ویژگی های جدید شیرپوینت 2019 + دانلود شیرپوینت 2019

ویژگی های جدید شیرپوینت 2019 + دانلود شیرپوینت 2019در سال گذشته مایکروسافت در کنفرانس Ignite شیرپوینت 2019 را معرفی کرد. در آن زمان تقریبا هیچ جزییاتی ارایه نشد. تنها چیزی که مشخص شد این بود که قابلیتهای شیرپوینت 2019 بخشی از قابلیتهای آفیس 365 خواهد بود. تا اینکه چند روز پیش و در کنفرانس آمریکای شمالی قابلیتهای شیرپوینت 2019 رونمایی شد و امکان دانلود نسخه پیش نمایش آن نیز برای عموم فراهم گردید.

برای دانلود نسخه پیش نمایش عمومی شیرپوینت 2019 روی لینک زیر کلیک کنید

امکانات جدید شیرپوینت 2019

وان درایو

زمان زیادی از ارایه وان درایو توسط مایکروسافت می گذرد اما ارتباطی بین وان درایو و نسخه درون سازمانی( on-premises ) شیرپوینت وجود نداشت. شیرپوینت 2019 پشتیبانی از OneDrive Sync Client را برای سایت های شخصی و تیم سایت اضافه کرده است. همچنین شما می توانید از قابلیت push notification استفاده کنید. این ویژگی ها قبلا به نسخه ابری شیرپوینت اضافه شده بودند. اما با شیرپوینت 2019 برای نسخه درون سازمانی نیز فراهم می شوند. 

رابط کاربر مدرن

یکی از بزرگترین ایراداتی که به شیرپوینت 2016 وارد است این است که تقریبا هیچ یک از ویژگی های مدرن رابط کاربری شیرپوینت را نداشت. خوشبختانه مایکروسافت در شیرپوینت 2019 بر ارایه ویژگی های مدرن رابط کاربری شیرپوینت در نسخه درون سازمانی تمرکز کرده است:

- صفحه اصلی شیرپوینت: صفحه خانه شیرپوینت 2019 شبیه به آفیس 365 شده است. در این صفحه شما به تمام سایت ها و اخباری که مرتبط با شماست دسترسی دارید.

مدرن سازی تیم سایت و سایت انجمن : یکی از اصلی ترین انتظارات کاربران از شیرپوینت 2019 فراهم شدن سایت های مدرن در نسخه درون سازمانی است. 

لیست های و کتابخانه ها: بدیهی است که نمی شود از سایت های مدرن استفاده کرد ولی لیست ها و کتابخانه های مدرن نداشت.

صفحات، وب پارت ها: صفحات کلاسیک شیرپوینت برای ایجاد و ویرایش خیلی کاربر پسند نبودند. اما حالا با قابلیتهای مدرن شیرپوینت 2019 هر شخصی می تواند محتوای مورد نظرش را ایجاد کند. بیشتر وب پارت های مدرن هم وجود دارند. 

نوار ناوبری شیرپوینت: مشابه ��ا منو آفیس 365 در شیرپوینت 2019 فراهم شده است.

اشتراک گذاری مدرن: قابلیت اشتراک گذاری تقریبا همیشه در شیرپوینت وجود داشته است. در نسخه های قبلی برای اشتراک گذاری محتوا با کاربران بیرون از سازمان لازم بود تا سطح دسترسی "کاربر ناشناس" را فعال کنید. یا اینکه برای آنها کاربر تعریف کنید. آفیس 365 صد البته یک تجریه اشتراک گذاری قوی و مدرن را پیاده سازی کرده است که در شیرپوینت 2019 نیز ارایه شده است .

بهبود زیرساخت و مدیریت شیرپوینت

ادمین های شیرپوینت از تغییراتی که در زیرساخت و مدیریت شیرپوینت ایجاد می شوند لذا می برند. برای آنها نیز بهبودهای کوچکی انجام شده است مانند:

لینک مستقیم به مستندات شیرپوینت در سنترال ادمین دیگری نیازی به جستجو در اینترنت برای یافتن مستندات مورد نیاز نیست.

تنظیمات SMTP برای ارسال ایمیل شاید عجیب باشد ولی تا قبل از نسخه 2019 شیرپوینت قابلیت تنظیم یک SMTP با نام کاربری و پسورد را نداشت! و برای تنظیم آن باید لقمه را دور سرتان می چرخاندید. خوشبختانه در این نسخه این امکان اضافه شده است.

مدیریت گردش کار 2019 نسخه جدید از workflow manager ارایه شده است که همه امکانات نسخه 1 را دارد و قابلیتهای دیگری نیز به آن اضافه شده است. در ایران البته برای طراحی گردش کار عمدتا از نینتکس استفاده می شود. که باید منتظر شد و دید که آیا نینتکس 2019 برنده این بازی می شود یا قابلیت های گردش کار شیرپوینت 2019 گوی رقابت را خواهد ربود. 

نصب شیرپوینت به صورت هیبرید

شیرپوینت را می توان به صورت ابری استفاده کرد و یا آن را به صورت درون سازمانی نصب و راه اندازی نمود. اما با گسترش استفاده از خدمات ابری و درک مزایای آن برای مشتریان، روش سومی برای ترکیب استفاده از نسخه درون سازمانی و ابری فراهم شده است به نام هیبرید. این امکان در نسخه شیرپوینت 2016 نیز وجود داشت که پیکربندی آن کمی مشکل بود در نسخه 2019 این پیکربندی ساده تر شده است .

سایر ویژگی ها

از این پس امکان استفاده از علائم # و % در نام فایل ها و پوشه ها وجود دارد.

تعداد کارکترهای مجاز در URL به 400 کارکتر افزایش داده شده است.

چه زمانی می توانیم از شیرپوینت 2019 استفاده کنیم؟

در کنفرانس سال گذشته Ignite مایکروسافت اعلام کرد که نسخه پیش نمایش عمومی تابستان و نسخه کامل شیرپوینت 2019 پاییز امسال منتشر می شود. بنابراین برای استفاده از شیرپوینت 2019 حداقل باید تا پاییز صبر کنیم. البته اگر نیاز به فارسی ساز شیرپوینت 2019 دارید احتمالا باید چند ماه بیشتر صبر کنید.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان - همزمان در ویندوز، وب و موبایل

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان - همزمان در ویندوز، وب و موبایلاگر اولین مطلبی است که در مورد اتوماسیون اداری پرنیان مطالعه می کنید. پیشنهاد می کنم قبل از خواندن ادامه مطلب ابتدا ویدیو معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را مشاهده کنید تا با خلاقانه ترین و متفاوت ترین اتوماسیون اداری آشنا شوید. 

همانطور که می دانید و یا در ویدیو معرفی مشاهده کردید نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه Word, Outlook, Exchange طراحی شده است. در این نرم افزار از ورد برای ایجاد، ویرایش و امضا نامه استفاده می شود. از اوتلوک برای ارجاع نامه، مشاهده گردش های نامه، وضعیت خوانده شدن یا نشدن نامه ، تغییرات نامه و ... استفاده می شود. و از اکسچنج به عنوان موتور گردش نامه ها استفاده می شود. پورتال مکاتبات نیز برای تنظیمات اتوماسیون و گزارش گیری مورد استفاده قرار می گیرد.

اما در این مطلب می خواهیم از زاویه محیط کاربری نرم افزار به توصیف اتوماسیون اداری پرنیان بپردازیم. شما می توانید به صورت همزمان و به انتخاب هر کاربر از محیط ویندوز ، وب یا موبایل برای استفاده از این نرم افزار بهره مند شوید.

اتوماسیون اداری در ویندوز

لازم است مجددا تاکید کنم که تفکیک ویندوز، وب و موبایل به این معنی نیست که سه نسخه مختلف از نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد. بلکه معنای این است که شما می توانید به صورت همزمان از هر سه محیط کاربری استفاده نمایید و نیاز به پرداخت هیچگونه هزینه اضافی نیست.

برای استفاده از محیط کاربری ویندوز کافی است آفیس 2016 را روی کامپیوتر خود نصب کنید. در پکیج آفیس شما به نرم افزارهای ورد و اوتلوک نیاز دارید. حال شما می توانید با استفاده از نرم افزار Word نامه های اتوماسیون ایجاد کنید. و با استفاده از نرم افزار اوتلوک آنرا به همکاران خود ارجاع دهید و یا به نامه هایی که در کارتابل اوتلوک به شما ارجاع داده شده است پاسخ دهید. 

استفاده از محیط کاربری ویندوز قابلیت کار به صورت آفلاین را نیز فراهم می کند. بدین معنی که شما می توانید لپ تاپ خود را از شبکه قطع کنید و آنرا همراه خود به جلسه ببرید و در آنجا همچنان به نامه هایی که در اوتلوک دریافت یا ارسال کرده بودید دسترسی دارید. حتی می توانید به نامه ها پاسخ دهید و هر زمان مجدد لپ تاپ خود را به شبکه متصل کنید. نامه ها به صورت خودکار به مخاطبین ارسال می شود. 

شما می توانید به صورت رایگان قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را به صورت آنلاین آزمایش کنید. تنها کافی است درخواست دمو خود را ثبت نمایید.

اتوماسیون اداری تحت وب

برای استفاده از محیط کاربری تحت وب تنها کافی است مرورگر خود اعم از کروم، فایرفاکس، اج یا اکسپلورر را باز کنید و برای ایجاد نامه از ورد آنلاین مایکروسافت استفاده کنید. برای اوتلوک نیز از OWA استفاده نمایید. بدین ترتیب بدون نصب هیچ نرم افزاری می توانید نامه های اتوماسیون ایجاد و آنها را ارجاع دهید و البته به کارتابل نامه های دریافتی در اوتلوک تحت وب دسترسی داشته باشید.

اپلیکیشن موبایل اتوماسیون اداری 

برای استفاده از محیط کاربری در موبایل کافی است نسخه اندروید یا IOS اپلیکیشن اوتلوک را در موبایل یا تبلت خود نصب کنید. با استفاده از این اپلیکیشن شما به کارتابل نامه های اتوماسیون خود دسترسی دارید و می توانید آنها را مشاهده و یا به آنها پاسخ دهید.

 

 

چطور با اوتلوک، اتوماسیون اداری داشته باشیم؟

اتوماسیون اداری با اوتلوکدر مطلب دیگری در خصوص استفاده از word برای نوشتن نامه توضیح داده ایم. و گفتیم که امکانات اتوماسیون اداری پرنیان قابلیت نوشتن مستقیم نامه در Word را ایجاد می کند. اما نوشتن نامه گام اول است قطعا لازم است تا نامه را به همکاران دیگر برای بررسی، امضا، تایید و ... ارجاع دهیم. اینجاست که اوتلوک وارد عمل می شود. 

در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان علاوه بر امکاناتی که به ورد اضافه شده بود به اوتلوک نیز امکانات جالبی اضافه شده است. برای ارجاع یک نامه جدید کافی است در صفحه ایمیل روی آیکون اتوماسیون پرنیان کلیک کنید. پنلی باز می شود که در آن امکان جستجو نامه های ارجاع نشده اتوماسیون وجود دارد. شما نامه ای را که قبلا نوشته بودید را انتخاب می کنید. و با یک کلیک روی آن به صورت خودکار به ایمیل پیوست می شود و اطلاعات ایمیل را تکمیل می کند. سپس آنرا ارسال می کنید.

اتوماسیون اداری پرنیان در اوتلوک

نامه شما در اوتلوک به دست گیرنده می رسد. او نیز با کلیک روی آیکون اتوماسیون اداری پرنیان می تواند اطلاعات نامه اعم از درخت ارجاعات، شماره، تاریخ ، فرستنده اصلی، گیرنده اصلی، امضا شده توسط و ... را مشاهده کند. و در صورتی که دسترسی داشته باشد اقدام به امضا یا حتی ویرایش نامه نماید. همچنین می تواند نامه را به کاربران دیگر ارجاع دهد و همین مسیر ادامه یابد. 

افزونه های پرنیان روی اوتلوک امکانات زیر را فراهم می کند:

  • اضافه کردن نامه به گردش جهت ارجاع به کاربران دیگر
  • نمایش مشخصات نامه مانند موضوع، شماره، تاریخ، امضاکنندگان و ...
  • نمایش درخت گردش نامه 
  • نمایش کاربرانی که نامه را باز کرده اند
  • نمایش  اینکه نامه قفل شده است یا خیر
  • نمایش پیوست های نامه
  • و ...

برای اینکه اتوماسیون اداری مدرن و چابک خود را روی اوتلوک راه اندازی کنید. کافی است نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان را خریداری نمایید. این نرم افزار همه آنچه برای راه اندازی یک اتوماسیون حرفه ای روی بستر آفیس لازم است را در اختیار شما قرار می دهد. 

برای استفاده آزمایشی از قابلیتهای جذاب اتوماسیون اداری پرنیان کافی است درخواست خود را ثبت کنید. همکاران پرنیان در اولین فرصت با شما تماس می گیرند.

 

7 نشانه که با مشاهده آنها باید CRM بخرید

7 نشانه که با مشاهده آنها باید CRM بخریددر این مطلب و به نقل از اینستاگرام اورست به 7 نشانه ای اشاره شده است که با مشاهده آنها در شرکت خود لازم است برای خرید نرم افزار CRM اقدام کنید. زیرا که اگر برخی از این نشانه ها وجود داشته باشند و برای استقرار سی آر ام تعلل کنیم ممکن است کل کسب و کار خود را از دست بدهیم. 

1- نمی توانید سرنخ ها را مدیریت کنید

نمی توانید سرنخ ها را مدیریت کنید

 

2- وقت زیادی را برای گزارش ها هدر می دهید

وقت زیادی را برای گزارش ها هدر می دهید

 

3- نمی توانید سرنخ ها را به مشتریان بالقوه تبدیل کنید

نمی توانید سرنخ ها را به مشتریان بالقوه تبدیل کنید

 

4- نظارتی بر تیم فروش خود ندارید

 نظارتی بر تیم فروش خود ندارید

 

5- نمی توانید اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کنید!

نمی توانید اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کنید

 

6- فر آیند فروش وقتگیر و پیچیده است و مشتریان ناراضی هستند 

 فر آیند فروش وقتگیر و پیچیده است و مشتریان ناراضی هستند

 

7- مشتریان قدیمی و باارزش خود را به دلیل مدیریت نامناسب از دست می دهید 

 مشتریان قدیمی و باارزش خود را به دلیل مدیریت نامناسب از دست می دهید

 

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی تقریبا تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر پایه نظام گردش مکاتبات در سازمان های دولتی طراحی و تولید شده اند. علت آن هم واضح است چون اولین سفارش دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دولت بوده است. اما آیا این نرم افزارها برای بخش خصوصی که چابکی جز لاینفک عملکرد آنهاست می تواند مفید باشد؟

برای اینکه بتوانیم به این سوال پاسخ دهیم بهتر است به بررسی انتظاراتی بپردازیم که باعث می شود بخش خصوصی برای خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کند. این انتظارت بر پایه تجربه دهها جلسه پرزنت و صدها ساعت مذاکره تلفنی با مشتریان عنوان می شود.

آنچه به عنوان انتظارات مدیران بخش خصوصی در ادامه ذکر می شود شاید بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که فضای کسب و کار یک محیط عجیب نیست و هیچ مدیر کاربلدی انتظار ندارد نرم افزار اتوماسیون اداری اصطلاحا آپالو هوا کند و یا جایگزین کم کاری پرسنل و یا سوء مدیریت ها شود. بلکه تنها قرار است کمکی باشد برای انجام روانتر و ساده تر امور. و اما عناوین انتظارات:

افزایش سرعت در انجام کارها
برای اینکه نقاط پنهان این انتظار مشخص شود لازم است تا کلمه سرعت را باز کنیم. سرعت در انجام کارها چگونه به دست می آید. فرض کنید یک مکانیک از ابزارهای بسیار اولیه برای تعمیرات (انجام کارها) استفاده می کند. و طبیعی است که اگر به او ابزاری پیشنهاد شود که باعث افزایش سرعت در انجام کارهایش می شود. با آغوش باز استقبال خواهد کرد. اما اگر ابزار جدید آنقدر پیچیده و سخت باشد که برای هر بار استفاده نیاز به مراجعه به دفترچه راهنمای آن باشد، باز هم استقبال خواهد کرد؟ یا اگر عملکرد ابزار پر از نقاط مبهم و نامعلوم باشد، چطور؟
در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مساله به همین صورت است. زمانی به کارگیری این نرم افزار باعث افزایش سرعت در انجام کارها می شود که نرم افزار ساده باشد. برای استفاده از آن نیاز به آموزش خاصی نداشته باشد. عملکرد آن همانگونه باشد که کاربر فکر می کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان که بر پایه Outlook و Word طراحی شده است به مفهوم واقعی می تواند باعث افزایش سرعت در انجام کارها شود. در این نرم افزار شما بدون هیچ تنظیمی و بدون ورود به هیچ منویی می توانید نامه بفرستید و نامه های دریافتی را مطالعه کنید. البته لایه های طراحی به گونه ای است که شما هر قدر کاربر حرفه ای تری باشید از امکانات بیشتری استفاده خواهید کرد.

مدیریت پذیری فعالیتها
یکی دیگر از اهداف به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارهای چابک فراهم شدن امکان مدیریت بر فعالیتها است بدین معنی که مدیر تمایل دارد آنچه به عنوان سیاستگذاری و روال انجام امور تعریف شده است توسط پرسنل انجام شود و در عین حال بتوان نظارت کرد که چه کسی فعالیتهایش را به درستی انجام می دهد و چه کسی خیر؟
به نظر ما برای حصول این هدف ابتدا لازم است تا قوانین و سیاستگذاری ها به صورت شفاف تعریف شده باشند. بعد از آن لازم است تا بتوان این قوانین و سیاستها را به سادگی به نرم افزار وارد کرد و در نهایت و مهمتر از همه لازم است تا نرم افزار به قدری جذابیت و سادگی و خوش دستی داشته باشد تا پرسنل با اشتیاق از آن استفاده کنند و آن را یک ضرورت و یک ابزار مفید برای انجام امور روزمره بدانند نه یک سربار!
اما متاسفانه اکثر نرم افزارهای سنتی اتوماسیون اداری که بر اساس بروکراسی های پیچیده و در هم تنیده دولتی طراحی شده اند در بیشتر موارد به عنوان یک سربار کاری توسط پرسنل شناخته می شوند و پرسنل همه تلاش خود را برای دور زدن و استفاده نکردن از نرم افزار به کار می برند. بدیهی است که چنین نرم افزاری نمی تواند برای مدیریت فعالیتها و اطمینان از انجام سیاستها در کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان به دلیل نگاه متفاوت از ابتدا بر پایه ابزارها و تکنولوزی های آشنا توسط کاربران یعنی مجموعه آفیس و ایمیل بنا شده است و از این جهت بدون تلاش و هزینه در شرکت و سازمان شما مستقر می شود. به گونه ای که قطع چند لحظه ای سرویس نیز توسط همه پرسنل احساس می شود چون به ابزاری ضروری و مفید و کارآمد در تعاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

 

نامه های اتوماسیون خود را در Word بنویسید

نامه های اتوماسیون خود را در Word بنویسیدبعید است شرکت و سازمانی وجود داشته باشد که فعال باشد ولی روزانه چندین نامه اعم از دورن سازمانی و برون سازمانی در آن نوشته نشود. بعد از آنکه نامه نوشته می شود لازم است که امضا شود و در فرمت مناسب چاپ و برای مخاطب ارسال شود. همچنین باید یک نسخه از آن را بایگانی کنیم تا در صورت نیاز بتوان به سوابق آن مراجعه کرد. سیستم های اتوماسیون اداری برای پوشش این نیاز طراحی شده اند. اما متاسفانه در همه سیستم های اتوماسیون نوشتن نامه کاری است پر دردسر، بعضی از سیستم ها سعی کرده اند با لود object نرم افزار word درون سیستم محیط ورد را در اختیار کاربر قرار دهند اما این کار بسیار کند و ناپایدار انجام می شود و محدودیتها و خطاهایی زیادی برای کاربران ایجاد می کند. برخی دیگر قید محیط عالی ورد را زده اند و یک ویرایشگر html برای کاربر نمایش می دهند که نامه خود را بنویسد. اما پرنیان در نسخه 2016 از نرم افزار اتوماسیون اداری بهترین راهکار ممکن تا به امروز را عملیاتی کرده است:

"نوشتن نامه اتوماسیون در محیط word آفیس"

این بدان معنی است که برای نوشتن نامه تنها کافی است نرم افزار word را اجرا کنید و نامه خود را با استفاده از تمام قابلیتهای مایکروسافت ورد آماده کنید. و بدون خروج از محیط ورد نامه خود را در ا��وماسیون ثبت و ذخیره و حتی امضا کنید. 

ایجاد نامه در اتوماسیون اداری پرنیان

مزایای استفاده از محیط Word برای نوشتن نامه 

 استفاده از محیط ورد برای نوشتن نامه های اتوماسیون اداری مزایای زیادی دارد که به برخی از آنها اشاره می کنیم:

  • دسترسی به همه قابلیتهای Word برای نوشتن نامه ،قالب بندی ، رنگ بندی، ترسیم جداول، گذاشتن عکس و ...
  • امکان استفاده از Word آنلاین و Word دسکتاپ برای نوشتن نامه
  • عدم وابستگی به سیستم عامل یا مرورگر خاص
  • عدم نیاز به پیکربندی سمت کلاینت کاربر
  • یکپارچه با ADFS برای لاگین کاربر
  • امکان ثبت نامه در محیط ورد بدون نیاز به وارد شدن به نرم افزار دیگر
  •  امکان امضای نامه در محیط Word
  • امکان قفل نامه برای اینکه کاربر امکان تغییر آنرا نداشته باشد
  • و ....

برای مشاهده دمو نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان و دریافت اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

 

 

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و ...) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول 20,000 دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول 15 ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و ...
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و ... می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری

 

 

SharePoint یا BPMS

فرآیندساز یا شیرپوینتقبل از هر چیز ابتدا لازم است تعریف این دو عبارت را ذکر کنیم.

شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، شبکه اجتماعی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، جستجو، BCS و... که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.

BPMS چیست؟
به نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارهای از BPM برای تعریف خود و فرآیند استفاده می کنند.

تفاوتها
•    همانطور که در تعریف شیرپوینت آمده است، شیرپوینت بستری است دارای سرویس های متعدد که می تواند نیاز بخش های مختلف از سازمان را تحت پوشش قرار دهد. اما BPMS یک نرم افزار مشخص با دامنه کاربرد محدود است.
•    شیرپوینت بیشتر برای اطلاعات نیمه ساخت یافته یا ناساخت یافته مانند مستندات، فرمها، گزارشات، تصاویر، صفحات و ... مناسب است ولی BPMS برای طراحی یک برنامه کاربردی با داده های ساخت یافته مانند سیستم انبار، کارگزینی و ... مناسب است.
•    در شیرپوینت دست مشتری در ایجاد تغییرات و تولید راهکارهای مورد نظر بسیار باز است. در BPMS شما محدود به قواعد سیستم هستید.
•    در شیرپوینت شما می توانید از پیمانکاراهای مختلف و تیم داخلی به صورت همزمان برای توسعه استفاده کنید. در BPMS شما محدود به یک شرکت هستید و در حد کاربر سیستم محدود می شوید.

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
در حال حاضر بیشتر سازمان ها در بخش های مختلف نرم افزارهایی دارند که نیاز آن بخش را مرتفع می کنند و مشکل اصلی یکپارچه سازی نرم افزاری نیست بلکه یکپارچه سازی اطلاعاتی است به گونه ای که بتوان داده و اطلاعات مورد نیاز به هر فردی در هر بخشی از سازمان را از هر نرم افزاری با حفظ مسایل امنیتی در اختیار وی قرار داد.
در صورتی که قصد دارید بخشی از سیستم های نرم افزاری از نو طراحی کنید و نگاه وظیفه گرا را با نگاه فرآیند گرا جایگزین کنید BPMS یکی از گزینه های مناسب است. که اگر قرار باشد رقیبی برای آن در نظر گرفت ERP است. ولی اگر قرار است نرم افزارهای فعلی به کار خود ادامه دهند و برای یکپارچه سازی اطلاعاتی و پر کردن خلاء های نرم افزاری به دنبال راهکار هستید، شیرپوینت گزینه مناسب تری است.

فرآیند و راه حل شیرپوینت و BPMS
گفته می شود که BPMS برای فرآیندها راه حل بهتری است. در نگاه کلی این عبارت صحیح است ولی لازم است ابتدا در سازمان خود مشخص کنیم که ما به چه چیز فرآیند می گوییم. به تجربه مشخص شده است که مقصود از فرآیند در اکثر سازمان ها فرم هایی مانند درخواست کالا، امکانسنجی، ماموریت، عقد قرارداد و ... است که بین چند نفر گردش می کند. و هر فرد به تناسب نقش خود در فرآیند بخشی از فرم را تکمیل کرده و فرآیند را در جهت رو به جلو یا عقب حرکت می دهد. که شیرپوینت مخصوصا با سیستم تکمیل کننده پرنیان به نام فرآیند ساز گزینه بسیار مناسبی برای پوشش این نیاز است.

 

 

شش کاربرد نرم افزار CRM

کاربردهای نرم افزار CRM سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) در کاهش هزینه ها و افزایش سود از طریق سازماندهی و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب وکار به شما کمک می کند. و از این طریق باعث افزایش رضایت و وفاداری مشتریان در زمینه های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش می شود. یکی از نرم افزارهای مطرح در دنیا در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان نرم افزار Dynamics CRM مایکروسافت می باشد. در ادامه به شش مورد از پرکاربردترین استفاده های نرم افزار سی آر ام مایکروسافت می پردازیم.

بیشتر...

 

داستان يک تجربه موفق در استقرار نرم افزار CRM

داستان يک تجربه موفق در استقرار Microsoft Dynamic CRM

اين محصول در سازمان کارفرما با بيش از 6 هزار مشتري جاري نصب و راه اندازي شده و هدف اين مجموعه کار بر روي جامعه هدفي با حداقل 10 هزار نفر است، متاسفانه به دلايل گوناگون از جمله ذکر نقاط ضعف سيستم قبلي و ساختار بازاريابي و فروش که در زمينه کسب و کار کارفرما به شدت رقابتي است، امکان نام بردن و ذکر مشخصات دقيق کارفرما ممکن نيست. لذا در اين مستند از واژه کارفرما به جاي ذکر نام استفاده مي‌شود.
بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS