ابزار ذخیره سازی اطلاعات فرم Infopath در شیرپوینت

یکی از مشکلاتی که در کار با فرم های Infopath در شیرپوینت وجود دارد این است که داده هاي Infopath به فرمت Xml ذخیره می شود ولی در برخی از کارها نیاز به داده های رابطه ای (مانند پایگاه داده یا لیست شیرپوینت) می باشد .
برای رفع این مشکل در پرنیان ابزارهایی ایجاد شده که کار انتقال اطلاعات فرم های Infopath به کتابخانه اسناد و لیست شیرپوینت را ساده می کند .
این ابزارها عبارتند از :
  1. InfopathMapMaker پرنیان که فیلدهای درون فرم Infopath و نوع آنها را از فایل xsn به صورت خودکار استخراج می نماید .
  2. InfopathDbMaker پرنیان که فایل تولید شده توسط InfopathMapMaker را دریافت کرده و ستونهای مربوط به کتابخانه اسناد (master) و همچنین لیستها (detail جهت ذخیره سازی اطلاعات repeater ها) را ایجاد می کند .
  3. ابزار InfopathSave پرنیان که یک event handler می باشد و در زمان ذخیره شدن یک فرم Infopath در کتابخانه اسناد اطلاعات فرم Infopath را استخراج و در کتابخانه اسناد و لیست های شیرپوینت ذخیره می نماید .

ذخیره شدن اطلاعات Infopath در لیست های شیرپوینت امکانات زیر را برای شما فراهم می کند .

  1. امکان فیلتر و جستجو
  2. امکان ساختن نما (view) بر مبنای اطلاعات فرم Infopath
  3. امکان استفاده از این اطلاعات در ابزارهای گزارش گیری مانند Reporting Service و ساختن گزارشات متنوع

نمونه ای از فایل Map ایجاد شده توسط ابزار InfopathMapMaker در زیر آمده است :

پیکربندی ذخیره سازی فرم های Infopath

 

ساز و کار تعامل نظام پيشنهادها و مدیریت دانش(قسمت دوم)


تاریخچه مدیریت دانش
انسان تا کنون دو دوره اقتصادی را پشت سر گذاشته است . زمانی اقتصاد بشری مبتنی بر کشاورزی بود . پس از آن با ابزارگرایی و آشنایی با اعجازی که علوم مکانیک و سپس برق ایجاد نمود ، ددوره اقتصاد صنعتی پایه گذاری شد . در این دوره ها زمین و کار به عنوان اصلی ترین عناصر و سرمایه های آدمی تلقی می شدند . " توانگر" نیز به کسی اطلاق می گردید که بیشترین بهره مندی را از این دو نوع دارایی داشت . اما عصری که در آن زندگی می کنیم ، بدون تردید در هیچ کدام از دو عصر کشاورزی و صنعتی نمی گنجد. اگر چه کماکان زمین و کار دو مزیت مناسب در برتری جویی ها محسوب می شوند ، اما در عصر کنونی ، که به عصر " اطلاعات و دانش " موسوم شده است ، مزیت اصلی در " سرمایه دانشی" نهفته است . هم اکنون برگترین شرکتهای دنیا ، برتری اصلی خود را نه در دارایی های انباشته ناشی از کارخانجات و حتی بازار بزرگ ، بلکه در " دانش در جریان فرآیندهای خود " کسب نموده اند .
نمودار شماره 2 نشانگر حضور " نیروی کار "، " سرمایه " ، " زمین " و " دانش " در سه اقتصاد مذکور می باشد . همچنان که ملاحظه می شود ، اقتصاد امروز آنچنان بر پایه دانش شکل گرفته که از آن به عنوان " اقتصاد دانش محور " یاد می شود .
در مقاله پیش رو سعی بر تبیین مفاهیم کاربردی سیستم های نظام پیشنهادها و مدیریت دانش و همچنن تشریح چگونگی برقراری ارتباط میان آن دو در راستای اهداف یک سازمان می باشد .
تمامی این مسائل و وضوح تغییرات ایجاد شده در روند اقتصاد جهانی و توجه صنایع و شرکت های پیشرو به حفظ موقعییت خود در بازار جهانی ، باعث خلق مفهوم و دانش جدید تحت عنوان مدیریت دانش گردیده است . مدیریت دانش ، علم باقی ماندن و پیشرفت کردن در عصر جدید است و مسلح نشدن به آن به مثابه عدم استفاده از ماشین آلات کشاورزی و استفاده از گاوآهن در قرن بیستم می باشد . جهت شفاف تر شدن در دنباله مطلب چگونگی مطرح شدن بحث های مرتبط با مدیریت دانش ارائه می گردد .
کارل اریک سیوبی ( Karl Siveby ) حسابداری سوئدی ، در دهه 90 میلادی زمانی که مشغول ارزیابی ترازنامه مالی چند شرکت بزرگ سوئدی بود . متوجه نکته جالبی شد . بسیاری از این شرکت ها پس از انجام عملیات طولانی حسابداری ، ارزشی در حدود چند کرون سوئد و حتی یک کرون نشان می دادند . حال آنکه قیمت واقعی این شرکت ها که سهامداران حاضر به فروش آن بودند ،بسیار بیشتر از قیمتهایی بود که سرمایه حسابداری نشان می داد .
سیوبی پس از بررسی های مختلف متوجه گردید که بخش اعظم از این اختلاف ( اختلاف بین ارزش شرکتتها در بازازر سهام وقیمت داراییهای مشعهود این سازمانها ) به " سرمایه های دانشی " درون سازمان بر می گردد و برخاسته از توان دانشی این سازمان در حل مسائل تخصصی شان است . اما نکته جالب وارد نشدن این دارایی ها در ترازنامه های حسابداری بود ، چراکه اساساً چیزی تحت عنوان مفهوم " سرمایه های نا ملموس " وجود نداشت .
از سال ها پیش ( تقریباً از جنگ جهانی دوم ) محدود بودن " سرمایه های نا ملموس " و فیزیکی و نیاز به افزایش برنامه ریزی شده آنها ، منجر به خلق شاخه های علمی مختلف شده بود . به عنوان مثال ، برنامه ریزی خطی و پژوهش عملیاتی ، مکان یابی و تخصیص ، طراحی کارخانه ، تعمیرات و نگهداری ، بهره وری ماشین آلات ، برنامه ریزی تولید و . . . همگی در جهت مدیریت سرمایه های ملموس ایجاد شده بود . اما سرمایه های نا ملموس تا آن زمان مورد توجه قرار نگرفته بود .
فعالیت سیبویی و پس از آن بک من ( Beck Man ) ، نوناکا ( Nonaka ) ، ویگ ( Wig ) و . . . باعث گردید ، توجه صنعت گران و عالمان علوم صنعتی به سرمایه ایی بس عظیم ، یعنی سرمایه ای که با وجود تولید اکثریت ارزش افزوده کالا ، کمتر مورد مدیریت و ساماندهی و برنامه ریزی افزایشی قرار می گرفت ، جلب شود .
این مساله وقتی روشن می شود که بدانیم در جهان امروز ، در برخی از دانشهای پایه ، در هر 5 سال و نیم دانش جدید دو برابر دانش موجود ظهور پیدا می کند و در هر روز 3 فرمول شیمیایی و . . . ایجاد می شود .
مفوم مدیریت دانش ( Knowledge Management )
است قبل از آنکه به توضیح مدیریتدانش بپردازیم این سوال به وضوح پاسخ داده شود که اصلاً دانش چیست که مدیریت دانش چه باشد .
لذا به منظور درک بهتر مفهوم دانش و مدیریت دانش ضروری است در ابتدا به بررسی مفاهیم داده ( DATA ) ، اطلاعات ( INFORMATION ) و دانش ( KNOWLEDGE ) و تفاوت و ارتباط میان آنها بپردازیم . عبارات اطلاعات و داده ، گاهی به جای عبارت دانش استفاده می شوند . اما آنها در واقع مفاهیم متفاوتی دارند . درک تفاوت آنها برای انجام یک کار دانش محور بسیار مهم و حیاتی است . لذا به ارائه تعاریف هریک از آنها می پردازیم .
داده :
داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص بدون ارتباط با دیگر چیزهاست . در حقیقت ، داده ها حقایق و واقعیت های خام هستند . داده ها منعکس کننده تعاملات و مبادلات کامل و واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء نا چیز از آنها یاد می شود . این اجزاء در پایگاههای داده ، ذخیره و مدیریت می شوند .
داده ها حداقل متن را دارند و به تنهایی مفهوم موضوع بزرگتری را القا نمی کنند، تا زمانی که مورد پردازش واقع شوند . JAN و100110 و 12 نمونه هایی از داده هستند . بدون ارائه توضیحات بیشتر ، هیچ برداشتی از این سه داده صورت نمی پذیرد . هریک از این داده ها ممکن است بیانگر زمان ، مقدار ، وزن ، مبلغ ، اندازه ، ماهی از سال و . . . باشند .
اطلاعات :
اضافه کردن زمینه و تفسیر به داده ها و ارتباط آنها به یکدیگر ، موجب شکل گیری اطلاعات می شود . به بیان دیگر اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است . اطلاعات در حقیقت داده های خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی ، ذخیره ، پالایش ، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند . می توان با بررسی اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت . اطلاعات معمولاً شکل اعداد و ارقام ف کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود می گیرند و اعداد و گزاره ها را بصورت خلاصه ارائه می کنند .
دانش :
اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعات می گردد . خلاصه سازی هر چه بیشتر اطلاعات اولیه به دانش منجر می شود . دانش را در این حالت می توان بینش های حاصل از اطلاعات و داده هایی تعریف کرد که می تواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد . دانش به حداقل رساندن جمع آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات . دانش کارآمد کمک می کند تا اطلاعات و داده های نا خواسته حذف شوند .

دانش یک ادراک و فهم است که از طریق تجربه ، استدلال ، درک مستقیم و یادگیری حاصل می شود . زمانی که افراد دانش خود را به اشتراک می گذارند ، دانش هریک افزایش می یابد و از ترکیب دانش یک فرد با افراد دیگر ، دانش جدید حاصل می شود . ( شکل 1 )
برخی دانش را صرفاً اطلاعات دانش می دانند . در نظر این افراد ، دانش ، ارزیابی واقعی است . مثلاً اینکه سرمایه سرکت های رقیب ما چقدر است ؟ یا استراژی هایی اتخاذ شده توسط آنها را جزو دانش به شمار می آورند . برخی دیگر ، دانش را تنها محدود به مهارتها و تخصص های کاربردی می دانند . در نظر اینها ، مهارت تراشکار و یا مهارت تدریس یک استاد دانشگاه ، مصادیق واقعی دانش هستند .
اما واقع امر این است که همه این موارد ، مصادیقی از دانش هستند . به طور خلاصه ، هرگونه اطلاعات پردازش شده که در جهت تحقق اهداف ما مفید باشد . دانش به حساب می آید .
از منظر دیگر ، برخی متخصصین دانش را به 4 دسته تقسیم می کنند :
  1. دانش چه چیزی ( Know What )
  2. دانش چرایی ( Know Why )
  3. دانش چگونگی ( Know How )
  4. دانش چه کسی ( Know who )
مثلاً در خصوصی موضوعی مانند " زلزله " :
  • دانش چه چیزی شامل این می شود که بدانیم زلزله در چه محل هایی و با چه قدرتی رخ داده است
  • دانش چرایی علت فیزیکی این رخداد را ارائه می کند . مثلاً می گوید زلزله رخ داده است زیرا لایه های سطحی پوسته زمین با یکدیگر تماس پیدا کرده اند .
  • دانش چگونگی مثلاً برای جلوگیری از زلزله یا کاهش تلفات ناشی از زلزله چه باید کرد یا به تعبیر دیگر چگونه می توان تلفات ناشی از زلزله را کاهش داد .
  • دانش چه کسی به این سوال پاسخ می دهد که چه متخصصینی مهارت پیش بینی زلزله را دارند یا اینکه چه کسانی می توانند در کاهش تلفات زلزله به ما کمک کنند .
از منظر دیگر ، دانش به دو دسته
تقسیم می شوند :
  1. دانش آشکار ( Explicit Knowledge ) : دانشی است که در قالب نوشته ها ، فیلم ، صوت ، عکس ، تصویر و حتی کلام قابل انتقال است . گاهی از آن به عنوان دانش کد شده ( Codified Knowledge ) هم یاد می شود .
  2. دانش ضمنی ( Tacit Knowledge ) : انواعی از دانش نظیر مهارت ، بصیرت ، تجربه ، بینش و شهود است که به راحتی قابل کد کردن نیسشتند . انتقال این دانش بیشتر با انتقال افرادی که این نوع از دانش را دارند از جایی به جای دیگر ، صورت می پذیرد .
خرد ( Wisdom ) :
آخرین مرحله ، حرکت از دانش به خرد و کمال است . خرد همان کاربرد دانش است . به عنوان مثال اگر شخصی اثر غذای پر چرب را در چاقی بداند اما بدون توجه به آن در خوردن غذای پر چرب پرهیز نداشته باشد ، فرد خردمندی نیست . زیرا از دانشی آگاهی داشته که آن را به کار نگرفته است .
هرم دانش :
با توجه به تعاریف و مفاهیم فوق می توان هرم دانش را ترسیم کرد . داده ها در پایین ترین سطح و خرد در راس هرم قرار دارند . برخی اختلاف نظرها درباره جزییات وجود دارد ولی در کل ، وفاق عمومی در باره حرکت و ترکیب کلی هرم دانش وجود دارد . ( شکل 2 )

 

اجراي موفق پروژه هاي شيرپوينتي : رويا يا واقعيت؟


ميزان موفقيت هر پروژه شيرپوينتي به عوامل مختلفي بستگي دارد. مهم ترين فاكتورهايي كه سازمان ها جهت سنجش موفقيت نهايي يك پروژه مدنظر قرار ميدهند چگونگي اجراي آن با توجه به زمان، هزينه و كيفيت كار است. البته بايد توجه داشت كه درك موفقيت هاي ناشي از به كار گيري شيرپوينت توسط موسسات اقتصادي نياز به زمان دارد.
با اين مقدمه و همچنين استفاده قابل توجه از شيرپوينت در بسياري از سازمان ها، با به بازار آمدن MOSS2007 مشكلاتي به وجود آمد. شيرپوينت به عنوان بستر تعاملي مايكروسافت، در چرخه حيات پروژه يك يا چند مورد از معيارهاي موفقيت را تحت تاثير قرار ميدهد.
نويسنده مقاله (با داشتن بيش از 7 سال سابقه و برنده شدن در بسياري از مناقصات و همچنين مديريت توسعه شيرپوينت در موسسات اقتصادي كوچك و بزرگ و در بخش هاي گوناگون صنعت و در بعضي موارد كمك به سازمان ها در به پايان رساندن پروژه هاي ناتمام) دراين مقاله به بررسي دلايل عدم موفقيت پروژه هاي شيرپوينت و آموزش علاقه مندان از طريق اشتراك دانش و تجربه خواهد پرداخت. همچنين به منظور افزايش آگاهي بر بعضي موارد تاكيد بيشتري خواهد گرديد تا در پروژه هاي شير پوينتي با برنامه ريزي درست به موفقيت بيشتري دست پيداكرد.
چرا به نتيجه رساندن پروژه هاي شيرپوينتي مشكل است؟
  • تعريف ضعيف از دامنه كاربرد
  • نبود فرهنگ مناسب پروژه در موسسات اقتصادي
  • مديريت ضعيف گروه هاي ذي نفع
  • نظارت ضعيف بر پروژه
  • مهارت كم در مديريت پروژه
  • برنامه ريزي ضعيف
  • عدم مديريت و تشخيص مناسب احتمال زيان و تغيير
علاوه بر موارد فوق، دلايل ديگري نيز وجود دارند كه سازمان ها بايد از وجود آنها آگاه شوند.
جزئيات دلايل عدم موفقيت در پروژه هاي شيرپوينتي
 در اين جا به بررسي بعضي ديگر از دلايل مهم شكست پروژه هاي شيرپوينت مي پردازيم كه سازمان بايد از آنها آگاهي داشته و با توجه به آنها برنامه ريزي نمايند تا موفقيت در گسترش استفاده از شيرپوينت افزايش يابد:
دست كم گرفتن دامنه كاربرد پروژه
معمولا سازمان هاي متوسط و بزرگ موفق به برنامه ريزي و تخصيص مناسب بودجه براي پروژه ها نميشوند كه اين امر در ارتباط با شيرپوينت نيز صادق است. اين مسائل بيشتر در موارد زير نمود پيدا ميكند:
  •  فعاليت هاي فشرده اقتصادي استراتژيك و عملكردي
  • نظارت بر شيرپوينت
  • توانائي هاو منابع تيم پروژه
  • برنامه ريزي و طراحي
  •  زيرساخت (به منظور حمايت از كار گروهي خارجي و داخلي)
  • نوشتن برنامه ،تست و تحويل (بويژه جهت توسعه با امكانات سفارشي)
  •  انتقال اسناد و محتوا از فايل هاي به اشتراك گذاشته شده و اينترانت هاي موجود و ساير برنامه هاي بنگاه هاي اقتصادي (مانند پايگاه داده ها و غيره)
  • مديريت تغيير وانتشار
  •  فعال سازي و افزايش سازگاري كاربر
  •  بخش پشتيباني IT وپشتيباني كاربر
موفقيت هاي سريع" موسسات اقتصادي جهت اثبات ارزش شيرپوينت
اكثر اوقات، در ابتدا شيرپوينت به عنوان جايگزيني براي اينترانت معرفي مي شود كه به خوبي نيز از عهده آن بر ميآيد. اما بيشتر موسسات اقتصادي در برنامه ريزي هايشان توسسعه وي‍‍ژگي هاي مناسب براي اينترانت را به عنوان نقطه شروع كار مد نظر قرارنمي دهند.
چنين " موفقيت هاي سريعي" در عمل به نسبت كمترند اما در عين حال در جهت بالا بردن انگيزه و افزايش پشتيباني موسسات اقتصادي بزرگتر بسيار ارزشمند هستند و البته استفاده از شيرپوينت در اين موسسات اقتصادي چيزي بيشتر از يك راهكار جايگزين براي اينترانت خواهد بود. پس شايسته است موسسات اقتصادي به كارگيري و توسعه شيرپوينت را جزئي از اهداف استراتژيك سازمان و به عنوان عامل كليدي در بهبود فرآيندهاي كسب و كار مد نظر قرار دهند.
 چنين "موفقيت هاي سريعي" بايد سريع شناسايي شده و به عنوان يك برنامه خروجي همزمان با اجراي پروژه اوليه برنامه ريزي شوند كه نشان دهند كه استفاده از شيرپويت نه تنها در ابتداي كار باعث موفقيت ميشود بلكه ادامه اسنفاده از آن در موسسات اقتصادي باعث بهبود در عملكرد نيزميگردد.
البته برنامه ريزي و مديريت بلند مدت پروژه هاي شيرپوينت را نبايد ناديده گرفت.
در ابتداي كار بيشتر موسسات اقتصادي ، به برنامه ريزي بلند مدت و بويژه معماري اصلي جهت پشتيباني از تغييرات بالقوه در آينده توجه نميكنند. لذا اين نياز بالقوه به سرمايه گذاري مجدد در زيرساخت بعدا هزينه برخواهد شد مانند زماني كه شما ميخواهيد يك اكسترانت راه اندازي كنيد و يا با محتواي واحدهاي تجاري ديگر يكپارچه شويد.
مهم است كه تغييراتي را كه در آينده در زيرساخت و معماري اصلي شيرپوينت انجام خواهد شد را هم اكنون مدنظر قرار دهيد. اين كار از هدر رفتن سرمايه ها و زحمات جلوگيري مي كند.
نبود تجربه شيرپوينتي در تيم پروژه
آيا از نيروهايي استفاده ميكنيد كه تاكنون با شيرپوينت كار نكرده اند؟ آيا از برنامه نويسان شيرپوينت يا مشاورين شيرپوينت و يا هر دو استفاده ميكنيد؟ و يا از معمار شيرپوينت، تحليل گر اقتصادي، طراح وب يا مديرپروژه با تجربه در شيرپوينت كمك ميگيريد؟
در بسياري پروژه هاي بزرگ، تمام اين منابع نياز هستند و در هم آميختن اين نقش ها و تجارب نيروها يكي از دلايل اصلي شكست پروژه هاست، زيرا برنامه ريزي پروژه در تخصيص منابع به خوبي مديريت نشده است و در ابتدا، تيم آن را دست كم گرفته است.
ويژگي هاي شيرپوينت بسيار زياد است و اغلب اعضاي تيم تجربه كافي در ارتباط با امكانات و ويژگي هاي اصلي محصول را ندارند، اين امكانات و ويژگي ها زيرساخت اصلي جهت پشتيباني از اجراي پروژه هاي بزرگ مي باشد. بنابراين شناخت موانع و مشكلات ضروري بوده و باعث ميشود كه منابع و امكانات صحيح را بدست آوريد و بفهميد كه آيا استفاده از يك نيروي مشاور/ برنامه نويس مي تواند نيازها را برآورده سازد. عدم كنترل صحيح منابع باعث ميشود تلاش هاي صورت گرفته براي رساندن پروژه به ضرب العجل ها باعث پيچيدگي بيشتر پروژه گردد به گونه اي كه تلاش هاي نهايي جهت تكميل سيستم عملا باعث صرف هزينه بيشتر و بدتر شدن اوضاع ميگردد و به خاطر يك تجربه اوليه ضعيف يك پايگاه استراتژيك ارزشمند به حال خود رها ميشود.
نبود تجربه تحويل در مديريت پروژه شيرپوينت
مديريت پروژه هاي شيرپوينت و داشتن تجربه زياد و مرتبط بسيار ارزشمند است. اغلب بخش IT و مشاوره بيروني باعث ميشوند كه اينگونه به نظر برسد كه شيرپوينت هم مشابه زيرساخت هاي ديگرمايكروسافت اما اينچنين نيست! و البته مشابه هيچ نرم افزار ديگري در پروژه هاي مرتبط نيز نيست. مديريت پروژه شيرپوينت چيزي بينابين است كه باعث ايجاد چالش بين مديريت IT و مديران پروژه در بررسي موضوعات و مشكلات ميباشد.
زيرساخت اشتباه ومعماري ضعيف
بخشي است كه اغلب ناديده گرفته ميشود اما پرداختن به آن باعث پس انداز سرمايه و هدايت تلاش ها در مسير صحيح مي شود. از آنجايي كه استفاده از شيرپوينت در بخش هاي اينترانت، اكسترانت و وب سايت هاي عمومي گسترش يافته است بنابراين زيرساخت هاي مناسب جهت پشتيباني از كاربران شيرپوينت براي موفقيت عمليات و تحويل ضروري است.
آخرين طراحي معماري تكنيكي شيرپوينت نياز به دسترسي به ساير تكنولوژي ها نظير شبكه ها، سيستم هاي ايمني، سرورهاي پروكسي، سرورهاي ISA، نرم افراز ويروس يابي و پايگاه داده ، دارد. همچنين برنامه ريزي ظرفيت سخت افزاري نيز مهم است زيرا شما بايد براي هر 1مگابايت فضاي اختصاص داده شده به كاربر، بيش از 3 مگابايت فضاي ذخيره سازي براي كل فارم اختصاص دهيد. 
ساخت نرم افزار سفارشي يا پيكربندي ؟
ساخت نرم افزار سفارشي را چنين معنا ميكنند: فعاليتي كه به موجب آن يك برنامه نويس شيرپوينت كار در محيط شيرپوينت كد سفارشي مينويسد. در حالي كه پيكربندي به كارگيري امكانات و تنظيم ويژگي هاي موجود جهت پاسخگويي به نيازهاست.
از آنجايي كه معمولا بسياري ازسازمان ها در مورد پيكربندي اطلاعات كافي ندارند نرم افزار سفارشي را انتخاب ميكنند و اين چنين نيز به نظر ميرسد كه انتخاب ديگري ندارند. اما بايد قبل ازانجام چنين كاري تمام جوانب امر را سنجيد.
MOSS/WSS تكنولوژي هاي فراگيري هستند و توانايي آنها درپشتيباني از محيط از زمان اجراي پروژه تا زمان اتمام و انتقال آن يك قابليت مهم است. مجموعه ويژگي هاي MOSS/WSS بسيارزياد است بنابراين درك قابليت هاي آن اگر براي يك فرد غيرممكن نباشد، حداقل مشكل است. اما اين دليلي براي سفارشي كردن نرم افزار ها نيست بلكه بايد تلاش بيشتري كرد و اگر نياز است قبل از شروع به كار و تخصيص منابع، مهارت ها و تجربيات لازم را ازكساني كه با امكانات شيرپوينت آشنا هستند كسب نمود.
از اين رو قدرت تشخيص اينكه چه زماني يك نرم افزار را سفارشي كنيم داراي اهميت است زيرا براي تغيير سفارشات و ويژگي هاي مورد نظر بارها هزينه ميشود و اين هزينه ها بسيار فراتر از هزينه چند روز كار برنامه نويسان است. براي مثال براي موارد زير هزينه ميشود:
  1. كد سفارشي اوليه
  2. تست اينكه چه موقع مجموعه سرويس ها يا HOT FIX باعث از كارافتادن كدهاي سفارشي ميشود(ممكن است بارها در طول حيات يك بستر اتفاق بيفتد.)
  3. زماني كه به نسخه بعدي شيرپوينت و يا هر محصول جديد ديگري مهاجرت مي كنيد ابزارهاي انتقال از محصول سفارشي شما پشتيباني نميكنند و نميتوانند آنها را منتقل كنند.
خب با اين توضيحات شيرپوينت را سفارشي ميكنيد يا پيكربندي؟ آيا در راستاي پاسخگويي به نيازهاي تجاري سفارشي كردن واقعا نياز است؟ معمولا آسانتر و ارزانتر اين است كه به جاي سفارشي كردن شيرپوينت فرآيند فعاليت اقتصادي را متناسب با استانداردهاي شيرپوينت تغيير دهيد. من خيلي وقت ها شاهد بوده ام كه يك "عمل "سفارشي با هزينه بالا ايجاد ميشود فقط به اين دليل كه شايد يك روزي كاربر از آن استفاده كند كه البته در خارج از آن محيط نيز قابل استفاده نيست.
برنامه ريزي ضعيف براي سازگاري كا��بر
نكته مهمي كه در طراحي وگسترش شيرپوينت بايد به آن توجه شود اين است كه اگر در زمان اجراي راه حل هاي شيرپوينت كاربران كمي بتوانند به آن دسترسي پيدا كنند و نتوانند اطلاعات مورد نياز خود را پيدا كنند يا به خوبي از آْن استفاده كنند و يا كاربراني نتوانند به آن دسترسي پيدا كنند ديگر هيچ تلاشي براي استفاده از آن نخواهند كرد و از مزاياي كار گروهي نيز بهره مند نخواهد شد.
برنامه ريزي جهت "اجرا و سازگاري با نيازهاي كاربر" و نتايج حاصل ازآن كليد موفقيت قابل ملاحظه پروژه و چيزي بيشتر از موفقيت در قالب استانداردهاي مربوط به هزينه/كيفيت/ زمان ميباشد.
نتيجه
دراين مقاله به بررسي موضوعاتي پرداخته شد كه سازمان هاي در حال گسترش و آنهايي كه در آينده گسترش خواهند يافت با آن مواجه خواهند شد و در حقيقت بسياري سازمان ها بدليل نبود تجربه و مديريت مناسب انتظارات پشتيبانان اقتصادي و همچنين تصميم گيري ضعيف با بعضي از مشكلات بالا و يا تمام آنها روبروخواهند شد.
بنابراين آنچه سازمان ها بايد جهت پيشگيري از بسياري از اين مشكلات انجام دهند در اين مقاله ذكر گرديد. ساده است، اگر ميتوانيد در حجم كوچك شروع كنيد و با ويژگي ها و قابليت هاي بستر شيرپوينت آشنا شويد.
اگر شما در حال برنامه ريزي براي يك برنامه بزرگ هستيد تمام جوانب امر را به دقت بررسي كنيد، شيوه عمل خود را با دقت بازبيني كنيد و تجربه و دانش را از كساني كه قبلا چنين كاري انجام داده اند كسب كنيد، كساني كه مشكلات وخطرات را ميشناسند و قبل از اين كه شما از منابع و امكانات استفاده كنيد تمام اين راه ها را رفته اند.
سرانجام كمك گرفتن از متخصصين را حتما مدنظر قرار دهيد، از ابتدا از كساني كه چنين تجربه اي دارند و ميتوانند درزمان تغيير به سازمان شما كمك كنند و به كاربران شما امكان استفاده از تمام مزاياي بستر تعاملي شيرپوينت ماكروسافت را ميدهد ضمن اينكه ميتوانيد كاري را كه شما به خوبي از عهده آن بر مي آييد را ادامه دهيد.
اگر شما به منابع بيروني مراجعه كنيد سطوح مناسب انتقال دانش به نيروهاي شما در تمام طول پروژه تضمين ميشود و نه تنها در زمان تحويل.
 

دسترسی کاربر Anonymous به یک Survey در شیرپوینت

اگر بخواهید یک نظر سنجی یا در حالت کلی یک مطالعه (Survey) در سایت ایجاد کنید و از کاربران تعریف نشده (Anonymous) بخواهید در آن شرکت کنند باید تغییراتی در مورد حقوق و دسترسی آن ایجاد کنید. بار اول که به قسمت حقوق دسترسی برای این مطالعه می رویم و مطابق شکل زیر عمل می کنیم.

با گزینه های Read Only رو برو می شویم و نمی توانیم دسترسی به کاربر تعریف نشده بدهیم

برای حل این مشکل به قسمت تنظیمات پیشرفته مطالعه رفته , دسترسی خواندن را به همه پاسخ ها تغییر می دهیم


حال به بخش دسترسی به کاربر تعریف نشده می رویم و مشاهده می کنیم که می توانیم بخش دسترسی را ویرایش کنیم (برای شرکت در نظر سنجی برای کاربران تعریف نشده تیک افزودن موارد - افزودن موارد به لیست‌ها، افزودن اسناد به کتابخانه‌ی سند و افزودن نظرات مباحث وب و مشاهده موارد - مشاهده موارد در لیست‌ها،‌ اسناد در کتابخانه‌های اسناد و مشاهده نظرات مباحث وب و تنظیم هشدارهای ایمیلی برای لیست‌ها را می زنیم)

و بدین ترتیب کاربران تعریف نشده نیز می توانند در نظرسنجی یا مطالعه ما شرکت کنند.
 

طراحی و پیاده سازی ظاهر جدید برای سایت الکتریک خودرو شرق

ظاهر زیبا و اختصاصی سایت الکتریک خودرو شرق که سایتی شیرپوینتی است توسط متخصصین شرکت پرنیان طراحی شد. با چند Screenshot که قبل و بعد انجام این کار برروی شیرپوینت گرفته شده است شما می توانید تفاوت را احساس کنید.





 

ساز و کار تعامل نظام پيشنهادها و مدیریت دانش(قسمت اول)


چکیده
نظام پیشنهادها یکی از زیرسیستم های نظام مدیریت مشارکتی است که با کمک آن می توان از دانش و اندیشه کارکنان برای مساله یابی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست . در این نظام کلیه کارکنان از عالی ترین رده سازمانی تا پائین ترین سطح آن می توانند تفکر و دانش خود را در قالب پیشنهاد ها، ایده ها ، ابتکارات و نظرات، جهت رفع نارسایی های موجود در روند کاری و بهبود روش های انجام کار و افزایش کیفیت تولید و . . . ارائه دهند . بنابراین نظام پیشنهادها که از آنبه طرح بسیج اندیشه ها یا کازین فردی نیز یاد می شود ، می تواند به عنوان بستری مناسب جهت بکارگیری دانش کاربردی افراد در چهار حوزه دانش چه چیزی ( Know What ) ، دانش چرایی ( Know why ) ، دانش چگونگی ( Know How ) ، دانش چه کسی ( Know who ) در راستایاهداف سازمان و حل مشکلات و بهبود فرآیندها و روابط کاری در یک شرکت ایفای نقش نماید .
در مقاله پیش رو سعی بر تبیین مفاهیم کاربردی سیستم های نظام پیشنهادها و مدیریت دانش و همچنن تشریح چگونگی برقراری ارتباط میان آن دو در راستای اهداف یک سازمان می باشد .
این مقاله در نگاهی اجمالی پتانسیل های موجود در نظام پیشنهادها جهت بررسی هر چه بهتر و آسانتر و بکارگیری هرچه روان تر دانش مجموعه کارکنان یک شرکت برای تعریف و حل مسائل سازمانی، در قالب ساختاری سازمان یافته و هدفمند توام با در نظر گرفتن مسائل انگیزشی می پردازد . بررسی این پتانسیل ها ، نقاط ارتباطی میان نظام پیشنهادها و مدیریت دانش را به صورت شفاف تر و قابل برنامه ریزی ، جهت تعامل هدفمند میان این دو سیستم ، مشخص خواهد نمود .
مقدمه
در این مقاله سعی داریم بر مبنای نگرش سیستمی به موضوعات ، به جای اعمال تفکر و اگرا در خصوص نظام پیشنهاد ها و مدیریت دانش، تفکری همگرا را در این خصوص به کار بندیم. برای این منظور نخست تاریخچه ومفاهیم اساسی مرتبط با بحث های مدیریت مشارکتی و بالتبع آن نظام پیشنهاد ها و همچنین مدیریت دانش را مطرح نموده و سپس با طرح ایده هسته های پیشنهادی سعی در تشریح ساز و کار تعامل نظام پیشنهادها و مدیریت دانش خواهیم داشت . در صورت اجرایی شدن این ایده در یک سازمان علاوه ب آنکه امکان مشارکت تعداد بیشتری از کارکنان جهت استقرار سیستم مدیریت دانش فراهم می آید ، استقرار آن با سرعت بیشتر و هزینه کمتری امکان تحقق می یابد که ماحصل آن بهره وری بالاتر در این حوزه کاری خواهد بود .
تعریف مشارکت
( آلپرت 1945 ) مشارکت را « من فعال » تعریف می کند، برخی نیز مشارکت را تا سطح تفویض اختیار گسترش می دهند ( لوین 1986 ، ساکشین و موریس ، 1984 ؛ اشتراس و روزنشتین ، 1970 ؛ تاننبوم ، 1962 ؛ ) .
اما یک تعریف از مشارکت بر مبنای دیدگاه نظام مدیریت مشارکتی را که اختصار گویایی را توامان در برداشته باشد ، می توان چنین تعریف نمود :
« تعاون فکری افراد در راستای کسب موفقیت گروهی »
این همفکری افراد را تشویق می کند تا اهداف سازمان را اهداف خود دانسته ، مسوولیت دستیابی به عهده آنها را بر عهده گرفته و در اجرای موثر فعالیت ها سهیم باشند . به بیان دیگر مشارکت به معنای شرکت داوطلبانه و ارادی افراد در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادهای مفید و انجام و پیشبرد کارها در قالب فعالیت های گروهی در سازمان است .
مفهوم نظام مدیریت مشارکتی
یکی از نظام های مدیریتی پویا که نقشی بسیار مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه در فرآیند توسعه کلی يک سازمان دارد نظام مدیریت مشارکتی است . این نظام ، نظام همکاری فکری و عملی کارکنان يک مجموعه کاری با سطوح مختلف سازمانی است . در نظام مدیریت مشارکتی کلیه افراد سازمان درباره روش های حل مسایل و ارتقای بهره وری سازمان ، فعالانه اندیشیده و حاصل آن را در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند . بدین طریق یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان به وجود می آید که به واسطه آن مدیریت سازمان ا گنجینه غنی دانش، تجارب، طرح ها، اندیشه ها و راه حل های ارائه شده توسط کارکنان برخودار و برای نیل به اهداف سازمانی از آنها بهره می جوید .
همچنین در این نظام برای خلاقیت های کلیه ��عضای سازمان شایسته قائل شده و در تصمیم گیری ها از آنها استفاده می شود. دستاوردهای حاصل از استقرار نظام مدیریت مشارکتی از یک طرف می تواند موجب افزایش بهره وری در سازمان شود و از طرف دیگر سبب افزایش انگیزه ، افزایش تعلق خاطر کارکنان به سازمان ، افزایش خلاقیت، افزایش سطح دانش و آموزش افراد در قالبی خودجوش و مستمر شود .
از نظام پیشنهادها بعنوان ساده ترین ، رایج ترین و گسترده ترین ابزار مدیریت مشارکتی یاد می شود.اکنون مفهوم مدیریت مشارکتی به اختصار چنین ارائه می شود :
« مدیریت مشارکتی عبارتست از وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان و پیمانکاران يک سازمان روند تصمیم سازی ، تصمیم گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند .
همان گونه که از تعریف فوق بر می آید تاکيد اصلی این نوع مدیریت بر همکاری و مشارکت داوطلبانه کارکنان و مشتريان و پيمانکاران است و می خواهد از ایده ها ، پیشنهادها ، ابتکارات ، خلاقیت ها و توان فنی و تخصصی آنها در حل مسایل و مشکلات سازمان استفاده نماید .
تاریخچه نظام پیشنهاد ها
 موضوع مشارکت مردم در امور مختلف و تلاش برای حل مسائل و مشکلات گوناگون جوامع بشری از طریق همکاری و همفکری دسته جمعی افراد ، سابقه ای دیرینه دارد و به آغاز خلقت بشر بر می گردد زیرا تردیدی نیست که با پیدایش و تشکیل نخستین خانواده ها بر روی کره زمین ، افراد هر خانواده ناگزیر بوده اند مسائل و مشارکت و همکاری با یکدیگر برطرف نمایند .
با گذر زمان وگسترش جوامع بشری نیاز افراد به مشارکت در اشکال گوناگون افزایش یافت واستفاده از این موضوع در سازمان ها نیز ضرورت پیدا کرد . اما مساله مشارکت کارکنان در امور کارخانه ها از اواخر قرن نوزدهم ، به عنوان یک ایده مطرح شد و در سالهای بعد از جنگ جهانی اول به طور به طور جدی مورد توجه قرار گرفت . آغاز به کارگیری نظام پیشنهادها در قالب نظام مند فعلی به سال 1880 در ایالت متحده آمریکا بر می گردد . هنگامی که یال و تون کارخانه تولیدی خود را افتتاح نمودند و برای اولین بار طرح پیشنهادها را ثبت رساندند .
در ابتدای نظام پیشنهادها به عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارآی و سود سازمان در ایالات متحده با نگاه ويژه به اثرات مالی پیشنهادها مرسوم گردید. بعد از جنگ جهانی دوم ، ژاپنی ها با این سیستم در صنایع آمریکا آشنا شدند وکم کم آن را در صنایع خود تزویج دادند با این تفاوت که در ژاپن بیشتر بر جنبه های مشارکتی نظام پیشنهاد ها با هدف افزایش روحیه کارکنان تاکید داشتند . پس ازآن بود که به تدریج سایر کشورها نیز با نظام پیشنهادها و مزایای آن بیشتر آشنا شدند و سعی در برقراری آن در سازمان ها و شرکت ها نمودند .
در ایران نیز برای نخستین بار نظام پیشنهاد ها در سال 1366 در شرکت رادیاتور سازی ایران استقرار یافت . همچنین به دنبال بازدید تعدادی از صنعتگران کشورمان از شرکت های ژاپنیدر اواسط دهه 1360 ، تصمیم گرفته شد این سیستم به صورت آزمایشی در چند شرکت استفاده شود . با توجه به نتایج مثبت حاصل از اجرای آن نهایتاً در سال 1379 شورای عالی اداری ، کلیه سازمان ها ، وزراتخانه ها ، بانک ها ، بیمه ها و شرکت های دولتی را موظف نمود تا پایان سال 82 نسبت به استقرار نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها اقدام نمایند.
مفهوم نظام پیشنهادها
Suggest در لغت به معنی اظهار عقیده و پیشنهاد کردن آمده است و suggestions System به معنی نظام پیشنهاد ها در مباحث مدیریت مشارکتی به کار رفته است .
نظام پیشنهاد ها ، تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه سزمایه انسانی جهت حل مسائل موجود ، ایجاد سولات جدید و راه حل های بهینه در راستای فرهنگ بهبود مستمر سازمان دست یافت .
نظام پیشنهاد ها یا طرح بسیج اندیشه ها ، یکی از روشهای موثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت کارکنان می باشد . نظام پیشنهاد ها یا کازین فردی ، نقش استمرار نوآوری و بهبود در سازمان ، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايين تر سطح سازمان، با هدف نهادینه شدن رهبری در سازمان و برقراری ارتباط پايین ترین سطح سازمان با بالاترین سطح آن را ایفا می کند و معمولاً تمام کارکنان سازمان را شامل می شود .
فلسفه بنیادی نظام پیشنهاد ها بر این اساس استوار است که هر کاری بوسیله انسان انجام میشود هرگز کاملترین و بهترین شکل خود را ندارد بلکه همیشه این امکان وجود دارد که آن را با کارآیی و اثر بخشی بیشتری انجام شود . در بیان فلسفه به کارگیری نظام پیشنهادها به موارد زیر اشاره شده است :
سازمان رفتار کاری روابط بهبود جمعی همکاری مشارکتی فرهنگ اشاعه
لازم به ذکر است که محدوده عمل کارکنان در ارائه پیشنهاد موضوعات متنوعی نظیر موارد مندرج در ذیل می تواند باشد :
  • بهبود روش های انجام کار v بهبود ایمنی کار
در این قسمت به اختصار برخی دیدگاه ها و مبانی نظری مرتبط با بحث نظام مشارکت / نظام پیشنهاد ها ارائه می شود :
  • لی پرستون و جیمز پست بر این باور بودند که سه انقلاب در تاریخ مدیریت روی داده است :
    انقلاب اول با سلسه مراتب سازمانی
    انقلاب دوم در ارتباط با جدایی مالکیت از مدیریت
    و در حال حاضر ، مشارکت به عنوان سومین و مهمترین انقلاب در مدیریت
  • کورت لوین دانشمند برجسته آلمانی در پژوهش های خود متوجه شد ، هرگاه مردم در کارها مشارکت داده شوند ، اندازه مقاومت و ایستادگی آنان در برابر تغییر ، تحول ، نوسازی و نوآفرینی کاهش یافته و راه سازگاری در پیش می گیرند .
  • نظام پیشنهاد ها سیستمی است که بتواند زمینه لازم را برای حضور و مشارکت فعال تمامی کارکنان از مرحله آموزش و دریافت فرمهای پیشنهاد تا اعلام نتایج نهایی و اجرای پیشنهادها ، بدون پدید آمدن هیچمانع بازدارنده ای فرآهم آورد . ( غلامرضا خاکی )
  • کلارک ، فتچل و راترنر ( 1927 ) ، واکر ( 1974 ) و الیوت ( 1978 ) : مشارکت را یک فرآیند مورد توافق می دانند که از طریق آن کارکنان قادرند بر تصمیمات مدیریتی اثر بگذارند . رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری : رابطه نظام پیشنهادها با بهره وری در نمودار زیر نشان داده شده است .
از جمله این مزایا عبارتند از :
  1. کارکنان را ترغیب می کند تا از دانش و تجربه خود در زمینه بهره وری در محیط کار استفاده کنند و آن را از قوه به فعل درآورند.
  2. موجب رشد و شکوفایی خلاقيت کارکنان و توانایی آنها در پرداختن به مسائل مختلف سازمانی خواهد شد .
  3. دانسته های مجموعه مدیریت سازمان را در مورد کار و تمایلات کارکنان افزایش می دهد .
  4. مدیریت به قابلیتهای افراد پی می برد و آنهایی که از توانایی بالا برخورد دارند شناسایی می کند .
  5. باعث ایجاد همدلی بین کارکنان و رده های مختلف سرپرستی و مدیریت می شود .
  6. بهبود کیفیت امور .
  7. سریع تر انجام شدن کارها
  8. کاهش هزینه ها و صرفه جویی اقتصادی . . .
 

راهكارهاي امنيتي شير پوينت

راهكارهاي امنيتي شير پوينت
مقدمه
امروزه امنيت موضوع مهمي است و روشن است كه بايد از داده ها حفاظت شود. با اين حال مقادير قابل توجهي از داده ها همچنان بدون محافظت رها شده اند. اما چرا؟ اگر شما اين مقاله را بخوانيد در اين كه اجراي راهكارهاي امنيتي همچنان كار پيچيده اي است، با من هم عقيده خواهيد شد و البته خواهيد ديد كه با وجود شير پوينت ايجاد امنيت ديگر كار غيرممكني نيست.
شيرپوينت2007 داراي ويژگي ها و راهكارهاي مهم امنيتي است. يك دليل مهم براي صحت اين ادعا وجود تيم ASP.NET است كه بسياري از اين مفاهيم را در شيرپوينت 2007 ايجاد نموده است.
به عنوان نمونه در مديريت شيرپوينت، امنيت شيرپوينت 2007 توسط افراد زيادي در سطوح مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. البته اين مديران IT هستند كه تعيين ميكنند در راستاي احراز هويت وامنيت ، به عنوان بخشي از پيكره بندي پارك سرور، چه روش هايي موثراست. همچنين مديران بايد سطوح احراز هويت را در پارك سرورهاي اشتراكي پيكره بندي كنند. و سپس مديران مجموعه سايت و صاحبان سايت به صورت جداگانه احراز هويت محتوا را مديريت كنند. آنها هر دو به يك نسبت مهم هستند و اگر مديريت محتوا به صورت اشتباهي به يك شخص دسترسي بدهد حتي بهترين پارامترهاي امنيتي نيز با شكست روبروخواهد شد. بنابراين حتي بازرسي ها و گزارشات نيز جهت نظارت بر چگونگي استفاده و شناسايي هرگونه نفوذ در كل پيكربندي مهم هستند.
يكي از امكانات امنيتي شيرپوينت2007 "دسترسي هاي خرد" است. اين بدين معناست كه دسترسي ها مي توانند حتي در سطح يك بخش كوچك نظير مستندات شخصي و همچنين پوشه هاي يك ليست يا مجموعه برنامه ها اعمال شوند. اين امر به گروه ها، نقش ها و كاربران موجود اختيار و قدرت بيشتري ميدهد يعني راحت تر مي توان استثنا قائل شد و بدون نياز به تغيير در قوانين امنيتي ��ل، سريعتر ميتوان (به صورت موقت) به يك سند دسترسي داد.
در اولين نگاه ممكن است عجيب به نظر برسد كه شيرپوينت به صورت پيش فرض به جاي نصب يك سايت اينترنتي بدون محدوديت، يك پورتال همكاري امن نصب ميكند كه از نظر نقطه نظر امنيتي قابل قبول تر است. البته مايكروسافت امكانات ديگري نيز دارد: حتي وقتي كه دسترسي ناشناس فعال است باز هم به صورت پيش فرض دسترسي به نسبت خيلي محدودتر است. با دسترسي ناشناس تغيير در مديريت سايت و محتواي مستندات كاملا غيرممكن است.
رمزگذاري
IT از آنجايي كه رمزگذاري ميتواند با روش هاي مختلف احراز هويت مورد استفاده قرار گيرد، بهتر است ابتدا به اين مسئله بپردازيم. دو نوع ارتباط به اعمال امنيت نياز دارد: ارتباط كلاينت-سرور و همچنين ارتباط بين سرورها در پارك (مگر اين كه در يك محيط امن با هم در ارتباط باشند). مايكروسافت استفاده از IPS و SSL را پيشنهاد ميكند. احتمالا تاكنون در اينترنت از http هايي كه از SSL استفاده ميكند، استفاده نموده ايد. اما خوب است كه كمي به صورت كلي به پيش زمينه فن آوري TCP/IP و موقعيتي كه مناسبIPSec و SSL/TLS باشد بپردازيم.
در مقايسه IPSec باSSL ، IPSec جهت امنيت كل اتصالات بين دو سرور مناسب است در صورتي كه SSL ميتواند جهت حفاظت از ارتباطات خردتر روي برنامه هاي ويژه استفاده شود. البته هر دو ميتوانند تاثير منفي روي كارايي داشته باشند و بنابراين بهتر است به جاي استفاده از همه آنها تنها از بعضي از امكانات آنها استفاده نمود.
در ويندوز2003 IPSec ازسه شيوه مختلف احراز هويت پشتيباني مي كند: Kerberos V5, Public key certificate و همچنين Preshared key. هنگام استفاده از SSL بايد براي يك كليد عمومي با استفاده از يكي از Certification Authorities هزينه بپردازيد البته يك استثنا مهم وجود دارد: اگر فقط براي يك پورتال همكاري داخلي نياز به دسترسي به SSL داشته باشيد ميتوانيد بدون هيچ هزينه اي با استفاده از SelfSSL در Windows Server 2003 گواهي و مجوز خودتان را ايجاد نموده و از آن استفاده كنيد .
سرويس دهندگان احراز هويت
شيرپوينت2007 از بسياري سرويس دهندگان احراز هويت ويندوز وIIS (سرور اطلاعاتي اينترنت) نظير Basic, Digest, Certficates, NTLM و Kerberos استفاده مي كند.علاوه بر موارد فوق ASP.NET نيز LDAP, SQL Server, Active Directory, را اضافه ميكند. براي اطلاعات بشتر به مقاله SharePoint List as an Authentication Provider دروبلاگ Willie Rust مراجعه كنيد.
رابط كاربري در مديريت مركزي شيرپوينت، روش احراز هويت ويندوز را پيشنهاد ميكند (كه در بيشتر موارد به معني Kerberos وNTLM است)، در احراز هويت مبتني بر فرم (معمولا شاملBasic درارتباط با رمزگذاريSSLاست) و درWeb single sign on (كه بيشتر به همراه راه حل هاي Active Directory استفاده خواهد شد)
احراز هويت مبتني برفرم
باوجود اينكه احراز هويت بر پايه فرم خيلي مورد نياز است ، اما اجراي آن در شير پوينت2007 مشكل به نظر ميرسد. البته زماني كه شما آن را اجرا كنيد خواهيد فهميد كه آن قدرهم سخت نبوده و آنقدر نياز به كار ندارد. من نميتوانم درك كنم كه چرابخش مستند سازي تكنيكي مايكروسافت در مورد مسئله به اين مهمي توضيح نميدهد و آن را به بلاگرها مي سپارد!
احراز هويت ويندوزي
NTLM ، فرايند login استاندارد ويندوز و آن پنجره محاوره اي است كه براي همه آشناست. يك فايده مهم دارد: بدون نياز به تنظيمات اضافي كار ميكند اما استفاده از اين روش محدوديت هايي نيز دارد مانند زماني كه از چندين پارك سرور استفاده ميشود و كاربر بايد توسط سرورهاي بي شماري احراز هويت شود .
Kerberos در محيط دامنه، پيش فرض است و مزاياي پياده سازي و امنيت در NTLM را دارد. Kerberos كه در MIT ساخته شده، در سيستم هاي اجرائي سازگاري بالايي از خود نشان داده است. البته اجراي Kerberos در ابتداي كار آسان نيست. براي اطلاعات بيشتر مي توانيد به وبلاگ Martin Kearn مراجعه كنيد.
Single Sign-on
پيكربندي Single Sign-on در شيرپوينت 2007 پنج مرحله خطي است. اگر چه كه شروع اجرا SSO به طوركلي يك موضوع پيچيده است. براي اطلاعات بيشتر به اين مقاله Dave Wollerman's blog post مراجعه كنيد.
 مطلب ديگري كه زياد دلچسب نيست اين است كه شيرپوينت شما را مجبور ميكند كه در Single Sign-on از Active Directory استفاده كنيد. اشتباه نكنيد. موضوع اين نيست كه AD به اندازه كافي خوب نيست اما خوب بود كه مايكروسافت اتصال به ساير مجموعه سرورها را آسانتر ميكرد. همانگونه كه به نظر ميرسد به HTTP Module اضافي نياز است تا اين ارتباط بر قرار شود. درحين يك فرآيند نصب پيچيده ممكن است كسي نخواهد كه يك نصب اضافه نيز انجام دهد.
راهبردهايي براي برنامه هاي تحت وب
در برنامه هاي تحت وب، سياست ها، جهت قانون گذاري ، ابزارهاي بسيار قدرتمندي هستند. چستجو همراه با اعمال دسترسي بر روي نتايج محتواي crawl شده نمونه خوبي ازكارآيي انها است. به گونه اي كه هر فرد تنها مجاز به خواندن آن چيزي است كه به آن دسترسي دارد.
يك نمونه بهتر ديگر از اينكه چگونه سياست هاي برنامه هاي وبي مي تواند به امن كردن راهكارهاي شيرپوينتي كمك كنند زماني است كه مي توان از آنها جهت محدودن نمودن دسترسي گروه هاي كاربري ويژه در هر سطحي در برنامه تحت وب استفاده نمود.
سياست هاي مديريت اطلاعات
در مقايسه با سياست هاي برنامه هاي كاربردي تحت وب، سياست هاي مديريت اطلاعات مي توانند جهت اعمال مجوزهاي دسترسي خردتر و همچنين فراهم شدن امكان بازبيني در مديريت داده ها استفاده شوند. امكانات قدرتمند زيادي در شيرپوينت 2007 وجود دارد و شامل انتساب برچسب هايي جهت چاپ، قوانين بازرسي، تاريخ انقضا منابع، وباركدهايي است كه حتي مي توانند جهت چستجو استفاده شود.
سياستهاي مديريت اطلاعات در سطح كلان، توسط مديرانIT با استفاده از مديريت مركزي اجرا ميشود و در سطح مجموعه سايت ها به صورت موردي به مديران اين سايت ها واگذار ميشود.
مديريت قوانين اطلاعات
IRM ازسرويس هاي مديريت قوانين ويندوز(RMS) استفاده مي كند و جهت جلوگيري از استفاده و توزيع بدون مجوز طراحي گرديده است كه براي استفاده از آن بايستي تنظيماتي در مديريت مركزي انجام شود.
موارد ديگر
رابط كاربري امنيتي از ديگر امكانات شيرپوينت2007 است. و تمام لينك هايي كه كاربر نبايستي ببيند و يا نميتواند آنها را به هيچ طريقي تغيير دهد را پنهان ميكند. همچنين شيرپوينت 2007 امكاني جهت مسدود نمودن انواع خاصي از فايل را نيز دارد. شيرپوينت 2007 و Internet Explorer از Trusted Sites, Trusted Locations and Trusted Publishers استفاده مي كنند. استفاده از اين امكانات اكيدا توصيه مي شود مخصوصا هنگام دسترسي به مجموعه برنامه هاي مركزي مستندات (مخصوصا در دسترسي http)
شيرپوينت2007 همچنين شامل API جهت اتصال به موتورهاي اسكن آنتي ويروس است. اگرچه متداول تر آن است كه مشتريان از محصول Forefront به صورت جداگانه و مكمل شيرپوينت استفاده مي كنند كه شامل اسكن ويروس در كنار ساير اقدامات امنيتي مي باشد.
Microsoft Forefront Security for SharePoint & Internet Security and Acceleration Server 2006 (ISA)
Forefront كار مقابله با ويروس ها و فيلتركردن محتوا را انجام مي دهد. مايكروسافت ادعا كرده است كه Forefront "موتورهاي اسكن چندگانه از فروشندگان برجسته صنعتي و كنترل محتوارا تكميل ميكند". تا جايي كه من اطلاع دارم Symantec از شيرپوينت پشتيباني ميكند اما MacAfee نميكند. بنابراين شما ممكن است بخواهيد چك كنيد كه آيا موتورهاي اسكن مورد علاقه شما تحت پوشش قراردارند يا خير.
اكنون ISA بخشي از از خانواده محصولات Forefront است و مايكروسافت آن را "درگاه امنيتي يكپارچه" مينامد. به عبارت ديگر درگاهي است كه شامل امكاناتFirewall و VPN(شبكه خصوصي مجازي) و احراز هويت و همچنين عامليت چگونگي Routingو Network Load Balancing ميشود. كه مطمئنا ارزش زيادي به عنوان خط مقدم دفاع براي راهكارهاي شيرپوينت اضافه مي كند.
خلاصه
نوشتن اين مقاله باعث شد تا دوباره حرفم را تاييد كنم كه : شيرپوينت2007 ويژگي هاي برجسته يك برنامه براي اجراي يك راهكار امن را دارد. من شخصا طرفدار مفهوم Alternate Access Mappings هستم كه دسترسي اينترنت، اينترانت و اكسترانت به سايت هاي همانند را به سادگي و با اعمال تنظيمات امنيتي متفاوت ممكن مي سازد.
در محيط هاي كوچك همكاري با يك پيكربندي ساده در سرور مي توانيد به سادگي از فايروال داخلي ويندوز، احراز هويت پيش فرض NTLM و گواهي هاي SSL استفاده نماييد البته و معمولا براي اجراي يك راهكار عملياتي به پيكربندي سرورهاي متعدد نياز داريد، و همچنين به روشهاي احراز هويت Kerberos، بر پايه فرم، Single Sign-on و ADFS و غيره نياز پيدا خواهيد كرد. براي ساده شدن اين كار اگر شما با تمام اين شيوه هاي پيكربندي آشنا باشيد بهتر پيش خواهيد رفت. و اگر آشنا نباشيد بهتر است كه كه از يك متخصص يكپارچه سازي سيستم كه با اين روشها آشنا است كمك بگيريد و در وقت خود صرفه جويي كنيد. اگر ميخواهيد در اين زمينه بيشتر ياد بگيريد لينك هاي موجود دراين صفحه ميتوانند به شما در موفقيت تان كمك كنن
 

امنيت براي شيرپوينت

امنيت براي شيرپوينت
حفاظت و کنترل از سرورهاي تعاملي - افزايش امنيت مايکروسافت آفيس شيرپوينت سرور 2007 و ويندوز شيرپوينت سرويس 3 در مقابل کدهاي مخرب و مطالب نامناسب همزمان با افزايش حفاظت از اطلاعات محرمانه.
Forefront سرويس امنيتي مايكروسافت است كه با استفاده از همگام سازي موتورهاي پايش فروشندگان برجسته به سازمانها كمك مي كند تا محيط شيرپوينت را با حذف اسناد حاوي كدهاي مخرب، ويروسها، فايلهاي ناخواسته و مطالب نامناسب ايمن سازند. اين سرويس در حال حاضر حاوي كلمات كليدي 11 زبان بوده كه مي تواند عمليات فيلترينگ اسناد حاوي كلمات غير اخلاقي را نيز به صورت خودكار انجام دهد.
حفاظت جامع
استفاده از چند موتور آنتي ويروس براي محافظت كامل مجهز به صنعت پيشرفته موتورهاي آنتي ويروس از معتبرترين شركتهاي امنيتي دنيا نظير آزمايشگاههاي Kaspersky ،كاليفرنيا و Sophos مي باشد. Forefront براي ايجاد حداكثر ايمني امكان اجراي همزمان 5 موتور آنتي ويروس قدرتمند را فراهم مي آورد. تمام اسنادي كه درون شيرپوينت بارگذاري يا دانلود مي شوند به صورت كامل اسكن شده و از عدم وجود كدهاي مخرب، ويروس، tagهاي غير مجاز و عبارات غير اخلاقي اطمينان حاصل مي شود. اين ساختار امكان واكنش سريع در مقابل تهديدها را صرفنظر از سرچشمه ايجاد آن ممكن مي سازد. Forefront به صورت خودكار آخرين بروزرساني هاي موتورهاي آنتي ويروس را دريافت كرده و بهترين تركيب را براي ايجاد حداكثر ايمني در مقابل تهديدات به كار مي‌گيرد. تنوع موتورهاي آنتي ويروس مانع از ايجاد نقطه شكست و آسيپ پذير شدن سرورها مي شود.
حفاظت در برابر محتواي نامناسب Forefront اكثر فرمتهاي اسناد اعم از اسناد مايكروسافت آفيس، Open XML و اسناد حفاظت شده با IRM را بر اساس كلمات كليدي تعريف شده توسط مدير سيستم اسكن مي كند تا بدين طريق سازمان را در اعمال سياستهاي امنيتي ياري رساند و از خروج اطلاعات محرمانه جلوگيري گردد. در سرويس پك 2 Forefront ليستهاي كلمات كليدي به 11 زبان متداول دنيا وجود دارد كه قابل نصب بوده و حاوي فيلترينگ عبارت غيراخلاقي و تبعيض آميز است و مانع از بارگذاري و دانلود اسنادي مي شود كه حاوي اين كلمات مي باشد. استفاده از روش رمزگذاري/رمزگشايي on the fly بكار گرفته شده در Forefront امكان اسكن بدافزارها و اطلاعات ناخواسته در فايلهاي محافظت شده توسط IRM‌ را نيز فراهم مي نمايد بدون اينكه حفاظت اين فايلها را خدشه دار نمايد
فيلترينگ اسناد Forefront داراي فيلترينگ با قابليت تنظيم قوانين است كه براي سازمانها اين امكان را فراهم مي كنمد تا فايلهايي كه احتمال وجود ويروس دارند(مانند exe و...) و يا  فايلهايي كه مغاير قوانين سازمان هستند (مانند mp3و ...) را بلاك كنند
حفاظت در مقابل تهديدات جديد و پنهان Forefront مجهز به تكنولوژي اكتشافي است كه بر اساس ويژگيهاي رفتاري مي تواند كدهاي مخرب و حملات را شناسايي نمايد. اين سرويس با استفاه از موتور فيلترينگ اسناد مانع از بارگذاري نوع فايلهايي مي شود كه احتمال وجود كد مخرب در آنها وجود دارد مانند فايلهاي exe حتي اگر پسوند اين فايلها تغيير داده شده باشد.
چندين كمپاني پاسخگوي تهديدهاي جديد ساعات بين زمان كشف يك تهديد جديد تا توليد امضاي مناسب توسط كمپاني هاي ايمني و دريافت و نصب آن، زماني بحراني براي سازمانها به شمار مي‌آيد زيرا در اين مدت بسيار آسيب پذير مي باشند. وابسته بودن به يك موتور تشخيص اين خطر را افزايش مي دهد. يك كمپاني امنيتي ممكن است در پيدا كردن آنتي يك ويروس اولين باشد اما در موارد ديگر خير يا شايد آخرين باشد. به همين دليل استفاده از يك راه حل سطح امنيت پايداري را به دنبال نخواهد داشت. Forefront با استفاده از چندين موتور از چندين كمپاني در نقاط مختلف دنيا زمان پاسخ به يك تهديد جديد را صرف نظر از منطقه وقوع آن، كاهش داده است. و فرآيند ارتقاي خودكار اين امكان را فراهم مي سازد كه به محض كشف اولين راه حل معتبر مجددا ايمني سرورها و سازمان تامين گردد.
بهینه سازی عملکرد
بهينه سازی عملکرد و کنترل استفاده از ويژگي‌هاي نظير اسكن در حافظه، اسكن چند نخي(Multithreading)، تنظيمات كنترل كارايي، و توانايي رديابي وضعيت اسكن اسناد به منظور جلوگيري از اسكن چند باره. Forefront را قادر مي سازد تا ضمن بهره مندي از فوايد چند موتور اسكن به شكل هوشمندانه اي زمان پردازش و در دسترس پذيري سرور و منابع آنرا مديريت نمايد
پشتيباني از سرورهاي 32 و 64 بيتي در سرويس پك 2 Forefront به صورت انعطاف پذيري از سرورهاي 32 و 64 بيتي به صورت تركيبي پشتيباني مي كند تا سازمان به بهترين كارايي دست يابد. همچنين از دستاوردهاي سيستمهاي 64 بيتي به شكل موثري استفاده مي نمايد. on the fly بكار گرفته شده در Forefront امكان اسكن بدافزارها و اطلاعات ناخواسته در فايلهاي محافظت شده توسط IRM‌ را نيز فراهم مي نمايد بدون اينكه حفاظت اين فايلها را خدشه دار نمايد
يكپارچگي شيرپوينت و VSAPI API 1.4 اسكن ويروس به صورت بلادرنگ در هنگام بارگذاري و دانلود فايلهاي در/از كتابخانه اسناد SQL آنها را اسكن مي نمايند تا از عدم وجود كدهاي مخرب اطمينان حاصل نمايند. Forefront امكان اسكن دستي و زمانبندي شده را نيز فراهم مي نمايد. exe و...) و يا  فايلهايي كه مغاير قوانين سازمان هستند (مانند mp3و ...) را بلاك كنند
مسدود كردن فايلهاي ناخواسته front مجهز به تكنولوژي اكتشافي است كه بر اساس ويژگيهاي رفتاري مي تواند كدهاي مخرب و حملات را شناسايي نمايد. اين سرويس با استفاه از موتور فيلترينگ اسناد مانع از بارگذاري نوع فايلهايي مي شود كه احتمال وجود كد مخرب در آنها وجود دارد مانند فايلهاي exe حتي اگر پسوند اين فايلها تغيير داده شده باشد.
تنظيمات كنترل كارايي چگونگي استفاده از موتورهاي اسكن متعدد بر روي كارايي و امنيت سرورها تاثير مي گذارد كه اين اهرم در اختيار سازمان است. اگر از تنظيمات كنترل كارايي گزينه "حداكثر اطمينان " انتخاب شود، سيستم با تمام موتورهاي موجود عمليات اسكن را انجام مي دهد. و اگر گزينه "ميانه" را انتخاب كند، ‌سيستم با 50% موتورهاي موجود اسكن مي كند و يك توازن نسبي بين كارايي و امنيت بوجود مي آيد. به عبارت ديگر با استفاده از اين قابليت كنترلي شما تعيين مي كنيد كه امنيت بيشتر مي خواهيد يا كارايي بالاتر.  
مدیریت آسان
مديريت امنيت سرور Forefront كنسول مديريتي طراحي شده براي Forefront مديران سيستم را قادر مي سازد تا به صورت كامل سرور را پيكربندي نمايند. چه در محل و چه از راه دور.
كنترل متمركز و مبتني بر وب Forefront به گونه اي طراحي شده است كه امكان تنظيمات مركزي، استقرار و به روزرساني ها را براي همه سرورهاي Forefront در سازمانهاي بزرگ با چنديت سرور اكسچنج و شيرپوينت را فراهم مي آورد. اين فناوري مديران سيستم را قادر مي سازد تا به راحتي و از را دور به مديريت سرورها بپردازند، گزارشات تجميعي و آماري تهيه نمايند و در صورت رخداد اشكال هشدار مناسب دريافت نمايند.
به روزرساني هاي خودكار يك مرحله اي Forefront از آنچه كه به روزرساني هاي موتورهاي امنيتي سريع اتفاق مي افتد. مايكروسافت وب سايت تمام فروشندگان موتورهاي امنيتي Forefront را مانيتور مي كند. در صورت وجود بروزرساني هاي جديد آنها را دانلود كرده و اعتبارسنجي مي نمايد. سپس در دسترس سرورهاي Forefront قرارداده تا به صورت خودكار دانلود و نصب كنند. تمام اين فعاليتها به صورت كاملا خودكار مي باشد و نيازي به درگير شدن تيم IT سازمان ندارد. براي سازمانهايي كه چندين سرور شيرپوينت دارند. كنسول مديريتي Forefront بروزرساني هاي دانلود شده را بين همه سرورهاي سازمان توزيع مي نمايد.
 

آشنایی با گردش کار 2010 پرنیان - قسمت اول: کار گروهی

گردش کار پرنیان* یکی از محصولات کلیدی شرکت هست که فرم هایش توسط InfoPath طراحی شده و در Form Server شیرپوینت گردش پیدا میکنه. موتور گردش کار بر پایه Windows Workflow Foundation هست که از مدل گردش کارهای State Machine در آن استفاده شده.
در نسخه 2010 گردش کار پرنیان که برای شیرپوینت 2010 پیاده سازی شده، ویژگی ها و امکانات جدیدی اضافه شده که "کار گروهی" یکی از اون هاست.

کار گروهی در گردش کار
اجازه بدید کار گروهی رو با یک مثال توضیح بدم. یک گردش کار ساده مثل درخواست مرخصی رو فرض کنید. فرض کنید یک نفر که مسئول تایید مرخصی‌هاست با روزی 20 درخواست مرخصی روبروست. برای تایید همه این مرخصی‌ها باید یکی یکی فرم‌های Task مربوطه رو باز کنه و یکی یکی تایید کنه.
امکان عملیات گروهی در گردش کار پرنیان این اجازه رو به کاربر میده تا Task های مورد نظرش رو انتخاب کنه و با کلیک بر روی دکمه "عملیات گروهی" که به ریبون Task List شیرپوینت 2010 اضافه کردیم، عملیات گروهی بر روی این Task‌ها رو شروع کنه.
عملیات گروهی به این شکل عمل می‌کنه که ابتدا یک پنجره باز میشه که وضعیت آیتم‌های انتخاب شده توسط کاربر رو بررسی می‌کنه. در صورتی که همه چیز مرتب باشه کاربر روی دکمه تایید کلیک می‌کنه و اولین Task از مجموعه وظایفی که انتخاب کرده براش باز میشه. کاربر تغییرات لازم رو در اون Task‌ اعمال و فرم رو ارسال می‌کنه. به محض ارسال فرم کلیه تغییراتی که در این فرم Task‌ ایجاد شده در فرمهای دیگه هم اعمال میشه.

مزایای کار گروهی در گردش کار
مهمترین مزیتی که کار گروهی به کاربران گردش کارهای پرنیان میده امکان انجام عملیات batch روی آیتم‌های یکسان هست. مثال بالا تنها یکی از مثال‌های کاربرد کار گروهی هست. در نوشته‌‌های بعدی که درباره دیگر امکانات اضافه شده به گردش کار 2010 پرنیان صحبت کنیم ارتباط بین کار گروهی و feature های دیگه، مزیت‌های بیشتری از کار گروهی رو مشخص می‌کنه.

محدودیت‌های کار گروهی
کار گروهی امکان فوق‌العاده‌ای هست اما محدودیت‌هایی هم داره:
طبیعی هست که کار گروهی فقط بین فرمهای یک گردش کار که گردش کار آن در مرحله یکسانی باشند قابل انجام است، در واقع امکان انجام کار گروهی همزمان بر روی 2 گردش کار مختلف وجود نداره، چرا که تعاریف و state های اون‌ها با هم متفاوته.
همچنین بعضی state های گردش کار به دلایلی مثل انجام عملیات‌های خاص که به داده‌های فرم مربوط هست، امکان انجام کار گروهی رو ندارند.

دیگر امکانات گردش کار  2010 پرنیان رو در نوشته‌های بعدی معرفی خواهیم کرد.

* امکانات و فیلم دمو گردش کار که در سایت قرار داده شده مربوط به نسخه 2007 هست. از آنجا که در حال حاضر گردش کار‌هایی برای یک مشتری را در شیرپوینت 2010 آماده کردیم، امیدواریم به محض آماده شدن فارسی ساز شیرپوینت 2010 بتوانیم فیلم دمو و امکانات گردش کار رو در سایت به روز کنیم.
 

عوامل اصلي موفقيت در ايجاد سيستم مديريت دانش

عوامل اصلي موفقيت در ايجاد سيستم مديريت دانش
چکیده
در فضاي كاري امروز، فشارهاي ناشي از رقابت بيش از پيش احساس ميشود. سازمان ها بايد از هر رقابتي جهت به دست آوردن موقعيت و يا حفظ آن استفاده كنند. و در دوره اي كه اقتصاد در آن رو به كوچك شدن است هميشه اين نياز احساس ميشود كه با كمترين امكانات بيشترين كارها را انجام داد.
اخيرا بسياري از سازمان ها به منظور ايجاد دانش جديد به سمت به كارگيري سيستم هاي مديريت دانش نظير شيرپوينت تمايل پيدا نموده اند. برخي متخصصين بر اين باورند كه شايد دانش، تنها نتيجه پايدار اين رقابت باشد. با كمك دانش تصميمات بهتري اتخاذ ميگردد تيم هاي كارآمدتري شكل ميگيرند و براي يادگيري الزام بوجود مي آيد. هرچند كه ريسك بالاي عدم موفقيت ما را ترقيب ميكند تا به جستجوي دلايل آن بپردازيم و سپس عوامل اصلي كه در اجراي موفق نقش داشته اند را مشخص كنيم.
كمك به پژوهشگران مشكل است به ويژه هنگامي كه در حال جستجو عوامل اصلي موفقيت (‍CSF) هستيم. همچنين درمطالعه پرو‍ژه هاي مديريت دانش ، از ميان بيست و چهار شركت، پژوهشگران دريافتند كه پروژه‌هاي موفق شاخص هاي مشابهي داشته اند. همچنين اين مطالعه نشان داد كه پروژه هاي ناموفق و يا پروژه هايي كه هنوز به موفقيت دست نيافته اند، يا تعداد كمي از اين شاخص ها را دارند و يا اصلا هيچ كدام را ندارند. اين يافته ها ضريب اطميناني بالا از شاخص هايي كه در اينجا گردآوري شده اند نشان ميدهد. اين شاخص ها بر اساس فراواني آنها در مقالات، روزنامه ها، مطالعات موردي و تجربي در ارائه راهكارهاي شير پوينتي انتخاب گرديده اند.
فن آوري اطلاعات كافي نيست
زماني كه از بيشتر افراد فني و يا حرفه اي سوال ميشود كه فنآوري اطلاعات (IT) به چه معني است، احتمالا جوابي كه به شما ميدهند تنها شامل كلمه فن آوري ميشود و به نوعي عنصر اطلاعات ناديده گرفته ميشود و يا اينكه مغلوب فن آوري ميشود. درست است كه فن آوري عنصر مهمي است ولي به طور كلي عامل اصلي موفقيت نيست. در بعضي از اولين تلاش هاي سيستم‌هاي مديريت دانش اين مسئله كه فن آوري تنها عامل اصلي نيست، به درستي آموزش داده نشد و در حال حاضر در همه جا اينگونه تبليغات شده كه اجراي سيستم مديريت دانش اجبارا شامل افراد و فرآيندهاست.
سيستم مديريت دانش تلاشي بين رشته اي است كه بستگي به آموزش سازماني، عادت هاي مشترك و تغيير در فرهنگ ها دارد. و به عبارت ديگر اين فقط IT نيست. بر طبق گفته هاي شركت مشاوره اي مديريت دانش در شهر نيويورك ،بزرگترين تصور غلط كه رهبران IT در ذهن ها ايجاد ميكنند اين است كه مديريت دانش در مورد فن آوري است.
فرهنگ
در برخي منابع اين چنين بيان شده است كه فرهنگ همكاري سالم به عنوان مشوقي جهت اشتراك دانش ميتواند مهم ترين عامل موفقيت باشد. متاسفانه تغيير فرهنگ يكي از مشكل ترين اقداماتي است كه مي توان صورت داد. اين روشن ميكند كه چرا بيشتر تلاش هاي مديريت دانش شكست ميخورد. البته موانع زيادي وجود دارد براي درك اينكه چرا افراد علاقه اي به اشترك دانش ندارند. اين موانع شامل نبود اعتماد، نبود درك يا احتكار دانش ميباشد.در كنار اين موانع مقاومت هايي در مقابل هر گونه تغيير وجود دارد. به طور كلي شركت ها به صورت فردي، تيمي و سازماني بايد باور داشته باشند كه اشتراك دانش يك روش معمول و سالم جهت معامله است.
داشتن يك فرهنگ سازگار و هماهنگ انتخابي نيست: يا مديريت دانش با فرهنگ سازماني شان سازگار است و يا اينكه سازمان بايد براي تغيير آماده شود. اگر فرهنگ با مديريت دانش سازگار نباشد تكنولوژي، دانش و يا مديريت خوب يك پروژه باعث موفقيت سازمان نميشود. داشتن فرهنگ صحيح ميتواند به شما كمك كند . اگر كارمندان واقعا باورداشته باشند كه اشتراك دانش براي سازمان حياتي است از هر تكنولوژي و شيوه اي براي اشتراك دانش و ي��دگيري استفاده خواهند كرد.
ایجاد یک شالوده
علاوه بر فرهنگ، عناصر مهم ديگري هستند كه در بنيان يا شالوده مديريت دانش نقش دارند. اين شالوده شامل ايجاد قوانين و تيم هايي است كه به ايجاد يك محيط يادگيري كمك كنند.
مديريت بايد سياست ها، روش كار و رهنمودهاي موثري براي سازمان تعريف كند. اهميت اين ساختار كه معمولا نظارت ناميده ميشود، قابل درك نيست. بدون نظارت باغ دانش دچار قحطي شده و يا تبديل به جنگل ميشود و يا با علف هرز پوشيده ميگردد. حتي بعضي سازمان ها يك نقش اجرايي جديد براي نظارت تعريف كرده اند كه يك مامور ارشد دانش در سازمان آن را اجرا كند.
کارکنان با انگیزه
با وجود اينكه مشوقات انگيزشي به تنهايي موفقيت را تضمين نميكنند، جهت تبديل شدن به يك سازمان با روحيه يادگيري ضروري هستند. پاداش دادن به كارمندان باعث تقويت رفتارهاي مثبت مي شود كه خود يك اصل در تغيير فرهنگ اشتراك سازماني هستند. پيشنهاداتي وجود دارد شامل تغيير از سمت پاداش به عملكردهاي فردي به سمت پاداش هاي تيمي و گروهي.
هدف كلي ايجاد يك احساس كار و هدف مشترك است كه حس همكاري را بر مي انگيزد و كار تيمي را تشويق مي كند. اين امور بايد با كار يا بازبيني عملكرد پروژه و همچنين ارزيابي سالانه همراه باشد. به خاطر داشته باشيد كه ضرورتي وجود ندارد كه تمام پاداش ها به صورت مالي باشد. تشخيص كار افراد ، دادن انگيزه و اميد و هم چنين در گير شدن در كار مي توانند به عنوان مشوقات انگيزشي عمل كنند.
آموزش
آموزش نيز يك عامل مهم موفقيت در گسترش سيستم مديريت دانش است. در حقيقت در يك مطالعه اي كه اخيرا انجام شده، نشان داده شده كه آموزش كاركنان قوي ترين رابطه را با كاربرد موفق مديريت دانش دارد. آموزش تضمين ميكند كه كاركنان يك سيستم نرم افزاري جديد و عملكرد آن را درك ميكنند.
اگرچه از سازگاري به تنهايي به عنوان يك عامل اصلي موفقيت در اين مقاله نام برده نشده اما اين روشن است كه سازگاري كاربر در رسيدن به موفقيت ضروري است و آموزش كاربر به منظور سازگاري و جلوگيري از مقاومت راه اصلي هست . اين امر تنها رفتن به سر كلاس نيست بلكه اكثر اوقات اين فقط دادن ايده به سازمان است. اين ايده و نقطه نظر ميتواند از طريق يك سمينار، بولتن و يا خبر باشد تا كارمندان و مديران با مديريت دانش آشنا شوند.
در دسترس بودن منابع
با وجود اينكه كه هدف مديريت دانش داشتن سازمان هايي كارآمدتر و هوشمندتر است ، اين امر در عرض يك شب محقق نميگردد. مديريت دانش سرمايه گذاري براي آينده سازمان است و نيازمند سرمايه، زمان و تلاش است.
به منظور آموزش، مهندسي مجدد قوانين مديريت دانش و ايجاد فعاليت هاي اشتراك دانش، زمان نياز است. سرمايه جهت خريد سخت افزار، نرم افزار و سرويس هاي جديد براي سيستم مديريت دانش جديد ضروري است . تلاش نيز جهت تغيير فرهنگ و متقاعد نمودن كارمندان از ارزش اشتراك دانش لازم است. دسترسي به منابع انساني يك مشكل معمول با كارمنداني است كه احساس ميكنند وظايف سنگيني دارند. همچنين از تلاش هاي مديريت دانشي كه به درون سازماني وارد شده با اعتقاد به اينكه كارمندان وقتي براي آن ندارند، هيچ نتيجه مثبتي گرفته نميشود.
در نتيجه براي رسيدن به موفقيت، برنامه ريزي چشم انداز و همچنين از سرگيري تلاش هاي مديريت دانش با توجه به ترتيب زماني وقايع و خروجي هاي واقع گرايانه، ضروري هستند.
حمايت مجري
با وجود اينكه هميشه اين اميد وجود دارد كه تلاش هاي اساسي و ريشه اي مديريت دانش به تدريج در يك سازمان ريشه بدواند، حمايت مجري همچنان ضروري است.
اگر دانش از چنين اهميت ويژه اي در سازمان برخوردارباشد حمايت مجري و مدير تعيين كننده است. بيشتر از يك نقش رهبري، مجريان بايد در حرف و در عمل پشتيبانان مديريت دانش باشند. آنها براي مديريت دانش يك ديدگاه روشن به وجود ميآورند وهمچنين بين استراتژي مديريت دانش و استراتژي موجود همكاري و هماهنگي بوجود مي آورند. آنها اهميت دانش را بيشتر نموده و روشن ميكنند كه چه نوع دانش هايي مهم تر هستند.آنها به ايجاد تغييرات در فرهنگ كمك نموده و نيز در ايجاد يك شالوده محكم نقش مهمي ايفا ميكنند.
حاميان مجري درجهت دستيابي به هدف مديريت دانش، منابع مالي و منابع ديگر را تامين ميكنند. به صورت خلاصه آنها مشخص ميكنند كه آيا سازمان در مسير مديريت دانش قرار گرفته و اگر چنين باشد آن را در همان مسير هدايت ميشود.
نتيجه‌گيري
اجراي موثر مديريت دانش با اصول مشخصي ارزيابي مي گردد. درك اين اصول مديريت پيشگيري كننده را ممكن ميسازد و امكان ريسك پروژه ها را كاهش ميدهد.
به خاطر داشته باشيد كه سازمانها متفاوتند و اگرچه كه اين عوامل و فاكتورها تا درجه اي در بيشتر شركت ها ديده مي شوند اما رتبه بندي آنها در هر كدام متفاوت است. مطمئنا در برخي سازمان ها اصول ديگري نيز وجود دارند كه نام برده نشدند.
خوشبختانه با آناليز دقيق اين عوامل به ويژه در سازمان شما اجراي موفق مديريت دانش به سادگي امكان پذير بوده و بازگشت سرمايه تضمين خواهد شد.
منابع
1 Davenport, T., De Long, D., Beers, M. (1998, Winter98). Successful knowledge management projects. Sloan Management Review, 39(2), 43-57.
2 Kulkarni, U. Ravindran, S., Freeze, R. (2006, Winter2006/2007). A knowledge management success model: Theoretical development and empirical validation. Journal of Management Information Systems, 23(3), 309-347.
3 Wong, K. (2005, May). Critical success factors for implementing knowledge management in small and medium enterprises. Industrial Management ; Data Systems, 105(3), 261-279.
4 Hung, Y., Huang, S., Lin, Q., Mei-Ling-Tsai, M. (2005, March). Critical factors in adopting a knowledge management system for the pharmaceutical industry. Industrial Management Data Systems, 105(2), 164-183.
 

آخرین نظرات

Comment RSS