نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و ...) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول 20,000 دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول 15 ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و ...
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و ... می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری

 

 

SharePoint یا BPMS

فرآیندساز یا شیرپوینتقبل از هر چیز ابتدا لازم است تعریف این دو عبارت را ذکر کنیم.

شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، شبکه اجتماعی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، جستجو، BCS و... که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.

BPMS چیست؟
به نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارهای از BPM برای تعریف خود و فرآیند استفاده می کنند.

تفاوتها
•    همانطور که در تعریف شیرپوینت آمده است، شیرپوینت بستری است دارای سرویس های متعدد که می تواند نیاز بخش های مختلف از سازمان را تحت پوشش قرار دهد. اما BPMS یک نرم افزار مشخص با دامنه کاربرد محدود است.
•    شیرپوینت بیشتر برای اطلاعات نیمه ساخت یافته یا ناساخت یافته مانند مستندات، فرمها، گزارشات، تصاویر، صفحات و ... مناسب است ولی BPMS برای طراحی یک برنامه کاربردی با داده های ساخت یافته مانند سیستم انبار، کارگزینی و ... مناسب است.
•    در شیرپوینت دست مشتری در ایجاد تغییرات و تولید راهکارهای مورد نظر بسیار باز است. در BPMS شما محدود به قواعد سیستم هستید.
•    در شیرپوینت شما می توانید از پیمانکاراهای مختلف و تیم داخلی به صورت همزمان برای توسعه استفاده کنید. در BPMS شما محدود به یک شرکت هستید و در حد کاربر سیستم محدود می شوید.

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
در حال حاضر بیشتر سازمان ها در بخش های مختلف نرم افزارهایی دارند که نیاز آن بخش را مرتفع می کنند و مشکل اصلی یکپارچه سازی نرم افزاری نیست بلکه یکپارچه سازی اطلاعاتی است به گونه ای که بتوان داده و اطلاعات مورد نیاز به هر فردی در هر بخشی از سازمان را از هر نرم افزاری با حفظ مسایل امنیتی در اختیار وی قرار داد.
در صورتی که قصد دارید بخشی از سیستم های نرم افزاری از نو طراحی کنید و نگاه وظیفه گرا را با نگاه فرآیند گرا جایگزین کنید BPMS یکی از گزینه های مناسب است. که اگر قرار باشد رقیبی برای آن در نظر گرفت ERP است. ولی اگر قرار است نرم افزارهای فعلی به کار خود ادامه دهند و برای یکپارچه سازی اطلاعاتی و پر کردن خلاء های نرم افزاری به دنبال راهکار هستید، شیرپوینت گزینه مناسب تری است.

فرآیند و راه حل شیرپوینت و BPMS
گفته می شود که BPMS برای فرآیندها راه حل بهتری است. در نگاه کلی این عبارت صحیح است ولی لازم است ابتدا در سازمان خود مشخص کنیم که ما به چه چیز فرآیند می گوییم. به تجربه مشخص شده است که مقصود از فرآیند در اکثر سازمان ها فرم هایی مانند درخواست کالا، امکانسنجی، ماموریت، عقد قرارداد و ... است که بین چند نفر گردش می کند. و هر فرد به تناسب نقش خود در فرآیند بخشی از فرم را تکمیل کرده و فرآیند را در جهت رو به جلو یا عقب حرکت می دهد. که شیرپوینت مخصوصا با سیستم تکمیل کننده پرنیان به نام فرآیند ساز گزینه بسیار مناسبی برای پوشش این نیاز است.

 

 

شش کاربرد نرم افزار CRM

کاربردهای نرم افزار CRM سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) در کاهش هزینه ها و افزایش سود از طریق سازماندهی و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب وکار به شما کمک می کند. و از این طریق باعث افزایش رضایت و وفاداری مشتریان در زمینه های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش می شود. یکی از نرم افزارهای مطرح در دنیا در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان نرم افزار Dynamics CRM مایکروسافت می باشد. در ادامه به شش مورد از پرکاربردترین استفاده های نرم افزار سی آر ام مایکروسافت می پردازیم.

بیشتر...

 

داستان يک تجربه موفق در استقرار نرم افزار CRM

داستان يک تجربه موفق در استقرار Microsoft Dynamic CRM

اين محصول در سازمان کارفرما با بيش از 6 هزار مشتري جاري نصب و راه اندازي شده و هدف اين مجموعه کار بر روي جامعه هدفي با حداقل 10 هزار نفر است، متاسفانه به دلايل گوناگون از جمله ذکر نقاط ضعف سيستم قبلي و ساختار بازاريابي و فروش که در زمينه کسب و کار کارفرما به شدت رقابتي است، امکان نام بردن و ذکر مشخصات دقيق کارفرما ممکن نيست. لذا در اين مستند از واژه کارفرما به جاي ذکر نام استفاده مي‌شود.
بیشتر...

 

شیرپوینت چیست؟ معرفی کامل مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت چیستمایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال 2001 منتشر شد. و آخرین نسخه از آن در سال 2015 وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت. اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
بیشتر...

 

دانلود رایگان افزونه تلگرام اورست برای CRM مایکروسافت

دانلود افزونه تلگرام اورستاستفاده از اپلیکیشن های پیام رسان نظیر واتس اپ، وی چت، وایبر، تلگرام و ... در دنیا بسیار متداول شده است و این اپلیکیشن ها عملا در حال جایگزینی ایمیل و حتی پیامک هستند. به صورت خاص در ایران تلگرام بسیار محبوب تر از بقیه است و تقریبا همه کسانی که از گوشی هوشمند استفاده می کنند اپلیکیشن تلگرام را نیز نصب دارند. منطقی است شما نیز بر اساس خواست مشتریان عمل کنید و نحوه ارتباطات خود با مشتریان را متناسب با خواست آنها تنظیم کنید. در حاضر مشتریان از شما انتظار دارند پیام هایی که برای آنها ارسال می کنید به جای ایمیل و پیامک از طریق تلگرام باشد. 

بیشتر...

 

دوره آموزش داینامیک CRM مایکروسافت

فیلم آموزش نرم افزار سی آر ام 365 مایکروسافت همه ما صاحبین کسب و کار به دنبال شیوه ها، روشها و ترفندهایی هستیم که بتوانیم فروش محصولات و خدمات شرکت خود را افزایش دهیم. ایده ال ما این است که مشتریان برای خرید محصولات و خدمات ما مشتاقانه صف بکشند و خاطره لذت بخش استفاده از خدمات و محصولات ما را برای دوستان و آشنایان خود تعریف کنند. قطعا برای اینکه این هدف و آرزو محقق شود لازم است تا در مسیر مشخص و مطمئنی گام برداریم و پراکنده کاری نکنیم و سرمایه خود را به هدر ندهیم.

بیشتر...

 

خلاقانه ترین و جذاب ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران

نرم افزار اتوماسیون ادارینسخه اول اتوماسیون اداری پرنیان حدود 8 سال پیش و بر پایه Outlook 2007 تولید شد، این محصول در همان زمان نیز یک نوآوری به حساب می آمد و مدت ها طول کشید تا تیم فروش ما مشتریان را قانع کنند که استفاده از بستر اوتلوک و اکسچنج بسیار کارآمدتر و مناسب تر از استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی است. با ارایه نسخه های جدید مایکروسافت آفیس و اکسچنج ما نیز نسخه های جدیدتر از اتوماسیون اداری را ارایه کردیم. و مشتریان بیشتری ترجیح دادند اتوماسیون گران قیمت و سنگین و سنتی خود را کنار بگذارند و به استفاده از اوتلوک و اکسچنج و به تبع آن استفاده از اتوماسیون اداری پرنیان روی آورند.

بیشتر...

 

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید

​سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. بعدها که کامپیوتر تقریبا همه گیر شد و در ساختارهای اداری به کار گرفته شد. نرم افزار اتوماسیون اداری با گرته برداری عمیق از همان روش کاغذی تولید شد و چنین شد که معمار خشت اول را کج نهاد. با گذشت چندین سال و ظهور تکنولوژی های متعدد صرفا ماهیت فنی ابزارها به روز شد و از فاکس پرو تبدیل به ویندوز و از ویندوز به وب و این روزها هم تلاش می شود از وب به موبایل ارتقا داده شود. اما کماکان ریشه های عمیق روش مکاتبات سنتی همچنان در این نرم افزارها وجود دارد و عمده تغییرات در ظاهر و ابزارها داده می شود نه در بنای تحلیلی. این در حالی است که در بیشتر نقاط دنیا شیوه مکاتبات اداری بر اساس رشد تکنولوژی تغییر داده شده و اصلاح شده است. و این چنین است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری به مفهوم و کاربرد توضیح داده شده فقط در ایران وجود دارند و استفاده می شوند.

بیشتر...

 

شركتهاي استفاده كننده از راهكار مبتني بر شيرپوينت

در اين مطلب سعی بر اين بوده که توانايی ها و قایلبت های شیرپوینت را بری مديريت داده ها در حجم وسيع اطلاعات مورد بررسی قرار دهيم . اين مستند حاوی چند Case study مربوط به Microsoft می باشد ، که در رابطه با چند شرکت بزرگ دنيا که برای مديريت و ارتباط بين پروژه ها و کارمندان و مشتريان از SharePoint استفاده نموده اند ، اين بررسی را انجام داده است . راهکارهايی که Sharepoint برای اين شرکتها در زمينه های مختلف مديريتی و ارتباطی و همچنين سيستم فروش ارائه نموده ، موجب بالا رفتن کا رايی و بهره وری و دسترسی پذيری سريع به اطلاعات شده است .
 

آخرین نظرات

Comment RSS