دموی آنلاین محصولات پرنیان در آینده نزدیک

parnian-sharepoint-solution در راستای سیاست های مشتری مداری در شرکت پرنیان پردازش پارس و برای سهولت تعامل مشتریان خارج از استان خراسان رضوی، شرکت پرنیان پردازش پارس به زودی سرویسی را ارائه می دهد که در آن عموم هموطنان عزیزمان بتوانند از محصولات پرنیان در بستر اینترنت استفاده کنند .
در این سرویس کاربران می توانند با اتصال به سرورهای شرکت پرنیان پردازش پارس از طریق اینترنت با جدیدترین محصولات این شرکت آشنا شده و به صورت مستقیم از آنها استفاده کنند. اطلاعات استفاده از این سرویس در آینده نزدیک در اختیار متقاضیان قرار خواهد گرفت .
 

متفاوت ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران به روز می شود

دیدگاه پرنیان در تولید سیستم اتوماسیون اداری فراتر از روش های معمول می باشد. اتوماسیون اداری پرنیان یک سیستم توزیع شده بین وب و ویندوز و بر پایه موفق ترین و محبوب ترین تجربیات جهانی (SharePoint, Outlook, Exchange) توسعه یافته است. به گونه ای که کارتابل پرنیان(Outlook) محلی است برای دسترسی به تمام سرویسهای فراهم شده توسط این راهکار اعم از مکاتبات اداری، فرمهای سازمانی برای گردش فرم، چت، ویدیو کنفرانس، ایمیل، پیامک، فاکس، پیام های صوتی، وظایف، تقویم کاری، دفترچه یادداشت، تماسها و ...
پس از ارایه نسخه اول اتوماسیون اداری پرنیان و استقبال مشتریان از ایده به کار گرفته شده در تولید این محصول، به زودی نسخه جدید اتوماسیون اداری پرنیان با ویژگی های ذیل ارایه می شود:
  • پشتیبانی همزمان از outlook به عنوان کارتابل تحت ویندوز و owa به عنوان کارتابل تحت وب
  • یکپارچه با کل مجموعه آفیس به این صورت که کاربر بتواند با بازکردن word نامه خود را تایپ و ارسال کند و یا از طریق اکسل گزارش خود را در قالب یک نامه مستقیما ارسال نماید.
  • عدم نیاز به هیچ نرم افزار جانبی برای ارسال و دریافت نامه ها و استفاده از مجموعه آفیس برای این منظور
  • پشتیبانی کامل از کارتابل آفلاین در محیط outlook
به صورت خلاصه در نسخه جدید اتوماسیون اداری پرنیان برای ارسال و دریافت نامه، فرم های سازمانی، چت و ... فقط کافی است از مجموعه آفیس استفاده کنید. که به دلیل آشنایی همه کاربران با نحوه استفاده از آفیس، استقرار و نگهداری از اتوماسیون اداری پرنیان بسیار کم هزینه تر می باشد.
 

بررسی های اولیه برای ارائه office 15 شروع شد

Office 15 به عنوان آغاز کننده نسل بعدی از محصولات و سرویس های مایکروسافت معرفی شده است.مایکروسافت قصد دارد در Office 15 به بلند پروازانه ترین دیدگاههای خود جامع عمل بپوشاند. به نقل از شرکت مایکروسافت در بلاگ رسمی خود نسخه Office 15 beta در پایان تابستان امسال وارد بازار خواهد شد و کاربران می توانند از این نسخه استفاده کنند. تا کنون شرکت مایکروسافت نسخه های متعددی از Office را ارائه کرده است که آخرین نسخه آن Office 14 در سال 2010 می باشد. شرکت مایکروسافت در نسخه Office 14 بیشتر به ارتباط بین نرم افزار های مجموعه Office و ایجاد ساختاری یکپارچه برای ارتباط شبکه ای این محصول پرداخته بود و در نسخه جدید نه تنها به این هدف دست یافته بلکه قابلیتهای جدیدی به این بستر افزوده است . از این قابلیتها می توان به بروز رسانی همزمان محصولاتی همچون Office, Office 365, exchange, SharePoint, lync, project و Visio و افزایش سرعت ارتباطات در شبکه، تغییر در نوار ابزار Office و افزودن تب جدیدی برای کنترل و مدیریت محتوا و اسناد اشاره کرد. این محصول که سازگار با ویندوز 8 طراحی شده است قابلیت استفاده بر روی tablet ها را نیز دارد.
شرکت پرنیان پردازش پارس که تا کنون با سفارشی سازی محصولاتی همچون SharePoint ، Outlook و InfoPath اقدام به ارائه راهکارهای نوینی نموده است و با ارائه نسخه جدید office از سوی شرکت مایکروسافت، محصولات پرنیان نیز ارتقا خواهد یافت و به زودی خبر های جدیدی درباره محصولات پرنیان خواهید شنید.
 

لیستها و کتابخانه های شیرپوینت به عنوان ساختار طبقه بندی، قابلیتی زیان آور؟!

استفاده از لیست ها و کتابخانه ها در شیرپوینت اجباری می باشند ، ولی شما نباید از آنها برای طبقه بندی اسناد و محتوای خود استفاده کنید. قبل از به وجود آمدن سیستم های مدیریت مستندات ، ما مجبور بودیم برای به اشتراک گذاشتن فایل ها از فضاهای به اشتراک گذاشته شده برای طبقه بندی اسناد و مدارک استفاده می کردیم.
این ایده ساده روش کاملی نبود . شما سلسله مراتب زیادی از شاخه ها و پوشه ها را برای به اشتراک گذاشتن اسناد ایجاد می کردید که پایبند به سلیقه و نظر شما بود و شما اسناد و مدارک خود را در این پوشه ها و فولدر های به صورت دلخواه بایگانی می کردید.
زمانی که کار شما تمام می شد، شما شاخهای ها متوالی زیادی برای طبقه بندی اسنادتان داشتید که این امر مشکلات زیادی را برای کاربران ایجاد می کرد.
البته این ایده زیاد بدی نیست ولی پیاده سازی و نگهداری آن بسیار دشوار است. این ساختار، جستجو را بسیار سخت و کند می کرد مگر اینکه شما از اسم فایلها نیز برای طبقه بندی اسناد و مدارک خود استفاده کنید. همچنین در این ساختار شما فقط می توانید فایل های خود را فقط در یک فولدر نگهداری کنید و اگر نیاز داشته باشید در طبقه بندیهای مجزا این فایل را قراردهید، این ساختار امکان انجام چنین کاری را به شما نمی دهد. شما برای نسخه بندی اسناد خود نیاز دارید که فایل را بر اساس زمان تولید آنها دسته بندی کرده و در این ساختار نگهداری کنید و امیدوار باشید هیچ کس این نسخه ها را در جای دیگری کپی کنند . شما در windows می توانید از shortcuts ها استفاده کنید ولی به صورت پایه شما به یک فایل در آدرسی خاص دسترسی دارید و با ازبین رفتن ارتباط بین فایل و shortcut دسترسی به فایل از بین می رود.
اما شیرپوینت راهکارهای متفاوت و نوینی را در کنار لیستها و کتابخانه های خود قرار داده است که شرکت پرنیان پردازش پارس با استفاده از این راهکارها و ادغام آنها با لیست ها و کتابخانه های شیرپوینت محصول سیستم مدیریت مستندات پرنیان را ارائه نموده است . دراین راهکار خلاقانه، شرکت پرنیان پردازش پارس با ایجاد ساختاری استاندارد نه تنها با ایجاد امکان بارگزاری خودکار اسناد، استفاده از سیستم را برای کاربران ساده کرده بلکه با قراردادن این ساختار در کنار موتور جستجوی شیرپوینت سرعت جستجوی اسناد و مدارک را افزایش داده است همچنین با استفاده تکنولوژی برچسب زنی این امکان را به شما می دهد که اسناد و مدارک خود را تحت ساختار ها و قوانین مختلف طبقه بندی کنید .
 

گردش کار چیست ؟

مدیریت فرآیندهای سازمانی در شیرپوینت
مقدمه
حرکت به سمت مدیریت فرآیندهای سازمانی و استفاده از ابزارهای مناسب جهت آن یکی از ضرورت های سازمانها می باشد. موتور فرآیند ساز به سازمانها کمک می کند تا فرایندهای سازمانی مرتبط با هم را یکپارچه نمایند و با مدیریت بر روی وظایف و مراحل فرایندهای سازمانی، کارایی خود را بهبود بخشند . همچنین به افراد کمک می کند که به جای تمرکز بر روی روال فرآیندها بر روی انجام وظایف متمرکز شوند .در این مطلب راهکارمایکروسافت در مدیریت فرایندهای سازمانی بررسی می شود . همچنین در مورد فرآیندساز پرنیان تولید شده بر پایه راهکار مایکروسافت توضیح مختصری داده خواهد شد.
گردش کار چیست ؟
گردش کار معمولا به عنوان مجموعه ای از وظایف که یک نتیجه را تولید می کند تعریف می شود . تعریفی که مایکروسافت برای گردش کار در شیرپوینت ارائه داده است این است که : گردش کار ، جابجایی خودکار اسناد و آیتم ها در مسیر مشخص از طریق مجموعه ای از عملیات و وظایف مرتبط با یک فرایند سازمانی می باشد.
بنابراین بر اساس این تعریف گردش کار نیازمند اجزای زیر می باشد .
  1. فرم / سندی که گردش می کند .
  2. وظایف مرتبط با یک فرایند سازمانی که در طی گردش فرم / سند برای افراد ایجاد می شود .
  3. عملیات مرتبط با فرایند سازمانی که در طی گردش فرم/سند انجام می شود .
زیرساخت گردش کار ویندوز (WF) چیست ؟
شیرپوینت و سایر محصولات مایکروسافت که مرتبط با گردش کار می باشد (مانند BizTalk) از یک زیرساخت مشترک جهت مدیریت گردش کار با نام Windows Workflow Foundation (WF) استفاده می کنند . WF یک چهارچوب (framework) جهت تولید گردش کارهای سیستمی و یا انسانی است که شامل مجموعه ای ازAPIها ، موتور گردش کار درون فرایندی ، و محیط طراحی می باشد.
گردش کار شامل مجموعه ای از اجزا می باشد که در WF به هر یک از این اجزا فعالیت (Activity) گفته می شود . مایکروسافت کتابخانه ای از فعالیت ها را در .Net Framework ایجاد کرده و امکان توسعه فعالیت های شخصی را نیز فراهم کرده است .
شما می توانید مستقیما با استفاده از WF(در برنامه کاربردی .Net)فرایندهای سازمانی خود را تولید کنید و یا از ابزارهای مبتنی بر WF استفاده نمائید .
موتور گردش کار WF چه امکاناتی دارد ؟
موتور گردش کار WF امکانات زیر را فراهم می کند .
  • زمانبندی و اجرای گردش کارها و فعالیت ها
  • مدیریت جریان (flow) اجرا بین فعالیتها . برای این کار در محیط طراحی ویژوال فعالیتهای خاصی وجود دارد (شامل فلوچارت ، IF ، Sequence ، Parallelو ...) .
  • مانا (Persist) کردن گردش کار . موتور گردش کار هر وقت لازم باشد گردش کار را در یک رسانه دائمی (مانند SQL Server) ذخیره و اجرای آن را متوقف می نماید و در فاصله های زمانی مشخص از بین گردش کارها و فعالیتهایی که در صف اجرا قرار دارد تعدادی را انتخاب و اجرا می نماید .
  • فراهم کردن امکان ردیابی رویدادهای داخلی گردش کار (مانند شروع گردش کار ، کامل شدن و وقوع خطا) و همچنین رویداد های شخصی.
  • فراهم کردن امکان توسعه پذیری .
  • فراهم کردن قابلیت اشکال زدایی ويژوال.
انواع گردش کار در WF چه می باشد ؟
گردش کارها به طور کلی به دو دسته زیر تقسیم می شود .
  1. ترتیبی (sequential) : در این نوع گردش کار مراحل گردش کار به صورت ترتیبی و یکی پس از دیگری اجرا می شود. جریان اجرای در این نوع گردش کار بر اساس شرط (branch) ، حلقه (loop) و انتظار (wait) کنترل می شود .
  2. ماشین حالت (state machine) : این نوع گردش کار ترتیب اجرای مشخصی ندارد . به عبارت دیگر گردش کار از یک وضعیت اولیه شروع می شود و در طی اجرا بر اساس منطق گردش کار مشخص می شود که وضعیت بعدی چه وضعیتی می باشد . این عملیات تا زمانی ادامه پیدا می کند که گردش کار به وضعیت خاتمه برود . جریان اجرا در این نوع گردش کار بر اساس رویدادها (مانند : زمان تغییر یک فرم ، زمان کامل شدن یک وظیفه و ...) کنترل می شود .
در گردش کارهای انسانی (Human-Based) که عامل بیرونی (کاربر) در کنترل روال اجرا تصمیم گیر می باشد بایستی از ماشین حالت استفاده شود .
مایکروسافت برای ایجاد گردش کار از چه ابزارهایی پیشنهاد می دهد ؟
یک مجموعه ابزار توسط مایکروسافت جهت مدل سازی و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی ایجاد شده است . این ابزارها عبارتند از:
  1. InfoPath: یک فرم ساز قدرتمند می باشد که بر مبنای XML و XSL کار می کند.
  2. InfoPath Forms Services در شیرپوینت: امکان نمایش و پر کردن فرم های InfoPath را در محیط وب (شیرپوینت) فراهم می کند.
  3. SharePoint Designer2010: محیط ویژوال برای پیاده سازی گردش کارهای ترتیبی را فراهم می کند.
  4. Visio2010: فلوچارت گردش کار ترتیبی به وسیله این ابزار ایجاد و جهت تبدیل به گردش کار به SharePoint Designer منتقل (Export) می شود.
  5. Visual Studio 2010: امکان ایجاد گردش کار ترتیبی و ماشین حالت را از طریق کد نویسی فراهم می کند.
آیا بدون برنامه نویسی می توان گردش کار ماشین حالت را ایجاد کرد ؟
مایکروسافت ابزاری جهت ایجاد گردش کار ماشین حالت بدون برنامه نویسی ارائه نکرده است و تنها راه ایجاد این نوع گردش کار ، نوشتن کد آن در Visual Studio می باشد . این امر باعث شده است که تولید گردش کار از این نوع کاری زمانبر بوده و برای اکثر سازمانها مقرون به صرفه نباشد . از طرفی با توجه به اینکه در روال بسیاری از فرایندهای سازمانی ، تصمیم گیری (decision-making) در خارج از گردش کار و به صورت پویا انجام می شود گردش کار ترتیبی انعطاف پذیری لازم برای پشتیبانی از این فرایندها را ندارد .
فرآیند ساز پرنیان چیست و با چه هدفی ایجاد شده است ؟
فرایند ساز پرنیان ابزاری برای ایجاد گردش کار از نوع ماشین حالت بدون نیاز به برنامه نویسی می باشد . این فرآیند ساز از InfoPath برای ایجاد فرم های الکترونیکی و از شیرپوینت به عنوان محیط اجرای گردش کارها استفاده می کند . امکان سفارشی سازی فرایندساز باافزودن Plug-in وجود دارد (این کار از طریق کد نویسی در Visual Studio امکان پذیر می باشد) . این فرآیند ساز از قوانین ارجاع مبتنی بر نقش ها (ساختار سازمانی flat) و مبتنی بر چارت سازمانی (ساختار سازمانی سلسله مراتبی) پشتیبانی می کند .

 

سایت باران: یک ظاهر متفاوت با پورتال پرنیان

قبلاً وقتی درباره CRM باران می گفتم، درباره شرایط گروه مهندسی باران توضیح داده بودم. چند روز پیش بعد از مدت ها کار و تلاش و بهبود، سایت اینترنتی جدید گروه باران بر بستر شیرپوینت 2010 و با استفاده از پورتال پرنیان بر روی سرویس زون هاستینگ شروع به کار کرد.​

سایت باران

 در سایت باران، با تکیه بر روشی که گروه مهندسی باران برای تبلیغات خود پیش گرفته، یک سایت با ظاهری کاملاً متفاوت ایجاد شد. جالب است بدانید بعضی کارهایی که در سایت باران انجام شد به شکلی بود که باید منتظر رفع باگ به محدودیت در کتابخانه اصلی jQuery  برخورد کردیم که در البته در آخرین نسخه آن برطرف شد.  در کنار ظاهر متفاوت، مهمترین مساله ای که در سایت باران با آن روبرو بودیم یکپارچه کردن design با شیرپوینت بود. نتیجه کار مانند پیاده سازی های قبلی تم های پرنیانی بسیار خوب از کار درآمد و بدون از دست دادن حتی یک مورد از ویژگی های شیرپوینت این design متفاوت را در بستر شیرپوینت آماده کردیم. این بخشی از سایت است که به جز مدیران سایت و کسانی که ورود اطلاعات در سایت دارند شخص دیگری آن را نمی بینند.

از جنبه های ظاهری که بگذریم، از نظر فنی نیز کارهای جالبی در سایت باران انجام شده، محتوای سایت توسط خود گروه باران در حال تکمیل است، اما از وب پارتها و راهکارهای پرنیان نظیر شمارش معکوس، گالری تصاویر و ویترین محتوای پرنیان و کامنت گذاری صفحات و ... استفاده شده. علاوه بر اینها در نمایش طبقات، ثبت قرار بازدید (که با CRM یکپارچه است و زمان های در دسترس را با توجه به CRM به کاربران پیشنهاد می کند)  کارهای خاصی برای سایت انجام شده که سایت باران را از نظر فنی نیز متمایز با سایت های معمولی اطلاع رسانی می کند.

ایجاد سایت هایی مانند سایت باران انعطاف پذیری پورتال پرنیان در همه جنبه ها را بیش از پیش نشان می دهد.

 

محافظت از اطلاعات با سرویس IRM در شیرپوینت

پس از ورود و احراز هویت کاربران، مجوز دهی و تصدیق پذیری انجام می شود که در آن می توان اسناد و بخش های مختلف یک سیستم را از دید کاربران مختلف مخفی نمود و یا دسترسی های مجزا برای ایشان تعیین کرد. اما در سیستم های اطلاعاتی، یکی از دغدغه هایی که مطرح می شود عدم امکان خروج اسناد و اطلاعات از سازمان می باشد.
در سیستم های اطلاعاتی و سیستم های مدیریت محتوا و اسناد، کاربران این امکان را دارند که با کپی کردن بخشی از سند و یا کل سند یا Print آن، سند را از جایی که باید باشد خارج نمایند! و هیچ سیستم امنیتی ای نمی تواند جلوی این کار را بگیرد. کاری که در سازمان ها برای این منظور انجام می شود بستن درگاه های USB و یا عدم استفاده از CD-Writer می باشد اما از طرفی دسترسی به اینترنت به عنوان ابزار کار، سبب ارسال فایل از طریق اینترنت خواهد شد. کپی فایل در داخل کامپیوتر های شخصی و گوشی های هوشمند متصل به شبکه نیز از ابزار های دیگرِ انتقال فایل و خروج آن از سازمان می باشد و در ساده ترین حالت با چاپ اطلاعات برروی کاغذ عملا یک کپی غیر مجاز از داده ها ایجاد می شود.
برای حل این گونه مشکلات، مایکروسافت راه کاری را پیشنهاد داده که با استفاده از آن می توان گونه ای دسترسی متفاوت، برروی اسناد و اطلاعات و نامه های سازمانی تبیین نمود. مثلا سندی که اطلاعات آن توسط هیچ کس قابل کپی شدن و یا Print شدن نباشد، نامه ای که امکان Forward آن را برای گیرندگان بست و یا اسنادی که کد شده باشد و در خارج از سازمان امکان باز شدن و مشاهده داده های آن وجود نداشته باشد.
این امکان فقط توسط سرویس IRM یا Information Right Management که از محصولات مایکروسافت است مهیا شده است. این سرویس در نسخه ی جدیدش به همراه Windows 2008 R2 به عنوان Active Directory IRM یا AD IRM ارائه شده است و با محصولات و سرویس های دیگر مایکروسافت مانند Microsoft SharePoint Server، Microsoft Exchange Server، Microsoft Office و ...کاملا همخوانی دارد.
دسترسی در شیرپوینت و لایه های مجوز دهی در آن به عنوان یکی از کامل ترین راهکار های ارائه شده در این خصوص بدون استفاده از IRM این امکان را به کاربران می دهد که اسناد را از سرور خارج و یا اطلاعات را از طریق کپی کردن و یا Print به بیرون سازمان منتقل کنند. اتصال IRM به شیرپوینت در چند لایه سند و کتابخانه اسناد قابل استفاده و قابل تنظیم می باشد. بدین صورت که مدیر سیستم می تواند کتابخانه های اسناد شیرپوینت را طوری تنظیم کند که اسناد موجود در خارج سازمان قابل استفاده نباشد حتی برای کسانی که دسترسی به تغییر آن ها را داشتند!
سیستم مدیریت محتوا و اسناد پرنیان که بر پایه شیرپوینت 2010 می باشد می تواند کلیه قابلیت های ذکر شده فوق را با استفاده از راهکار سرویس IRM ارائه دهد و به مدیران این اطمینان را بدهد که داده ها فقط در سازمان خواهد بود و بدون اجازه آنها حتی یک صفحه از این اطلاعات از سازمان خارج نمی شود. البته مدیران و یا نماینده آنها با تعریف دسترسی های مجاز می توانند فایل ها و اسناد را از طریق گوشی های هوشمند و یا کامپیوتر های قابل حمل از سازمان خارج و به صورت برون خط ویرایش و پس از ورود به سازمان به صورت خودکار با سرور Sync شود.
 

گروههای کاربری در شیرپیونت

یکی از مهمترین و کار آمدترین روش های کنترل کاربران در مجموعه های نرم افزاری استفاده از گروههای کاربری و اعمال حقوق دسترسی به این گروهها می باشد. در این خصوص در شیرپوینت هم گروههای کاربری خاصی وجود دارند که شما می توانید از آنها استفاده کنید و یا آنها را سفارشی کنید.
در حقیقت گروههای شیرپوینتی Container هایی هستند که به مدیران وب سایت ها اجازه می دهند تا براحتی حقوق دسترسی و سطح اختیارات کاربران را مدیریت کنند. تعداد این گروهها در شیرپوینت بسیار زیاد است که در ادامه نمونه هایی از این گروههای شیرپوینتی معرفی می گردد .
نمونه هایی از گروههای شیرپوینتی یه شرح زیر می باشند:
- تمامی کاربران احراز هویت شده:
گروهی از کاربران می باشند که باید حدافل حقوق دسترسی را داشته باشند. یعنی آنها فقط می توانند به عنوان تماشاگر بخش های مختلف سایت را مشاهده کنند.
- تمامی اعضای یکی بخش :
این گروه حقوق دسترسی بیشتری نسبت به گروه قبلی دارند. اعضای این گروه می توانند بخش های مختلف سایت را تغییر داده و یا درآنها اسناد خود را بارگذاری کنند
- تمامی اعضای گروه C_Level (CEO, CFO, COO, CIO, etc.) :
این افراد به اسناد و بخشهای حساس سایت دسترسی خاصی دارند
- گروه سازندگان
کاربرانی دراین گروه قرار می گیرند که صاحب و ایجاد کننده بخش های از سایت می باشند . این کاربران کلیه حقوق ایجاد، ویرایش و حذف بخش تولید شده توسط خود را دارند
- گروه مدیران شیرپوینت
این گروه از کاربران، مدیران سایت می باشند و می بایست به Site Collection یک سایت شیرپوینتی دسترسی داشته باشند. این گروه حقوق دسترسی مشابه گروه سازندگان دارند .
یک مدیر سایت خوب از گروههای شیرپوینت برای ارائه مجوز به کاربران جهت دسترسی به سایت ها، لیست ها و کتابخانه ها استفاده می کند. حتی وی می تواند از این گروه ها، در تعیین وظایف گردش کارها در شیرپوینت استفاده کند همچنین می توان وظایف مختلف را به گروههای شیرپوینتی خاص اختصاص داد.
نظام مندی به دست آمده از این ساختار به حدی برای مدیران سایت ها مفید است که توصیه می شود حتی برای اعمال حقوق دسترسی برای یک کاربر مشخص یک گروه کاری خاص ایجاد شده و کاربر، در آن قرار داده شود، در این صورت اگر نیاز به اختصاص این حقوق دسترسی به کاربر دیگری باشد و یا در صورت نیاز به سلب این حقوق دسترسی از شخص باشد اعمال تغییرات به آسانی و سرعت بالا صورت خواهد پذیرفت . همچنین از این گروهها می توان در قسمت های مختلف یک سایت استفاده کرد .
 

استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی

چارت سازمانی یکی از بنیادی ترین اطلاعات یک سازمان است که اگر سیستمهای نرم افزاری یک سازمان به درستی طراحی و پیاده سازی شوند بایستی همگی از یک چارت سازمانی واحد برای اعمال کنترل های مختلف استفاده نمایند. در حال حاضر در اکثر شرکت ها و سازمان های ایرانی بیش از یک چارت سازمانی وجود دارد. مانند: چارت سازمانی اتوماسیون، چارت سازمانی منابع انسانی، چارت سازمانی فرآیندها و ...
اما ظاهرا همه فراموش کرده ایم که Active Directory که به منظور مدیریت شبکه و دسترسی های روی شبکه مورد استفاده قرار می گیرد. خود یک چارت سازمانی پیشرفته است. و اگر دسترسی ها و سیاست های شبکه مهمتر از دسترسی های یک سیستم نرم افزاری نباشد، کمتر از آن نیز نیستند.
البته اکتیو دایرکتوری با دیگر چارت های سازمانی تفاوت هایی نیز دارد.
  • همه ما عادت کرده ایم که نام کاربری شبکه ما همان نام شخصی ما باشد مانند RVahidi
  • در اکتیو دایرکتوری مفاهیم user, group و unit وجود دارد. که اگر unit را واحد سازمانی و group را نقش در نظر بگیریم. user را چه کنیم پست فرض کنیم یا شخص؟!
  • معمولا کنترل و مدیریت اکتیو دایرکتوری در اختیار تیم شبکه است که روی خوشی به راه حلهای نرم افزاری نشان نمی دهند.
در کنار این مشکلات مزایای نیز وجود دارد:
  • در صورت وجود مجوز کافی به اطلاعات اکتیو دایرکتوری هم از طریق query پایگاه داده و هم از طریق برنامه نویسی دسترسی وجود دارد.
  • نرم افزارهای مایکروسافت که جزء لاینفکی از سازمان ها به شمار می آیند کاملا با اکتیو دایرکتوری سازگار و یکپارچه هستند.
  • استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی باعث می شود تا تغییرات پست ها بر روی دسترسی های شبکه نیز اعمال شود.
ما در پرنیان به صورت عملی و در چندین سازمان استفاده از اکتیو دایرکتوری به عنوان چارت سازمانی را عملیاتی کرده ایم. هر چند که در ابتدا مقاومت هایی وجود داشته اما در نهایت مزایای این راهکار بسیار بیشتر از آن است که بتوان از آن چشم پوشی نمود.
 

10 دلیل برتر برای استفاده از SharePoint Workspace

SharePoint Workspace همیشه با شماست
یکی از قابلیتهای شیرپوینت امکان انجام وظایف به صورت Offline می باشد . بدین معنا که شما می توانید اطلاعات را به صورت Offline در سیستم خود وارد کرده یا تغییر دهید و مطمئن باشید که در اولین باری که سیستم شما به شبکه متصل می شود لیست ها و کتابخانه های شیرپوینت بر اساس تغییرات شما، به روز رسانی خواهند شد.

sharepoint-2010

باز بینی در روش های مختلف همکاری
ویرایش اسناد و مدارک به صورت گروهی باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ها می گردد، با استفاده از بستر شیرپوینت دیگر نیازی نیست برای انجام پروژه های مشترک به صورت گروهی، تمامی گروه در یک اتاق در کنار یکدیگر باشند. در بستر شیرپوینت می توان به صورت گروهی و همزمان به اسناد و مدارکی که بر روی شیرپوینت منتشر شده اند، از نقاط مختلف دسترسی داشته و آنها را ویرایش کرده و اطمینان داشته باشیم که این تغییرات بر روی اسناد و مدارک اعمال خواهد شد .

sharepoint-2010

به صورت سریع و راحت آنچه را که می خواهید، پیدا خواهید کرد
SharePoint Workspace سازگاری کامل و قدرتمندی با Windows Search دارد که باعث می شود شما به راحتی و سرعت زیاد، محتوای ذخیره شده بر روی سیستم خود را پیدا کنید. این سیستم، از گزارشات سفارشی شده شما پشتیبانی می کند و شما می توانید با سرعت بسیار بالا آنچه را که می خواهید پیدا کنید .

sharepoint-2010

مشاهده و مدیریت راحت اسناد و مدارک
پشتیبانی از قابلیتهایی مانند Check In و Check Out کردن باعث کنترل و مدیریت راحت اسناد و مدارک می شود همچنین شما می توانید به راحتی نسخه های مختلف از مستندات خود را که بر روی سرور ذخیره شده اند مشاهده کنید. قابلیتهایی مانند Drag and Drop از هر جایی پشتیبانی می شود، حتی، دیگر نرم افزار های Office از قبیل Outlook نیز به طور مستقیم به شیرپوینت متصل می شوند.

sharepoint-2010

دسترسی و اعمال تغییرات بر روی مجموعه داده های خارجی
در شیرپوینت می توان به مجموعه داده ها و پایگاه داده های خارجی دسترسی داشته و اطلاعات را از روی آنها خوانده و یا داده های آنها را ویرایش یا حذف نمود. زمانی که دسترسی به اطلاعات سایت با قابلیت تغییر به صورت Offline ادغام می شوند . شما می توانید بر روی داده های خارجی خود جستجو، فیلتر و گروه بندی  کرده و یا حتی اطلاعات آنها را تغییر دهید، SharePoint Workspace این تغییرات را به صورت مستقیم بر روی مجموعه داده های خارجی شما اعمال خواهد کرد.

sharepoint-2010

استفاده آسان و موثر از لیست های شیرپوینتی
SharePoint Workspace می تواند شامل لیست های شیرپوینتی استاندارد از قبیل لیست های گفتگو، اطلاعیه ها، لینک ها و لیست های عادی باشد. مایکروسافت برای سفارشی سازی فرم های نمایش و ویرایش اطلاعات لیست تکنولوژی Microsoft InfoPath را ارائه نموده است . با کمک این تکنولوژی می توان لیست های شیرپوینتی را به صورت کامل سفارشی کرده، بدون آنکه تغییری در محتویات لیست های شیرپوینت داده شود.

sharepoint-2010

دسترسی سریع به محتویات شیرپوینت از طریق Windows Explorer
پس ازبه هنگام سازی محتویات شیرپوینت با اطلاعات کامپیوترتان، شما می توانید از طریق Windows Explorer به فایلهای منتشر شده بر روی شیرپوینت دسترسی داشته باشد . این باعث می شود که با فایل های خود راحت تر از همیشه کار کنید و آنها را در شاخه های محلی خود تماشا کرده و یا حتی به صورت مستقیم به آنها دسترسی داشته باشید .

sharepoint-2010

مشاهده تغییرات با یک نگاه
Lunch Bar به شما این امکان را می دهد که تمام فضا های کاری را که بر روی شیرپوینت دارید، مشاهده کنید. شما به راحتی می توانید workspace هایی که توسط کاربران دیگر تغییر کرده اند را  مشاهده کنید و حتی تغییرات جدیدی را که تا کنون بررسی نکرده اید را به راحتی شناسایی و مشاهده کنید . حتی شما می  توانید هنگامی که آیتم جدیدی به لیست اضافه می شود هشداری بر روی سیستم خود دریافت کنید .

sharepoint-2010

انجام سریع کار ها
نوار ابزار SharePoint Workspace به صورت کامل تطبیق پذیر است. با این نوار ابزار شما می توانید دستورات پر کاربرد خود را به صورت سریع و راحت در نوار ابزار قرارداده و آن را بر اساس نیاز خود شخصی ساز ی نمایید، شما می توان��د هشدارها، اسناد اشتراک گذاری ها، چاپ و مدیریت کاربران را فقط با چند کلید انجام دهید .

sharepoint-2010

اشتراک گذاری فایل ها
شما نیاز ندارید برای انجام کار های خود در SharePoint Workspace به سرور SharePoint دسترسی داشته باشید. شما می توانید اسناد را بر روی سیستم محلی خود ذخیره کرده و آنها را برای دیگران به اشتراک بگذارید و به آنها امکان اضافه کردن، ویرایش کردن و یا خواندن را بدهید .

sharepoint-2010
 

آخرین نظرات

Comment RSS