین وب سایت در بخش "بهترین وبلاگ رسمی شرکت‌ها" اعلام شده است. لیست دیگر وب سایت‌های کاندیدا را از این آدرس ممی‌توانید مشاهده کنید. در طول مدت کوتاهی که از آغاز به کار وبلاگ پرنیان می‌گذرد سعی کردیم تا از وبلاگ به عنوان دریچه‌ای برای معرفی شرکت‌ و فعالیت‌هایش و حوزه کاری شیرپوینت استفاده کنیم. 


ضرب المثل کوزه گر از کوزه شکسته آب می‌خورد درباره شرکت‌های نرم افزاری بیش از دیگران کاربرد دارد. اغلب شرکت‌ها، حتی از نرم افزارها و محصولات خودشان استفاده نمی‌کنند چه برسد به وبلاگ شرکتی و  تلاش برای ارتقاء روش‌های برقراری ارتباط با مشتریان و معرفی راهکارها و محصولات. در پرنیان سعی می‌کنیم اینطور نباشیم. اگر در زمینه شیرپوینت کار می‌کنیم و آن را مناسب‌ترین ابزار برای پورتال‌های سازمانی می‌دانیم، خودمان هم برای اشتراک دانش و مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و کارهای شرکتی از پورتال داخلی مبتنی بر شیرپوینت استفاده می‌کنیم. وبلاگ پرنیان هم همین طور است:   در وبلاگ پرنیان، گاهی نیاز یک مشتری باعث شده تا نوشته‌ای فنی در وبلاگ بنویسیم و برای رفع نیاز مشتری هم لینک همان نوشته را ارسال کنیم. گاه از سرویس‌ها و برنامه‌هایی که در حال آماده کردنشان هستیم گفتیم و گاهی هم از مسائل گوناگون در حوزه نرم افزار.  به هر حال کاندیدای بهترین وبلاگ رسمی شرکتی شدن را به فال نیک می‌گیریم و امیدواریم بتوانیم در مسیر وبلاگهای شرکتی (و به خصوص وبلاگ‌ شرکت‌های نرم افزاری)، در کنار سایر شرکت‌ها و همکاران الهام بخش باشیم.

 

پرنیان در مسابقه بین المللی شیرپوینت 2013

بعد از ارایه نسخه Preview آفیس و شیرپوینت 2013 و با توجه به گستردگی بازار استفاده از این محصولات و امکان توسعه Add-on و Web Part و... برای آنها، مایکروسافت نیز مانند اپل تصمیم گرفته است فروشگاهی جهت عرضه App (اپ)های مربوط به این محصولات آماده نماید. برای شروع با برگزاری مسابقه ای در این خصوص از همه توسعه دهندگان دعوت شده است تا ایده های خود را به صورت App عرضه نمایند.
 
برای شرکت در این مسابقه باید app مورد نظر را تا 20 نوامبر 2012 در سایت sellerdashboard.microsoft.com بارگذاری نمود. جوایز این مسابقه برای نفر اول 10 هزار دلار جایزه نقدی به علاوه امکان ملاقات با یکی از مدیران مایکروسافت و گرفتن مشاوره از یکی از مدیران تیم برنامه نویسی مایکروسافت است.
پرنیان نیز به عنوان برترین ارایه کننده محصولات فارسی مبتنی بر شیرپوینت در این مسابقه شرکت می نماید.
 

آخرین نظرات

Comment RSS