وبلاگ پرنیان پردازش پارس

مقالات آموزش اتوماسیون اداری و شیرپوینت، فیلم های آموزشی، آخرین اخبار و دیگر مطالب مرتبط با دنیای نرم افزارهای سازمانی

اطلاعات بیشتر »

اینفوپس چیست و چگونه در شیرپوینت استفاده می شود؟

​ششمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


InfoPath یکی از قسمت های مایکروسافت آفیس و ابزاری قدرتمند و انعطاف ‎پذیر برای ایجاد فرم هایی است که به عنوان پیش ‎درآمد برنامه های کاری شرکت ها توسط شیرپوینت توسعه یافته اند. برخی طراحان از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی نیز استفاده می کنند.
اما خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند. چرا که امکان وجود لایه های گوناگون و ایجاد یک برنامه بسیار مشکل از نظر آزمایش، نگهداری و مدیریت وجود دارد. جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل وقتی که شیرپوینت برای اینترانت یا اکسترانتی بزرگ که با مجموعه وسیعی از داده ها سروکار دارد، ضروری است. در نتیجه این مشکلات، کارشناسان عقیده دارند استفاده از InfoPath صرفا جهت ساخت فرم  سودمند است.

 
خیلی از کارشناسان در استفاده از InfoPath به عنوان پیش‎درآمد کدنویسی احتیاط می کنند

 

راه حل شیرپوینت برای فایلهایی با حجم بالا چیست؟

پنجمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 


​بنا به سیاست های ذخیره سازی شیرپوینت، پایگاه های داده آن در ابتدا تنها محدود به 100 گیگابایت می شد. در گذشته این مقدار حجم خیلی زیاد بود اما امروزه استفاده از فایل های تصویری و ویدیویی می تواند این مقدار حجم محدود را به چالش بکشد.
فایل های چند رسانه ای و دیتا سورس های ساختار نیافته معمولا به صورت اشیای بزرگ باینری (Binary Large Objects BLOBs) ذخیره می شوند. همانطور که در استفاده از شیرپوینت با یک پایگاه داده دیده می شود، وقتی این داده های ساختار نیافته در یک محل با داده های ساختار یافته ذخیره شوند احتمال رخ دادن مشکلات اندازه و عملکرد وجود دارد.
برای غلبه بر این مشکل دو راه وجود دارد. نخست استفاده از ذخیره BLOB از راه دور(Remote BLOB Storage RBS). در این روش، BLOB در یک سرور دیگر قرار داده می شود و شیرپوینت از راه سرویس-هایی مثل فایل استریم به آن دسترسی می یابد. RBS از فایل های چند ترابایتی پشتیبانی می کند و می تواند مشکلات عملکردی را برطرف نماید. اما در این روش محدودیت هایی مثل محدودیت در فشرده سازی، رمزگذاری و قابلیت های ارجاع وجود دارد. این روش در کار با داده های پایدار که فقط برای خواندن استفاده شوند بهترین عملکرد را خواهد داشت.
راه دوم ذخیره داده های BLOB بر روی همان سروری است که پایگاه داده وجود دارد با این شرط که به صورت مجازی جدا شده باشد. این روش عملکرد بهتری نسبت به RBS دارد و برای BLOBهای کوچک و برنامه هایی که از خواندن-نوشتن متقابل استفاده می کنند و داده ها مداوم تغییر می کنند بهتر است.

RBS از فایل های چند ترابایتی پشتیبانی می کند و می تواند مشکلات عملکردی را برطرف نماید. اما در این روش محدودیت هایی نیز وجود دارد.

 

شیرپوینت در مقایسه با CMS

​اکثر دانش‎ورزان، متخصصان فناوری اطلاعات و توسعه دهندگان با CMS های مختلف آشنایی دارند و بدون شک نام شیرپوینت به گوش‎شان خورده است، حتی اگر از آن استفاده نکرده باشند. CMS یک سیستم مدیریت محتواست که ساخت صفحات وب و برنامه‎های کاربردی اینترنتی را فراهم می‎سازد.  شیرپوینت نیز یک بستر برای تجارت و کار گروهیست که قابلیت‎های فراوانی را برای کاربر فراهم می‎کند. از این دو تکنولوژی به صورت گسترده‎ای در سرتاسر دنیا استفاده می‎شود. با این حال باید به خاطر داشته باشیم که شیرپوینت بسیار گسترده‎تر از یک CMS است. شیرپوینت بیشتر همانند چارچوب نرم‎افزار (framework) یک برنامه‎ی کاربردیست.
بسته به نوع نیاز، کارکنان کسب و کارهای کوچک، متوسط و یا شرکت‎های بزرگ، بستر مورد نظر خود را به گونه‎ای انتخاب می‎کنند که مطابق با نیازهای خاصشان باشد. اکنون می‎خواهیم به شما تفاوت بین مایکروسافت شیرپوینت و دیگر CMS ها را بگویم. جوملا را به عنوان یک مثال برای CMS در نظر می‎گیریم.
همان‎طور که گفتیم، CMS هایی نظیر جوملا برای ساخت صفحات وب و ذخیره‎ی انواع فایل‎ها، مدارک و موارد دیگر استفاده می‎شوند. یکی از مزایای چنین سیستم‎هایی، سادگی آن‎هاست. این سیستم‎ها به مدیری با اطلاعات و توانایی‎های خاص نیاز ندارند و از آن‎ها می‎توان به راحتی هرچه تمام‎تر برای صفحات وب ساده و برنامه‎های کاربردی استفاده کرد. انعطاف پذیری قابلیت دیگر این سیستم‎هاست، به طوری‎که تعداد زیادی برافزا (add-on) که همه‎ی زمینه‎ها را پوشش می‎دهد را در اختیار کاربر قرار می‎دهد.
شیرپوینت در مقایسه با جوملا کمی پیچیده‎تر است؛ با این وجود برای کار با آن، داشتن مهارت خاصی لازم نیست. در این برنامه همانند دیگر محصولات مایکروسافت از رابط کاربری Ribbon استفاده شده است. شیرپوینت قابلیت‎های بسیاری را برای ایجاد سایت، وضع قوانین، ساخت محتوای مورد نیاز و دانلود مدارک فراهم می‎کند. این برنامه همچنین دارای توانایی‎های فراوان و سطح بالایی از سازگاریست. یکی از بزرگ‎ترین مزایای شیرپوینت، هماهنگی آن با سایر برنامه‎های مایکروسافت است که تجربه‎ی کاری فوق‎العاده‎ای به کاربر داده و تمامی ابزار سازمانی وی را به هم متصل می‎کند. ساخت لیست‎ها و ساختارسازی داده‎ها به صورت کاربرپسندانه نیز جزء قابلیت‎های این برنامه است.
شیرپوینت  با Microsoft Workspace هماهنگ بوده و می‎توان به صورت آفلاین از آن استفاده کرد. علاوه بر این توانایی اتصال به Outlook و Lync را نیز دارد. این برنامه قابلیت‎های دیگری نظیر فرستادن ایمیل و پیغام‎های سریع و هم‎چنین تنها با یک کلیک بر روی خط ماندن را در اختیار کاربر قرار می‎دهد.
در قسمت «Photos and Presence» کاربران توانایی ارتباط و همکاری با یکدیگر را حتی کاراتر از قبل خواهند داشت. قابلیت‎های دیگری نظیر شخصی سازی شیرپوینت، ایجاد زنگ‎های هشدار،  داشبوردها و گردش‎های درخواست (Workflow)، بدون نوشتن حتی یک خط کد در قسمت «SharePoint Designer» با استقبال بی‎نظیر کاربران همراه شد.
علاوه بر تمام مزایای گفته شده، اگر یک سیستم مدیریت مستندات عالی نیاز دارید، شیرپوینت  بهترین گزینه برای شما خواهد بود. این برنامه همچنین بهترین گزینه برای اینترانت، پرتال‎های داخلی، اشتراک گذاری اطلاعات و ... خواهد بود.
شروع کار با شیرپوینت به سادگی جوملاست؛ تنها بایستی یک حساب کاربری معتبر از یکی از شرکت‎های میزبان وب برای خود درست کنید. با این حال در انتخاب خود دقت کنید. یک شرکت میزبان وب خوب (به عنوان مثال zonehosting) نقشی حیاتی در تجربه‎ی میزبانی شیرپوینت ایفا خواهد کرد و همچنین سطح بالایی از کارایی، امنیت و پشتیبانی را دارا خواهد بود.

 

ساخت صفحه یا سایت - در شیرپوینت کدام مناسبتر است؟

و اکنون چهارمین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت. 

مطالعه سوالات پیشین با عناوین ذیل را پیشنهاد می کنیم. 

​برای تصمیم گیری در این زمینه مجوزها نقش کلیدی دارند. این مجوزها از سطوح بالای سایت تا پایین ادامه پیدا می کنند. هنگامی که پیچیدگی این روابط زیاد می شود، مخصوصا زمانی که گروه های مختلفی از کاربران خواهان دسترسی به قسمت های مختلف سایت باشند، ایجاد یک سایت شیرپوینت جدید منطقی است.
از سوی دیگر ایجاد سایت های مختلف شیرپوینت می تواند چالش های کنترلی، مدیریتی و امنیتی جدیدی ایجاد کند. این مساله هنگامی که کاربران قادر به ایجاد زیرسایت هستند بیشتر حس می شود که مشکلی بزرگ برای هماهنگی و ایجاد مجوزهاست.
برخی مدیران شیرپوینت با ایجاد نقش های "هماهنگ کننده‎ی سایت" که کنترل محدودی بر محتوای سایت دارد اما قادر به ایجاد زیر سایت جدید نیست، با این مشکل مقابله می کنند. این کار کنترل بیشتری در اختیار مدیر قرار می دهد اما در عین حال حجم کار وی را نیز بیشتر خواهد کرد چرا که اگر این کاربران خود قادر به ساخت زیر سایت نباشند، از شما درخواست می کنند. در درازمدت، یافتن پاسخ مناسب نیاز به توازن دارد و به الزامات شرکت شما بستگی خواهد داشت.

 
ایجاد نقش "هماهنگ کننده‎ی سایت" کنترل بیشتری در اختیار مدیر قرار می دهد اما در عین حال حجم کار وی را نیز بیشتر خواهد کرد.

 

چگونگی ارسال پیغام بین کاربران در پورتال شیرپوینت؟

​اکثر سازمان ها با هدف افزایش بهره وری تلاش می کنند با تامین ابزار و امکانات مختلف نیاز به ملاقات حضوری بین پرسنل را کاهش دهند. از جمله این ابزارها می توان به تلفن، چت و ایمیل اشاره کرد. حال اگر بخواهیم سرویسی مشابه ایمیل را درون پورتال شیرپوینت و برای کاربران پورتال راه اندازی کنیم راه حل کدام است؟ این نیاز مخصوصا زمانی که همه کاربران در یک سازمان نباشند مهمتر می شود. به طور مثال برای یک پورتال فروشگاهی یا آموزشی که کاربران قصد تبادل پیام با یکدیگر را دارند.
با نصب وب پارت پیغام پرنیان در پورتال شیرپوینت قابلیت ارسال پیام بین کاربران فراهم می شود. وب پارت پیغام برای هر کاربر کارتابلی ایجاد می کند که پیام های دریافتی در آن نمایش داده می شود و هر کاربر نیز می تواند از طریق گزینه ارسال ، پیغام جدیدی را برای دیگر کاربران ارسال نماید و یا به پیام های دریافتی پاسخ دهد.

 

چگونه در شیرپوینت Alert شرطی ارسال کنیم؟

​یکی از هزاران قابلیت جذاب و مفید شیرپوینت، امکان ارسال پیام هشدار در زمان اضافه، حذف یا به روز شدن آیتم های لیست ها و کتابخانه ها است. با استفاده از این قابلیت کاربران مجاز و یا مدیر سیستم می توانند تنظیم کنند که در زمان به طور مثال اضافه شدن یک آیتم جدید در یک لیست، پیام هشداری را از طریق ایمیل یا پیامک دریافت کنند. این ویژگی بسیار کارآمد است زیرا که کاربر را از سر زدن مداوم به سیستم برای پی گیری تغییرات آسوده می کند.
حال بیاید یک سناریو را دنبال کنیم، شما مدیر بازرگانی یک شرکت داروسازی هستید و 100 ویزیتور در شهرهای سرتاسر ایران دارید که روزانه به داروخانه ها مراجعه می کنند و تلاش می کنند داروهای تولیدی شما را به داروخانه ها بفروشند. شما تصمیم گرفته اید مدیریت دقیق تری بر عملکرد ویزیتورها داشته باشید. از این رو فرمی را در شیرپوینت ایجاد کرده اید که هر ویزیتور موظف است در پایان روز تعداد فروش هر دارو را در این فرم ثبت کند. علاوه بر گزارشات که شما می توانید از این اطلاعات دریافت کنید می خواهید سیستم به صورت هوشمند به شما در کنترل فروش دارو کمک کند. لذا هشدار ذیل را برای سیستم تعریف می کنید.
داروهایی که فروش آنها از 70 مورد در هر شهر کمتر است برای صاحبان داروخانه های آن شهر یک پیامک ارسال شود با مضمون "اگر 10 درصد خرید خود را از داروی ... بیشتر کنند، 5% تخفیف می گیرند"
ارسال چنین پیامکها و ایمیلهایی در شیرپوینت که بر پایه رایط و مقادیر فیلدهای اطلاعاتی باشند وب پارت هشدار پرنیان فراهم می شود.
 
وب پارت هشدار پرنیان
 
 

 

پنل پیامک در پورتال شیرپوینت

​امروزه اکثر کسب و کارها و سازمان ها از سرویس های ارسال و دریافت پیامک استفاده می کنند. بعضی برای اهداف اطلاع رسانی و بعضی با اهداف بازاریابی از آن بهره برداری می کنند. نرم افزارهایی که برای این منظور تولید شده اند یا به صورت پنل اینترنتی هستند یا به صورت نرم افزارهای Desktop (تحت ویندوز) که بسته به نرم افزار و تامین کننده آن قابلیتهای مختلفی را برای استفاده کننده فراهم می کند.
یکی از اهداف ما در پرنیان حفظ یکپارچگی است. اما ارتباط دو موضوع پنل پیامک و یکپارچگی چیست؟ فرض کنیم شما به عنوان یک سازمان از پنل پیامک برای اطلاع رسانی وقایع، رویدادها و اخبار مهم به پرسنل یا مدیران سازمان استفاده می کنید. کاربری که پیامک را ارسال می کند ناچار است برای ارسال پیامک ابتدا به پنل پیامک اینترنتی وارد شود. سپس شماره موبایل مخاطبینی که قصد ارسال پیامک به آنها دارد را از دفترچه تلفن پنل یا از مکان دیگری وارد نماید و در نهایت پیامک را ارسال کند و برای اطلاع از نتیجه پیامک ارسالی مجددا به پنل پیامک سرکشی نماید. این کار هم زمان زیادی را از کاربر صرف می کند و هم کاربر ناچار است اطلاعات تماس مخاطبین را هم در پورتال سازمانی و هم در پنل پیامک نگهداری کرده و به روز نماید.
در حالیکه شما می توانید به سادگی وب پارت پیامک پرنیان را بر روی پورتال شیرپونت درون سازمانی نصب کنید. و پنل اختصاصی پیامک را به پورتال سازمانی خود منتقل نمایید.
 
وب پارت پیامک پرنیان
 

  • دفترچه تلفن این وب پارت قابلیت اتصال به اکتیو دایرکتوری را دارد و قادر است همه اطلاعات کاربران را از اکتیو دایرکتوری بازخوانی نماید.
  • بر روی دفترچه تلفن امکان تعریف گروه های دینامیک وجود دارد. مثلا کارمندان بالای 30 سال که به صورت خودکار بر اساس تاریخ تولد، افراد در این گروه قرار می گیرند.
  • تعریف دسترسی برای ارسال پیامک بدین گونه که به ازای کاربران یا گروه های شیرپوینتی تعیین کنید که به چه مخاطبین یا گروه ها یا واحدهای سازمانی در دفترچه تلفن امکان ارسال پیامک وجود داشته باشد
  • کنترل خودکار وضعیت delivery پیامک های ارسال شده
  • و بسیاری قابلیت دیگر

 

چگونه دسترسی کاربران خارج از سازمان به شیرپوینت را مدیریت کنم؟

به طرح سومین سوال از رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت می پردازیم. مطالعه پرسش اول با عنوان "بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟" و پرسش دوم با عنوان "بهترین راهکارهای ساخت یک اینترانت موفق با شیرپوینت چیست؟" را از دست ندهید.

​کاربران خارج از سازمان یک چالش IT اساسی هستند. شیرپوینت همواره پس از یک فایروال قرار می گیرد و در طراحی هرگونه اکسترانت یا صفحه اینترنتی عمومی باید به این نکته توجه کرد.
یک مفهوم کلیدی برای اعطای دسترسی به کاربران خارج از سازمان در شیرپوینت، جدایی است. یک شرکت IT هیچگاه نباید دسترسی اینترانت و اکسترانت را از یک سرور شیرپوینت تامین کند.
سرورهای شیرپوینت جدا بدین معنی است که هر قسمت شیرپوینت (و هر قسمت جدای شبکه ای که در آن قرار دارد) می توانند برای یک هدف خاص طراحی شوند که شامل کنترل امنیت دامنه‎ی محلی اینترانت و قوانین دسترسی مناسب (سیاست های فایروال) برای اکسترانت می شود.
این کار باعث می شود که برنامه های داخلی و خارجی شیرپوینت به درستی فعالیت کنند. در حالی که ممکن است استفاده از چند سرور شیرپوینت انتخاب پر هزینه ای به نظر آید، صرفه جویی های درازمدت در زمینه ‎ی طراحی، مدیریت و امنیت توجیه گر این هزینه‎ی اولیه خواهند بود.

یک شرکت IT هیچگاه نباید دسترسی اینترانت و اکسترانت را از یک سرور شیرپوینت تامین کند.

 

بهترین راهکارهای ساخت یک اینترانت موفق با شیرپوینت چیست؟

در ادامه بررسی رایج ترین سوالات پیرامون شیرپوینت به طرح و پاسخ دومین پرسش می پردازیم. مطالعه پرسش اول با عنوان "بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟" را از دست ندهید.

​لازمه‎ی ساخت یک اینترانت آگاهی از چگونگی عمل آن است، اما بیشتر از آنچه که به نظر می آید در آن وجود دارد. در واقع، شیرپوینت زمانی به عنوان یک ابزار خوب برای طراحی اینترانت عمل می کند که روند طراحی خود را با توجه به افرادی که از آن استفاده می کنند هدایت کنید:
•    از جریان دانش در سازمان خود مطلع باشید. قسمت هایی که می توان در آن ها پیشرفت کرد را شناسایی کنید، با کاربران درباره‎ی نیازهای روزمره شان صحبت کنید و یک دید کلی و منطقی از جریان دانش ایده-آل داشته باشید. سپس بررسی کنید چگونه قابلیت های شیرپوینت می توانند شما را به این هدف برسانند.
•    آموزش و تمرین را بخشی از پروسه‎ی طراحی اینترانت خود قرار دهید. شیرپوینت یک پلتفرم قوی است که امکانات جدید و بهتری برای به اشتراک‎گذاری اطلاعات در اختیار کاربران قرار می دهد ولی در عین حال می تواند آن ها را گیج کند. با در نظر گرفتن این احتمال، تمرینات لازم را به کاربران بدهید تا بتوانند از ابزارهای جدید خود نهایت استفاده را ببرند.
•    برای طراحی شیرپوینت خود یک خریدار پیدا کنید. شرکت ها و کارگروه های مختلف برای کنترل اطلاعات مهم و دنبال کردن اهداف خود ارزش زیادی قائلند. این شرکای تجاری باید از ابتدای کار بر روی شیرپوینت اینترانت در پروسه‎ی طراحی سهیم باشند و شرکت های IT می توانند از نتایج این همکاری ها در پروژه های دیگر نیز استفاده کنند.
شیرپوینت زمانی به عنوان یک ابزار خوب برای طراحی اینترانت عمل می کند که روند طراحی خود را با توجه به افرادی که از آن استفاده می کنند هدایت کنید.

 

بیشترین چالش ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟

​مایکروسافت شیرپوینت محبوب‎ترین برنامه در نوع خود است که تا به حال ساخته شده است. طبق گفته‎ی مایکروسافت، بیش از 65000 شرکت، حق امتیاز 125 میلیون شیرپوینت را در اختیار دارند که 67 درصد از این‎ شرکت ها شیرپوینت را بر روی کل سازمانشان تعمیم داده اند.
بدیهی است که در حین استفاده‎ از شیرپوینت، سوالاتی برای کاربران این برنامه به وجود می آید.  در این مطلب و مطالب بعدی به بررسی رایج‎ترین سوالات کاربران در مورد بهترین راه برای توسعه، گسترش و مدیریت سایت‎ها و برنامه‎های شیرپوینت می پردازیم.

بیشترین چالش‎ها برای مدیران شیرپوینت چیست؟

در نهایت به یک کلمه ختم می شود: مدیریت. برای مثال اگر برای نگهداری پایگاه های داده  و کد برنامه از یک متدلوژی موثر استفاده نکنید، توسعه‎ی شیرپوینت می تواند به سرعت از کنترل خارج شود.
توسعه‎دهندگان و مدیران شیرپوینت باید به سه نکته توجه داشته باشند:
•    عملکرد. یک برنامه‌‎ی شیرپوینت موفق می تواند داده های جدید را به راحتی هرچه تمام‎تر، جمع آوری کند. مدیریت صحیح باعث می شود که محتویات پایگاه داده از کنترل خارج نشوند و همراه BLOB ها به درستی ذخیره شوند.
•    پایداری. هیچ چیز مانند عدم اطمینان نمی تواند موجب ترک سریع اینترانت توسط کاربران شود. اگر به تغییر مدیریت توجه کنید می توانید از اضافه هایی که می توانند به تجارت شما لطمه وارد کنند، جلوگیری کنید.
•    اطمینان. هر پروژه IT روزی دچار اشکال می شود، اما سوال اصلی آنست که با چه سرعتی می توانید آن را درست کنید. مدیریتی مناسب اجزا و فرآیند ها را به گونه ای مرتب می کند که امکان بازیابی سریع و ادامه‎ی برنامه های متکی به شیرپوینت ایجاد شود.

هر پروژه‎ی IT روزی دچار اشکال می شود، اما سوال اصلی آن است که با چه سرعتی می توانید آن را درست کنید.

 

آخرین نظرات

Comment RSS