محافظت از اطلاعات با سرویس IRM در شیرپوینت

پس از ورود و احراز هویت کاربران، مجوز دهی و تصدیق پذیری انجام می شود که در آن می توان اسناد و بخش های مختلف یک سیستم را از دید کاربران مختلف مخفی نمود و یا دسترسی های مجزا برای ایشان تعیین کرد. اما در سیستم های اطلاعاتی، یکی از دغدغه هایی که مطرح می شود عدم امکان خروج اسناد و اطلاعات از سازمان می باشد.
در سیستم های اطلاعاتی و سیستم های مدیریت محتوا و اسناد، کاربران این امکان را دارند که با کپی کردن بخشی از سند و یا کل سند یا Print آن، سند را از جایی که باید باشد خارج نمایند! و هیچ سیستم امنیتی ای نمی تواند جلوی این کار را بگیرد. کاری که در سازمان ها برای این منظور انجام می شود بستن درگاه های USB و یا عدم استفاده از CD-Writer می باشد اما از طرفی دسترسی به اینترنت به عنوان ابزار کار، سبب ارسال فایل از طریق اینترنت خواهد شد. کپی فایل در داخل کامپیوتر های شخصی و گوشی های هوشمند متصل به شبکه نیز از ابزار های دیگرِ انتقال فایل و خروج آن از سازمان می باشد و در ساده ترین حالت با چاپ اطلاعات برروی کاغذ عملا یک کپی غیر مجاز از داده ها ایجاد می شود.
برای حل این گونه مشکلات، مایکروسافت راه کاری را پیشنهاد داده که با استفاده از آن می توان گونه ای دسترسی متفاوت، برروی اسناد و اطلاعات و نامه های سازمانی تبیین نمود. مثلا سندی که اطلاعات آن توسط هیچ کس قابل کپی شدن و یا Print شدن نباشد، نامه ای که امکان Forward آن را برای گیرندگان بست و یا اسنادی که کد شده باشد و در خارج از سازمان امکان باز شدن و مشاهده داده های آن وجود نداشته باشد.
این امکان فقط توسط سرویس IRM یا Information Right Management که از محصولات مایکروسافت است مهیا شده است. این سرویس در نسخه ی جدیدش به همراه Windows 2008 R2 به عنوان Active Directory IRM یا AD IRM ارائه شده است و با محصولات و سرویس های دیگر مایکروسافت مانند Microsoft SharePoint Server، Microsoft Exchange Server، Microsoft Office و ...کاملا همخوانی دارد.
دسترسی در شیرپوینت و لایه های مجوز دهی در آن به عنوان یکی از کامل ترین راهکار های ارائه شده در این خصوص بدون استفاده از IRM این امکان را به کاربران می دهد که اسناد را از سرور خارج و یا اطلاعات را از طریق کپی کردن و یا Print به بیرون سازمان منتقل کنند. اتصال IRM به شیرپوینت در چند لایه سند و کتابخانه اسناد قابل استفاده و قابل تنظیم می باشد. بدین صورت که مدیر سیستم می تواند کتابخانه های اسناد شیرپوینت را طوری تنظیم کند که اسناد موجود در خارج سازمان قابل استفاده نباشد حتی برای کسانی که دسترسی به تغییر آن ها را داشتند!
سیستم مدیریت محتوا و اسناد پرنیان که بر پایه شیرپوینت 2010 می باشد می تواند کلیه قابلیت های ذکر شده فوق را با استفاده از راهکار سرویس IRM ارائه دهد و به مدیران این اطمینان را بدهد که داده ها فقط در سازمان خواهد بود و بدون اجازه آنها حتی یک صفحه از این اطلاعات از سازمان خارج نمی شود. البته مدیران و یا نماینده آنها با تعریف دسترسی های مجاز می توانند فایل ها و اسناد را از طریق گوشی های هوشمند و یا کامپیوتر های قابل حمل از سازمان خارج و به صور�� برون خط ویرایش و پس از ورود به سازمان به صورت خودکار با سرور Sync شود.
 

استفاده از ساختار شیرپوینت در سازمان

همه روزه تکنولوژی درحال توسعه و دگرگونی می باشد و شیرپوینت هم از این امر مستثنی نیست. در چنین شرایطی، توسعه بستر های نرم افزاری بخصوص بستر قدرتمندی همچون شیرپوینت نیازمند به شناخت و آگاهی کامل از این بستر و سیستم جاری سازمان دارد. این بدان معناست که قبل از آنکه اقدام به توسعه و بروز رسانی ساختار نمایید نیازمندی های ساختار کنونی سازمان را شناسایی کرده و با قابلیتها و امکانات شیرپوینت مقایسه نمایید و از نحوه استقرارو سازگاری شیرپوینت با ساختار کنونی سازمان اطلاع کسب کنید. برای کسب این آگاهی ها در نظر داشتن پاسخ سوالات زیر بسیار حائز اهمیت است.
  • آیا در سازمان شما ابزارهایی وجود دارد که از آنها استفاده نمی کنید ؟
  • آیا ابزارهای دیگری وجود دارد که شما در اختیار ندارید ؟
  • چه فرآیند های دستی را می توان مکانیزه نمود؟
  • چه فرآیندهایی در سازمان شما وجود دارد و SharePoint چگونه به آنها پاسخ می دهد؟
  • چه نرم افزارها و ابزارهای فردی دیگری وجود دارد که جایگزین شیرپوینت می شوند؟
  • اگر شما برای اولین بار است که می خواهید از شیرپوینت استفاد کنید و یا در حال ارتقا شیرپوینت هستید چه امکان جدیدی برای رسیدن به اهداف تجاریتان آن وجود دارد ؟
شاید استفاده از کلیه امکانات شیرپوینت بسیار وسوسه انگیز باشد ولی همیشه بهترین استراتژی نیست. پیدا کردن اینکه چه سرویس هایی از شیرپوینت و به چه نحوی نیاز سازمانی شما را برطرف می کند بسیار اهمیت دارد. در یک ارزیابی کامل از نیاز های سازمانی خود شاید به مواردی برخورد کنید که شیرپوینت چندین راه حل پیش روی شما بگذارد ولی انتخاب بهترین گزینه باعث کاهش هزینه ها و افزایش راندمان سازمان می شود .
 

استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی

چارت سازمانی یکی از بنیادی ترین اطلاعات یک سازمان است که اگر سیستمهای نرم افزاری یک سازمان به درستی طراحی و پیاده سازی شوند بایستی همگی از یک چارت سازمانی واحد برای اعمال کنترل های مختلف استفاده نمایند. در حال حاضر در اکثر شرکت ها و سازمان های ایرانی بیش از یک چارت سازمانی وجود دارد. مانند: چارت سازمانی اتوماسیون، چارت سازمانی منابع انسانی، چارت سازمانی فرآیندها و ...
اما ظاهرا همه فراموش کرده ایم که Active Directory که به منظور مدیریت شبکه و دسترسی های روی شبکه مورد استفاده قرار می گیرد. خود یک چارت سازمانی پیشرفته است. و اگر دسترسی ها و سیاست های شبکه مهمتر از دسترسی های یک سیستم نرم افزاری نباشد، کمتر از آن نیز نیستند.
البته اکتیو دایرکتوری با دیگر چارت های سازمانی تفاوت هایی نیز دارد.
  • همه ما عادت کرده ایم که نام کاربری شبکه ما همان نام شخصی ما باشد مانند RVahidi
  • در اکتیو دایرکتوری مفاهیم user, group و unit وجود دارد. که اگر unit را واحد سازمانی و group را نقش در نظر بگیریم. user را چه کنیم پست فرض کنیم یا شخص؟!
  • معمولا کنترل و مدیریت اکتیو دایرکتوری در اختیار تیم شبکه است که روی خوشی به راه حلهای نرم افزاری نشان نمی دهند.
در کنار این مشکلات مزایای نیز وجود دارد:
  • در صورت وجود مجوز کافی به اطلاعات اکتیو دایرکتوری هم از طریق query پایگاه داده و هم از طریق برنامه نویسی دسترسی وجود دارد.
  • نرم افزارهای مایکروسافت که جزء لاینفکی از سازمان ها به شمار می آیند کاملا با اکتیو دایرکتوری سازگار و یکپارچه هستند.
  • استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی باعث می شود تا تغییرات پست ها بر روی دسترسی های شبکه نیز اعمال شود.
ما در پرنیان به صورت عملی و در چندین سازمان استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی را عملیاتی کرده ایم. هر چند که در ابتدا مقاومت هایی وجود داشته اما در نهایت مزایای این راهکار بسیار بیشتر از آن است که بتوان از آن چشم پوشی نمود.
 

گروههای کاربری در شیرپیونت

یکی از مهمترین و کار آمدترین روش های کنترل کاربران در مجموعه های نرم افزاری استفاده از گروههای کاربری و اعمال حقوق دسترسی به این گروهها می باشد. در این خصوص در شیرپوینت هم گروههای کاربری خاصی وجود دارند که شما می توانید از آنها استفاده کنید و یا آنها را سفارشی کنید.
در حقیقت گروههای شیرپوینتی Container هایی هستند که به مدیران وب سایت ها اجازه می دهند تا براحتی حقوق دسترسی و سطح اختیارات کاربران را مدیریت کنند. تعداد این گروهها در شیرپوینت بسیار زیاد است که در ادامه نمونه هایی از این گروههای شیرپوینتی معرفی می گردد .
نمونه هایی از گروههای شیرپوینتی یه شرح زیر می باشند:
- تمامی کاربران احراز هویت شده:
گروهی از کاربران می باشند که باید حدافل حقوق دسترسی را داشته باشند. یعنی آنها فقط می توانند به عنوان تماشاگر بخش های مختلف سایت را مشاهده کنند.
- تمامی اعضای یکی بخش :
این گروه حقوق دسترسی بیشتری نسبت به گروه قبلی دارند. اعضای این گروه می توانند بخش های مختلف سایت را تغییر داده و یا درآنها اسناد خود را بارگذاری کنند
- تمامی اعضای گروه C_Level (CEO, CFO, COO, CIO, etc.) :
این افراد به اسناد و بخشهای حساس سایت دسترسی خاصی دارند
- گروه سازندگان
کاربرانی دراین گروه قرار می گیرند که صاحب و ایجاد کننده بخش های از سایت می باشند . این کاربران کلیه حقوق ایجاد، ویرایش و حذف بخش تولید شده توسط خود را دارند
- گروه مدیران شیرپوینت
این گروه از کاربران، مدیران سایت می باشند و می بایست به Site Collection یک سایت شیرپوینتی دسترسی داشته باشند. این گروه حقوق دسترسی مشابه گروه سازندگان دارند .
یک مدیر سایت خوب از گروههای شیرپوینت برای ارائه مجوز به کاربران جهت دسترسی به سایت ها، لیست ها و کتابخانه ها استفاده می کند. حتی وی می تواند از این گروه ها، در تعیین وظایف گردش کارها در شیرپوینت استفاده کند همچنین می توان وظایف مختلف را به گروههای شیرپوینتی خاص اختصاص داد.
نظام مندی به دست آمده از این ساختار به حدی برای مدیران سایت ها مفید است که توصیه می شود حتی برای اعمال حقوق دسترسی برای یک کاربر مشخص یک گروه کاری خاص ایجاد شده و کاربر، در آن قرار داده شود، در این صورت اگر نیاز به اختصاص این حقوق دسترسی به کاربر دیگری باشد و یا در صورت نیاز به سلب این حقوق دسترسی از شخص باشد اعمال تغییرات به آسانی و سرعت بالا صورت خواهد پذیرفت . همچنین از این گروهها می توان در قسمت های مختلف یک سایت استفاده کرد .
 

شبکه اجتماعی شیرپوینت 2010 (قسمت دوم)

در قسمت اول به بررسی 2 دسته از ویژگی ها و مفاهیم شبکه های اجتماعی شیرپوینت پرداختیم . در ادامه قصد داریم به بررسی 2 دسته باقی مانده و کاربرد ها و خاصیت های آنها بپردازیم .

   3) CREATE 

خاصیت تولید شبکه اجتماعی شیرپوینت شامل تولید وبلاگ ها ، ویکی ها ، فایل های مدیای دیجیتالی ( مانند ویدیو و ... ) و همچنین تولید و ایجاد سایت های تیم (Team Sites ) و موارد زیر می باشد .

•    Ratings
مایکرو سافت قابلیت رتبه بندی را برای همه لیست ها در شیرپوینت معرفی کرده است .
یکی از دم دست ترین و پر مخاطب ترین ویژگی ها برای سایت های انتشار یافته برای کاربران ، همین قابلیت رتبه بندی محتویات است .
مشتریان و کاربران معمولا از یک رنج از 1 تا 5 ستاره برای مقیاس رتبه بندی محتویات استفاده می کنند .
ratings1_thumb.png
•    Office Web Apps
شما می توانید در سازمان ، شیرپوینت 2010 خود را با برنامه های کاربردی وب آفیس گسترش دهید . کاربران می توانند از این طریق با استفاده از یک بروزر وب ، از هر جایی به اسناد و مدارک  دسترسی  و مشاهده داشته باشند .
 
•   
Note Board
در کنار همه ویژگی های شبکه اجتماعی در شیرپوینت ، افزونه نت برد نیز معرفی شد .
افزونه نت برد ، یک افزونه عمومی هست که می تواند در بقیه سایت ها مانند پرتال های انتشار یافته ، سایت های تیم  و ... استفاده شود و کاربران را قادر به گذاشتن یادداشت های کوتاه ، قابل مشاهده برای عموم و یا کامنت هایی برای صفحه ای که افزونه قرار دارد ، میکند .
 
noteboard_24182819.png

    4) NETWORK

•    My Network , My Profile
در Newsfeed  ، تحت عنوان  My Network شما فقط فعالیت های همکارانتان و جدید ترین آنها را می توانید مشاهده کنید .
اما اگر شما به My Profile سوییچ کنید ، تگ ها و یادداشت هایی که مشاهده می کنید ، در واقع همه فعالیت های شما و همکارانتان طی ماه ها است . طوری که قابل اصلاح توسط شما نیز هستند . به عنوان مثال فیلتر کردن همه یادداشت ها که امکانی برای پیداکردن دوباره محاوره های قدیمی روی نت برد های دیگر است.

•    Activities Feeds
یکی از جالب ترین ویژگی های شیرپوینت 2010 ، وظیفه اطلاع رسانی ( Activities Feeds ) به نوعی مانند اطلاع رسانی اخبار در فیس بوک می باشد که همه اتفاقات در کل سیستم را پوشش می دهد و به صورت مرتب شده در قسمت My Site  کاربران قرار می گیرد و می تواند شامل اتفاقات و رویداد هایی که توسط همکاران یک کاربر تولید میشود نیز باشد .

 از دیگر ویژگی های خاصیت شبکه می توان به امکان هشدار (Notifications & Alerts ) برای مطلع ساختن کاربران از آخرین تغییرات به روز شده سایت ، استفاده از عکسها ، اطلاعات تماس و پشتیبانی از سرویس میکروبلاگینگ ( نوشتن متن های کوتاه ) در قسمت به روز رسانی وضعیت ها ( Microblogging status updates ) و ... اشاره کرد .



 

سوء استفاده از پدیده متن باز (open source)

سوء استفاده از پدیده متن باز (open source)

مقوله متن باز (Open Source) بحث جدیدی برای رشته it نیست سال های زیادی است که برنامه نویسان غیر ایرانی با استفاده از این روش اقدام به تولید محصولات مختلفی نموده اند و هر روزه محصولات جدیدی بر پایه این روش وارد بازار می شود. محصولاتی که شاید از ابتدای حیات خود، نویسندگان متعددی داشته باشد. نویسندگانی که شاید هر یک نگرش و سبکی متفاوت در تولید نرم افزار دارند، در بعضی موارد این تناقضها نه تنها باعث زیر سوال رفتن ایده و نگرش اولیه محصول شده بلکه باعث ایجاد شکافها و تغییرات عمده ای در محصول نهایی می شود. که این امر باعث کوتاه شدن عمر نرم افزار و ارائه خدمات پشتیبانی ضعیف و یا عدم امکان پشتیبانی از نرم افزار می شود.
برای رفع مشکلات یاد شده قوانین و لایسنس های متعددی وضع شده که در ادامه بخشی از این قوانین با صرف نظر از نوع لایسنس آنها ارائه می گردد.
      1- توزیع مجدد آزاد
      نرم‌افزار باید بدون نیاز به حق امتیاز یا هر گونه پرداختی برای فروش، امکان توزیع به صورت آزاد را داشته باشد
      2- کد منبع
      کد نرم‌افزار باید شامل نرم‌افزار باشد و اجازه توزیع کد نرم‌افزار داده شود
      3- کار مشتق‌شده
      اعمال تغییرات و کارهای بعدی روی نرم‌افزار امکان‌پذیر باشد و این نرم‌افزار جدید را بتوان تحت همان شرایط نرم‌افزار اولیه و اصلی تکثیر کرد.
      4- نگهداری تمامیت کد منبع نویسنده اصلی نرم‌افزار
      تغییرات انجام شده در نرم افزار اصلی نباید باعث زیر سوال رفتن و تغییر ماهیت نرم افزار اصلی شود
      5- بین افراد و گرو‌ه‌ها تبعیضی گذاشته نشود
      اجازه‌نامه نباید بین افراد یا گروه‌ها تبعیضی بگذارد
      6- هیچ تبعیضی در نوع استفاده از نرم‌افزار وجود نداشته باشد.
      هیچ گونه تبعیض و تمایزی بین هر فعالیتی که در راستای نرم‌افزار انجام می گیرد، وجود نداشته باشد. برای مثال تولید کنندگان نرم‌افزار نباید بین استفاده تجاری از یک محصول و استفاده تحقیقاتی از محصول همان محصول برای کاربران تبعیض قائل شوند
      7- توزیع اجازه‌نامه
      مجوز بهره برداری از محصول باید به هرکسی که یک کپی از نرم‌افزار را دریافت می‌کند نیز اختصاص یابد، بدون اینکه آن‌ها نیاز به توافق و هماهنگی با اجازه‌نامه دیگری داشته باشند
      8- اجازه‌نامه نباید مخصوص یک محصول باشد
      اگر محصولی دارای زیر مجموعه هایی جهت توسعه است، اجازه نامه می بایست شامل کلیه زیر مجموعه های نرم افزار باشد.
حال با در نظر گرفتن این قوانین آیا می توان گفت محصولی که بر پایه متن باز تهیه شد است را می توان به عنوان یک محصول تجاری خاص وارد باز کرده و به فروش رساند ؟ آیا اساسا می توان محصولات تجاری دیگر شرکت ها را با اعمال تغییرات مختصر، به نام خود فروخت ؟ آیا متن باز بودن یک محصول و پایبند بودن به قوانین بالا می تواند توجیه اقتصادی در بازار ایران داشته باشد ؟ و مهمترین موضوع، آیا در بازار و فرهنگ ایران این قوانین رعایت می شود؟ آیا توسعه یک محصول بر پایه متن باز از امنیت مناسبی برخوردار است ؟ طول عمر یک محصول متن باز چقدر است ؟ آیا پشتیبانی از یک محصول متن باز که دچار تغییرات متعددی توسط کاربران مختلف شده است مقرون به صرفه است و یا اصولا می توان پشتیبانی مناسب انجام داد ؟
همه این سوالات، چالش هایی است که کارشناسان سازمانها باید در نظر داشته باشند و برای رفع نیاز سازمانی خود پاسخ مناسبی برای آنها پیدا کنند.
 
 

10 دلیل محبوبیت ترمینال سرویس های ویندوز


سالهای بسیاری از عرضه ترمینال سرویس های ویندوز ( یا سرویس های ریموت دسکتاپ در ویندوز سرور R2 2008 ) می گذرد. اما اخیراً این سرویس ها با استقبال بسیار بیشتری نزد شرکت های تجاری روبه رو شده است. در ادامه به بررسی تعدادی از دلایل این امر می پردازیم :
1: دستیابی به سخت افزار از راه دور
با پیدایش و آغاز به کار ترمینال سرویس ها در ویندوز NT به دلایلی چون عدم پشتیبانی شبکه های آن دوران از برنامه های کاربردی پرترافیک و همچنین عدم وجود سرورهای قدرتمند، امکان اجرای چندین نشست (Session) به صورت همزمان وجود نداشت. اما امروزه با قدرتمند تر شدن سرور ها و قابلیت اجرای همزمان چندین سیستم عامل و سرعت بالا در شبکه ها، می توانند به خوبی از عهده میزبانی نشست های ترمینال سرویس بر آیند.
2: مجازی سازی دسکتاپ (DVI) در Windows Server 2008 R2
ویندوز سرور 2008 امکان مجازی سازی کامل دسکتاپ ( DVI ) را برای مدیران سازمان ها ایجاد کرده است. به این معنی که ترمینال سرور می تواند به منظور میزبانی از دسکتاپ های مجازی، پیکربندی شود. در این حالت زمانی که کاربران از سرور log off می کنند، هارد مجازی سرور به حالت اولیه و دست نخورده بر می گردد و برای استفاده توسط کاربر بعدی آماده می شود.
3. امکان ایجاد دسکتاپ های مجازی اختصاص یافته
به طور کلی یکی از راهکارهای اختصاص ماشین های مجازی به کاربران نهایی، طراحی مخزنی از دسکتاپ های مجازی (Virtual desktop pool) می باشد که در آن به ازای هر کاربر یک دسکتاپ مجازی )یکسان با دیگر کاربران( ساخته می شود و هر کدام به صورت موقت به یک ماشین مجازی (Virtual Machine) مرتبط می شوند. از آنجایی که در این راهکار کاربران اجازه اعمال تغییرات در دسکتاپ مجازی را ندارند، بعد از هر جلسه DVI، ماشین مجازی بدون ذخیره تغییرات، به مخزن بر می گردد و آماده استفاده توسط کاربر دیگری می شود. اگر چه این یک روش کارآمد است، اما وجود نیازهای تجاری سازمان ها، ایجاب می کنند که اجازه اعمال تغییرات معینی روی دسکتاپ مجازی به برخی
کاربران داده شود. در چنین مواقعی ویندوز سرور 2008 R2 قابلیت ارائه یک دسکتاپ مجازی اختصاصی (Dedicated) به کاربران را به منظور اعمال تغییرات مورد نیاز در دسکتاپ مجازی خود، فراهم آورده است.
4. امکان میزبانی از برنامه های کاربردی اختصاص یافته به جای کل دسکتاپ مجازی
یکی از خصوصیات پر کاربرد ویندوز سرور 2008، برنامه کاربردی از راه دور RemoteApp)) می باشد. بدین ترتیب که به جای مجازی سازی کل دسکتاپ، برنامه کاربردی اختصاص یافته را مجازی می کنید. نه تنها با این روش، منابع کمتری از سرور اشغال می شود، بلکه به مدیران اجازه می دهد که بدون وابستگی به محیط کلاینت به مدیریت برنامه های کاربردی بپردازد.
اتوماسیون پرنیان نیز از طریق این روش امکان دسترسی از راه دور را در سازمانها و شرکت هایی که دارای دفاتر مختلف در نقاط مختلف جغرافیایی هستند، فراهم می نماید.

5: افزایش طول عمر سخت افزار دسکتاپ سازمان ها می توانند با ترمینال سرویس ها، طول عمر کامپیوتر های رومیزی خود را افزایش دهند. از آنجایی که همه پردازش ها در پایانه سرور رخ می دهد، اصولا دسکتاپ ها نقش ترمینال های غیر هوشمند را دارند و این بدین معنی است که با استفاده این چنینی از دسکتاپ ها، طول عمر آنها نسبت به اجرای برنامه ها به صورت محلی در آنها، بیشتر و با دوام تر خواهد بود. به همین ترتیب با اجرای برنامه ها روی یک ترمینال سرور، با خریداری حداقل سخت افزار، نسبت به حالتی که ترمینال سرور وجود ندارد؛ هزینه ها به مقدار زیادی کاهش می یابد.
6 : امکان دسترسی کاربران به " کامپیوتر کاری " خود از هر مکانی
پشتیبانی از کاربرانی که مجبورند خارج از محیط کاری خود فعالیت کنند، امر تازه ای نیست، اما می دانیم که نگهداری و به روزکردن کامپیوتر های سیار چالش برانگیز است. به همین خاطر با پیاده سازی یک محیط ترمینال سرویس، کاربران از راه دور و صرف نظر از اینکه داخل شرکت هستند یا در سفر، می توانند وظیفه شغلی خود را بدون هیچ مشکلی به انجام رسانند. در واقع با استفاده از کامپیوترهای داخل و خارج از محیط کار، می توانند تجربه و عملکرد یکسانی داشته باشند.
7: آسان تر شدن تعمیر، نگهداری و به روز رسانی برنامه ها
در محیط ترمینال سرویس، برنامه ها، به جای نصب روی کامپیوتر های شخصی افراد، روی یک ترمینال سرور نصب می شوند. در نتیجه به دلیل اینکه تنها یک کپی از نرم افزار وجود دارد، ترمیم و به روز رسانی برنامه ها بسیار آسان تر و روی ترمینال سرور انجام می شود و مجبور نیستید که روی تک تک کامپیوتر های شخصی تغییرات لازم را اعمال کنید.
8: امنیت بالای کامپیوتر های شخصی رومیزی
چون ترمینال سرویس ها میزبان برنامه های کاربردی یا نشست های دسکتاپ مجازی هستند، هیچ نیازی به نصب برنامه ها روی کامپیوتر های شخصی نمی باشد و همه برنامه های کاربردی یا نشست ها روی سرور قابل اجرا است، به همین علت کامپیوتر های شخصی افراد کمتر در معرض خطر و حمله قرار می گیرد.
9:آسان تر شدن تامین و نگهداری دسکتاپ
وقتی که یک سازمان با ترمینال سرویس ها سازگار شده است، کامپیوتر ها به کمترین تنظیمات برای پیکربندی نیاز دارند..همین امر فرآیند تامین و نگهداری دسکتاپ را ساده تر می کند. به عنوان مثال فایل های عکس کوچکتر می شوند و نیازی به تست سازگاری برنامه ها روی دسکتاپ نمی باشد.
10: فراهم شدن امکان حذف نرم افزار مدیریت دسکتاپ
نمونه های زیادی از سازمان هایی را در دنیای واقعی می توان سراغ گرفت که بعد از پیاده سازی سرویس های ترمینال، تصمیم به حذف نرم افزار مدیریت دسکتاپ خود گرفته اند. آنها در ابتدا به منظور نگهداری از موجودی سخت افزار و نرم افزار در سازمان خود، اقدام به خریداری نرم افزار مدیریت دسکتاپ کرده اند. و چون فروشنده متعهد به پشتیبانی و نگهداری سالیانه است، استفاده از نرم افزار باعث صرف هزینه های ثابت و مداوم سازمان می شدند. با پیاده سازی محیط ترمینال سرویس ها، نیاز به نرم افزار مدیریت دسکتاپ از بین رفت. بنابراین حذف نرم افزار مدیریت دسکتاپ، کاهش هزینه های سازمان را به دنبال دارد.
 

شیرپوینت 2010 و قابلیتهایش برای اسناد گرافیکی

در سازمان های امروزه، مدیریت و سازماندهی اسناد دیجیتال، امری اجتناب ناپذیر است. در جستجو برای پیدا کردن یک راهکاری مناسب برای مدیریت الکترونیکی اسناد گرافیکی هیچ شکی نیست که شیرپوینت یک گزینه مناسب است. ممکن است شما قبلا از شیرپوینت برای مقاصد مختلفی استفاده کرده باشید، دراینصورت این سوال برای شما پیش می آید که چگونه می توان برای مدیریت اسناد گرافیکی از شیرپوینت بهره جست و آیا قابلیتهای گرافیکی شیرپوینت کلیه نیازهای شما را برطرف می کند ؟
شرکت مایکروسافت برای پاسخ به این سوال، Digital asset management) DAM) را به عنوان سرویسی که مدیریت فرآیند های تولید، تهیه، نگهداری، سازماندهی، مدیریت، توزیع و سرانجام نمایش اسناد دیجیتالی را برعهده دارد برای شیرپوینت معرفی می نماید.
آیا DAM کلیه نیازهای شما را حهت مدیریت اسناد گرافیکی برطرف می کند ؟
بدیهی است برای پاسخ به این سوال، ابتدا شما باید انتظارات مدیریتی خود را مشخص کنید. اگر شما به دونبال یک راهکار خاص با گزینه های زیاد هستید، شیرپوینت توانایی برطرف کردن انتظارات شما را ندارد. ولی اگر هدف شما اشتراک گذاری و ارائه اسناد خود به کاربران است احتمالا شیرپوینت بخش عظیمی از انتظارات شما را برطرف می کند.
نقطه قوت DAM چیت ؟
نکته قوت DAMدر شیرپوینت 2010 امکان استفاده از اسناد کتابخانه ای و نوع داده های مختلفت شیرپوینت و امکان نمایش تصاویر، صوت و ویدئوها است.
حتی شما می توانید محتوای نمایشگر خود را همانند زمانی که Silverlight نصب کرده اید پردازش کنید .
بزرگترین مزیت استفاده از شیرپوینت 2010 برای مدیریت اسناد چند رسانه ای این است که امکانات نمایشی یاد شده را به همراه کلیه قابلیتهای از پیش تعیین شده شیرپوینت در کنار یک دیگر قرارداده است و مانند سرویس های متعدد دیگر خود (از قبیل جستجوی پیشرفته، برچسب گذاری ، امتیاز دهی، حقوق دسترسی و...) به کاربران ارائه می دهد.
DAM چه محدودیتهایی دارد ؟
قطعا شیرپوینت یک راهکار کامل برای مدیریت اسناد الکترونیکی نیست، قبل از اینکه بخواهید بر روی شیرپوینت 2010 سرمایه گذاری کنید باید با محدودیت های این بستر آشنا باشید. ولی نباید از شیرپوینت 2010 هم نا امید شد، هر روزه شیرپوینت با استفاده از بستهای تکمیلی و خارجی که توسط شرکتهای متعددی تولید میشوند در حال توسعه است و تعداد این محدودیتهای این بستر در حال کاهش می باشد .
برخی از محدودیتهای شیرپوینت به شرح زیر می باشد
  • DAM به صورت پیش فرض در SharePoint Foundations نیست:
    اولین محدودیت اصلی این است که این سرویس جدید فقط با شیرپوینت سرور 2010 سازگار است . این بدان معناست که نصب شیرپوینت به صورت foundation توانایی ساخت کتابخانه اسناد را ندارد
  • نیازمندی به Silverlight:
    کتابخانه اسناد برای پردازش محتوا خود از Silverlight استفاده می کنند: اگر شما برای بارگزاری اسناد دیجیتالی به نرم افزار خاص نیاز دارید در این صورت این امر با سرویس های خارجی شیرپوینت امکان پذیری نیست . اگر شما نیاز دارید محتوای دیجیتالی خود را نمایش دهید نیازمند به silverlight هستید.
  • عدم توانایی شناسایی metadata:
    شیرپوینت به صورت عمومی نمی تواند اطلاعات اسناد از قبیل فرمت، مدت ساخت و اندازه را شناسایی کنند. اگر چه مثل هر لیست شیرپوینتی دیگر، شما می توانید فیلدهای بیشتری را برای هر رکورد داده ای خود ذخیره کنید، ولی این امر نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی توسط کاربر را دارد.
  • عدم پشتیبانی از Thumbnail:عدم توانایی نمایش تصاویر کوچک برای فایل های ویدئویی. شما می توانید به عکس های خارجی که آن ویدئو را نمایش میدهند متصل شوید. ولی نمی توانید تصویری از آن فیلم را به عنوان icon نمایش دهید.
 
 

CRM شیرپوینتی برای برج باران

در پرنیان با مشتریان دولتی و خصوصی مختلفی سر و کار داشتیم، گروه باران اما به دلایلی با سایر مشتریان پرنیان متفاوت است. گروه باران که در حال حاضر برج باران 1 را احداث و به بهره برداری رسانده اند، آنچنان که در تبلیغات خود هم اشاره دارند خدماتی متفاوت برای سبک زندگی متفاوت در مجموعه های مسکونی لوکس ارائه می دهند.

طبعاً ارائه راهکارهای نرم افزاری نیز برای باران متفاوت خواهد بود. یکی از پروژه هایی که در مجموعه باران توسط پرنیان ارائه و عملیاتی شده است، CRM باران مبتنی بر شیرپوینت است.

مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM

هر کسب و کاری بسته به حوزه کار و مشتریان خود نیاز به پردازش اطلاعات، تماس با مشتریان و پیگیری فروش ها دارد. نرم افزارهای متعددی برای مدیریت ارتباط با مشتریان وجود دارد. شرکت های نرم افزاری داخلی هم اقدام به تولید CRM های خاص خود کرده اند و شرکتی نظیر مایکروسافت نیز ِDynamic CRM را دارد.

هر یک از این نرم افزارها نقاط ضعف و قوت خود را دارند، در پروژه باران ما به دنبال راهکار جدیدی برای ارتباط با مشتریان بودیم.

CRM باران بر بستر شیرپوینت

در باران، ما از نقاط قوت شیرپوینت استفاده کردیم و یک محصول کامل با کاربری ساده ایجاد کردیم.  از نظر ظاهری از تم محصولات پرنیان استفاده شده است که خودش داستان مجزایی دارد. تم محصولات پرنیان به منظور ساده سازی کار در محیط شیرپوینت ایجاد شده است.

 

 

 

کاربر پس از ورود به سایت، کلیه کارهای ممکن اعم از کارهای مرتبط با مشتریان، بازدید و پیگیری و گزارشات را مشاهده می کند و به راحتی به آنها دسترسی دارد. منوی Quick Launch سفارشی پرنیان که قابلیتهای مختلفی دارد دسترسی به اطلاعات پایه و بخش های اصلی سیستم را ممکن می کند.
 
مدل مجوزدهی سفارشی پرنیان نیز امکان کنترل مجوزهای اطلاعات وارد شده توسط کاربران در محیط CRM را می دهد. در این مدل علاوه بر کارشناسان فروش، مدیر فروش نیز در نظر گرفته شده است.
گزارشات که قابلیت مشاهده و کار در اکسل را دارند و اطلاعات تماس مشتریان که قابلیت اتصال به Outlook برای آنها مهیاست، مشاهده تاریخچه تغییرات روی اطلاعات مشتریان از جمله مزیتهای شیرپوینتی بوده که ما در پروژه CRM باران از آن استفاده کردیم. 
 

Excel Service در شیرپوینت

اکسل سرویس یکی از سرویس های جالب شیرپوینت است که از نسخه 2007 به این پلتفرم قوی اضافه شد. اما شاید کمتر برنامه نویس یا طراح راهکاری از اکسل سرویس در solution های شیرپوینتی خود استفاده می نماید. در این مطلب کوتاه نگاهی داریم بر اجزای اکسل سرویس
سه عامل وجود دارند که در تعامل با یکدیگر زیر ساخت ها Excel service را بنیان می گذارند .
ECS) Excel Calculation Service): این بخش موتور اصلی Excel Service می باشد که بارگزاری Workbook ها ، محاسبات، بروز رسانی داده های خارجی و نگهداری اطلاعات را بر عهده دارد.
EWA)Excel Web Access):این بخش با استفاده از DHTML و Java Script وظیفه نمایش اطلاعات و نمودارهای اکسل بر روی مرورگرهای وب را به عهده دارد و می تواند این اطلاعات را با دیگر وب پارتها به اشتراک بگذارد بدون آنکه نیازی به دانلود ActiveX خاصی باشد.
EWS)Excel Web Servic): یک وب سرویس ذخیره شده در شیرپوینت می باشد که به توسعه دهندگان کمک می کند با ظاهری مشابه اکسل 2007 نرم افزارهایی بر پایه excel تولید کنند.
از آنجایی که Excel Service یک جزء از اجزای شیرپوینت می باشد، استفاده از آن در شیرپوینت و ادغام آن با دیگر سرویس های شیرپوینت، امکانات وسیعی از قبیل محاسبات ، امنیت ، مدیریت دسترسی به اطلاعات sheetها و یکسری توانمندیهای سروری را به شما می دهد.
Microsoft Office Excel Web Access چیست ؟
Microsoft Office Excel Web یک وب پارت است که اطلاعات یک worksheet از قبیل Sheetها، OutLine Button ها و Drop-Down arrow ها را به صورت چارت و یا به صورت جدول نمایش می دهد.
  1. بخش بالایی عنوان یک toolbar می باشد که چندین منو و دستور و یک نوار کشویی دارد
  2. نمایش دهنده های اصلی پنجره که یک یا چند Worksheet در آن نمایش داده می شود
  3. پنجره جزئیات و پارمتر ها که اطلاعات یک رکورد از قبیل عنوان برچسب ها و داده های ورودی را نمایش می دهد.
  4. قسمت پائینی پیغام های سیستم را نمایش می دهد
چگونه excel Service و Microsoft Office Excel با هم کار می کنند؟
ابتدا شما باید یک excel workbook با کمک Microsoft Office Excel بسازید و سپس آن را در Excel Services ذخیره کنید. در واقع Microsoft Office Excel ابزار تولید Worksheetهاست و Excel Services ابزار گزارش گیری می باشد.
  1. ایجاد کنندهworkbook اغلب یک تحلیل کننده تجاری است که از Office Excel برای تولید یک worksheet و تنظیم نام های خاص برای گزارشات و تعریف پارامتر های خاص استفاده می کند.
  2. ایجاد کننده workbookآن را در یک document library در شیرپوینت ذخیره می کند . مکانی که مدیریت و حفاظت از آن به عهده شیرپوینت می باشد.
  3. ایجاد کننده wokbook و کاربران دیگرمی توانند، گزارشها، صفحات وب پارت ها و داشبورد های هوش سازمانی که از workbook استفاده می کنند را بسازند
 

آخرین نظرات

Comment RSS